Кіріспе
Интернет арқылы жүзеге асырылатын сатып алу немесе сату.
Электрондық сатып алу (электрондық сатып алу, кейде жеткізушілермен алмасу деп те аталады) – интернет желісі арқылы тауарлар, жұмыстар мен қызметтерді кәсіпорын-кәсіпорын, кәсіпорын-тұтынушы және кәсіпорын-мемлекеттік органдар арасында сатып алу және сату, сондай-ақ электрондық деректерді алмасу және кәсіпорынның ресурстарын жоспарлау сияқты басқа да ақпараттық және желілік жүйелерді қамтиды. Электрондық сатып алудың құндылық тізбегіне талаптарды басқару, электрондық хабарлама беру, электрондық тендерлерді ұйымдастыру, электрондық аукциондар өткізу, жеткізушілерді басқару, каталогты басқару, сатып алу тапсырыстарын интеграциялау, тапсырыстың статусы, тауар жіберу туралы хабарлама, электрондық шот-фактуралар, электрондық төлемдер және келісімшарттарды басқару кіреді. Талаптарды басқару – тендерлерді дайындау процесі. Бұл құндылық тізбегінің бөлігі міндетті емес, әрбір сатып алу бөлімі өз процесін анықтай алады. Жұмыс сатып алу кезінде әкімшілік келісім және техникалық мақұлдау электрондық форматта алынады. Тауарларды сатып алу кезінде талаптарды қалыптастыру онлайн режимінде жүзеге асырылады. Осы кезеңнің нәтижесі NIT (тендер туралы хабарлама) дайындау үшін бастапқы деректер ретінде қолданылады. Электрондық сатып алу элементтеріне ақпаратты сұрату, ұсыныс сұрату, баға ұсынысын сұрату, RFx (жоғарыда аталған үш түрдің жиынтығы) және eRFx (RFx жобаларын басқаруға арналған бағдарламалық құрал) кіреді. Электрондық сатып алу қолданылуының артуымен қатар, стандарттау қажеттілігі де туындайды. Қазіргі уақытта электрондық бизнес тәжірибесінің бай мұрасына негізделген, жаһандық деңгейде дамыған, ашық және кеңейтілген таңбалау тіліне негізделген стандарттық ая қол жетімді. Ол бес қабаттан тұрады: хабар алмасу, тіркеу және репозиторий, ынтымақтастық протоколы, негізгі компоненттер және бизнес-процестер.
Тарих
Оны алғаш рет IBM 2000 жылы қолданды, ол кезде компания өзінің қамтамасыз етуді басқару жүйесі мен әдісін іске қосты, оны мексикалық байланыс инженері Даниэль Дельфин жасаған, ол кезде IBM-нің ең ірі өндірістік зауытының сатып алу директоры болған, ал ИТ-бағдарламашы Альберто Варио бағдарламалады. Бұл жүйе IBM компаниясының Мексиканың Гвадалахара қаласындағы зауытының күрделі сатып алу процесін шешу үшін жасалды. Ол кезде бұл зауыт әлемдегі ең ірі жеке компьютерлерді өндіру зауыты болды, оның өндірісі жылына 1,6 миллиард долларға бағаланды. Жүйе іске қосылғаннан кейін үш жыл өткен соң зауыттың өндірісі 3,6 миллиард долларға дейін өсті, содан кейін компания жүйені өзінің басқа өндіріс зауыттарында қолданды, кейіннен оның лицензияларын әлемдік компанияларға сатты. Жари Тави электрондық сатып алу технологиясының дамуының үш кезеңін анықтады: бастапқы жүйелер сатып алу мамандары үшін функционалды болды, бірақ пайдаланушылардың қажеттіліктерін қанағаттандырмады; екінші буын веб-технологияларды пайдаланды және сатып алу командаларының қажеттіліктерін қанағаттандырумен қатар, соңғы пайдаланушыларды қолдауға бағытталды, бірақ икемділік пен пайдалану ыңғайлылығы жетіспеді. Үшінші буын бұрын жетіспеген пайдаланушыға бағытталған икемділік пен ыңғайлылықты қамтамасыз етті. Еуропалық Одақта мемлекеттік секторға электрондық сатып алуды алғаш рет 2004 жылғы 31 наурыздағы 2004/17/EC және 2004/18/EC директиваларымен енгізді. Бұл директивалар, кейіннен 2014 жылы қайта қаралып, мемлекеттік сатып алулар үшін ашық және тең мүмкіндіктер аясын құрды, соның ішінде мүмкіндіктерді жариялау үшін электрондық байланысты міндетті түрде пайдалану, сатып алу процестерін стандарттау, электрондық тендерлерді ұсыну тәртібі, шағымдарды қарау және т.б. белгілі бір шектік көрсеткіштен жоғары барлық мемлекеттік сатып алулар үшін.
Электрондық ақпараттандыру
E Ақпарат беру сатып алу процесіне тікелей қатыспайды, керісінше, сатып алу процесінен бұрын жүзеге асады. Бұл – интернет технологияларын пайдалана отырып, ішкі және сыртқы тараптарға сатып алу туралы ақпаратты жинау және тарату процесі. Ақпарат алмасу – жеткізу тізбегінің серігімен маңызды және құпия ақпаратты бөлісу деңгейі, осы арқылы жеткізу тізбегінің тиімділігі мен жоғары өнімділігі қамтамасыз етіледі. Ақпарат алмасу кезінде ақпараттың сапасы да ескеріледі. Ол алмасылатын ақпараттың дәлдігі, уақтылылығы, толықтығы және сенімділігін қамтиды. Бұл процесс әсіресе Кәсіпорынның ресурстарын жоспарлау (ERP) жүйесінде жүзеге асады.
Электрондық тендерлік
Электрондық тендер ("e-Tendering") – қағазбасты әдіс емес, электрондық тәсілмен ұсыныстарды жіберу және қабылдау процесі. Құжаттарды конвертке салып поштамен жіберудің орнына, енді біз бен сіз оларды интернет арқылы қауіпсіз түрде алмасамыз. Бұл тендерлік операцияларды жылдамдатып, оңайлатып, процесті тиімдірек етеді. Бұл кәсіптік-кәсіптік процесс.
Электрондық сауда-саттық
Электрондық аукцион – активтерді, табиғи ресурстарды немесе өзге де тауарларды онлайн бәсекелестік ұсыныстар арқылы сатуға арналған аукционды өткізу процесі. Физикалық аукционмен салыстырғанда электрондық аукцион толық ашықтықты қамтамасыз етеді және оған көбірек қатысушылардың қатысуына жағдай жасайды.
Сатушыларды басқару
Бұл тапсырыс беруші сатып алу процесінде шығындарды бақылауға, қызмет сапасын жақсартуға және тәуекелдерді азайту арқылы өз жеткізушілерінен максималды пайда алуды көздейтін кезде пайда болады. Келісімшарттарды басқару бөлімдері ең тиімді шарттарды қамтамасыз ету мақсатында жиі құрылады.
Каталогты басқару
Каталогты басқару – жеткізушілер өнімдер тізімін электрондық түрде жариялаған кезде басталатын стратегиялық процесс. Бұл процесс тауарлар мен қызметтерді электрондық түрде сатып алу үшін өнімдерді сатып алушыларға қолжетімді етуді және сату арналарында өнім туралы мәліметтердің сапасын қамтамасыз ету үшін өнім каталогын басқаруды қамтиды. Өнім мазмұны жеткізуші немесе сатып алушы тарапынан орналастырылуы мүмкін.
Электрондық сатып алу
Электрондық тендерден өзгеше, электрондық сатып алу төмен құнды, бірақ көп көлемді тауарлар мен қызметтерді сатып алуда қолданылады. Ол мұндай тауарлар мен қызметтерді сатып алу процесін электрондық түрде жеңілдетеді. Осы типтегі сатып алуларда каталогтар – маңызды компоненттердің бірі болып табылады. Бұл жүйенің негізгі компоненттері көбінесе күрделі болғандықтан, жүйе жасау жиі қажет болады. Процесс жеткізушілердің тауарларды онлайн жариялауынан басталып, электрондық таңдау, тапсырыс беру, қабылдау және сатып алушы тарапынан төлем жасаумен аяқталады.
Электрондық тапсырыс беру
Сатып алу туралы өтінішті жасау және бекіту процесі, сатып алу тапсырыстарын орналастыру және тапсырылған тауарлар мен қызметтерді алу, бұл процестер интернет-технологияларға негізделген бағдарламалық жүйе арқылы жүзеге асырылып, жабдықтау тізбегінің тиімділігін едәуір арттырады. Электронды тапсырыс туралы айтқанда, тапсырылған тауарлар мен қызметтер көбінесе өнімге тікелей қатысты емес, яғни қосымша (жанама) болып табылады. Кәсіпорынның ресурстарын жоспарлау (ERP) жүйесінде тапсырылған тауарлар мен қызметтер өнімге тікелей байланысты. Аталған қолдау бағдарламалық жүйесі мен тапсырыс каталогы жүйесінің екеуі де ұйымның барлық қызметкерлеріне қолдану үшін жасалған.
Электрондық шот-фактура
Электрондық шот-фактура – клиентке төлем үшін электрондық түрде ұсынылатын кез келген инвойс (шот) әдісі. Ірі компанияларда шот-фактураларды мақұлдау, өңдеу және төлеуге есеп айырысу бөлімдері жауапты.
Электрондық келісімшарттарды басқару
Бұл басқару түрі міндетті төлемдерді, төлемдерді, келісімшарттарды есептеуді, келісімшарттарға өзгеріс енгізуді, орындау кепілдіктерін, сондай-ақ аудит және бақылау шараларын басқарудан тұрады. Классикалық түрінен өзгеше, электрондық келісімшарт басқару – оның электрондық түрде жақсартылған нұсқасы болып табылады. Мемлекеттік сектордағы ұйымдар мемлекеттік сатып алу тиімділігін арттыру және шығындарды үнемдеу (жылдамырақ және арзанырақ), сондай-ақ сатып алу қызметтерінде ашықтықты арттыру (сыбайлас жемқорлықты төмендету) мақсатында келісімшарттар бойынша электрондық сатып алуды пайдаланады. Соңғы жылдары мемлекеттік секторда электрондық сатып алу қарқынды дамып келеді. Луизиана штатының 2008 жылғы кезекті заң шығару сессиясының 590-шы заңы саяси бөлімшелерге электрондық тендерлерді қабылдау ережелерін жасауды міндеттейді. Электрондық сатып алу жобалары көбінесе елдің цифрлық экономикада азаматтар мен бизнеске қызмет етуді жақсартуға бағытталған электрондық үкіметтің жалпы күш-жігерінің бір бөлігі болып табылады. Мысалы, Сингапурдың GeBIZ жүйесі электрондық үкіметтің бас жоспары аясында іске асырылды. G6 тобы мемлекеттік сатып алуда электрондық сатып алу құралдарын қолдануға жетекшілік етеді. Украинаның Prozorro жүйесі сәтті реформаның мысалы болып табылады. Бұл жүйе Украина үкіметі, бизнес және азаматтық қоғам арасындағы ынтымақтастық нәтижесінде құрылды. Халықаралық сыбайлас жемқорлыққа қарсы Transparency International Ukraine ұйымы, еріктілер, ҮЕҰ, Украинаның бизнес қауымдастығы мен мемлекеттік органдары, WNISEF қоры, ЕҚДБ және басқа да серіктестердің көмегімен бұл жүйе әзірленді.
Сатушылар
Бұл салада екі түрлі жеткізушілер кездеседі: ірі кәсіпорын ресурстарын жоспарлау (ERP) жүйелерін ұсынатын, электрондық сатып алуды өз қызметтерінің бірі ретінде қосатын компаниялар, және арзан бағада, тек электрондық сатып алуға ғана бағытталған қызметтер.
Артықшылықтары
Электрондық сатып алу жүйесін енгізу ұйымның барлық деңгейлері үшін пайдалы. Электрондық сатып алу жүйелері шығындарды көру және бақылауды жақсартады, сондай-ақ қаржы қызметкерлеріне сатып алуларды тапсырыстармен, түбіртектермен және жұмыс билеттерімен сәйкестендіруге көмектеседі. Электрондық сатып алу жүйесі веб-сайт арқылы тендерлерді басқаруды да қамтамасыз етеді. Мысалы, АҚШ-та 2013 жылдың 30 шілдесінде бұрынғы Орталық мердігерлерді тіркеу және Онлайн өкілдіктер мен сертификаттау қосымшасы (ORCA) ақпаратын біріктірген «Тапсырысты басқару жүйесі» (SAM) жүйесі. Мемлекеттік сатып алулар жағдайында тиімділік, ашықтық, теңдік, әділдік және жергілікті бизнесті қолдау сияқты артықшылықтар болуы мүмкін. Электрондық сатып алу бәсекелестікті күшейтеді, транзакциялық шығындарды төмендетеді және тендерлік процесте уақыт пен қателерді азайтуға мүмкіндік береді, нәтижесінде тиімділікке қол жеткізіледі. Интернетке оңай қолжетімділік пен ашықтық арқасында көбірек адам ертерек ақпарат ала алады, бұл ашықтықты арттырады. Уақыт пен орынға қатысты бейтараптық теңдік пен әділдікті қамтамасыз етеді.
Кемшіліктер
Сатушы әдеттегі жабдықтандыру тізбегі басқару құрылымына қарағанда клиент туралы көбірек ақпарат алатындықтан, электрондық сатып алудың басты кемшілігі – сатушының клиенттің есесінен пайда табуға ұмтылуы болуы мүмкін.