Введение
Покупка или продажа, осуществляемые через интернет
Электронные закупки (электронные торговые площадки, иногда также известные как платформы взаимодействия с поставщиками) – это бизнес-между-бизнесом, бизнес-между-потребителем или бизнес-между-государством покупка и продажа материалов, работ и услуг через интернет, а также другие информационные и сетевые системы, такие как электронный обмен данными и планирование ресурсов предприятия. Цепочка создания стоимости электронных закупок включает управление заявками, электронное информирование, электронные тендеры, электронные аукционы, управление поставщиками, управление каталогами, интеграцию заказов на покупку, отслеживание статуса заказов, уведомления об отправке, электронное выставление счетов, электронные платежи и управление контрактами. Управление заявками – это рабочий процесс, связанный с подготовкой тендерной документации. Эта часть цепочки создания стоимости является необязательной, и отдельные отделы закупок определяют собственный процесс подачи заявок. При осуществлении закупок работ административное согласование и техническое одобрение оформляются в электронном виде. При закупке товаров формирование заявок осуществляется онлайн. Конечный результат этого этапа используется в качестве входных данных для выпуска тендерной документации (NIT). Элементы электронных закупок включают запрос информации, запрос предложений, запрос котировок, RFx (обобщающее название для трех предыдущих) и eRFx (программное обеспечение для управления проектами RFx). Параллельно с расширением использования электронных закупок возникает потребность в стандартизации. В настоящее время существует единая глобально разработанная открытая расширяемая стандартная структура, основанная на языке разметки и опирающаяся на богатый опыт ведения электронного бизнеса. Она состоит из пяти уровней: обмен сообщениями, реестр и хранилище, протокол взаимодействия, основные компоненты и бизнес-процессы.
История
Впервые система была использована IBM в 2000 году, когда компания запустила свою систему и методологию управления пополнением запасов, разработанные мексиканским инженером по связи Даниэлем Дельфином, который в то время был директором по закупкам на крупнейшем производственном предприятии IBM, и запрограммированные Альберто Варио, ИТ-программистом. Система была разработана для решения сложной задачи закупок на заводе IBM в Гвадалахаре, Мексика, который в то время являлся крупнейшим в мире заводом по производству персональных компьютеров с годовой производственной стоимостью 1,6 миллиарда долларов. Через три года после внедрения системы производство завода выросло до 3,6 миллиарда долларов, после чего компания начала использовать систему на своих других производственных предприятиях, а затем продавала лицензии внешним компаниям по всему миру. Яри Тави выделил три этапа в эволюции технологии электронных закупок: первоначальные системы были функциональны для специалистов по закупкам, но не учитывали потребности пользователей; системы второго поколения использовали веб-технологии и были направлены на поддержку как конечных пользователей, так и команд по закупкам, однако им не хватало гибкости и удобства использования. Системы третьего поколения обеспечили большую гибкость и удобство использования, ориентированные на пользователя, которых ранее не было. В Европейском Союзе электронные закупки в государственном секторе были впервые введены Директивами 2004/17/EC и 2004/18/EC от 31 марта 2004 года. Эти директивы, которые впоследствии были пересмотрены в 2014 году, заложили основу для прозрачных и равных возможностей в государственных закупках, включая обязательное использование электронных средств связи для публикации информации о закупках, стандартизацию процессов закупок, электронные процедуры подачи заявок, рассмотрение возражений и т.д. для всех государственных закупок в ЕС, превышающих определенные пороговые значения.
Электронная информация
E Informing не участвует непосредственно в процессе закупок, а скорее предшествует ему. Это процесс сбора и распространения информации о закупках как от внутренних, так и от внешних сторон с использованием интернет-технологий. Обмен информацией подразумевает степень, в которой критически важная и конфиденциальная информация передается партнерам по цепочке поставок, что способствует повышению эффективности и производительности этой цепочки. При обмене информацией также учитывается ее качество, включая точность, своевременность, полноту и достоверность предоставляемых данных. Этот процесс особенно актуален при использовании систем планирования ресурсов предприятия (ERP).
Электронный тендер
Электронные торги ("e-Tendering") – это процесс отправки и получения тендерных предложений электронными средствами, а не традиционным способом на бумажных носителях. Вместо того чтобы помещать документы в конверты и отправлять их по почте, мы и вы теперь будем безопасно обмениваться ими через Интернет. Это также сокращает время и оптимизирует процессы проведения торгов, делая их более быстрыми. Это бизнес-процесс, осуществляемый между компаниями.
Электронный аукцион
Электронный аукцион – это процесс продажи активов, природных ресурсов или других товаров посредством онлайн-конкурентных торгов. По сравнению с традиционным аукционом, электронный аукцион обеспечивает полную прозрачность и позволяет участвовать большему числу сторон.
Управление поставщиком
Это происходит, когда организация, проводящая закупки, стремится контролировать расходы, повышать качество обслуживания и снижать риски, чтобы получить максимальную отдачу от своих поставщиков на протяжении всего процесса закупок. Для обеспечения наиболее выгодных условий часто создаются отделы управления контрактами.
Управление каталогом
Управление каталогом — это стратегический процесс, который начинается, когда поставщики публикуют свой ассортимент продукции в электронном виде, а товары становятся доступны покупателям для электронной закупки товаров и услуг, и продолжается при управлении каталогом продукции для обеспечения качества данных о продуктах во всех каналах сбыта. Контент о продукте может размещаться как поставщиком, так и покупателем.
Электронные покупки
В отличие от электронных торгов, электронные закупки используются для приобретения товаров и услуг невысокой стоимости, но в больших объемах. Они электронным способом упрощают процесс закупки таких товаров и услуг. Для этого типа закупок каталоги являются одним из ключевых компонентов, которые часто применяются. Ключевые компоненты этой системы часто сложны, поэтому часто требуется разработка системы. Процесс начинается с публикации товаров поставщиками в сети, продолжается электронным отбором, заказом, приемкой и завершается оплатой со стороны покупателя.
Электронная заказ
Процесс создания и утверждения заявки на закупку, включая размещение заказов и получение заказанных товаров и услуг, с использованием программной системы на основе интернет-технологий, что значительно повышает эффективность цепочки поставок. При электронном заказе обычно заказываются товары и услуги, не связанные с производством, то есть косвенные. В случае систем планирования ресурсов предприятия (ERP) заказываются товары и услуги, связанные с производством. Как сама поддерживающая программная система, так и система каталогов заказов предназначены для использования всеми сотрудниками организации.
Электронная выставление счетов
Электронный обмен счетами-фактурами – это любой способ предоставления счета клиенту в электронном виде для оплаты. В крупных компаниях за утверждение, обработку и оплату счетов-фактур отвечают отделы расчетов с поставщиками и подрядчиками.
Электронное управление контрактами
Этот тип управления включает в себя управление дебиторской задолженностью, платежами, урегулирование контрактов, внесение изменений в контракты, обеспечение исполнения обязательств, а также аудиторский контроль и контрольную деятельность. В отличие от классической формы, электронное управление контрактами (e-Contract Management) представляет собой ее усовершенствованную электронную версию. Государственные организации используют электронные закупки (e-procurement) для заключения контрактов с целью получения преимуществ, таких как повышение эффективности и снижение затрат (более быстро и дешево) в государственных закупках, а также повышение прозрачности (для снижения коррупции) в сфере закупок. В последние годы наблюдается стремительный рост электронных закупок в государственном секторе. Закон № 590, принятый на регулярной законодательной сессии Луизианы в 2008 году, обязывает политические подразделения предусматривать возможность приема электронных заявок. Проекты в области электронных закупок часто являются частью общенациональных усилий по развитию электронного правительства (e-Government) для улучшения обслуживания граждан и бизнеса в цифровой экономике. Например, GeBIZ в Сингапуре был внедрен как одна из программ в рамках генерального плана электронного правительства. Группа G6 по вопросам закупок лидирует в использовании инструментов электронных закупок в государственных закупках. Примером успешной реформы является украинская система Prozorro, результат сотрудничества между правительством Украины, бизнес-сектором и гражданским обществом. Эта система была разработана международной антикоррупционной организацией Transparency International Ukraine при поддержке волонтеров, НПО, бизнес-сообщества, государственных органов Украины, фонда WNISEF, ЕБРР и других партнеров.
Продавцы
В этой области представлены два типа поставщиков: крупные поставщики систем планирования ресурсов предприятия (ERP), предлагающие электронные закупки как одну из своих услуг, и более доступные сервисы, специализирующиеся исключительно на электронных закупках.
Преимущества
Внедрение системы электронных закупок приносит пользу всем уровням организации. Системы электронных закупок обеспечивают улучшенную видимость и контроль расходов, а также помогают финансовым специалистам сопоставлять закупки с заказами на закупку, накладными и талонами на выполнение работ. Система электронных закупок также управляет тендерами через веб-сайт. Примером является "Система управления закупками (SAM)", которая 30 июля 2013 года объединила информацию из бывшей Центральной системы регистрации подрядчиков и приложения для онлайн-представления и сертификации (ORCA) в Соединенных Штатах. В случае государственных закупок преимуществами могут быть эффективность, прозрачность, равенство, справедливость и поддержка местного бизнеса. Эффективность достигается благодаря увеличению конкуренции, снижению транзакционных издержек и потенциальному сокращению времени и ошибок в процессе подачи заявок. Более легкий доступ и открытость интернета позволяют большему числу людей получать информацию на ранних этапах, что повышает прозрачность. Независимость от местоположения и времени обеспечивает равенство и справедливость.
Недостатки
Поскольку поставщик получает больше информации о клиенте, чем при обычной структуре управления цепочкой поставок, серьезным недостатком электронных закупок может стать заинтересованность поставщика в использовании этой информации в своих интересах.