Введение

Инструмент, помогающий людям сотрудничать. Инструмент для совместной работы предназначен для поддержки группы из двух и более человек в достижении общей цели или задачи. Инструменты для совместной работы могут быть как нетехнологичными, например, бумага, флипчарты, стикеры или маркерные доски, так и включать в себя программное обеспечение и приложения, такие как средства для совместной работы.

Первые компьютерные инструменты для совместной работы

Первая идея использования компьютеров для взаимодействия возникла в 1945 году, когда Ванневар Буш изложил свои мысли о системе под названием "мемекс" в статье "Как мы можем думать". Система, предназначенная для хранения книг, записей и переписки человека и обеспечивающая доступ к ним в любой момент. На этом этапе он описывал её как "расширенное дополнение к памяти".

Компьютерная офисная автоматизация

В 1968 году доктор Дж. К. Р. Ликлидер, руководитель Управления перспективных исследовательских проектов Министерства обороны США (DARPA), установил связь между компьютерными системами и возможностью совместной работы людей, находящихся в разных местах. В своей статье "Компьютер как средство коммуникации" он выдвинул идею о необходимости способа "облегчения общения между людьми, не собирая их в одном месте", что в конечном итоге привело к созданию ARPANET, коммерческих систем разделения времени и, в конечном счете, Интернета. Изобретение микрокомпьютера в 1970 году ознаменовало начало эры офисной автоматизации и привело к разработке первого программного обеспечения для совместной работы – Электронной системы обмена информацией (EIES), позволявшей проводить опросы, организовывать переписку по темам и применять структурированные групповые подходы. В 1991 году педагог К. А. Эллис сформулировал определение термина "групповое программное обеспечение" как "компьютерные системы, поддерживающие группы людей, совместно выполняющих задачу (или стремящихся к общей цели) и предоставляющие интерфейс к общему рабочему пространству". Пол Уилсон затем сформулировал термин "компьютерная поддержка совместной работы" (CSCW), определив его как "обобщающий термин, объединяющий понимание принципов работы людей в группах с возможностями компьютерных сетей, а также соответствующим аппаратным и программным обеспечением, сервисами и технологиями". Это заложило основу для дальнейшего развития концепций группового программного обеспечения, и в 1990-х годах были созданы Lotus Notes, Microsoft Exchange Server и Outlook. В 2002 году на саммите по социальному программному обеспечению Клэй Ширки представил термин "социальное программное обеспечение" как "программное обеспечение, поддерживающее групповое взаимодействие".

Основные типы

Три аспекта взаимодействия: коммуникация, координация и сотрудничество можно использовать для классификации инструментов совместной работы.

Электронная почта

Изобретение электронной почты как инструмента для совместной работы изменило способы общения на рабочем месте. Это самый простой и устоявшийся способ связи внутри организации. Особенно для организации ежедневной корреспонденции, электронная почта позволяет быстро донести информацию до большого числа людей. Несмотря на то, что электронная почта остается наиболее распространенным инструментом для коммуникации и совместной работы, она не очень эффективна при больших объемах и уступает место другим формам общения. Помимо своей гибкости, она плохо подходит для групповых обсуждений, которые быстро становятся неуправляемыми. Невозможно быть уверенным, что у получателя есть самая актуальная версия документа, и сложно отслеживать по электронной почте текущие задачи и сроки их выполнения. Как отмечает Cisco в своем блоге о "Будущем электронной почты", электронная почта "повысит продуктивность за счет организации ваших данных" и стремится обеспечить большую прозрачность в работе с ней.

Голосовая почта

Голосовая почта как инструмент для совместной работы все чаще интегрируется в сервисы, такие как Google Voice. Как указано в сценарии будущего, разработанном IBM, роль голосовой почты может стать такой же, как роль электронной почты для нас сегодня.

Обмен мгновенными сообщениями (IM)

Благодаря обмену мгновенными сообщениями как инструменту для совместной работы мы можем оперативно связываться с сотрудниками внутри организации. В будущем обмен мгновенными сообщениями перестанет быть отдельным программным обеспечением и будет тесно интегрирован в более масштабные решения, такие как системы унифицированных коммуникаций.

VoIP (голос через IP) / видеозвонки

Voice over IP как инструмент для совместной работы быстро набирает популярность среди компаний и становится частью их коммуникационного набора. Как указывает отчет Eclipse Telecom, VoIP стремится полностью заменить традиционные телефоны в офисах и интегрироваться в существующие платформы для совместной работы.

Координация

Координация определяется как "преднамеренное и упорядоченное согласование или корректировка действий партнеров для достижения совместно определенных целей". Инструменты, поддерживающие координацию, позволяют пользователю организовывать групповые мероприятия, расписания и результаты работы.

Онлайн календари

Онлайн-календари являются частью профессиональной культуры на работе и полностью интегрированы с другими системами. Как показывает исследование, проведенное в Университете Бата, в будущем онлайн-календари могут быть еще теснее связаны с другими данными, например, с социальными сетями, и оказывать еще более значительное влияние.

Программное обеспечение для отслеживания времени

Отслеживатели времени особенно часто используются для оценки эффективности работы сотрудников. Их влияние на производительность вызывает споры.

Складные таблицы

Электронные таблицы, как и электронная почта, очень популярны в корпоративной среде и являются важным инструментом для совместной работы при финансовом анализе или моделировании. Несмотря на широкую распространенность, ряд исследований показал, что многие электронные таблицы содержат неверные данные и, следовательно, неэффективны.

Сотрудничество

Инструменты для совместной работы позволяют группам обсуждать вопросы в режиме реального времени и совместно разрабатывать идеи. Современные тенденции в области сотрудничества направлены на поддержание единой концепции в крупных организациях и визуализацию взаимосвязей. Также актуальна идея вовлечения в работу организации людей, не являющихся штатными сотрудниками, и использования их опыта и знаний.

Видеоконференция

В большинстве случаев видеоконференции являются частью общей стратегии коммуникаций и сотрудничества организаций. Особенно сейчас, когда все сервисы переходят в облако, и поэтому стоимость внедрения становится более доступной. Долгосрочная перспектива развития видеоконференцсвязи заключается в эффективном использовании вычислительных мощностей, объемов хранения данных или скорости мобильного интернет-соединения для дальнейшего устранения препятствий на пути к сотрудничеству.

Телеконференции ИМ

Телеконференцсвязь призвана максимально сблизить команды, совещания или мероприятия. Помимо деловой сферы, телеконференцсвязь в настоящее время широко применяется в различных областях, таких как телемедицина, где она значительно повышает эффективность и производительность, поскольку расстояние и время являются критически важными факторами.

Электронная почта, списки рассылки и группы новостей

E-mail – наиболее известный и широко используемый инструмент асинхронного взаимодействия, предлагающий интуитивно понятные функции пересылки сообщений, создания списков рассылки и добавления документов. Кроме того, информация может автоматически сортироваться в хронологическом порядке и привязываться к задачам или событиям календаря.

Календарь группы

С помощью групповых календарей можно планировать встречи, управлять проектами и координировать работу людей. Это отличный инструмент, помогающий человеку отслеживать свои задачи и сроки их выполнения. Групповой календарь включает в себя такие функции, как выявление конфликтов в расписаниях участников команды или организации, а также согласование времени встреч, удобного для всех. Наряду с положительными сторонами использования групповых календарей, существуют и споры о конфиденциальности и контроле, которые могут негативно повлиять на продуктивность.

Системы рабочего процесса

С помощью систем управления рабочими процессами файлы или документы могут быть переданы в организацию по четкому и структурированному процессу. Они обеспечивают функции маршрутизации, разработки форм и поддержки ролей. Поскольку существующие системы управления рабочими процессами контролируются централизованно, сотрудники организации обычно не имеют прав на самостоятельное управление своими процессами, и это необходимо изменить путем интеграции инструментов совместного планирования в текущие системы.

Гипертекст

Гипертекстовые технологии связывают наши файлы между собой и обеспечивают доступ к самой актуальной версии. Когда люди работают над разными документами, система автоматически обновляет информацию для остальных участников.

Системы видеокоммуникации

Системы видеосвязи обеспечивают двустороннюю или многостороннюю связь с прямой трансляцией видео. Это можно сравнить с телефонной системой, дополненной визуальным компонентом.

Системы чата

Системы чата позволяют людям писать и отправлять сообщения в реальном времени. Обычно они организованы в чат-комнаты, в которых отображаются имена пользователей, количество участников, местоположение, тема обсуждения и прочая информация.

Системы поддержки принятия решений

Системы поддержки принятия решений помогают группам управлять процессом принятия решений. Они предоставляют людям возможность обмениваться результатами мозгового штурма, анализировать идеи и даже использоваться для голосования. Принятие решений все больше становится ключевой функцией современной работы. Согласно исследованиям, 50% организационных решений оказываются неудачными.

Многопользовательские видеоигры

Компьютерные игры — хороший пример того, как может выглядеть многопользовательская среда в будущем. Они постоянно разрабатываются и дополняются такими функциями, как чат и видеосвязь.

Инструменты для онлайн-сотрудничества

Инструменты для онлайн-сотрудничества – это веб-приложения, предлагающие базовые функции, такие как групповой обмен мгновенными сообщениями, механизмы для обмена файлами и корпоративные поисковые системы (CSE) для поиска информации, распределенной в системе организации, сообщества или команды. Кроме того, функциональность может быть расширена, например, за счет интеграции онлайн-календарей, общих онлайн-досок для организации задач и идей или средств для проведения интернет-конференций. Инструменты для онлайн-сотрудничества различаются по сложности – от простых до сложных, по стоимости – от недорогих до дорогих, по месту размещения – от локально установленных до удаленно размещенных, а также по типу лицензии – от коммерческих до с открытым исходным кодом.

Предыстория

Каждый день изобретаются новые гаджеты и устройства, призванные облегчить нашу повседневную работу. Инструменты для онлайн-сотрудничества в настоящее время пытаются решить следующие проблемы:

«38% рабочего времени сотрудников уходит на дублирование задач, а 58% людей тратят час в день на поиск информации». «28 часов в неделю уходит на написание электронных писем, поиск информации и внутреннее взаимодействие». «59% менеджеров пропускают важную информацию, потому что не могут ее найти или не видят ее вовсе». «Руководители тратят шесть недель в год на поиски утерянных документов». Все это указывает на то, что проблема, с которой мы сталкиваемся, не технологическая, а связана с людьми и их взаимодействием. Хотя технологии действительно помогают, ключ к решению этих проблем заключается в том, как мы используем эти инструменты. Несмотря на то, что инструменты видеоконференцсвязи, такие как Skype или FaceTime, связывают нас с другими, они не всегда предоставляют всю необходимую контекстную информацию. То, что мы видим, может не отражать реальность, поскольку в комнате могут присутствовать другие люди, о которых мы не знаем, во время видеозвонка с коллегами. Более широкие возможности для связи также означают большее количество отвлекающих факторов: человек может работать из дома, но его постоянно прерывают соседи или работа газонокосилки. Поэтому будущее инструментов для совместной работы ориентировано на модели, позволяющие компаниям сотрудничать целенаправленно и структурированно. Одним из таких приложений является разработка финской компании Fingertip Ltd, которая помогает компаниям упрощать процессы сотрудничества и принятия решений.

От простых коммуникационных решений к унифицированным коммуникациям (UC)

То, как мы общаемся друг с другом, постоянно меняется и преобразует рабочую среду. В 1971 году программист Рэй Томлинсон отправил первое сообщение между двумя компьютерами. Восемь лет спустя Usenet, многосетевой онлайн-форум, изменил способ обмена информацией. С появлением IRC в 1986 году мгновенные сообщения и групповые чаты впервые стали доступны для пользователей без специальных технических знаний, а после запуска AOL/AIM в 1992 году мы столкнулись с первым глобальным сообществом. Изобретение Википедии в 2001 году и различных социальных сетей (MySpace, LinkedIn и Facebook) сформировали сообщество, связанное с цифровым миром, глобально ориентированное и стремящееся использовать инструменты для совместной работы не только для социального взаимодействия, но и для повышения эффективности в работе.