Введение
Планирование времени, затрачиваемого на конкретные виды деятельности
Управление временем – это процесс планирования и сознательного контроля за временем, уделяемым конкретным видам деятельности, особенно с целью повышения эффективности, результативности и продуктивности. Управление временем охватывает требования, связанные с работой, социальной жизнью, семьей, хобби, личными интересами и обязательствами. Эффективное использование времени предоставляет людям больше возможностей для организации своей деятельности. Управлению временем могут способствовать различные навыки, инструменты и техники, особенно при выполнении конкретных задач, проектов и достижении целей в установленные сроки. Изначально термин «управление временем» применялся преимущественно к деловой и рабочей деятельности, но со временем его значение расширилось и стало включать личные дела. Система управления временем – это специально разработанное сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Управление временем обычно необходимо при управлении проектами, поскольку оно определяет сроки и объем работ.
Культурные взгляды на управление временем
Различия в том, как культура воспринимает время, могут влиять на то, как в ней организуется время. Например, линейное восприятие времени – это понимание времени как последовательного потока от одного момента к другому. Такое линейное восприятие времени преобладает в Америке и большинстве стран Северной Европы, таких как Германия, Швейцария и Англия. Люди в этих культурах обычно высоко ценят эффективное управление временем и стараются избегать решений или действий, которые могут привести к его потере. Другой тип культурного восприятия времени – циклический. В культурах с циклическим восприятием времени оно не рассматривается ни как линейное, ни как привязанное к конкретным событиям. Поскольку дни, месяцы, годы, времена года и события происходят регулярно и повторяются, время воспринимается как циклическое. В этом случае время не считается потерянным, так как оно всегда вернется, и его количество, таким образом, неограниченно.
Нейропсихология
Чрезмерная и хроническая неспособность эффективно управлять временем может быть следствием синдрома дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ). Диагностические критерии включают ощущение нереализованности, трудности с организацией, проблемы с началом деятельности, сложности в управлении несколькими проектами одновременно и трудности с завершением начатого.
Определение приоритетов и целей
Эти цели фиксируются и могут быть детализированы до уровня проекта, плана действий или простого списка задач. Для отдельных задач или целей может быть определена степень важности, установлены сроки выполнения и назначены приоритеты. В результате формируется план, включающий список задач, расписание или календарь мероприятий. Авторы могут рекомендовать ежедневное, еженедельное, ежемесячное или иное планирование, связанное с различным масштабом планирования или пересмотра. Это достигается различными способами, которые описаны ниже:
Анализ Парето
Принцип Парето – это идея о том, что 80% последствий обусловлены 20% причин. Применительно к продуктивности, это означает, что 80% результатов можно достичь, выполняя 20% задач. Если продуктивность является целью управления временем, то этим задачам следует отдавать приоритет.
Метод Эйзенхауэра
"Метод Эйзенхауэра" или "Принцип Эйзенхауэра" – это метод, использующий принципы важности и срочности для организации приоритетов и рабочей нагрузки. Этот метод основан на высказывании, приписываемом Дуайту Д. Эйзенхауэру: "У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные проблемы не являются важными, а важные проблемы никогда не бывают срочными". Эйзенхауэр не считал эту идею своей, а приписывал её (безымянному) "бывшему президенту университета". Применяя принцип принятия решений Эйзенхауэра, задачи оцениваются по критериям "важное/неважное" и "срочное/несрочное", а затем распределяются по соответствующим квадрантам в матрице Эйзенхауэра (также известной как "коробка Эйзенхауэра" или "матрица решений Эйзенхауэра"). Задачи в квадрантах обрабатываются следующим образом: задачи квадранта "важное/срочное" выполняются немедленно и лично, например, кризисные ситуации, приближающиеся сроки, проблемы. В настоящее время существует множество цифровых аналогов, включая приложения для управления личной информацией (PIM) и большинство КПК. Также доступно несколько веб-приложений для составления списков задач, многие из которых бесплатны.
Организация списка задач
Списки задач часто ведутся как дневники и структурируются по уровням. Самая простая многоуровневая система включает в себя общий список дел (или файл для хранения задач), куда записываются все задачи, которые необходимо выполнить, и ежедневный список дел, который создается ежедневно путем переноса задач из общего списка. Альтернативным решением является составление списка "чего не делать", чтобы избегать ненужных задач. Одним из первых сторонников приоритезации по методу "ABC" был Алан Лейкин в 1973 году. В его системе задачи категории "A" были наиболее важными ("A 1" – самая важная задача в этой категории), "B" – следующими по важности, а "C" – наименее важными. Один из способов применения метода ABC предполагает отнесение задач категории "A" к задачам, которые нужно выполнить в течение дня, "B" – в течение недели, а "C" – в течение месяца. Для определения приоритетов в ежедневном списке задач можно либо записывать задачи в порядке убывания важности, либо присваивать им номера после составления списка ("1" – наивысший приоритет, "2" – второй по важности и т.д.), указывающие порядок их выполнения. Последний метод обычно быстрее, позволяя быстрее записывать задачи. Чтобы не попасть в порочный круг неэффективности, система задач должна также включать регулярные (ежемесячные, полугодовые и годовые) сессии планирования и оценки системы для выявления и устранения неэффективности и обеспечения того, чтобы пользователь двигался в желаемом направлении. Если регулярно не уделять время достижению долгосрочных целей, человек может застрять в постоянном выполнении краткосрочных планов, например, оставаться на работе дольше, чем планировалось изначально.
Программные приложения
Многие компании используют программное обеспечение для отслеживания рабочего времени сотрудников, отслеживания тарифицируемых часов и т.п., например, программное обеспечение для управления юридической практикой. Многие программные продукты для управления временем поддерживают работу нескольких пользователей, позволяя назначать задачи другим пользователям, использовать программное обеспечение для коммуникации и расстановки приоритетов. Приложения для ведения списков задач можно рассматривать как упрощенные персональные информационные менеджеры или программное обеспечение для управления проектами. Современные приложения для ведения списков задач могут иметь встроенную иерархию задач (задачи состоят из подзадач, которые, в свою очередь, могут содержать подзадачи), поддерживать различные методы фильтрации и сортировки списка задач, а также позволять добавлять к каждой задаче произвольно длинные заметки.
Системы управления временем
Системы управления временем часто включают в себя табель учета рабочего времени или веб-приложение, используемое для отслеживания отработанных часов сотрудников. Системы управления временем предоставляют работодателям информацию о персонале, позволяя им видеть, планировать и управлять рабочим временем сотрудников. Это позволяет работодателям контролировать затраты на оплату труда и повышать производительность. Система управления временем автоматизирует процессы, что устраняет бумажную волокиту и рутинные задачи.
GTD (повышение эффективности)
Метод "Getting Things Done", разработанный Дэвидом Алленом, предполагает немедленное выполнение небольших задач, а крупные задачи – разделение на более мелкие для начала их выполнения прямо сейчас. Это делается для того, чтобы избежать информационной перегрузки или "когнитивного ступора", который часто возникает при большом количестве задач. Основная идея GTD – побудить пользователя как можно быстрее выгрузить все задачи и идеи на бумагу и организовать их, чтобы обеспечить простоту управления и наглядность.
Помидор
"Техника Помодоро" Франческо Чирилло была первоначально разработана в конце 1980-х годов и постепенно совершенствовалась, пока окончательно не была сформулирована в 1992 году. Техника получила своё название от кухонного таймера в форме помидора (pomodoro по-итальянски означает "помидор"), который Чирилло использовал во время учёбы в университете. "Помодоро" описывается как базовая единица времени в рамках этой техники и традиционно определяется как 30 минут, состоящие из 25 минут работы и 5 минут перерыва. Чирилло также рекомендует делать более длительный перерыв продолжительностью 15–30 минут после каждых четырёх "Помодоро". В результате экспериментов с различными рабочими группами и в процессе наставничества Чирилло установил, что "идеальный Помодоро" должен длиться от 20 до 35 минут.
Связанные понятия
Управление временем связано со следующими понятиями. Управление проектами: управление временем можно рассматривать как часть управления проектами, более известную как планирование и составление графиков проектов. Управление временем также выделяется как одна из ключевых функций в управлении проектами. Управление вниманием связано с управлением когнитивными ресурсами, в частности, с тем временем, которое люди уделяют своим мыслям (и организуют мысли своих сотрудников) для выполнения определенных задач. Тайм-блокинг – это стратегия управления временем, которая предполагает выделение определенных временных отрезков для конкретных задач с целью повышения концентрации и продуктивности.