Виртуалды кеңсе қызметтері

Кіріспе

Жұмыс кеңістігі қызметі

Виртуалды кеңсе – бұл бизнеске кез келген қызметтер, кеңістік және/немесе технологиялар комбинациясын ұсынатын, дәстүрлі кеңсеге ие болу немесе жалға алудың капиталдық шығындарынан сақтайтын икемді жұмыс кеңістігі индустриясының бір бөлігі. Виртуалды кеңсе кәсіпкерлерге, фрилансерлерге және дәстүрлі кеңсе кеңістігіне мұқтаж немесе қол жеткізе алмайтын шағын бизнес иелеріне пайдалы. Оны ірі компаниялар да қолдана алады, егер олар ұзақ мерзімді жалдауға келісім жасамай-ақ белгілі бір жерде өкілдік құруды қаласа. Кейбір виртуалды кеңселер қосымша қызметтер ұсынады, мысалы, келісімдер бөлмелерін жалға алу, әкімшілік қолдау және тікелей қабылдаушы қызметтері. Бұл қызметтер көбінесе қашықтан ұсынылады, бірақ кейбір виртуалды кеңселерде клиенттерге осы қызметтерге қол жеткізе алатын физикалық кеңсе кеңістігі де бар. Бұл толық жұмыс күніне кеңсе ұстамай, кәсіби бейне жасағысы келетін бизнес үшін тартымды нұсқа болуы мүмкін. Виртуалды кеңсе қызметтері 1960 жылдары сервистік кеңселер ретінде пайда болды және технологияның дамуымен персоналдың, физикалық кеңістіктің, цифрлық сақтаудың және байланыс қызметтерінің кең ауқымын қамтитын кеңейді. Клиенттер осы қызметтер үшін келісімшарт ақысын төлейді, ол пакеттер немесе жазылымдар түрінде ұсынылуы мүмкін. Бұл тұжырымдама барлық көлемдегі компаниялардың, соның ішінде жеке кәсіпкерлердің арасында танымал. Виртуалды кеңселердің басты артықшылығы – бұл қызметкерлер мен фрилансерлерге спутниктік кеңседен, үй кеңсесінен, қашықтан немесе тіпті мобильді құрылғы арқылы жұмыс істеуге мүмкіндік беруі. Сонымен қатар, компания өз клиенттері мен қызметкерлеріне тұрақты кеңсе, конференц-зал, жұмыс орындары, пошта жәшіктері, тұрақты мекенжайда басып шығару және факс қызметтері сияқты ыңғайлы жағдайлармен жабдықталған үй кеңсесін ұсына алады, олар виртуалды кеңсе провайдеріне немесе үшінші тарапқа тиесілі және басқарылады. 2021 жылы көптеген компаниялар виртуалды жиналыстардың қиындықтарын шешуге кірісті. Бұл виртуалды кеңсе бағдарламалық құралының пайда болуына әкелді. Компанияның виртуалды кеңсесі бар екенін айтқанда, бұл енді бизнес-қызметтердің стандартты жиынтығын білдірмейді. Бұл қызметкерлердің жиналатын және бизнеске қатысты іс-әрекеттерді орындайтын виртуалды кеңістік. Виртуалды кеңселер сонымен қатар бұлтты сақтау, веб-хостинг, электрондық пошта және басқа веб-қосымшалар сияқты цифрлық активтерді де қамтуы мүмкін. Зерттеулерге сәйкес, виртуалды платформадағы жұмыс берушілердің көзқарасы мен саясаты олардың қызметкерлерінің жеке өміріне және өнімділігіне әсер етеді. Егер қызметкерлер өз компаниясы оларға сенім артады, оларды бағалайды, оларға қамқорлық жасайды және тиісті оқытуды (онлайн процестерді қоса алғанда), жобаларды басқаруды және олардың тапсырмаларын тиімді орындау үшін қолдау көрсетеді деп сенсе, олар өнімдірек болады. Қызметкерлер үйден жұмысқа қатынауға уақыт, ақша немесе ресурстар жұмсамайтын болса, бұл олардың өнімділігіне оң әсер етеді. Сондықтан осы процестердің жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін тиісті бағдарламалық ортаны құру қажет болды.

A virtual office is part of the flexible workspace industry that provides businesses with any combination of services, space and/or technology, without those businesses bearing the capital expenses of owning or leasing a traditional office. A virtual office can be used by entrepreneurs, freelancers, and small businesses that do not need or cannot afford a traditional office space. It can also be used by larger companies that want to establish a presence in a specific location without committing to a long term lease. Some virtual office providers offer additional services such as meeting room rentals, administrative support, and live receptionist services. These services are usually provided remotely, but also some virtual office providers have a physical office space where clients can have access to these services. This can be an attractive option for businesses that want to project a professional image without the cost of a full time office. Virtual office services started in the 1960s as serviced offices and have evolved with technology to include a wide variety of personnel, physical space, digital storage and communication services. Customers pay a contract fee for these services which may be offered à la carte, as packages or membership subscription. The concept is popular with companies of all sizes, including self employed entrepreneurs. One of the primary allures of the virtual office is the flexibility it offers for employees and freelancers to work from a satellite office, home office, remote location or even on the go via a mobile device. At the same time, a company can offer its clients and employees a stable home office with access to amenities such as receptionist, conference rooms, desk space, mailboxes, printing and faxing at a permanent address, which are owned and maintained by the virtual office provider or a third party. In 2021, a number of companies set out to fix the challenges of virtual meetings. This led to the appearance of virtual office software. When referring to a company having a virtual office, this no longer refers to a standard set of business services. Rather a virtual space for employees to gather and perform business related activities. Virtual office providers may also include digital capital such as cloud storage, web hosting, email and other web based applications. Also, according to the research, the attitudes and policies of employers in the virtual platform affect their employees' personal lives and productivity. Employees will be more productive if they believe their company trusts them, recognizes them, cares about them, and receives the proper training (including online processes, etc. ), project management, and support to perform their tasks productively. When employees don't have to spend time, money, or resources on transportation between home and work, it positively impacts employee productivity. That is why it became necessary to create an appropriate software environment to ensure these processes' functioning.

Тарих

Виртуалды кеңсе тұжырымдамасы өнеркәсіптік революцияға дейін және оның кезінде қалыптасты, онда қазіргі жұмыс үлгілерімен, әсіресе үйде жұмыс істеумен сабақтастықтар анықталды. Виртуалды кеңсе тұжырымдамасы – дәстүрлі атқарушы кеңселердің эволюциясы. Атқарушы кеңселерді жалдау бизнестің белгілі бір түрлері мен кезеңдері үшін ұтымды болмай қалғандықтан, бұл виртуалды кеңсе тұжырымдамасына жол ашты. 20 ғасырдың ортасында мамандар мен басшылар жылжымайтын мүлік, персонал және басқа да капиталдың құнын тиімді пайдалану жолдарын іздестіре бастады. Төменде виртуалды кеңсе эволюциясының маңызды кезеңдері және осы саланың дамуына ықпал еткен технологиялар келтірілген. +Жыл Оқиғасы1962 Бірінші танымал сервистік кеңселер компаниясы OmniOffices Group құрылды.1966 Fegen Law Suites сервистік кеңселер мен атқарушы кеңселерді жалға алды. Бұл жабдықталған кеңселер, қабылдау қызметі, телефонға жауап беру, фотокөшіру, конференц-залдар және заң кітапханасын қамтыды.1972 ARPANET, Интернеттің алға құрылғысы, 40 компьютерді әртүрлі орналасқан жерлерде қосып, көпшілыққа ашылды.1973 Attorney Office Management, Inc. адвокаттардың жартылай зейнетке шығу тілегіне жауап ретінде «сыртқы кеңсе» бағдарламасын жасады. Толық атқарушы кеңсе орнына адвокаттар үйде жұмыс істей алатын болды, ал AOMI-дің Беверли-Хиллздегі кеңсесі арқылы жартылай уақыт жұмыс істей берді. Джек Ниллз қашықтан жұмыс істеуді білдіретін «телекоммутация» және «тележұмыс» терминдерін енгізді.1974 Электр және электроника инженерлері институтының ғалымдары әртүрлі желілердің бір-бірімен байланысуына мүмкіндік беретін Трансмиссиялық бақылау протоколы/Интернет протоколын (TCP/IP) жасады.1978 Альф Муфарридж Сиднейде Servcorp компаниясын құрды. Ол өзінің премиум кеңсесін, қабылдау қызметін және кеңсе қызметкерлерін басқа да дамып келе жатқан компаниялармен бөлісе бастады. Servcorp 1980 жылы виртуалды кеңсе тұжырымдамасын халықаралық деңгейге жеткізді және 1999 жылы акциялары биржада саудаланатын компанияға айналды.1981 1 сәуірде шыққан The Osborne 1 Адам Осборн жасаған алғашқы табысты портативті компьютер болды. Ол әлі де қуат көзіне мұқтаж болғанымен, оңай тасымалданатындықтан портативті деп есептелді. Бұл кәсіпқойларға кеңседен тыс жұмыс істеуге мүмкіндік берудің алғашқы қадамы болды.1982 ARPANET TCP/IP-ді қабылдап, Интернеттің пайда болуына жол ашты. Джон Маркофф InfoWorld журналында жарияланған мақаласында «виртуалды кеңсе» терминін қолданды. Маркофф былай деп жазды: «Болашақтағы виртуалды кеңседе жұмысшылар компьютерлік жабдықтармен немесе географиялық орналасумен шектелмейді. Олар еркін саяхаттауға және ақпарат алмасып, басқалармен байланысқа түсуге мүмкіндік алады. Біз білетін кеңсе бүгінгідей маңызды болмайды».1983 Крис Керн «Американ Уэй» журналының 1983 жылғы қыркүйек санында «виртуалды кеңсе» терминін қолданды. Керн бұл терминді портативті компьютерлердің арқасында «жолда бизнес жүргізу» мүмкіндігін сипаттау үшін пайдаланды.1984 Psion компаниясы алғашқы жеке цифрлық көмекшісін (PDA) Organizer-ді шығарды.1989 Тимоти Джон Бернерс Ли ақпараттық дәуірдің дамуының маңызды аспектісі саналатын Дүниежүзілік Желіні жасады. Алон Коэн кейіннен VoIP құруға мүмкіндік берген аудио түрін ойлап тапты. VocalTec Интернет телефон қызметтерін ұсынған алғашқы компания болды және сонымен қатар алғашқы табысты Интернет IPO-сы болды. Бүгінгі таңда VoIP телефондары виртуалды кеңселер ұсынатын танымал қызмет.1990 Макгилл университеті алғашқы Интернет іздеу жүйесін жасады.1991 Дүниежүзілік Желі көпшілыққа ұсынылды. Сондай-ақ Кембридж университетінде орналасқан алғашқы веб-камера жасалды.1992 «Виртуалды кеңсе» термині алғаш рет тіркелген тауар белгісі болды, Ричард Ниссен бұл терминді Ұлыбританияның Зияткерлік меншік кеңсесінде тіркеді. IP-ге негізделген бейнеконференция технологиясы ПК-ге негізделген пайдалануды қамтамасыз ету үшін тиімдірек бейне қысылумен дамыды. CU SeeMe-ді Корнеллдегі Тим Дорси жасады, ол пайдаланушыларға бейнеконференция және басқа пайдаланушыларға жедел хабарлауға мүмкіндік берді.1994 Ральф Грегори виртуалды кеңселерді АҚШ-та франшиза мүмкіндігі ретінде ұсынды, бұл бизнесті салаға айналдырды.1995 «Жұмыс – бұл сіз істейтін нәрсе, сіз саяхаттайтын нәрсе емес» деген ұран қалыптасты. Бұл ұранның түр-түрі мынаны білдіреді: «Ең бастысы – жұмыс, ол – біздің не істейтініміз, қайда екеніміз емес».1998 Жапонияның Нагано қаласында өткен қысқы Олимпиада ойындарының ашылу салтанатында Сейжи Озава IP-ге негізделген бейнеконференцияны пайдаланып, Бетховеннің Тоғызыншы симфониясынан «Ода қуанышына» әнін бес құрлықта дерлік нақты уақытта дирижерлік етті.2000 Бірінші Symbian телефоны, сенсорлық экраны бар Ericsson R380 смартфоны 2000 жылы шығарылды және алғашқы «смартфон» ретінде сатылды. Ол PDA-ны ұялы телефонмен біріктірді.2003 Skype көпшілыққа ұсынылды, бұл микрофон, веб-камера және жедел хабар алмасуды пайдаланып, IP-ге негізделген тегін байланысқа мүмкіндік берді.2005 Сан-Францискода Брэд Нойберг алғашқы «қосымша жұмыс кеңістігін» ашты. Сол жылы алғашқы Impact Hub қосымша жұмыс кеңістігі Лондон қаласында іске қосылды.2006 Фрэнк Коттл виртуалды кеңселерді және қызметтерді үшінші тарап саудагерлеріне көтерме сату тұжырымдамасын енгізді. Бұл бүгінге дейін жұмыс істеп келе жатқан виртуалды кеңселер компанияларының өркендеуіне әкелді.2019 COVID-19 пандемиясының салдарынан тұрақты қашықтықтан жұмыс істеу үшін жоғары сапалы бағдарламалық құралдарды жасау қажеттілігі туды.2021 Виртуалды кеңселерге арналған көптеген бағдарламалық құралдар жасалды. Бұл бағдарламалық құралдар виртуалды ортада физикалық кеңседен күтілетін пайдаларды көшіруге бағытталған. Компаниялар бұл бағдарламалық құралдарды компаниялық мәдениетті, ынтымақтастықты және ашықтықты арттыруға көмектеседі деп санайды.

The concept of a virtual office had roots before and during the Industrial Revolution, where parallels to current work styles, specifically working from home, have been drawn. The virtual office concept is an evolution of the traditional executive suite. As an executive suite, lease became increasingly impractical for certain types and stages of business, it naturally opened the door to a virtual office concept. In the mid 20th century, professionals and executives began to examine ways to make more efficient use of the rising cost of real estate, personnel and other capital. Below are some milestones in the resulting evolution of the virtual office, along with the advent of technologies that help shape the industry. +YearEvent1962The first known serviced office company, OmniOffices Group, was created.1966Serviced offices and executive suites were rented by Fegen Law Suites. This included large blocks of office space with furnished suites, reception services, telephone answering, photocopies, conference rooms, and a law library.1972ARPANET, the predecessor to the Internet, went public by connecting 40 computers in different locations.1973Attorney Office Management, Inc. developed an "off site" program in response to lawyers wanting to partially retire. Instead of a full executive suite, Attorneys could work from home while continuing a part time presence through AOMI's Beverly Hills location. Jack Nilles coined the terms "telecommuting" and "telework" to refer to remote work.1974Scientists with the Institute of Electrical and Electronics Engineers developed Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), which allows different networks to communicate with each other.1978Alf Moufarrige founded Servcorp in Sydney. To reduce his overhead, he began sharing his premium office space, receptionist and clerical staff with other growing businesses. Servcorp took its virtual office concept international in 1980 and in 1999 became a publicly traded company.1981Released 1 April, The Osborne 1 became the first successful portable computer, designed by Adam Osborne. Although it still required a power source, it was considered portable as it could easily be transported. This was a first step in allowing professionals to work away from the office.1982ARPANET adopted TCP/IP, giving birth to the Internet. The term "virtual office" was used by John Markoff in an article published by InfoWorld magazine. Markoff wrote, "In the future virtual office, workers will no longer be constrained by computer equipment or geographic location, according to this vision. They will be free to travel or to interact with others while communicating information freely. The office as we know it will cease to have the central importance it does today. "1983Chris Kern coined the term 'virtual office' in his column for the September 1983 issue of the American Way magazine. Kern used the term to describe the possibility of 'doing business while on the go' thanks to portable computers.1984The first personal digital assistant (PDA), the Organizer, was released by Psion.1989Timothy John Berners Lee developed the World Wide Web, considered as being a key aspect of the development of the Information Age. Alon Cohen invented the type of audio that later enabled the creation of VoIP. VocalTec was the first company to offer Internet phone services and also became the first successful Internet IPO. Today, VoIP phones are a popular service that virtual offices offer.1990The first Internet search engine was developed by McGill University.1991The World Wide Web was released to the public. Also the first webcam, located at Cambridge University, was developed.1992"Virtual Office" became a registered trademark for the first time when Richard Nissen registered the term with the UK's Intellectual Property Office. IP based videoconferencing technology evolved with more efficient video compression to allow PC based use. CU SeeMe was developed by Tim Dorcey at Cornell, which allowed users to videoconference and instant message other users.1994Ralph Gregory presented virtual offices as a franchise opportunity in the United States, turning the business into an industry.1995The motto that "work is something you do, not something you travel to" was coined. Variations of this motto include: "Work is what we do, not where we are. "1998At the Winter Olympics opening ceremony in Nagano, Japan, Seiji Ozawa used IP based videoconferencing to conduct the Ode to Joy from Beethoven's Ninth Symphony simultaneously across five continents in near real time.2000The first Symbian phone, the touchscreen Ericsson R380 Smartphone, was released in 2000, and was the first device marketed as a "smartphone". It combined a PDA with a mobile phone.2003Skype is released to the public, allowing free IP based communications using microphone, webcam and instant messaging to individual consumers.2005The official first "Coworking space" opened in San Francisco by Brad Neuberg. That same year, the first Impact Hub coworking space launched in London.2006Frank Cottle introduced the concept of wholesaling virtual offices and services to third party retailers. This launched an influx of virtual office companies that still operate today.2019Due to the COVID 19 pandemic, there was a need to create high quality software for permanent remote work.2021Development of numerous software for virtual offices. This software looks to replicate the benefits of a physical office within a virtual environment. Companies have adopted this software because they find it helps with company culture, collaboration, and visibility.

Виртуалды кеңселерді таратудың алғышарттары

Виртуалды кеңселердің кеңіне таралуына ең басты себеп – COVID-19 пандемиясы кезіндегі қашықтан жұмысқа күштеп көшу болды. Қоғам қашықтан жұмыс істеуді жылдам қабылдады, сондықтан жаңа технологиялар мен операциялық жүйелерді жеткілікті түрде сынап, оқыту қажет. Барлығы бір орында жұмыс істегенде байланыс орнату және команда мүшелерімен танысу өзінен-өзі болады, ал қашықтан жұмыс істегенде қызметкерлер мен басшылар әріптестермен қарым-қатынасты сақтау үшін артық күш жұмсауы керек. Жаңа қызметкерлер қашықтан жұмыс істесе де, ұйымдық әдеттерді үйренуі тиіс.

Қызметтер

Виртуалды кеңсе инфрақұрылымы әртүрлі физикалық орындар мен қызметтерді, сондай-ақ цифрлық қызметтерді қамтуы мүмкін. Бұл инфрақұрылым жеке тұлғалар мен ұйымдар арасында ортақ пайдаланылады, бұл ресурстарды тиімдірек пайдалануға мүмкіндік береді. Осы арқылы пайдаланушыларға қажетті қызметтерді ғана жалға алу немесе пайдалану икемділігі туады.

Жаңа үрдістер

Коворкинг – икемді жұмыс орындарындағы байланысты тренд, ол пайдаланушылардың бір-бірімен өзара әрекеттесуіне ерекше мән береді, бір компанияда жұмыс істемей-ақ ұйымдық мәдениет құруға мүмкіндік береді. Виртуалды кеңселерге ұқсас, коворкинг орындары жабдықталған жұмыс орындарын ұсынады, ал клиенттер оларды қажеттілікке қарай пайдалана алады. Виртуалды шындық технологиясы – виртуалды кеңселерге жақын арада әсер ете алатын тағы бір тренд. Виртуалды шындық қолданбалары виртуалды әлемдегі физикалық кеңістіктерді – кеңселерді құруға мүмкіндік береді, онда пайдаланушылар кездесіп, бірге жұмыс істей алады.