Виртуальный офис: гибкое рабочее пространство и современные решения.

Введение

Услуги рабочего пространства

Виртуальный офис – это часть индустрии гибких рабочих пространств, предоставляющая компаниям любую комбинацию услуг, пространства и/или технологий без необходимости нести капитальные затраты на владение или аренду традиционного офиса. Виртуальным офисом могут пользоваться предприниматели, фрилансеры и малые предприятия, которым не требуется или недоступно традиционное офисное пространство. Он также может быть полезен для крупных компаний, стремящихся закрепиться в определенном месте без долгосрочных обязательств по аренде. Некоторые поставщики виртуальных офисов предлагают дополнительные услуги, такие как аренда переговорных комнат, административная поддержка и услуги секретаря. Обычно эти услуги предоставляются удаленно, но некоторые поставщики виртуальных офисов также располагают физическим офисом, где клиенты могут получить к ним доступ. Это может быть привлекательным вариантом для компаний, желающих создать профессиональный имидж без затрат на полноценный офис. Виртуальные офисные услуги появились в 1960-х годах как обслуживаемые офисы и развивались вместе с технологиями, включив в себя широкий спектр персонала, физического пространства, цифрового хранения данных и коммуникационных услуг. Клиенты оплачивают эти услуги по договору, который может предусматривать отдельные услуги, пакеты или членскую подписку. Эта концепция популярна среди компаний любого размера, включая самозанятых предпринимателей. Одно из главных преимуществ виртуального офиса – это гибкость, которую он предоставляет сотрудникам и фрилансерам для работы из удаленного офиса, домашнего офиса, любого удобного места или даже в пути с помощью мобильного устройства. В то же время компания может предоставить своим клиентам и сотрудникам стабильный домашний офис с доступом к таким удобствам, как ресепшн, конференц-залы, рабочие места, почтовые ящики, печать и факс по постоянному адресу, которые принадлежат и обслуживаются поставщиком виртуального офиса или третьей стороной. В 2021 году ряд компаний начали решать проблемы, связанные с проведением виртуальных встреч. Это привело к появлению программного обеспечения для виртуальных офисов. Когда речь идет о компании с виртуальным офисом, это больше не подразумевает стандартный набор бизнес-услуг, а скорее виртуальное пространство для сотрудников, где они могут собираться и выполнять рабочие задачи. Поставщики виртуальных офисов также могут включать в себя цифровые активы, такие как облачное хранилище, веб-хостинг, электронную почту и другие веб-приложения. Кроме того, согласно исследованиям, отношение и политика работодателей на виртуальной платформе влияют на личную жизнь и продуктивность сотрудников. Сотрудники будут более продуктивны, если они чувствуют, что компания им доверяет, признает их вклад, заботится о них и предоставляет соответствующее обучение (включая онлайн-процессы и т.д.), управление проектами и поддержку для эффективного выполнения задач. Отсутствие необходимости тратить время и ресурсы на дорогу из дома на работу и обратно положительно сказывается на продуктивности сотрудников. Именно поэтому возникла необходимость в создании соответствующей программной среды для обеспечения функционирования этих процессов.

A virtual office is part of the flexible workspace industry that provides businesses with any combination of services, space and/or technology, without those businesses bearing the capital expenses of owning or leasing a traditional office. A virtual office can be used by entrepreneurs, freelancers, and small businesses that do not need or cannot afford a traditional office space. It can also be used by larger companies that want to establish a presence in a specific location without committing to a long term lease. Some virtual office providers offer additional services such as meeting room rentals, administrative support, and live receptionist services. These services are usually provided remotely, but also some virtual office providers have a physical office space where clients can have access to these services. This can be an attractive option for businesses that want to project a professional image without the cost of a full time office. Virtual office services started in the 1960s as serviced offices and have evolved with technology to include a wide variety of personnel, physical space, digital storage and communication services. Customers pay a contract fee for these services which may be offered à la carte, as packages or membership subscription. The concept is popular with companies of all sizes, including self employed entrepreneurs. One of the primary allures of the virtual office is the flexibility it offers for employees and freelancers to work from a satellite office, home office, remote location or even on the go via a mobile device. At the same time, a company can offer its clients and employees a stable home office with access to amenities such as receptionist, conference rooms, desk space, mailboxes, printing and faxing at a permanent address, which are owned and maintained by the virtual office provider or a third party. In 2021, a number of companies set out to fix the challenges of virtual meetings. This led to the appearance of virtual office software. When referring to a company having a virtual office, this no longer refers to a standard set of business services. Rather a virtual space for employees to gather and perform business related activities. Virtual office providers may also include digital capital such as cloud storage, web hosting, email and other web based applications. Also, according to the research, the attitudes and policies of employers in the virtual platform affect their employees' personal lives and productivity. Employees will be more productive if they believe their company trusts them, recognizes them, cares about them, and receives the proper training (including online processes, etc. ), project management, and support to perform their tasks productively. When employees don't have to spend time, money, or resources on transportation between home and work, it positively impacts employee productivity. That is why it became necessary to create an appropriate software environment to ensure these processes' functioning.

История

Концепция виртуального офиса имела корни до и во время промышленной революции, где проводились параллели с современными стилями работы, в частности, с работой на дому. Концепция виртуального офиса – это эволюция традиционного представительского офиса. Поскольку аренда представительского офиса становилась все более непрактичной для определенных типов и стадий бизнеса, это естественным образом открыло дверь к концепции виртуального офиса. В середине 20-го века специалисты и руководители начали искать способы более эффективного использования растущих затрат на недвижимость, персонал и другие капитальные вложения. Ниже приведены некоторые вехи в развитии виртуального офиса, а также появление технологий, которые способствовали формированию отрасли.

The concept of a virtual office had roots before and during the Industrial Revolution, where parallels to current work styles, specifically working from home, have been drawn. The virtual office concept is an evolution of the traditional executive suite. As an executive suite, lease became increasingly impractical for certain types and stages of business, it naturally opened the door to a virtual office concept. In the mid 20th century, professionals and executives began to examine ways to make more efficient use of the rising cost of real estate, personnel and other capital. Below are some milestones in the resulting evolution of the virtual office, along with the advent of technologies that help shape the industry. +YearEvent1962The first known serviced office company, OmniOffices Group, was created.1966Serviced offices and executive suites were rented by Fegen Law Suites. This included large blocks of office space with furnished suites, reception services, telephone answering, photocopies, conference rooms, and a law library.1972ARPANET, the predecessor to the Internet, went public by connecting 40 computers in different locations.1973Attorney Office Management, Inc. developed an "off site" program in response to lawyers wanting to partially retire. Instead of a full executive suite, Attorneys could work from home while continuing a part time presence through AOMI's Beverly Hills location. Jack Nilles coined the terms "telecommuting" and "telework" to refer to remote work.1974Scientists with the Institute of Electrical and Electronics Engineers developed Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), which allows different networks to communicate with each other.1978Alf Moufarrige founded Servcorp in Sydney. To reduce his overhead, he began sharing his premium office space, receptionist and clerical staff with other growing businesses. Servcorp took its virtual office concept international in 1980 and in 1999 became a publicly traded company.1981Released 1 April, The Osborne 1 became the first successful portable computer, designed by Adam Osborne. Although it still required a power source, it was considered portable as it could easily be transported. This was a first step in allowing professionals to work away from the office.1982ARPANET adopted TCP/IP, giving birth to the Internet. The term "virtual office" was used by John Markoff in an article published by InfoWorld magazine. Markoff wrote, "In the future virtual office, workers will no longer be constrained by computer equipment or geographic location, according to this vision. They will be free to travel or to interact with others while communicating information freely. The office as we know it will cease to have the central importance it does today. "1983Chris Kern coined the term 'virtual office' in his column for the September 1983 issue of the American Way magazine. Kern used the term to describe the possibility of 'doing business while on the go' thanks to portable computers.1984The first personal digital assistant (PDA), the Organizer, was released by Psion.1989Timothy John Berners Lee developed the World Wide Web, considered as being a key aspect of the development of the Information Age. Alon Cohen invented the type of audio that later enabled the creation of VoIP. VocalTec was the first company to offer Internet phone services and also became the first successful Internet IPO. Today, VoIP phones are a popular service that virtual offices offer.1990The first Internet search engine was developed by McGill University.1991The World Wide Web was released to the public. Also the first webcam, located at Cambridge University, was developed.1992"Virtual Office" became a registered trademark for the first time when Richard Nissen registered the term with the UK's Intellectual Property Office. IP based videoconferencing technology evolved with more efficient video compression to allow PC based use. CU SeeMe was developed by Tim Dorcey at Cornell, which allowed users to videoconference and instant message other users.1994Ralph Gregory presented virtual offices as a franchise opportunity in the United States, turning the business into an industry.1995The motto that "work is something you do, not something you travel to" was coined. Variations of this motto include: "Work is what we do, not where we are. "1998At the Winter Olympics opening ceremony in Nagano, Japan, Seiji Ozawa used IP based videoconferencing to conduct the Ode to Joy from Beethoven's Ninth Symphony simultaneously across five continents in near real time.2000The first Symbian phone, the touchscreen Ericsson R380 Smartphone, was released in 2000, and was the first device marketed as a "smartphone". It combined a PDA with a mobile phone.2003Skype is released to the public, allowing free IP based communications using microphone, webcam and instant messaging to individual consumers.2005The official first "Coworking space" opened in San Francisco by Brad Neuberg. That same year, the first Impact Hub coworking space launched in London.2006Frank Cottle introduced the concept of wholesaling virtual offices and services to third party retailers. This launched an influx of virtual office companies that still operate today.2019Due to the COVID 19 pandemic, there was a need to create high quality software for permanent remote work.2021Development of numerous software for virtual offices. This software looks to replicate the benefits of a physical office within a virtual environment. Companies have adopted this software because they find it helps with company culture, collaboration, and visibility.

1962 – Создана первая известная компания, предоставляющая услуги офиса, OmniOffices Group.
1966 – Офисы и служебные помещения были сданы в аренду Fegen Law Suites. Это включало большие площади офисных помещений с меблированными кабинетами, услугами секретаря, телефонными звонками, копированием документов, конференц-залами и юридической библиотекой.
1972 – ARPANET, предшественник Интернета, стал общедоступным, подключив 40 компьютеров в разных местах.
1973 – Attorney Office Management, Inc. разработала программу "удаленный офис" в ответ на желание юристов частично выйти на пенсию. Вместо полноценного представительского офиса юристы могли работать из дома, сохраняя при этом частичное присутствие через офис AOMI в Беверли-Хиллз. Джек Ниллс ввел термины "телекоммутинг" и "телеработа" для обозначения удаленной работы.
1974 – Ученые из Института инженеров электротехники и электроники разработали протокол управления передачей/интернет-протокол (TCP/IP), который позволяет различным сетям взаимодействовать друг с другом.
1978 – Альф Муфарридж основал Servcorp в Сиднее. Чтобы снизить свои накладные расходы, он начал делиться своим офисом премиум-класса, секретарем и канцелярским персоналом с другими растущими компаниями. Servcorp вышла на международный уровень со своей концепцией виртуального офиса в 1980 году, а в 1999 году стала публичной компанией.
1981 – 1 апреля был выпущен Osborne 1, первый успешный портативный компьютер, разработанный Адамом Осборном. Несмотря на то, что ему все еще требовался источник питания, он считался портативным, поскольку его можно было легко транспортировать. Это был первый шаг к тому, чтобы позволить специалистам работать вне офиса.
1982 – ARPANET приняла TCP/IP, что дало жизнь Интернету. Термин "виртуальный офис" был использован Джоном Маркоффом в статье, опубликованной журналом InfoWorld. Маркофф писал: "В будущем виртуальном офисе работники больше не будут ограничены компьютерным оборудованием или географическим положением, согласно этому видению. Они будут свободны путешествовать или взаимодействовать с другими, свободно обмениваясь информацией. Офис, каким мы его знаем, перестанет иметь центральное значение, которое он имеет сегодня."
1983 – Крис Керн ввел термин "виртуальный офис" в своей колонке в сентябрьском выпуске журнала American Way. Керн использовал этот термин для описания возможности "вести бизнес на ходу" благодаря портативным компьютерам.
1984 – Psion выпустил первый персональный цифровой помощник (PDA) – Organizer.
1989 – Тимоти Джон Бернерс-Ли разработал Всемирную паутину, которая считается ключевым аспектом развития информационной эпохи. Алон Коэн изобрел тип аудио, который позже позволил создать VoIP. VocalTec стала первой компанией, предложившей услуги интернет-телефонии, а также первой успешной компанией, прошедшей IPO в Интернете. Сегодня VoIP-телефония – популярная услуга, предлагаемая виртуальными офисами.
1990 – Первый поисковый движок Интернета был разработан Университетом Макгилла.
1991 – Всемирная паутина была выпущена в публичный доступ. Также была разработана первая веб-камера, расположенная в Кембриджском университете.
1992 – "Виртуальный офис" впервые был зарегистрирован как товарный знак, когда Ричард Ниссен зарегистрировал этот термин в Управлении по интеллектуальной собственности Великобритании. Технология видеоконференций на основе IP развивалась с использованием более эффективного сжатия видео, что позволило использовать ее на базе ПК. CU SeeMe был разработан Тимом Дорси в Корнелле, что позволило пользователям проводить видеоконференции и обмениваться мгновенными сообщениями.
1994 – Ральф Грегори представил виртуальные офисы как возможность франшизы в Соединенных Штатах, превратив бизнес в отрасль.
1995 – Был сформулирован девиз: "Работа – это то, что вы делаете, а не то, куда вы едете". Вариации этого девиза включают: "Работа – это то, что мы делаем, а не где мы находимся".
1998 – На церемонии открытия зимних Олимпийских игр в Нагано, Япония, Сейджи Озава использовал видеоконференцию на основе IP для одновременного исполнения "Оды к радости" из Девятой симфонии Бетховена на пяти континентах почти в реальном времени.
2000 – Ericsson R380 Smartphone, первый телефон Symbian с сенсорным экраном, был выпущен в 2000 году и стал первым устройством, продаваемым как "смартфон". Он объединил PDA с мобильным телефоном.
2003 – Skype был выпущен в публичный доступ, предоставляя бесплатную связь на основе IP с использованием микрофона, веб-камеры и обмена мгновенными сообщениями для частных пользователей.
2005 – Первое "коворкинговое пространство" было открыто в Сан-Франциско Брэдом Нойбергом. В том же году первое коворкинговое пространство Impact Hub было запущено в Лондоне.
2006 – Фрэнк Коттл представил концепцию оптовой продажи виртуальных офисов и услуг сторонним розничным продавцам. Это привело к притоку компаний, предоставляющих виртуальные офисы, которые до сих пор работают.
2019 – В связи с пандемией COVID-19 возникла необходимость в создании высококачественного программного обеспечения для постоянной удаленной работы.
2021 – Разработка многочисленного программного обеспечения для виртуальных офисов. Это программное обеспечение призвано воспроизвести преимущества физического офиса в виртуальной среде. Компании приняли это программное обеспечение, поскольку оно помогает поддерживать корпоративную культуру, сотрудничество и прозрачность.

Предпосылки для распространения виртуальных офисов

Наиболее значительным фактором распространения виртуальных офисов стал вынужденный переход на удалённую работу во время пандемии COVID-19. Общество быстро адаптировалось к удалённой работе, поэтому новые технологии и операционные системы должны быть тщательно протестированы и освоены. Общение и установление личных контактов с коллегами происходит естественно, когда все находятся в одном офисе, поэтому при удалённой работе сотрудникам и руководителям необходимо прикладывать больше усилий для поддержания рабочих отношений. Новым сотрудникам важно освоить организационные навыки, даже работая удалённо.

Услуги

Виртуальная офисная инфраструктура может включать в себя различные физические площадки и услуги, а также цифровые сервисы. Эта инфраструктура используется совместно разными людьми и организациями, что обеспечивает более эффективное использование ресурсов. Это дает пользователям возможность арендовать или использовать только необходимые им сервисы.

Новые тенденции

Коворкинг – это смежная тенденция в сфере гибких рабочих пространств, делающая акцент на взаимодействии пользователей друг с другом для формирования корпоративной культуры, даже если они не работают в одной компании. Подобно виртуальным офисам, коворкинги предлагают оборудованные рабочие места, которые клиенты могут использовать по мере необходимости. Технология виртуальной реальности – еще одна тенденция, которая в ближайшем будущем может оказать влияние на виртуальные офисы. Приложения виртуальной реальности способны создавать офисные пространства, представляющие собой физические локации внутри виртуального мира, где пользователи могут встречаться и работать вместе.