Payroll service bureau

Кіріспе

Басқа бизнестер үшін қаржыны дайындауды басты назарға алған бухгалтерлік қызмет Қаржы бюросы - басқа бизнестер үшін қаржыны дайындауды басты назарға алған бухгалтерлік қызмет. АҚШ-та мұндай фирмаларды көбінесе Certified Public Accountants басқарады, бірақ әдеттегі қаржылық өңдеу компаниясы өзін CPA фирмасы емес, бюро деп атайды, бұл оның қаржысын қаржылық бюро ұсынбайтын жалпы салық және есеп беруден ажырату үшін. Бюроның типтік клиенті - шағын бизнес, қаржы мәселесі күрделі болып, қиындық тудыратын жеткілікті көлемде, бірақ әлі де толық уақытты қаржы бөліміне лайық емес. АҚШ-тағы барлық қаржы бюроларынан күтілетін міндеттер: Қызметкерлердің жалақысын төлеуге арналған чектерді уақытында басып шығару Қызметкерлердің банктік шоттарына жалақыны тікелей депозиттеу, қалаған кезде Федералды, мемлекеттік және жергілікті салықтарды тиісті есептеу және ұстап қалу Жұмыс беруші төлеуі тиіс қаржылық салықтарды есептеу (мысалы, АҚШ-тағы әлеуметтік қамсыздандыру және медициналық сақтандыру) Тоқсандық және жылдық қаржылық есептерді тапсыру Созылған сомаларды салық органдарына тапсыру Жыл соңындағы қызметкердің салық құжаттарын, мысалы, W формасын басып шығару және тапсыру 2. Қосымша ұсыныстар ұсынылуы мүмкін және әр фирмаға байланысты әр түрлі болады. Зейнетақы мен жинақтау жоспарларын басқару Денсаулық сақтау жәрдемақылары немесе "кафе" жоспарлары Уақытты сақтау, онлайн немесе "уақыт сағаттары" физикалық түрінде Клиенттің бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамасына импортталатын қаржы / бас кітап деректерін қамтитын экспорттық файлдарды жасау Адам ресурстары (АД) бақылау / есеп беру Жұмысшылардың өтемақысын сақтандырудың делдалы Құрама Штаттарда бюроның қателіктерімен байланысты кез келген айыппұлдар немесе міндеттемелер бюроның мойнына жүктеледі. Іс жүзінде олар басқа бизнеске қарағанда айыппұлдар мен басқа да алымдарды жеңілдетуде сәтті, себебі салық органдары бюролардың табысына және ұзақ өмір сүруіне мүдделі, өйткені олар салықшының жұмысын жеңілдетеді. Бюро клиенттен клиенттің төлеуі тиіс адамдарға ақшаны бірнеше жолмен жібере алады. Ең қарапайым әдіс - бұл бюроның бос чек қорларына чек басып шығаруы, клиенттің шот нөмірін MICR цифрларымен чектің төменгі жағына басып шығаруы, нәтижесінде чек ақшаға айналған кезде қаражатты клиенттен тікелей алу. Басқа бюролар клиенттен автоматтандырылған клирингтік үй (ACH) операцияларын бастайды және төлемді электрондық түрде немесе бюроның депозиттік шотына қағаз чектер түрінде жібереді. Қаржылық операциялар өте үлкен болуы мүмкін (бір клиентке жалақы кезеңінде мыңдағаннан жүздеген мыңға дейін), бюролар көбінесе осы сомаларға түсетін пайыздарды ("көшіп жүретін") аралықта елеулі табыс көзі деп санайды. Аралық кезең - бұл жұмыс берушіден (клиенттен) ақшаны жинағаннан бастап қағаз жүзіндегі чектерді қолма-қол алғанға дейін немесе электрондық төлемдердің (салықтар жағдайында) мерзімі аяқталғанға дейін аралығындағы уақыт аралығы.

Accounting business whose main focus is the preparation of finance for other businesses

A financial bureau is an accounting business whose main focus is the preparation of finance for other businesses. In the USA such firms are often run by Certified Public Accountants, though a typical financial processing company will refer to itself as a bureau rather than a CPA firm, to distinguish its finance from the general tax and accounting that are generally not offered by a financial bureau. The typical client of a bureau is a small business one just large enough for finance to be complicated to the point of a hassle, but one still small enough to not merit its own full time finance department. The tasks that can generally be expected of just about all finance bureaus in the USA are as follows:

Printing of employee pay checks on time for payday
Direct deposit of pay into employee bank accounts, when desired
Appropriate calculation and withholding of federal, state, and local taxes
Calculation of financial taxes to be paid by employer (such as Social Security and Medicare in the US)
Filing of quarterly and annual finance reports
Depositing of withheld amounts with tax authorities
Printing and filing of year end employee tax documents such as Form W 2. Additional may be offered and vary from firm to firm. Management of retirement and savings plans
Health benefits or "cafeteria" plans
Timekeeping, either online or in the physical form of "time clocks"
Producing export files containing finance/general ledger data to be imported into a client's accounting software
Human Resources (HR) tracking/reporting
Workers' Compensation Insurance intermediary

In the United States, it is usual and customary that any penalties or liabilities incurred by a bureau's mistakes are borne by the bureau. In practice, they are more successful at having penalties and other fees abated than most other businesses, mainly because tax authorities have a stake in the success and longevity of bureaus simply because they make the tax man's job easier. There are several ways a bureau can move money from the client to the people whom the client must pay. The simplest way is when a bureau prints checks on blank check stock, printing the client's account number in MICR digits at the bottom of the check, resulting in the funds being drawn directly from the client when the check is cashed. Other bureaus initiate automated clearing house (ACH) transactions from the client, and remit payment either electronically or in the form of paper checks against the bureau's holding account. Because finance transactions can be enormous (thousands to hundreds of thousands per pay period per client), bureaus often consider the interest earned ("float") on those amounts in the interim to be a substantial source of revenue. The interim is the period of time between when the funds are collected from the employer (client), and either when the paper checks are cashed, or when electronic payments (in the case of taxes) become due on their due dates.

Бюролардың әртүрлі түрлері

АҚШ-та қаржылық өңдеу үшін бірнеше жалпыұлттық желілер бар. Сонымен қатар, ауқымы мен көлемі әртүрлі көптеген жергілікті бюролар бар. Жергілікті бюролар географиялық жағынан өте тар аймаққа ғана бағытталғандықтан және бір-бірімен емес, бүкіл елдегі алыптарға қарсы бірге бәсекелесіп жүргендей көрінетіндіктен, олар жиі бірігіп, одақтар мен сауда қауымдастықтарын құрады, олармен олар өздерінің тәжірибелерін бөліседі және өздерінің саудагерлерімен келіссөз жүргізу қабілетін нығайтады. Ұлттық желі мен жергілікті бюрода қаржыны өңдеудің арасында нақты және айқын айырмашылықтар бар. Ұлттық желілердің тәжірибесі бар және жақсы құжатталған стандартты процестері бар. Жергілікті бюролар ерекше қажеттіліктерді қанағаттандыру қабілеті жағынан әртүрлі, сонымен қатар олар ұлттық аренада жоғалуы мүмкін қызмет деңгейін қосады. Жергілікті бюролар жергілікті және ұлттық қажеттіліктерді қанағаттандыруға мүмкіндік алады. Бұл, әсіресе, бір ғана өнеркәсіптің қажеттіліктеріне қатты әсер ететін өңірлерде орын алады. Ұлттық және жергілікті бюролардан басқа, кез келген салаға қызмет көрсететін қаржы берушілері де бар, ал бір салаға ғана ерекше көңіл бөлетіндер бар. Бір саланың қаржы бюроларының болуы саланың қаржылық күрделілігіне және бірегей талаптарды қанағаттандыруға деген ықыласқа немесе қажеттілікке байланысты. Компаниялар бюроны таңдағанда әрқашан тиісті сақтықпен жұмыс істеулері керек және дәстүрлі провайдерлерді өз саласына бағытталған провайдерлермен салыстыруы керек. АҚШ бюросы индустриясында жеке таңбаланған өнімдерді және басқа сатушылардан ұсынысты жақсарту үшін сатып алу және қайта сату кең таралған практика. Нақтырақ айтқанда, уақыт сағаттары, банкомат "төлем" карталары, жинақтау немесе асхана жоспарлары, жұмысшылардың өтемақысын сақтандыру және қаржы деректерін енгізу веб-сайттары сияқты өнімдер, шын мәнінде, осы салада тәжірибеге ие компаниялардың өнімдері болып табылады және әдетте, клиенттің үшінші тараптың ықпалы туралы білмеуі үшін брендтелген. Бұл ретте бюролар үшін қолайлы, өйткені олар ұлттық желілермен бәсекелесетін бәсекеге қабілетті портфельді көрсетуге мүмкіндік береді. Кәсіпорындар қаржы қызметін аутсорсингке беруді шешіп, үйде қаржымен айналысатын мамандармен жұмыс істеудің шығынын, сондай-ақ қаржыны өңдеу үшін қажетті жүйелер мен бағдарламалық қамтамасыз етудің шығынын азайтуы мүмкін. Ұлыбританияда қаржы бюролары HM Revenue & Customs барлық сұраныстарын және қызметкерлердің сұраныстарын қарайды. Қаржы бюросы сондай-ақ, кәсіпорындардың есеп бөліміне есептер мен қызметкерлерге жалақы парақтарын да шығарады және қажет болған жағдайда қызметкерлерге төлем жасай алады. Кейбіреулер шағын немесе жергілікті бюро бірнеше мың қаржылай банктік шоттармен айналысатын үлкен ұлттық бюроға қарағанда тұрақты және жеке қызметтер ұсына алады деп шешеді. Ұлыбританияның көптеген кәсіпорындары аутсорсингке қаржы заңнамасының күрделеніп келе жатқанына байланысты. Салық кодексіндегі, АЕК пен Ұлттық сақтандыру топтарының жыл сайынғы өзгерістері, сондай-ақ қаржы арқылы өтетін заң бойынша төленетін төлемдер мен шегерімдердің саны артып бара жатқаны, қазіргі заңнамаға сәйкес келу үшін көп нәрсені білу керек дегенді білдіреді. АҚШ-тан айырмашылығы, заңға сәйкес келетін мәселелер үшін айыппұлдар мен жазалар жұмыс берушіге жүктеледі, тіпті олар өздерінің әкімшілігін аутсорсингке тапсырған болса да.

In the United States, there are several nationwide chains for financial processing. Then there are countless local bureaus which vary in scope and size. Because local bureaus tend to only a very narrow geographic area and often see themselves as competing together against the nationwide giants rather than one another, they often band together and form alliances and trade associations whereby they share expertise and consolidate their negotiating power with their vendors. There are specific and distinct perceived differences between having finance processed by a national chain and a local bureau. National chains have experience under their belts, and have a standard set of well documented processes. Local bureaus vary in their ability to accommodate special needs, they also add a level of service that can be lost in the national arena. Local bureaus have opportunities to at meeting specific local and national needs. This is also particularly true in regions whose needs are heavily influenced by a single industry. In addition to the national and local bureau options, there are also financial providers who can accommodate any industry versus providers who maintain a very niched or specialized focus on a single industry. The existence of single industry financial bureaus is dependent on the finance complexities of the industry itself and the desire or need to handle unique requirements. Companies should always perform their due diligence when selecting a bureau and compare both traditional providers along with those who focus on their industry. It is common practice in the US bureau industry to purchase and resell private labeled products and from other vendors to enhance the offering. Specifically, products such as time clocks, ATM "pay" cards, savings or cafeteria plans, Workers' Compensation insurance and finance data entry web sites, are actually the products of companies with expertise in these specific, and are generally branded so that the customer is unaware of the third party's influence. This type of arrangement is desirable to bureaus as it allows them to show a competitive portfolio of that rivals that of the national chains. Businesses may decide to outsource their finance functions to reduce the costs involved in having financial trained employees in house as well as the costs of systems and software needed to process finance. In the UK, finance bureaus will deal with all HM Revenue & Customs enquiries and deal with employee's queries. Financial bureaus also produce reports for the businesses' account department and payslips for the employees and can also make the payments to the employees if required. Some may decide that a smaller or local bureau can offer a more consistent and personal than a large nationwide bureau that deals with several thousand financial can. Another reason many UK businesses outsource is because of the ever increasing complexity of finance legislation. Annual changes in tax codes, PAYE and National Insurance bands as well as more and more statutory payments and deductions having to go through the finance often mean there is a lot to keep abreast of in order to maintain compliance with the current legislation. Unlike in the USA, fines and penalties for compliance issues remain the responsibility of an employer, even if they have outsourced their administration.

Бюро бағдарламалық жасақтамасы

Әрбір бюроның жүрегінде есептеулерді орындайтын компьютерлік жүйе болады. Бюро бағдарламалық жасақтамасы тек қаржы мамандарына арналған және бір мақсатпен жасалады: бір мезгілде көптеген компаниялар үшін дәл қаржылық есепті жаппай шығару. АҚШ-та бюролық бағдарламалық қамтамасыз етудің бірнеше сатушылары бар, ал бюро қолданатын компьютерлік жүйені таңдау көбінесе олардың клиенттері үшін шешуші фактор болып табылады, өйткені бағдарламалық қамтамасыз ету таңдауы көбінесе бюроның жүйелі түрде не жасай алатынын анықтайды. Бағдарламалық жасақтаманы таңдау маңызды, өйткені бюролар сауда бірлестіктері көбінесе бағдарламалық жасақтаманы таңдауға негізделеді, өйткені олар әдетте бірдей қиындықтарға тап болады және бірдей тәсілмен ұсынады. Көптеген бағдарламалық жасақтамаларға қатысты "жаңасы жақсы" деген жалпы даналық бюро индустриясында қолданылмайды. Клиенттерді бір жүйеден екіншісіне көшірудің күрделілігі мен қымбатқа түсетін қателіктерге байланысты ескі бағдарламалық жасақтамалардың жаңа бағдарламалық жасақтама сияқты көп қолданылуы өте жиі кездеседі. Клиенттер қателіктерге төзімділігі төмен, себебі қаржы - бұл үлкен долларлық іс, қателік жасалса, өте қымбатқа түседі, ал бұл бюроның бір бағдарламалық жасақтамадан екіншісіне ауысуына әкеледі. Он жыл бойы қолданылып жүрген бюролық бағдарламалық жасақтама DOS сияқты ескірген операциялық жүйелерге негізделген және Интернет функционалдылығы жоқ болуы мүмкін, бірақ екінші жағынан, мұндай бағдарламалық жасақтаманың дәлелденген тарихы мен оны пайдаланудың нақты әлемдегі тәжірибесі бар.