Payroll service bureau

Введение

Бухгалтерское дело, основной целью которого является подготовка финансовых отчетов для других предприятий Финансовое бюро - это бухгалтерское дело, основной целью которого является подготовка финансовых отчетов для других предприятий. В США такие фирмы часто управляются сертифицированными государственными бухгалтерами, хотя типичная компания по финансовой обработке будет называть себя бюро, а не фирмой CPA, чтобы отличить свои финансы от общего налогового и бухгалтерского учета, которые обычно не предлагаются финансовым бюро. Типичный клиент бюро - это небольшой бизнес, достаточно большой, чтобы финансы были сложными до неудобства, но все же достаточно маленький, чтобы не заслужить собственного полного финансового отдела. Задачи, которые обычно можно ожидать от почти всех финансовых бюро в США, следующие: Печатание чеков на зарплату сотрудников вовремя к дню выплаты зарплаты Прямой ввод заработной платы на банковские счета сотрудников, когда это необходимо Соответствующий расчет и удержание федеральных, государственных и местных налогов Расчет финансовых налогов, которые должны быть уплачены работодателем (таких как социальное обеспечение и Medicare в США) Подача квартальных и годовых финансовых отчетов Подача удержанных сумм в налоговые органы Печатание и подача налоговых документов на конец года, таких как форма W 2. Дополнительные могут быть предложены и варьируются от фирмы к фирме. Управление пенсионными и сберегательными планами Медицинские пособия или планы "кафетерий" Хранение времени, либо онлайн, либо в физической форме "часов" Производство экспортных файлов, содержащих финансовые / бухгалтерские данные, которые должны быть импортированы в бухгалтерское программное обеспечение клиента. На практике они более успешны в снижении штрафов и других сборов, чем большинство других предприятий, главным образом потому, что налоговые органы заинтересованы в успехе и долговечности бюро просто потому, что они облегчают работу налогоплательщика. Есть несколько способов, которыми бюро может перевести деньги от клиента к людям, которым клиент должен платить. Самый простой способ - когда бюро печатает чеки на чистых чеках, печатая номер счета клиента в цифрах MICR внизу чека, в результате чего средства снимаются непосредственно у клиента при обналичивании чека. Другие бюро инициируют автоматизированные клиринговые операции (ACH) у клиента и осуществляют платежи либо в электронном виде, либо в виде бумажных чеков на счет в бюро. Поскольку финансовые операции могут быть огромными (от тысяч до сотен тысяч за период оплаты за клиента), бюро часто считают проценты, полученные ("плавающие") по этим суммам в промежуточном периоде, существенным источником дохода. Промежуточный период - это период времени между тем, когда средства взимаются с работодателя (клиента), и либо когда бумажные чеки обналичиваются, либо когда электронные платежи (в случае налогов) становятся обязательными в сроки их уплаты.

Accounting business whose main focus is the preparation of finance for other businesses

A financial bureau is an accounting business whose main focus is the preparation of finance for other businesses. In the USA such firms are often run by Certified Public Accountants, though a typical financial processing company will refer to itself as a bureau rather than a CPA firm, to distinguish its finance from the general tax and accounting that are generally not offered by a financial bureau. The typical client of a bureau is a small business one just large enough for finance to be complicated to the point of a hassle, but one still small enough to not merit its own full time finance department. The tasks that can generally be expected of just about all finance bureaus in the USA are as follows:

Printing of employee pay checks on time for payday
Direct deposit of pay into employee bank accounts, when desired
Appropriate calculation and withholding of federal, state, and local taxes
Calculation of financial taxes to be paid by employer (such as Social Security and Medicare in the US)
Filing of quarterly and annual finance reports
Depositing of withheld amounts with tax authorities
Printing and filing of year end employee tax documents such as Form W 2. Additional may be offered and vary from firm to firm. Management of retirement and savings plans
Health benefits or "cafeteria" plans
Timekeeping, either online or in the physical form of "time clocks"
Producing export files containing finance/general ledger data to be imported into a client's accounting software
Human Resources (HR) tracking/reporting
Workers' Compensation Insurance intermediary

In the United States, it is usual and customary that any penalties or liabilities incurred by a bureau's mistakes are borne by the bureau. In practice, they are more successful at having penalties and other fees abated than most other businesses, mainly because tax authorities have a stake in the success and longevity of bureaus simply because they make the tax man's job easier. There are several ways a bureau can move money from the client to the people whom the client must pay. The simplest way is when a bureau prints checks on blank check stock, printing the client's account number in MICR digits at the bottom of the check, resulting in the funds being drawn directly from the client when the check is cashed. Other bureaus initiate automated clearing house (ACH) transactions from the client, and remit payment either electronically or in the form of paper checks against the bureau's holding account. Because finance transactions can be enormous (thousands to hundreds of thousands per pay period per client), bureaus often consider the interest earned ("float") on those amounts in the interim to be a substantial source of revenue. The interim is the period of time between when the funds are collected from the employer (client), and either when the paper checks are cashed, or when electronic payments (in the case of taxes) become due on their due dates.

Различные типы бюро

В Соединенных Штатах существует несколько общенациональных сетей финансовой обработки. Кроме того, существует множество местных бюро, разные по масштабам и размерам. Поскольку местные бюро, как правило, занимают только очень узкую географическую область и часто считают себя конкурирующими вместе против общенациональных гигантов, а не друг с другом, они часто объединяются и образуют союзы и торговые ассоциации, посредством которых они делятся опытом и консолидируют свою переговорную силу со своими поставщиками. Существуют конкретные и четко выраженные различия между обработкой финансов национальной сетью и местным бюро. Национальные сети имеют опыт и имеют стандартный набор хорошо документированных процессов. Местные бюро различаются по способности удовлетворять особые потребности, но они также добавляют уровень обслуживания, который может быть потерян на национальной арене. Местные бюро имеют возможность удовлетворять специфические местные и национальные потребности. Это особенно верно в регионах, потребности которых в значительной степени зависят от одной отрасли. В дополнение к национальным и местным бюро, есть также финансовые провайдеры, которые могут разместить любую отрасль против провайдеров, которые сохраняют очень нишевой или специализированный фокус на одной отрасли. Существование финансовых бюро одной отрасли зависит от финансовой сложности самой отрасли и желания или необходимости обрабатывать уникальные требования. Компании должны всегда проявлять должную осмотрительность при выборе бюро и сравнивать как традиционных поставщиков, так и тех, кто фокусируется на своей отрасли. В бюро США обычно покупают и перепродают продукцию с частной маркировкой и от других поставщиков, чтобы улучшить предложение. В частности, такие продукты, как часовые часы, карты "платежей" банкоматов, сберегательные планы или планы кафетерия, страхование компенсации труда и веб-сайты для ввода финансовых данных, на самом деле являются продуктами компаний, имеющих опыт работы в этих конкретных областях, и, как правило, имеют бренд, так что клиент не знает о влиянии третьей стороны. Такой тип соглашения является желательным для бюро, поскольку позволяет им демонстрировать конкурентоспособный портфель, конкурирующий с портфелем национальных сетей. Предприятия могут решить передать свои финансовые функции на аутсорсинг, чтобы сократить затраты, связанные с наличием финансово обученных сотрудников в доме, а также затраты на системы и программное обеспечение, необходимые для обработки финансов. В Великобритании финансовые бюро будут обрабатывать все запросы HM Revenue & Customs и обрабатывать запросы сотрудников. Финансовые бюро также составляют отчеты для бухгалтерии предприятий и платежные листы для работников, а также могут производить выплаты работникам в случае необходимости. Некоторые могут решить, что небольшое или местное бюро может предложить более последовательный и личный, чем большое общенациональное бюро, которое имеет дело с несколькими тысячами финансовых может. Другая причина, по которой многие британские компании переходят на аутсорсинг, связана с растущей сложностью финансового законодательства. Ежегодные изменения в налоговом кодексе, в группах PAYE и Национального страхования, а также все больше и больше обязательных платежей и вычетов, которые должны проходить через финансовые органы, часто означают, что нужно многое знать, чтобы соблюдать действующее законодательство. В отличие от США, штрафы и санкции за соблюдение требований остаются ответственностью работодателя, даже если они передали управление на аутсорсинг.

In the United States, there are several nationwide chains for financial processing. Then there are countless local bureaus which vary in scope and size. Because local bureaus tend to only a very narrow geographic area and often see themselves as competing together against the nationwide giants rather than one another, they often band together and form alliances and trade associations whereby they share expertise and consolidate their negotiating power with their vendors. There are specific and distinct perceived differences between having finance processed by a national chain and a local bureau. National chains have experience under their belts, and have a standard set of well documented processes. Local bureaus vary in their ability to accommodate special needs, they also add a level of service that can be lost in the national arena. Local bureaus have opportunities to at meeting specific local and national needs. This is also particularly true in regions whose needs are heavily influenced by a single industry. In addition to the national and local bureau options, there are also financial providers who can accommodate any industry versus providers who maintain a very niched or specialized focus on a single industry. The existence of single industry financial bureaus is dependent on the finance complexities of the industry itself and the desire or need to handle unique requirements. Companies should always perform their due diligence when selecting a bureau and compare both traditional providers along with those who focus on their industry. It is common practice in the US bureau industry to purchase and resell private labeled products and from other vendors to enhance the offering. Specifically, products such as time clocks, ATM "pay" cards, savings or cafeteria plans, Workers' Compensation insurance and finance data entry web sites, are actually the products of companies with expertise in these specific, and are generally branded so that the customer is unaware of the third party's influence. This type of arrangement is desirable to bureaus as it allows them to show a competitive portfolio of that rivals that of the national chains. Businesses may decide to outsource their finance functions to reduce the costs involved in having financial trained employees in house as well as the costs of systems and software needed to process finance. In the UK, finance bureaus will deal with all HM Revenue & Customs enquiries and deal with employee's queries. Financial bureaus also produce reports for the businesses' account department and payslips for the employees and can also make the payments to the employees if required. Some may decide that a smaller or local bureau can offer a more consistent and personal than a large nationwide bureau that deals with several thousand financial can. Another reason many UK businesses outsource is because of the ever increasing complexity of finance legislation. Annual changes in tax codes, PAYE and National Insurance bands as well as more and more statutory payments and deductions having to go through the finance often mean there is a lot to keep abreast of in order to maintain compliance with the current legislation. Unlike in the USA, fines and penalties for compliance issues remain the responsibility of an employer, even if they have outsourced their administration.

Программное обеспечение бюро

В основе каждого бюро лежит компьютерная система, которая выполняет расчеты. Программное обеспечение бюро создано исключительно для профессионалов в области финансов и имеет одну цель: массовое производство точных финансовых отчетов для многих компаний одновременно. В Соединенных Штатах есть только несколько поставщиков программного обеспечения для бюро, и выбор компьютерной системы, используемой бюро, часто является решающим фактором для их клиентов, поскольку выбор программного обеспечения часто определяет, что бюро может регулярно делать. Выбор программного обеспечения также важен тем, что профессиональные ассоциации бюро часто формируются на основе выбора программного обеспечения, поскольку они обычно сталкиваются с одними и теми же проблемами и предлагают то же самое. Общая мудрость "новейшее лучше", которая применяется к большинству программ, не применяется в бюро индустрии. Из-за сложности и потенциала дорогостоящих ошибок, связанных с перемещением клиентов из одной системы в другую, очень часто старые программы используются так же, как и новые. Клиенты, как правило, имеют низкую терпимость к ошибкам, просто потому, что финансы - это дело с большим количеством долларов, которое может стать очень дорогим, когда совершаются ошибки, и это приводит к значительной опасениям со стороны бюро, чтобы просто переключиться с одного пакета программного обеспечения на другой. Программный пакет для бюро, который существует уже десять лет, может быть основан на устаревших операционных системах, таких как DOS, и не иметь возможности Интернета, но, с другой стороны, такое программное обеспечение имеет преимущество проверенной истории и опыта использования в реальном мире.