Управление информацией и документами организации

Управление документами и информацией: создание, хранение, поиск, защита и уничтожение. Стандарт ISO 15489. Сохранение институциональной памяти организации.

11 мин чтения

100%

Источник: Records management — Wikipedia

Сравнивайте с английским: нажмите на абзац — оригинал откроется в окне. Кнопка EN под абзацем показывает его прямо в тексте.

Содержание

Введение

Управление информацией и записями организации

Управление записями, также известное как управление информацией и документами, – это организационная функция, предназначенная для управления информацией в организации на протяжении всего ее жизненного цикла, от момента создания или получения до окончательного распоряжения. Это включает в себя идентификацию, классификацию, хранение, обеспечение безопасности, поиск, отслеживание и уничтожение или постоянное сохранение записей. Стандарт ISO 15489 1:2001 ("ISO 15489 1:2001") определяет управление записями как "[область] управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль создания, получения, поддержания, использования и распоряжения записями, включая процессы сбора и сохранения доказательств и информации о хозяйственной деятельности и операциях в форме записей". Записи организации сохраняют аспекты институциональной памяти. При определении сроков хранения записей важна их потенциальная возможность повторного использования. Многие из них хранятся в качестве доказательства деятельности, операций и принятых решений. Другие документируют, что произошло и почему. Цель управления записями является частью более широкой функции организации в области управления, управления рисками и соблюдения нормативных требований и в первую очередь связана с управлением доказательствами деятельности организации, а также с уменьшением или смягчением связанных с этим рисков. Недавние исследования показывают взаимосвязь между управлением записями и подотчетностью в управлении.

Понятия записи

Понятие записи определяется неоднозначно. ISO 15489 1:2016 определяет записи как "информацию, созданную, полученную и поддерживаемую организацией или лицом в качестве доказательства и актива при выполнении юридических обязательств или в процессе ведения деятельности". Этот транзакционный подход подчеркивает важность контекста и процесса для определения и понимания содержания записей. В отличие от него, предыдущие определения акцентировали внимание на доказательной и информационной ценности записей. В организационном контексте записи – это материалы, созданные или полученные организацией в процессе ведения деятельности, или в целях выполнения или соблюдения юридических обязательств. Данное организационное определение записи восходит к ранним теоретическим представлениям об архивах как об органических совокупностях записей, то есть "письменных документов, чертежей и печатных материалов, официально полученных или созданных административным органом или его должностным лицом".

Терминология управления ключевыми записями

Не все документы являются записями. Запись – это документ, сознательно сохраненный в качестве доказательства совершенного действия. Системы управления записями обычно различают записи и не-записи (удобные копии, черновики, дубликаты), которые не требуют формального управления. Многие системы, особенно для электронных записей, требуют формального объявления документа записью для обеспечения его управления. После объявления запись нельзя изменять, и она может быть уничтожена только в соответствии с правилами системы. Доступ к записям может контролироваться для регулирования прав доступа и обстоятельств, при которых он предоставляется. Для обеспечения безопасности конфиденциальных записей могут использоваться физические средства контроля – например, персональные дела, содержащие конфиденциальные персональные данные, могут храниться в запертом шкафу с журналом учета доступа. Системы цифровых записей могут включать контроль доступа на основе ролей, позволяющий назначать права (на просмотр, изменение и/или удаление) сотрудникам в зависимости от их роли в организации. Для обеспечения целостности записей может вестись журнал аудита, фиксирующий все обращения и изменения. Так же, как записи организации могут быть представлены в различных форматах, способы их хранения также могут различаться. Обслуживание файлов может осуществляться владельцем, уполномоченным лицом, хранилищем записей или делопроизводителем. Управление записями может осуществляться в централизованном месте, таком как архив или хранилище, или контроль над записями может быть децентрализован между различными отделами и подразделениями организации. Записи могут быть формально и однозначно идентифицированы посредством кодирования и размещены в папках, специально разработанных для оптимальной защиты и емкости хранения, или они могут быть идентифицированы и зарегистрированы без видимой индексации. Организациям, которые небрежно управляют записями, бывает трудно получить доступ к информации и извлечь ее при необходимости. Неэффективность систем обслуживания и хранения может оказаться дорогостоящей из-за потери места и ресурсов, затрачиваемых на поиск записей. Неактивная запись – это запись, которая больше не требуется для ведения текущей деятельности, но сохраняется до истечения срока хранения, например, после завершения проекта, снятия продукта с производства или окончания финансового периода. Эти записи могут иметь деловую, юридическую, финансовую или историческую ценность для организации в будущем и, следовательно, должны храниться в течение определенного или неограниченного срока. Записи управляются в соответствии с графиком хранения. После истечения срока хранения записи и отсутствия действующих юридических ограничений она может быть окончательно утилизирована, передана или сохранена на постоянной основе. План восстановления после аварий – это письменный и утвержденный план действий в случае чрезвычайной ситуации, в котором подробно описывается, как организация восстановит критически важные бизнес-процессы и вернет поврежденные или находящиеся под угрозой записи. Активная запись – это запись, необходимая для выполнения текущих операций, часто используемая и обычно расположенная в непосредственной близости от пользователя. В прошлом термин «управление записями» иногда использовался только для управления записями, которые больше не использовались в повседневной работе, но все еще подлежали хранению – «полуактивными» или «неактивными» записями, часто хранившимися в подвалах или вне офиса. Современное понимание охватывает весь «жизненный цикл» записей – от момента создания до их окончательного уничтожения. Формат и носитель записей, как правило, не имеют значения для целей управления записями, поскольку записи должны быть идентифицированы и управляться независимо от их формы. ISO рассматривает управление как физическими, так и электронными записями.

Not all documents are records. A record is a document consciously retained as evidence of an action. Records management systems generally distinguish between records and non records (convenience copies, rough drafts, duplicates), which do not need formal management. Many systems, especially for electronic records, require documents to be formally declared as a record so they can be managed. Once declared, a record cannot be changed and can only be disposed of within the rules of the system. Records may be covered by access controls to regulate who can access them and under what circumstances. Physical controls may be used to keep confidential records secure – personnel files, for instance, which hold sensitive personal data, may be held in a locked cabinet with a control log to track access. Digital records systems may include role based access controls, allowing permissions (to view, change and/or delete) to be allocated to staff depending on their role in the organisation. An audit trail showing all access and changes can be maintained to ensure the integrity of the records. Just as the records of the organization come in a variety of formats, the storage of records can vary throughout the organization. File maintenance may be carried out by the owner, designee, a records repository, or clerk. Records may be managed in a centralized location, such as a records center or repository, or the control of records may be decentralized across various departments and locations within the entity. Records may be formally and discretely identified by coding and housed in folders specifically designed for optimum protection and storage capacity, or they may be casually identified and filed with no apparent indexing. Organizations that manage records casually find it difficult to access and retrieve information when needed. The inefficiency of filing maintenance and storage systems can prove to be costly in terms of wasted space and resources expended searching for records. An inactive record is a record that is no longer needed to conduct current business but is being preserved until it meets the end of its retention period, such as when a project ends, a product line is retired, or the end of a fiscal reporting period is reached. These records may hold business, legal, fiscal, or historical value for the entity in the future and, therefore, are required to be maintained for a short or permanent duration. Records are managed according to the retention schedule. Once the life of a record has been satisfied according to its predetermined period and there are no legal holds pending, it is authorized for final disposition, which may include destruction, transfer, or permanent preservation. A disaster recovery plan is a written and approved course of action to take after a disaster strikes that details how an organization will restore critical business functions and reclaim damaged or threatened records. An active record is a record needed to perform current operations, subject to frequent use, and usually located near the user. In the past, 'records management' was sometimes used to refer only to the management of records which were no longer in everyday use but still needed to be kept – "semi current" or "inactive" records, often stored in basements or offsite. More modern usage tends to refer to the entire "lifecycle" of records – from the point of creation right through until their eventual disposal. The format and media of records is generally irrelevant for the purposes of records management from the perspective that records must be identified and managed, regardless of their form. The ISO considers management of both physical and electronic records.

Жизненный цикл записей

Жизненный цикл записи состоит из отдельных фаз, охватывающих весь срок существования записи – от ее создания до окончательного распоряжения. На фазе создания рост объема записей обусловлен современными электронными системами. Организация будет продолжать создавать и накапливать записи экспоненциально по мере ведения своей деятельности. Переписка по поводу отказа продукта составляется для внутреннего руководства, финансовые отчеты и сводки формируются для публичного и регуляторного контроля, устаревший корпоративный логотип выводится из употребления, а новый – включая цветовую схему и утвержденный корпоративный шрифт – занимает свое место в истории организации. Примеры фаз жизненного цикла записи включают создание записи, ее изменение, перемещение записи между различными состояниями в процессе ее существования и уничтожение записи. На протяжении всего жизненного цикла записи вопросы безопасности, конфиденциальности, аварийного восстановления, внедрения новых технологий и слияний решаются специалистом по управлению записями и информацией, ответственным за корпоративные программы. Специалисты по управлению записями и информацией играют ключевую роль в контроле и защите информационных активов организации. Они знают, как эффективно и экономично управлять созданием, доступом, распространением, хранением и распоряжением записями и информацией, используя методологию, принципы и лучшие практики управления записями и информацией в соответствии с законодательством и нормативными актами в этой области.

Теория непрерывности записей

Теория континуума документации – это абстрактная концептуальная модель, помогающая понять и изучать деятельность по управлению документами в различных контекстах на протяжении времени и в пространстве.

Защищаемые решения

Обоснованное решение – это решение, которое можно подтвердить четко задокументированными политиками, процессами и процедурами, определяющими, как и почему выполняется работа, а также наличием задокументированных доказательств поведенческих моделей, подтверждающих, что организация в максимально возможной степени соблюдает эти задокументированные ограничения. Хотя обоснованность применима ко всем этапам жизненного цикла документов, она особенно важна в контексте уничтожения документов, где она известна как "обоснованное изъятие" или "обоснованное уничтожение", и позволяет организации четко обосновать и доказать такие аспекты, как кто, почему, как, когда и где уничтожаются документы.

Классификация

Менеджеры по управлению документами используют классификацию или категоризацию типов документов для логичной организации документов, создаваемых и поддерживаемых организацией. Такая классификация помогает в выполнении функций, таких как создание, организация, хранение, поиск, перемещение и уничтожение документов. Высший уровень классификации – разделение на физические и электронные документы. (Это спорный вопрос; документы определяются как таковые независимо от носителя информации. ISO 15489 и другие передовые практики рекомендуют классификацию, основанную на функциях, а не на носителях, поскольку законодательство определяет документы как определенные виды информации, независимо от носителя.) Физические документы – это документы, такие как бумажные носители, которые можно потрогать и которые занимают физическое пространство. Электронные документы, также часто называемые цифровыми документами, – это документы, которые создаются и используются с помощью информационных технологий. Классификация документов достигается посредством разработки, поддержания и применения таксономий, которые позволяют менеджерам по управлению документами выполнять такие функции, как категоризация, присвоение меток, сегментация или группировка документов в соответствии с различными характеристиками.

Записи предприятия

Записи предприятий – это те записи, которые характерны для большинства организаций, вне зависимости от их функций, целей или сферы деятельности. Как правило, такие записи связаны с текущей деятельностью организации и охватывают такие области, как, в частности, судебные процессы, управление персоналом, управление консультантами и подрядчиками, работа с клиентами, закупки, продажи и договоры. Организации, создающие и использующие такие записи, включают, помимо прочего, коммерческие компании, некоммерческие организации и государственные учреждения.

Отчет о отрасли

Отраслевые записи – это записи, общие для определенной отрасли или группы отраслей. Примеры включают, но не ограничиваются ими, записи медицинской отрасли (например, Закон о защите информации о здоровье и подотчетности медицинского страхования), записи фармацевтической отрасли и записи пищевой промышленности.

Записи о юридическом хранении

Записи, находящиеся под юридическим запретом на удаление, – это записи, которые предписывается хранить в течение определенного периода времени государственными органами или организациями, как правило, юридическим отделом или специалистами по соблюдению нормативных требований, для решения потенциальных вопросов, связанных с проверками соответствия и судебными разбирательствами. К таким записям применяются атрибуты юридического запрета на удаление, которые дополняют классификации, основанные на корпоративных или отраслевых стандартах. Атрибуты данных, находящихся под юридическим запретом на удаление, могут включать, но не ограничиваются, флаги юридического запрета на удаление (например, «Юридический запрет на удаление» = «Истина» или «Ложь»), организацию, инициировавшую юридический запрет на удаление, обоснование необходимости хранения записей в соответствии с юридическим запретом, срок хранения записей и место хранения.

График хранения записей

График хранения документов – это документ, часто разрабатываемый на основе принципов архивной оценки и анализа деловых и правовых аспектов в соответствующих юрисдикциях, определяющий сроки хранения различных типов документов перед их уничтожением. Для внедрения графика хранения необходимо установить ряд руководящих принципов.

Образование и сертификация

Многие колледжи и университеты предлагают программы обучения по библиотечно-информационным наукам, включающие в себя управление записями. Кроме того, существуют профессиональные организации, предоставляющие отдельную профессиональную сертификацию для специалистов, не требующую наличия ученой степени – статус Certified Records Manager или CRM.

Системы управления электронными записями

Система управления электронными документами и записями – это компьютерная программа или набор программ, используемых для отслеживания и хранения записей. Этот термин отличается от систем оцифровки и управления документами, которые специализируются соответственно на захвате бумажных документов и управлении документами. Системы электронного управления записями обычно предоставляют специализированные функции безопасности и аудита, адаптированные к потребностям специалистов по управлению записями. Национальное управление архивов и документации США (NARA) одобрило стандарт 5015.2 Министерства обороны США как «адекватную и подходящую основу для решения основных задач управления записями в автоматизированной среде, которая все чаще характеризует создание и использование записей». Поставщики систем управления записями могут быть сертифицированы на соответствие стандарту DoD 5015.2 STD после проверки со стороны Объединенного командования по тестированию совместимости, которое разрабатывает процедуры тестирования, составляет подробные и сводные окончательные отчеты о сертифицированных продуктах 5015.2 и проводит инспекцию программного обеспечения на месте. Национальный архив Великобритании опубликовал два набора функциональных требований для стимулирования развития рынка программного обеспечения для управления электронными записями (1999 и 2002 годы). Он провел программу оценки продуктов на соответствие требованиям 2002 года. Хотя эти требования изначально были разработаны в сотрудничестве с центральным правительством, они были с энтузиазмом восприняты многими подразделениями более широкого государственного сектора в Великобритании и в других странах мира. Программа тестирования завершена; Национальный архив больше не принимает заявки на тестирование. Требования Национального архива 2002 года остаются актуальными. Европейская комиссия опубликовала «MoReq» – Типовые требования к электронным записям и управлению документами в 2001 году. Хотя это и не является формальным стандартом, он широко признается и используется как таковой. Разработка была профинансирована программой IDA Комиссии и осуществлена по инициативе Форума DLM. Значительное обновление MoReq, известное как MoReq2, было опубликовано в феврале 2008 года. Инициатором также выступил Форум DLM, а финансирование было предоставлено Европейской комиссией в рамках программы IDABC (преемника IDA). MoReq2 сопровождается структурой тестирования программного обеспечения и XML-схемой; режим тестирования соответствия программного обеспечения был согласован на конференции Форума DLM в Тулузе в декабре 2008 года. Национальный архив Австралии (NAA) опубликовал функциональные спецификации программного обеспечения для систем управления электронными записями (ERMS) и связанные с ними Руководства по реализации функциональных спецификаций программного обеспечения для систем управления электронными записями в виде проектов в феврале 2006 года. В июне 2005 года Архив Новой Зеландии опубликовал стандарт электронных систем ведения документации (Стандарт 5) как «рекомендованную практику», изданный в соответствии с разделом 27 Закона о государственных архивах 2005 года.

An Electronic Document and Records Management System is a computer program or set of programs used to track and store records. The term is distinguished from imaging and document management systems that specialize in paper capture and document management respectively. Electronic records management Systems commonly provide specialized security and auditing functionality tailored to the needs of records managers. The National Archives and Records Administration (NARA) has endorsed the U. S. Department of Defense standard 5015.2 as an "adequate and appropriate basis for addressing the basic challenges of managing records in the automated environment that increasingly characterizes the creation and use of records". Records Management Vendors can be certified as compliant with the DoD 5015.2 STD after verification from the Joint Interoperability Test Command which builds test case procedures, writes detailed and summary final reports on 5015.2 certified products, and performs on site inspection of software. The National Archives in the UK has published two sets of functional requirements to promote the development of the electronic records management software market (1999 and 2002). It ran a program to evaluate products against the 2002 requirements. While these requirements were initially formulated in collaboration with central government, they have been taken up with enthusiasm by many parts of the wider public sector in the UK and in other parts of the world. The testing program has now closed; The National Archives is no longer accepting applications for testing. The National Archives 2002 requirements remain current. The European Commission has published "MoReq", the Model Requirements for Electronic Records and Document Management in 2001. Although not a formal standard, it is widely regarded and referred to as a standard. This was funded by the Commission's IDA program, and was developed at the instigation of the DLM Forum. A major update of MoReq, known as MoReq2, was published in February 2008. This too was initiated by the DLM Forum and funded by the European Commission, on this occasion by its IDABC program (the successor to IDA). A software testing framework and an XML schema accompany MoReq2; a software compliance testing regime was agreed at the DLM Forum conference in Toulouse in December 2008. The National Archives of Australia (NAA) published the Functional Specifications for Electronic Records Management Systems Software (ERMS), and the associated Guidelines for Implementing the Functional Specifications for Electronic Records Management Systems Software, as exposure drafts in February 2006. Archives New Zealand published a 'discretionary best practice' Electronic Recordkeeping Systems Standard (Standard 5) in June 2005, issued under the authority of Section 27 of the Public Records Act 2005.

Центр коммерческой документации

Коммерческие центры хранения документов – это предприятия, предоставляющие услуги по хранению бумажных документов для организаций. В некоторых случаях они также предлагают хранение информации, представленной в электронном формате. Коммерческие центры хранения обеспечивают высокоплотное хранение бумажных документов, а некоторые – хранение с регулируемым климатом для чувствительных небумажных и критически важных бумажных носителей. Существует отраслевая организация для коммерческих центров хранения (например, PRISM International), однако не все поставщики услуг являются её членами.