Введение
Управление несколькими связанными проектами
Управление программами – это процесс управления несколькими взаимосвязанными проектами, часто с целью повышения эффективности организации. Оно отличается от управления проектами. По своей сути и задачам управление программами тесно связано с системной инженерией, промышленной инженерией, управлением изменениями и бизнес-трансформацией. В оборонном секторе это основной подход к управлению крупномасштабными проектами. Поскольку крупные оборонные программы предполагают работу с подрядчиками, их также называют управлением закупками, указывая на то, что государственный заказчик приобретает товары и услуги посредством подрядчиков. Руководитель программы осуществляет контроль за целями и статусом проектов в рамках программы и может использовать эту информацию для поддержки деятельности на уровне проектов, обеспечивая достижение целей программы за счет предоставления возможностей принятия решений, недоступных на уровне отдельных проектов, или предоставления руководителю проекта видения программы по мере необходимости, либо выступая в качестве площадки для обсуждения идей и подходов к решению проблем проекта, оказывающих влияние на программу. Руководитель программы может эффективно предоставлять такое понимание, активно запрашивая информацию у руководителей проектов, хотя в крупных и/или сложных проектах может потребоваться выделенная роль для этого. Независимо от того, как возникает это понимание, руководителю программы необходимо обладать им, чтобы быть уверенным в достижимости общих целей программы.
Обзор и определение
Многие программы ориентированы на обеспечение способности к изменениям и обычно разрабатываются для реализации стратегии организации или трансформации бизнеса. Управление программами также акцентирует внимание на координации и расстановке приоритетов ресурсов между проектами, управлении взаимосвязями между проектами, а также общими затратами и рисками программы. Институт управления проектами, американская некоммерческая профессиональная ассоциация в области управления проектами, формулирует это следующим образом: «Программа – это группа взаимосвязанных проектов, управляемых согласованно для получения выгод и контроля, недоступных при управлении ими по отдельности. Программы могут включать в себя сопутствующие работы, выходящие за рамки отдельных проектов, входящих в программу. Некоторые проекты в рамках программы могут приносить организации ощутимые промежуточные выгоды еще до завершения самой программы». В практике государственного сектора в Европе этот термин обычно относится к множеству проектов изменений – проектов, направленных на получение выгод принимающей организацией, например, Управлением государственными закупками для правительства Великобритании. Многие организации одновременно реализуют только одну программу, представляющую собой всеобъемлющую программу, включающую все их проекты. В терминологии Института управления проектами это скорее портфель проектов, чем программа. Некоторые крупные организации могут иметь несколько программ, каждая из которых предназначена для достижения ряда улучшений. В одних организациях используется концепция системной инженерии, в других – управление программами.
Основные факторы
Преимущества. Ключевое различие между проектом и программой заключается в том, что выгоды реализуются в течение жизненного цикла программы, а не после ее завершения, как в случае с проектом. Управление. Структура, процессы и процедуры, обеспечивающие контроль над внутренними операциями и изменениями в целевых показателях. Управление должно включать набор метрик для оценки состояния и прогресса программы в наиболее важных областях. Согласованность. Программа должна поддерживать более широкое видение, цели и задачи, которые определены в видении и плане программы, определяющих будущее состояние организации, сектора или сообщества, которое будет существенно изменено. Трансформация. Программа обеспечивает масштабные изменения в организации, секторе или сообществе. Соответственно, управление изменениями и переходными процессами является ключевой характеристикой программы, а не только создание основных возможностей. Обеспечение. Проверка и подтверждение соответствия программы стандартам и видению. Программы всегда должны иметь стратегию обеспечения. Управление. Обеспечение подотчетности посредством регулярных обзоров, а также управление проектами, заинтересованными сторонами и поставщиками. Интеграция. Обеспечение правильного взаимодействия компонентов для достижения запланированного результата. Оптимизация производительности по всей цепочке создания ценности программы – функционально и технически. Финансы. Отслеживание базовых затрат, а также более широких расходов на администрирование программы, а также затрат на изменения и переход для реализации выгод. Инфраструктура. Распределение ресурсов влияет на стоимость и успех программы. Инфраструктура может включать офисы, управление версиями и ИТ. Планирование. Разработка плана, объединяющего информацию о проектах, ресурсах, сроках, мониторинге и контроле. Совершенствование. Постоянная оценка эффективности, исследование и развитие новых возможностей, а также систематическое применение полученных знаний и опыта в программе.