Кәсіпорын процестерін бейнелеу қызметі

Кіріспе

Кәсіпорын процестерін көрсету қызметі. Бизнес процестерін модельдеу (БПМ) – негізінен бизнес процестерін басқару, бағдарламалық қамтамасыз етуді әзірлеу немесе жүйелік инженерия салаларында қолданылады. Бұл кәсіпорын процестерін түсіріп, бейнелеу (яғни модельдеу) әрекеті болып табылады, осылайша қолданыстағы бизнес процестерін талдауға, қауіпсіз және тұрақты түрде қолдануға, жақсартуға және автоматтандыруға болады. BPM әдетте бизнес-аналитиктермен ұйымдастырылады, олар модельдеу тәжірибесіндегі біліктіліктерін пайдаланады. Модельдеу процесін арнайы білетін сарапшылар көбінесе осы командалармен бірлесіп жұмыс істейді. Балама ретінде, процесс модельдерін IT жүйелеріндегі цифрлық іздерден, мысалы, оқиға тіркемелерінен, процесс-майнинг құралдарын қолдану арқылы тікелей алуға болады.

Тарих

Бизнес-процестерді модельдеуге арналған ағымдық схема, функционалдық блок-схема, басқару ағымдық схемасы, Гант диаграммасы, ПЕРТ диаграммасы және IDEF сияқты техникалар 20 ғасырдың басынан бері пайда болды. Гант диаграммалары 1899 жыл шамасында пайда болған алғашқы техникалардың бірі болды, ағымдық схемалар 1920 жылдары, функционалдық блок-схемалар мен ПЕРТ 1950 жылдары, ал деректер ағымдық схемалары мен IDEF 1970 жылдары енгізілді. Қазіргі заманғы әдістердің қатарында Бірыңғай модельдеу тілі (Unified Modeling Language) және Бизнес-процесс моделі және нотациясы (Business Process Model and Notation) бар. Дегенмен, бұл бизнес-процестерді құжаттау үшін жылдар бойы қолданылған әдістемелердің аз бөлігі ғана. «Бизнес-процестерді модельдеу» термині 1960 жылдары жүйелік инженерия саласында С. Уильямс тарапынан 1967 жылғы «Бизнес-процестерді модельдеу әкімшілік басқаруды жақсартады» атты мақаласында қолданылды. Оның идеясы физикалық басқару жүйелерін жақсы түсінуге арналған техникаларды бизнес-процестерге де ұқсас тәсілмен қолдануға болатындығы болды. Алайда, бұл термин 1990 жылдарға дейін кеңінен танымал болған жоқ. 1990 жылдары «процесс» термині жаңа өнімділік парадигмасына айналды. Компаниялар функциялар мен процедуралар туралы емес, процестер туралы ойлауға ынталандырылды. Процестік ойлау компаниядағы оқиғалар тізбегін – сатып алудан бастап жеткізуге дейін, тапсырыс алудан сатуға дейін және т.б. қарастырады. Дәстүрлі модельдеу құралдары уақыт пен шығындарды көрсету үшін жасалған, ал қазіргі заманғы құралдар функциялар аралық әрекеттерге бағытталған. Бұл функциялар аралық әрекеттердің саны мен маңыздылығы күрделіліктің және өзара байланыстың артуына байланысты едәуір өсті. Жаңа әдістемелерге бизнес-процестерді қайта жобалау, бизнес-процестерді жаңару, бизнес-процестерді басқару, интеграцияланған бизнес-жоспарлау және тағы басқалары кіреді, олардың барлығы «компания құрамына кіретін дәстүрлі функциялардағы процестерді жақсартуға бағытталған». Сол кезде (1990 жылдардың басында) бизнес-процестерді көрсетуге арналған барлық қолданыстағы және жаңа модельдеу техникалары «бизнес-процестерді модельдеу тілдері» ретінде біріктірілді. Объектіге бағытталған тәсілде бұл бизнес-приложениелік жүйелерді сипаттаудағы маңызды қадам деп есептелді. Бизнес-процестерді модельдеу деректерді жинауды, деректер ағынын талдауды, процесс ағымдық схемаларын және есеп беру мүмкіндіктерін қолдайтын жаңа әдістемелердің негізіне айналды. 1995 жыл шамасында бизнес-процестерді модельдеу және іске асыруға арналған алғашқы визуалды құралдар ұсынылды.

Techniques to model business processes such as the flow chart, functional flow block diagram, control flow diagram, Gantt chart, PERT diagram, and IDEF have emerged since the beginning of the 20th century. The Gantt charts were among the first to arrive around 1899, the flow charts in the 1920s, functional flow block diagram and PERT in the 1950s, and data flow diagrams and IDEF in the 1970s. Among the modern methods are Unified Modeling Language and Business Process Model and Notation. Still, these represent just a fraction of the methodologies used over the years to document business processes. The term business process modeling was coined in the 1960s in the field of systems engineering by S. Williams in his 1967 article "Business Process Modelling Improves Administrative Control". His idea was that techniques for obtaining a better understanding of physical control systems could be used in a similar way for business processes. It was not until the 1990s that the term became popular. In the 1990s the term process became a new productivity paradigm. Companies were encouraged to think in processes instead of functions and procedures. Process thinking looks at the chain of events in the company from purchase to supply, from order retrieval to sales, etc. The traditional modeling tools were developed to illustrate time and cost, while modern tools focus on cross functional activities. These cross functional activities have increased significantly in number and importance, due to the growth of complexity and dependence. New methodologies include business process redesign, business process innovation, business process management, integrated business planning, among others, all "aiming at improving processes across the traditional functions that comprise a company". In that time (the early 1990s) all existing and new modeling techniques to illustrate business processes were consolidated as 'business process modeling languages'. In the Object Oriented approach, it was considered to be an essential step in the specification of business application systems. Business process modeling became the base of new methodologies, for instance, those that supported data collection, data flow analysis, process flow diagrams, and reporting facilities. Around 1995, the first visually oriented tools for business process modeling and implementation were presented.

Бизнес-процестерді модельдеудің мақсаттары

Бизнес процестерін модельдеудің мақсаты – әдетте графикалық түрде аяқтан аяққа дейінгі процестерді бейнелеу, осы арқылы шындықтың күрделі фактілері бірыңғай (жүйеленген) бейнелеуді пайдалана отырып құжатталады және маңызды (сапалық) ерекшеліктерге дейін тоғытылады. Мұнда процестерді құжаттауға қойылатын нормативтік талаптар (мысалы, құжаттарды бақылау, іздестіру мүмкіндігі немесе тұтастығы) да маңызды рөл атқарады, мысалы сапа менеджменті, ақпараттық қауіпсіздік менеджменті немесе деректерді қорғау салаларында. Бизнес процестерін модельдеу әдетте орталық талаптарды анықтаудан басталады: біріншіден, модельдеудің мақсаты (бизнес процестерін модельдеудің қолданылуы) анықталуы керек. Бизнес-процесс модельдері қазіргі кезде көбінесе көпфункционалды түрде қолданылады (жоғарыда қараңыз). Екіншіден, модельге үн қосушыларды анықтау қажет, себебі құрылатын модельдің қасиеттері олардың талаптарына сай болуы тиіс. Содан кейін модельдеуге жататын бизнес-процестер анықталады. Бизнес процесінің модельде көрсетілетін қасиеттері модельдеу мақсатына сәйкес белгіленеді. Әдетте, бұл процесті құрайтын функциялар ғана емес, олардың арасындағы қарым-қатынастарды қоса алғанда, сондай-ақ бірқатар басқа қасиеттер, мысалы, ресми ұйымдастыру, кіріс, шығыс, ресурстар, ақпарат, медиа, транзакциялар, оқиғалар, күйлер, шарттар, операциялар және әдістер болады. Нақтырақ айтқанда, бизнес-процестерді модельдеудің мақсаттарына мыналар кіруі мүмкін (салыстырып қараңыз: Бизнес-процестерді басқару мамандары қауымдастығы (ABPMP) (TCT), Kaizen, Six Sigma және т.б.) немесе процестерді стандарттау. Тұрақты процестерді басқару, "процестерді тұрақтылыққа бағытталған жоспарлау, іске асыру және бақылау" (3-тарау Процестерге бағытталған қолданбалы ландшафтқа жол) ← неміс тілінен автоматты аударма, нәтижелерді былай қорытындылайды: Жаңа процестер ақпараттық технологиялармен бірге жоспарланғанда өнімділіктің ең жоғары өсіміне қол жеткізіледі. Бұл тәсілді Томас Х. Дэвенпорт (I бөлім: Процесс инновацияларының негізі, Кіріспе тарау) және Майкл М. Хаммер мен Джеймс А. Чампи қабылдап, оны бүгінгі күні біз түсінетіндей бизнес процестерін қайта құруға (BPR) дамытты, оған сәйкес бизнес процестері шығын, сапа, қызмет көрсету және уақыт сияқты өлшенетін көрсеткіштерде жақсарту үшін түбірінен қайта құрылады. Бизнес процестерін қайта құру кейде "таза жапырақтан" басталатыны үшін және демек, қалыптасқан компаниялар үшін тікелей іске асырылмайтыны үшін сынға ұшырады. Герман Шмельцер мен Вольфганг Сессельманн мұны былай бағалайды: "BPR-ді сынға алу көп жағдайда академиялық сипатта. Көтерілген сын-ескертпелердің кейбіреулері практикалық тұрғыдан негізделген. Бұл тым радикалды тәсілдің сәтсіздікке ұшырауы мүмкін екенін көрсетуді қамтиды. Ұйым мен қызметкерлер BPR-ге жеткілікті дайын болмаса, бұл әсіресе қиындық тудырады." , , Қажетті процестер мен олардың өзара әрекеттесуі үшін стандартты талаптарды анықтағанда ISO/IEC 9001 менеджмент жүйелері үшін басқа ISO стандарттарына қарағанда 4.4.1-тармақта нақтырақ болып, "ұйым қажетті процестерді анықтайды және қолданады" деп белгілейді (14.2.1-тарау). Әртүрлі компаниялардың қызметкерлері бизнес-процесс модельдерін түсінуі керек, бұл модельдеу техникаларын білудің маңыздылығын көрсетеді. Бизнес процестерін модельдеуді қабылдауды бейнелеудің қарапайымдылығы күшейтеді. Модельдер анық, оңай түсінікті және мүмкіндігінше өзінен-өзі түсіндірілетін болуы керек. Компанияаралық бизнес-процесс модельдерін әртүрлі компанияларда ұсынуды стандарттау тұрақты түсініктілікті және қабылдауды қамтамасыз ету үшін маңызды, әсіресе әртүрлі ұйымдарда қолданылатын әртүрлі бейнелерді ескере отырып. Құндылық тізбегінің бойындағы (жеткізуші, өндіруші, бөлшек саудагер, тұтынушы) әртүрлі салаларды қамтитын компаниялардың әртүрлі жағдайын ескере отырып, өнеркәсіптік бейтарап модельдеу әдісін қолдану қажет.

The objective of business process modeling is a usually graphical representation of end to end processes, whereby complex facts of reality are documented using a uniform (systematized) representation and reduced to the substantial (qualities). Regulatory requirements for the documentation of processes often also play a role here (e. g. document control, traceability, or integrity), for example from quality management, information security management or data protection. Business process modeling typically begins with determining the environmental requirements: First, the goal of the modeling (applications of business process modeling) must be determined. Business process models are now often used in a multifunctional way (see above). Second the model addressees must be determined, as the properties of the model to be created must meet their requirements. This is followed by the determination of the business processes to be modeled. The qualities of the business process that are to be represented in the model are specified in accordance with the goal of the modeling. As a rule, these are not only the functions constituting the process, including the relationships between them, but also a number of other qualities, such as formal organization, input, output, resources, information, media, transactions, events, states, conditions, operations and methods. In detail, the objectives of business process modeling can include (compare: Association of Business Process Management Professionals (ABPMP) (TCT), through Kaizen, Six Sigma etc.) or process standardization
Continuous process management, as "planning, implementation and control of processes geared towards sustainability" (Chapter 3 The path to a process oriented application landscape) ← automatic translation from German, summarizes the result as follows: The greatest increases in productivity can be achieved when new processes are planned in parallel with information technologies. This approach was taken up by Thomas H. Davenport (Part I: A Framework For Process Innovation, Chapter: Introduction) as well as Michael M. Hammer and James A. Champy and developed it into business process re engineering (BPR) as we understand it today, according to which business processes are fundamentally restructured in order to achieve an improvement in measurable performance indicators such as costs, quality, service and time. Business process re engineering has been criticized in part for starting from a "green field" and therefore not being directly implementable for established companies. Hermann J. Schmelzer and Wolfgang Sesselmann assess this as follows: "The criticism of BPR has an academic character in many respects. Some of the points of criticism raised are justified from a practical perspective. This includes pointing out that an overly radical approach carries the risk of failure. It is particularly problematic if the organization and employees are not adequately prepared for BPR. ", ,

In the definition of the standard requirements for the processes needed and their interactions, ISO/IEC 9001 is more specific in clause 4.4.1 than any other ISO standard for management systems and defines that "the organization shall determine and apply the processes needed for" (Chapter 14.2.1 Requirements for inter company business process modeling) ← automatic translation from German
Employees from different companies must comprehend business process models, highlighting the critical importance of familiarity with modeling techniques. Acceptance of business process modeling is bolstered by the simplicity of representation. Models should be clear, easy to understand, and as self explanatory as possible. Standardization of the presentation of inter company business process models across different companies is essential to ensure consistent comprehensibility and acceptance, particularly given the varied representations used within different organizations. It is imperative to employ an industry neutral modeling technique to accommodate the diverse backgrounds of companies along the value chain (supplier, manufacturer, retailer, customer), which typically span different industries.

Бастауыш деректер (артефактілер)

Бас деректер термині The Open Group (The Open Group Architecture Framework, TOGAF) немесе Джон А. Закман (Zachman Framework) сондай-ақ, бизнес-информатиканың неміс тіліндегі бес мектебінің ешқайсысымен анықталмайды: 1) Август В. Шеер, 2) Губерт Остерле, 3) Отто К. Ферстл және Эльмар Дж. Синц, 4) Герман Геринг және 5) Андреас Гадац. Бұл термин әдебиетте тиісті атаудың болмауына байланысты кеңінен қолданылады. Ол операциялық тұрғыдан маңызды объектілер туралы негізгі ақпаратты және бизнес-процестің біріншілік ақпараты емес, базалық ақпаратты көрсетеді. Август В. Шеердің ARIS жүйесіндегі тұжырымы бойынша, бұл ұйымдық көрініс, дерек көрінісі, функциялық көрініс және өнімділік көрінісінің негізгі ақпаратын қамтиды. (1-тарау: Көрініс: IT және басқару үшін ортақ тіл) Андреас Гадацтың GPM (Ganzheitliche Prozessmodellierung – тұтас процесс моделі) тұжырымы бойынша, бұл ұйымдық құрылым көрінісі, іс-қимыл құрылымы көрінісі, дерек құрылымы көрінісі және қолданба құрылымы көрінісінің негізгі ақпаратын қамтиды.

Құралдар

Бизнес процестерін модельдеу құралдары бизнес-пайдаланушыларға өз бизнес процестерін модельдеуге, осы модельдерді іске асырып, орындауға және орындалған деректерге сүйене отырып модельдерді жетілдіруге мүмкіндік береді. Осының нәтижесінде бизнес процестерін модельдеу құралдары бизнес процестеріне түсініктілік пен ашықтық әкеледі, сондай-ақ корпоративтік бизнес процестерінің модельдерін және орындау көрсеткіштерін біріктіруге мүмкіндік береді. Модельдеу құралдары командалық жұмыста күрделі процестерді бірлесіп модельдеуге де мүмкіндік жасайды, онда пайдаланушылар модельдерді бөлісіп, оларды бірлесіп симуляциялай алады. Бизнес процестерін модельдеу құралдарын бизнес процестерін автоматтандыру жүйелерімен шатастыруға болмайды. Екі тәсілдің де бастапқы қадамы процесті модельдеу болып табылады, бірақ процесс автоматтандыру "іске қосылатын схеманы" ұсынады, ал бұл дәстүрлі графикалық бизнес процестерін модельдеу құралдарынан едәуір өзгеше.

Эмоция

Мұндай құралдардың модельдеу мүмкіндігі алдын ала "не болса" модельдеуін (бұл қолданба үшін ерекше талаптар бар) және модельдеуді жүргізуге мүмкіндік береді. Орындалғаннан кейін нақты атқарылған көрсеткіштерді талдау негізінде оңтайландыру қолжетімді. Бизнес анықтамалық моделі – кәсіпорынның, қызмет көрсету ұйымының немесе мемлекеттік мекеменің функционалдық және ұйымдық аспектілеріне назар аударатын анықтамалық модель. Жалпы алғанда, анықтамалық модель – нәрсенің негізгі мақсатын немесе идеясын бейнелейтін және түрлі мақсаттар үшін анықтама ретінде қарастырылатын модель. Бизнес анықтамалық моделі – ұйымның қызметін, оны жүзеге асыратын ұйымдық құрылымға тәуелсіз сипаттау құралы. Бизнес анықтамалық модельдерінің басқа түрлері бизнес-процестер мен бизнес-функциялар арасындағы қатынасты, сондай-ақ бизнес-аймақтың бизнес анықтамалық моделін де бейнелей алады. Бұл анықтамалық модельдер қабаттар бойынша құрылуы мүмкін және қызмет компоненттерін, технологияны, деректерді және өнімділікті талдау үшін негіз ұсынады. Ең танымал бизнес анықтамалық моделі – АҚШ федералды үкіметінің бизнес анықтамалық моделі. Бұл модель – оны жүзеге асыратын мекемелерге тәуелсіз федералды үкіметтің қызметін сипаттауға бағытталған функционалдық негіздеме. Бизнес анықтамалық моделі федералды үкіметтің күнделікті қызметін сипаттау үшін ұйымдастырылған иерархиялық құрылымды ұсынады. Ұйымдарды сипаттау үшін көптеген модельдер бар – ұйымдық схемалар, орналасу карталары және т.б., бірақ бұл модель бизнесті функционалдық тұрғысынан ұсынады.

Бизнес-процестерді интеграциялау

[[Файл:Процесс және деректер моделін құру.svg|thumb|320px|Бизнес-процестер мен деректер модельдерінің өзара әрекеттесуінің мысалы]]

Әдетте, бизнес-модель бизнес-талдау процесінің бөлігі болып табылатын сұхбат жүргізуден кейін жасалады. Сұхбат барысында жетекші сұрақтар арқылы бизнес-процесс туралы ақпаратты анықтайды. Сұхбаттасушыны жетекші деп атау себебі, бизнес-процесс туралы ақпаратты оның емес, қатысушылардың бергеніне назар салмақ. Жетекшінің аталған бизнес-процесс туралы белгілі бір білімі болуы керек, бірақ бұл бизнес-сарапшылармен сұхбат жүргізудің тиімді және қатаң әдістемесін меңгерудей маңызды емес. Әдістеме маңызды, себебі көптеген кәсіпорындар үшін ақпаратты жинау үшін бүкіл компания бойынша жетекшілер тобы қажет, ал барлық сұхбаттардың нәтижелері жинақталып, біріктірілуі тиіс.

Бизнес процестерін басқару

Өзгерістерді басқару бағдарламалары жақсартылған бизнес-процестерді іске қосу үшін көбінесе қолданылады. Бағдарламалық қамтамасызданудағы жаңа жетістіктердің арқасында BPM модельдерінің толыққанды орындалатын (және модельдеу мен кері инженерияға қабілетті) болу мүмкіндігі шындыққа жақындап келеді.

Процесс үлгілерін бейімдеу

Бизнес процестерді басқаруда процестер ағыны үнемі тексеріліп, қажет болған жағдайда оңтайландырылады (бейімделеді). Бұл процестер ағынының бейімделуі үздіксіз жетілдіру процесі немесе бизнес процестерді қайта құру арқылы туындаса да, ол жеке қосалқы процестерді немесе бүкіл бизнес процесті жаңартуды талап етеді.