Қаржылық және есептік деректерді жинау, сақтау және өңдеу жүйесі
Accounting information system
Бухгалтерлік ақпарат жүйесі: қаржы деректерін жинау, сақтау, өңдеу. Есеп беру, аудит, салық есебін автоматтандыруға көмектеседі. Инвесторлар үшін пайдалы!
Ағылшыншамен салыстырыңыз: абзацты басыңыз — түпнұсқа терезеде ашылады. Абзац астындағы EN түймесі оны мәтін ішінде көрсетеді.
Мазмұны
Кіріспе
Қаржылық және бухгалтерлік деректерді жинау, сақтау және өңдеу жүйесі
System of collecting, storing and processing financial and accounting data
Есепке алу ақпараттық жүйесі (ААЖ) – шешім қабылдаушылар пайдаланатын қаржылық және бухгалтерлік деректерді жинау, сақтау және өңдеу жүйесі. Есепке алу ақпараттық жүйесі – ақпараттық технология ресурстарын пайдалана отырып, бухгалтерлік қызметті қадағалаудың, көбінесе компьютерлік әдісі болып табылады. Нәтижесінде дайындалған қаржылық есептерді басқару, сондай-ақ инвесторлар, кредиторлар және салық органдары сияқты мүдделі тараптар сырттан пайдалана алады. Есепке алу ақпараттық жүйелері аудит, қаржылық есеп беру, басқару есебі және салық есебі сияқты барлық бухгалтерлік функциялар мен қызметтерді қолдау үшін құрылған. Ең көп тараған есепке алу ақпараттық жүйелері – аудит және қаржылық есептілік модульдері.
An accounting information system (AIS) is a system of collecting, storing and processing financial and accounting data that are used by decision makers. An accounting information system is generally a computer based method for tracking accounting activity in conjunction with information technology resources. The resulting financial reports can be used internally by management or externally by other interested parties including investors, creditors and tax authorities. Accounting information systems are designed to support all accounting functions and activities including auditing, financial accounting porting, managerial/ management accounting and tax. The most widely adopted accounting information systems are auditing and financial reporting modules.
Тарих
Дәстүрлі түрде бухгалтерлік есеп тек қолмен жүргізілетін әдіске негізделген. Жеке бухгалтердің тәжірибесі мен шеберлігі бухгалтерлік есеп процесінде маңызды рөл атқарады. Тіпті қолмен жасаудың өзі де тиімсіз болуы мүмкін. Бухгалтерлік ақпараттық жүйелер (БАЖ) жоғарыда аталған мәселелердің көпшілігін шешеді. БАЖ үлкен көлемдегі деректерді өңдеуді автоматтандыруға мүмкіндік береді және уақтылы, нақты ақпаратты қамтамасыз етеді. Алғашқы бухгалтерлік ақпараттық жүйелер 1970 жылдары жалақы төлеу функциялары үшін құрылған. Бастапқыда БАЖ «ішкі» күштермен әзірленді, себебі дайын шешімдер болған жоқ. Мұндай шешімдерді жасау қымбатқа соқты және оларды қолдау қиын болды. Сондықтан көптеген бухгалтерлер компьютерлік әдіске қарағанда қолмен әдісті қалайтын. Бүгінде бухгалтерлік ақпараттық жүйелер Microsoft, Sage Group, SAP және Oracle сияқты ірі сатушылардан алдын ала дайындалған бағдарламалық қамтамасыздама ретінде сатылады, олар ұйымның бизнес-процестеріне сәйкес конфигурацияланып, бейімделеді. Шағын бизнес көбінесе Tally, ERP 9, MYOB және Quickbooks сияқты төмен құнмен есептесуге арналған бағдарламалық қамтамасыздаманы пайдаланады. Ірі ұйымдар көбінесе ERP жүйелерін таңдайды. Басқа бизнес-жүйелер арасындағы байланыс пен біріктіру қажеттілігі артуымен бухгалтерлік ақпараттық жүйелер ірі, орталықтандырылған жүйелермен – кәсіпорынның ресурстарын жоспарлау (ERP) жүйелерімен біріктірілді. Бұрын, әр түрлі бизнес-функцияларды басқару үшін жеке қосымшалар қолданылған кезде, ұйымдар жүйелердің бір-бірімен байланысуы үшін күрделі интерфейстерді жасауға мәжбүр болды. ERP-де бухгалтерлік ақпараттық жүйе сияқты жүйе өндіріс, жеткізу тізбегі, адам ресурстарын қамтитын қосымшалар жиынтығына енгізілген модуль ретінде құрылады. Бұл модульдер біріктірілген, бірдей деректерге қол жеткізе алады және күрделі бизнес-процестерді орындай алады. Бүгінде бұлттық бухгалтерлік ақпараттық жүйелер шағын және орта бизнес үшін де, ірі ұйымдар үшін де төмен құнмен кеңінен танымал. Бухгалтерлік ақпараттық жүйелерді енгізу арқасында көптеген кәсіпорындар төмен біліктілік талап ететін, транзакциялық және операциялық есептік лауазымдарды жойды.
Traditionally, accounting is purely based on a manual approach. The experience and skillfulness of an individual accountant are critical in accounting processes. Even using the manual approach can be ineffective and inefficient. Accounting information systems resolve many of the above issues. AISs can support the automation of processing a large amounts of data and produce timely and accurate information. Early accounting information systems were designed for payroll functions in 1970s. Initially, accounting information systems were developed "in house" as no packaged solutions were available. Such solutions were expensive to develop and difficult to maintain. Therefore, many accounting practitioners preferred the manual approach rather than computer based. Today, accounting information systems are more commonly sold as prebuilt software packages from large vendors such as Microsoft, Sage Group, SAP and Oracle where it is configured and customized to match the organization's business processes. Small businesses often use accounting lower costs software packages such as Tally. ERP 9, MYOB and Quickbooks. Large organisations would often choose ERP systems. As the need for connectivity and consolidation between other business systems increased, accounting information systems were merged with larger, more centralized systems enterprise resource planning (ERP). Before, with separate applications to manage different business functions, organizations had to develop complex interfaces for the systems to communicate with each other. In ERP, a system such as an accounting information system is built as a module integrated into a suite of applications that can include manufacturing, supply chain, human resources. These modules are integrated together and are able to access the same data and execute complex business processes. Today, Cloud based accounting information systems are increasingly popular for both SMEs and large organisations for lower costs. With adoption of accounting information systems, many businesses have removed low skills, transactional, and operational accounting roles.
Сәулет үлгісі
AIS әдетте көп қабатты архитектураны қолданады, онда пайдаланушыға ақпаратты ұсыну, қолданбаларды өңдеу және деректерді басқару бөлек қабаттарға бөлінеді. Ұсыну қабаты жүйедегі функционалдық пайдаланушыларға (ұялы құрылғылар, веб-браузерлер немесе клиенттік бағдарламалар арқылы) ақпараттың қалай көрсетілетінін және көрінетінін басқарады. Бүкіл жүйе барлық деректерді сақтайтын орталық деректер базасымен қамтамасыз етіледі. Бұл негізгі бизнес-процестерден (сатып алу, қойма, есепке алу) туындаған мәмілелік деректерді немесе деректерді өңдеу кезінде сілтеме берілетін статикалық, бас деректерді (қызметкерлер мен клиенттердің тіркелгі жазбалары және конфигурация параметрлері) қамтиды. Мәмілелер орын алғанда, деректер бизнес оқиғаларынан жиналады және жүйе деректер базасына сақталады, онда оларды іздеуге болады және шешімдер қабылдау үшін пайдалы ақпаратқа өңдеуге болады. Қолданба қабаты журналдық деректер базасы қабатында сақталған шикі деректерді алады, оларды конфигурацияланған бизнес-логикаға сәйкес өңдейді және пайдаланушыларға көрсету үшін ұсыну қабатына жібереді. Мысалы, шот-фактураны өңдеген кезде есеп айырысу бөлімін қарастырайық. Есепке алу ақпараттық жүйесінде есепке алушы сатушыдан алынған шот-фактураны жүйеге енгізеді, ол деректер базасында сақталады. Сатушыдан тауарлар түскен кезде түбіртек жасалады және ол AIS-ке енгізіледі. Есеп айырысу бөлімі сатушыға төлем жасамас бұрын, жүйенің қолданбаларды өңдеу деңгейі үш жақты тексеруді жүргізеді, онда шот-фактурадағы сомалар түбіртектегі және бастапқы сатып алу тапсырысындағы сомалармен автоматты түрде салыстырылады. Тегіс сәйкестік болғаннан кейін, келісім беру үшін электрондық хат есепке алу басқарушысына жіберіледі. Содан кейін ваучер жасалып, сатушыға төлем жасалады.
An AIS typically follows a multitier architecture separating the presentation to the user, application processing and data management in distinct layers. The presentation layer manages how the information is displayed to and viewed by functional users of the system (through mobile devices, web browsers or client application). The entire system is backed by a centralized database that stores all of the data. This can include transactional data generated from the core business processes (purchasing, inventory, accounting) or static, master data that is referenced when processing data (employee and customer account records and configuration settings). As transactions occur, the data is collected from the business events and stored into the system's database where it can be retrieved and processed into information that is useful for making decisions. The application layer retrieves the raw data held in the log database layer, processes it based on the configured business logic and passes it onto the presentation layer to display to the users. For example, consider the accounts payable department when processing an invoice. With an accounting information system, an accounts payable clerk enters the invoice, provided by a vendor, into the system where it is then stored in the database. When goods from the vendor are received, a receipt is created and also entered into the AIS. Before the accounts payable department pays the vendor, the system's application processing tier performs a three way matching where it automatically matches the amounts on the invoice against the amounts on the receipt and the initial purchase order. Once the match is complete, an email is sent to an accounts payable manager for approval. From here a voucher can be created and the vendor can ultimately be paid.
Артықшылықтары мен әсерлері
Компьютерлік есептік ақпараттық жүйелердің маңызды артықшылығы – есеп беруді автоматтандырып, оңтайландыру, жетілдірілген модельдеуді дамыту және деректерді талдауды қолдау. Есеп беру – ұйымдарға шешім қабылдау және қаржылық есептілік үшін қажетті, дұрыс, уақтылы және жинақталған ақпаратты көруге мүмкіндік беретін маңызды құрал. Есептік ақпараттық жүйе орталықтандырылған деректер базасынан деректерді алады, оларды өңдеп, түрлендіреді және нәтижеде бизнес-аналитиктер, менеджерлер немесе басқа шешім қабылдаушылар оңай пайдалана алатын және талдай алатын ақпаратты – деректердің қорытындысын жасайды. Бұл жүйелер есептердің уақтылы болуын қамтамасыз етуі керек, сонда ғана шешім қабылдаушылар ескі, қажетсіз ақпаратқа сүйенбей, есептердің нәтижелеріне негізделген тиімді және жылдам әрекет ете алады. Есеп берудің маңызды ерекшеліктерінің бірі – деректерді консолидациялау, себебі көптеген операцияларды жеке-жеке қарау қажеттігі жойлады. Мысалы, айдың соңында қаржылық бухгалтер жүйеде есеп жасау арқылы барлық төленген түбіртектерді біріктіреді. Жүйенің қолданбалық қабаты сол айда жеткізушілерге төленген жалпы соманы көрсететін есепті ұсынады. Ірі корпорацияларда, үлкен көлемдегі операциялық деректерді өңдеу кезінде, тіпті АҚЖЖ-ны қолданып есеп жасау бірнеше күн немесе апталарға созылуы мүмкін. Tyco International, Enron және WorldCom сияқты ірі компаниялардағы корпоративтік дау-дамаздардан кейін, ашық компаниялардың операциялық жүйелеріне күшті ішкі бақылауды енгізуге баса назар аударылды. Бұл 2002 жылғы Sarbanes-Oxley заңымен заңдастырылды, онда компаниялар ұйымның ішкі бақылау құрылымына жауапты тұлғаларды және осы бақылаулардың тиімділігін көрсететін ішкі бақылау есебін жасауы міндеттелді. Осы дау-дамаздардың көпшілігі компаниялардың есептік тәжірибесіне байланысты болғандықтан, Sarbanes-Oxley заңының көп бөлігі компьютерлік есептік ақпараттық жүйелерге бағытталды. Бүгінде АҚЖЖ жеткізушілері бизнес-процестердің сенімді және қорғалған болуын, сондай-ақ ұйымның активтерінің (деректерді қоса алғанда) қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін басқару, тәуекелдерді басқару және нормативтік сәйкестік мүмкіндіктерін жарнамалайды.
A big advantage of computer based accounting information systems is that they automate and streamline reporting, develop advanced modelling and support data mining. Reporting is major tool for organizations to accurately see summarized, timely information used for decision making and financial reporting. The accounting information system pulls data from the centralized database, processes and transforms it and ultimately generates a summary of that data as information that can now be easily consumed and analyzed by business analysts, managers or other decision makers. These systems must ensure that the reports are timely so that decision makers are not acting on old, irrelevant information and, rather, able to act quickly and effectively based on report results. Consolidation is one of the hallmarks of reporting as people do not have to look through an enormous number of transactions. For instance, at the end of the month, a financial accountant consolidates all the paid vouchers by running a report on the system. The system's application layer provides a report with the total amount paid to its vendors for that particular month. With large corporations that generate large volumes of transactional data, running reports with even an AIS can take days or even weeks. After the wave of corporate scandals from large companies such as Tyco International, Enron and WorldCom, major emphasis was put on enforcing public companies to implement strong internal controls into their transaction based systems. This was made into law with the passage of the Sarbanes–Oxley Act of 2002 which stipulated that companies must generate an internal control report stating who is responsible for an organization's internal control structure and outlines the overall effectiveness of these controls. Since most of these scandals were rooted in the companies' accounting practices, much of the emphasis of Sarbanes Oxley was put on computer based accounting information systems. Today, AIS vendors tout their governance, risk management, and compliance features to ensure business processes are robust and protected and the organization's assets (including data) are secured.
Мансап
Көптеген AIS мамандары консалтингтік фирмалар, ірі корпорациялар, сақтандыру компаниялары, қаржы компаниялары, мемлекеттік органдар және жеке есеп фирмалары сияқты түрлі компанияларда жұмыс істейді. Технологиялық прогресске байланысты, дәстүрлі бухгалтерлік тәжірибе бухгалтерлік ақпараттық жүйелер тәжірибесіне қарай өзгереді. Бухгалтерлік және ақпараттық технология саласындағы кәсіби ұйымдар есеп бағдарламалары мен өнеркәсіптік тәжірибелердің жаңа бағыттарын дамытуда. Жүйелік аудиторлар соңғы екі онжылдық бойында ең танымал мамандықтардың бірі болып табылады, олар бақылауды, деректерді өңдеуді, деректердің сақталуын, жалпы жұмыс істеуді, техникалық қызмет көрсетуді, қауіпсіздікті және кәсіпорындарда қолданылатын барлық ақпараттық жүйелердің басқа да аспектілерін тексеріп қарастырады. Бұл саладағы кейбір лауазымдарға қаржы менеджері, қаржылық сарапшы және бас қаржы директоры жатады. Басқа лауазымдарға компьютерлік жүйелерді талдаушы, компьютерлік ақпараттық жүйелерді басқарушы немесе қаржылық бағдарламалық жасақтамаға маманданған компьютерлік бағдарламашы кіреді. АИС саласына қатысты сертификаттарды ұсынатын өнеркәсіптік қауымдастықтар бар, оларға CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE және CITP кіреді.
Many AIS professionals work for consulting firms, large corporations, insurance companies, financial firms, government agencies and public accounting firms, among other types of companies. With technological advancement, traditional accounting practice will shift to accounting information systems practice. Both accounting and information technology professional bodies are working on the new directions of accounting programs and industry practices. System Auditors is one of the top choices in the past two decades, they look at the controls, data processing, data integrity, general operation, maintenance, security and other aspects of all types of information systems used by businesses. Some job titles in this field of work include financial manager, financial examiner and chief financial officer. Other job titles include computer systems analyst, a computer information systems manager or a computer software engineer or programmer specializing in financial software. There are industry associations offer certificates that related to AIS area include CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE, and CITP.