Кіріспе
Кәсіби қызмет
Офис менеджменті – кеңседе немесе басқа ұйымдағы жұмыс процесін жобалау, іске асыру, бағалау және қолдау арқылы тиімділік пен өнімділікті сақтау және жақсартумен айналысатын мамандық. Офис менеджменті – бизнестің жалпы басқаруының бір бөлігі болып табылады, ал басқару элементтері – болжамдау және жоспарлау, ұйымдастыру, басшылық ету, бақылау және үйлестіру болғандықтан, кеңсе – жалпы басқару функциясының құрамдас бөлігі. Офис менеджменті – бизнес мақсаттарына жету үшін кеңсе қызметін жоспарлау, ұйымдастыру, үйлестіру және бақылау техникасы, сондай-ақ кеңсе жұмысын тиімді және нәтижелі орындаумен байланысты. Кәсіпорынның сәттілігі кеңсесінің тиімділігіне тікелей байланысты. Индустрияландыру, халық санының өсуі, мемлекеттік бақылау және кез келген бизнес-кәсіпорынға түрлі салық және еңбек заңдарын қолдану салдарынан қазіргі уақытта кеңселердегі қағаз жұмысының көлемі еселеп артқан. Басқарудағы маңызды ұғымдар – тиімділік және нәтижелілік, оларға дұрыс жоспарлау және іс-әрекеттерді бақылау, кеңсе шығындарын азайту және барлық бизнес қызметін үйлестіру арқылы қол жеткізіледі. Қарапайым тілмен айтқанда, офис менеджментін – «кәсіпорынның мақсаттарына жетуді жеңілдету үшін кеңселерді жоспарлау, ұйымдастыру, штаттық қызметкерлермен қамтамасыз ету, басқару, үйлестіру және бақылаудың ерекше процесі» деп анықтауға болады. Бұл анықтама әкімшілік менеджердің басқарушылық функцияларын көрсетеді. Келесі схема офис менеджменті процесіндегі түрлі элементтерді немесе функцияларды көрсетеді.
i) Мақсаттарға қол жеткізуге көмек
Мақсаттар немесе міндеттер – белгілі бір мерзімде қол жеткізілуге тиіс сандық көрсеткіштер. Басқару адамдарға осы мақсаттарды түсіндіріп, күш-жігерлерін олардың орындалуына бағыттайды.
(ii) Ресурстарды оңтайлы пайдалану
Менеджмент ресурстарды тиімді пайдалануға көмектеседі. Шешімді ресурстар менеджерлер тарапынан ең жақсы пайдаланылады. Менеджерлер түрлі ресурстарды үйлестіріп, біріктіреді. Офистегі қызметкерлерге ресурстарды қалай пайдалану керектігін басқарушылар түсіндіреді.
(iii) Шығындарды барынша азайту
Офис шығындарын тиімді басқарудың жетекшілігімен және бақылауымен төмендетуге болады. Офис менеджменті кеңсе жұмыстарын ең тиімді және арзан түрде атқарумен айналысады. Шығындарды азайту – басқарудың мақсаттарының бірі, оған жұмыстың қарапайымдалуы және механикаландырылуы арқылы қол жеткізуге болады. Жақсы жоспарлау, дұрыс ұйымдастыру және тиімді бақылау арқылы басқару кәсіпорынға шығындарды азайтуға және қатал бәсекеге қарсы тұруға дайындық жасауға мүмкіндік береді.
(iv) Жұмыстың жеңіл өтуі
Жұмыстың үздірілмей жалғасуы тиімді жоспарлау және бақылау болған жағдайда ғана мүмкін. Басқару жұмыстың тиімді әрі тегіс ағынын қамтамасыз етеді.
v) Кеңсе тиімділігін сақтауға көмектеседі
Менеджмент кеңседегі тиімділікті ұстап тұруға көмектеседі. Менеджер тек жұмыс істеп, нәтижелерге қол жеткізе бермейді, сонымен қатар ең тиімді жолмен орындай алады, осылайша пайда әкелуге үлес қосады.
(vi) Тіршілік ету мен өсуді басқару
Ұйымды сақтап тұруда басқарудың маңызды рөлі бар. Технология мен әдістердегі өзгерістерді болжап, оларға бейімделу арқылы ғана өмір сүруге және дамуға болады. Осындай өзгеріп отыратын жағдайда кәсіпорынды қалыптастыра алатыны – тек басқару ғана.
(vii) Инновацияларды қамтамасыз етеді
Инновация – бұрынғы жұмысты жаңа, ерекше және жақсырақ орындау тәсілін табу. Инновацияны жоспарлау және басқару үшін басқарушылық маңызды рөл атқарады. Тұтынушылардың ұсыныстары, сатушылардан алынған ақпарат, бәсекелестердің қызметін жақыннан қадағалау инновацияның көзі болып табылады.
(viii) Офис қызметкерлерінің талантын сақтап қалуға және адалдық сезімін оятуға көмектеседі
Тиімді басқару талантты және жақсы жұмыс істейтін қызметкерлерді ыңғайлы жұмыс ортасымен қамтамасыз ету арқылы ұстап тұруға көмектеседі. Менеджер қызметкерлерін олардың қабілеттерін мойындап, құрметтеп, оларды жігерлендіруі керек.
(ix) Басшылықты қамтамасыз етеді
Менеджмент кеңсе қызметкерлерін ықпалдастыру және бағыт беру арқылы көшбасшылық көрсетеді. Менеджерлер өз бағыныштыларын ұйымдық мақсаттарға ерікті түрде жұмыстандыруға ықпал етеді.
(x) Өзгерістерді басқару
Офис менеджментінің маңыздылығы – ол өзгерістерді жоспарлауға, оларды қажетті уақытта және дұрыс жолмен енгізуге көмектеседі. Технологиялардың, әдістердің өзгеруіне байланысты тиімділік пен экономиканы арттыру үшін жұмыс процестері де өзгертілуі керек. Адамдар өзгеріске қарсылық танытуының себебі – өзгерістің себептерін түсінбеу және жаңа әдістерді меңгермеу. Менеджмент адамдардың қарсылығын азайтуға көмектеседі және өзгерістерді жүзеге асырушы рөлін атқарады.
(xi) Қоғаммен байланыс
Кеңсе басқару, тұтынушылар мен жалғанған халықтың шағымдарын қарастыру арқылы кәсіпорынның жақсы қарым-қатынастарын жақсартуға және оның беделін арттыруға көмектеседі.
(xii) Әлеуметтік жәрдемақылар
Менеджмент бизнес кәсіпорындарына ғана емес, сонымен қатар қоғамның түрлі салаларына да пайдалы. Ол түрлі жеткізушілер, банктер, сақтандыру компаниялары, мемлекеттік органдар және жалпы халықпен байланыс орнатып, оны сақтайды. Өз қызметтерін ұсыну арқылы ол қоғамның әл-ауқамын арттырады.
Функциялар
Офис менеджері жүйелерді бақылау және қарап шығу үшін жауапты, әдетте, жақсартылған мерзімдер, айналым, өнім, сату және т.б. сияқты нақты нәтижелерге баса назар аударады. Олар әкімшілер тобын қадағалау немесе басқару, міндеттерді бөлу, жұмысқа қабылдау және оқыту, сондай-ақ тапсырмалар мен жобаларды жүктеу мүмкін. Сондықтан, бұл қызмет әртүрлі, көбінесе кең ауқымды функцияларға қатысты жауапкершіліктерді қамтиды, мысалы:
Бұл қызметте пайдалы жеке қабілеттер: мәселелерді шешу дағдылары, дұрыс шешім қабылдау қабілеті, адалдық, ептілік, шығармашылық, белсенділік, икемділік, уақытты басқару дағдылары және қысымға төтеп беру қабілеті.