Жеке деректерді басқару құралдары мен жүйелері

Кіріспе

Жеке ақпаратты басқару (ЖАБ) – адамдардың күнделікті қолдану үшін құжаттар (қағаз және цифрлық), веб-беттер, электрондық пошта хабарламалары сияқты ақпараттық элементтерді алу немесе жасау, сақтау, ұйымдастыру, күтіп ұстау, іздеу және пайдалануға қатысты іс-әрекеттерін зерттеу және іске асыру болып табылады. Бұл тапсырмаларды орындау (жұмысқа қатысты немесе қатысты емес) және адамның әртүрлі рөлдерін атқару (ата-ана, қызметкер, дос, қоғам мүшесі және т.б.) үшін жасалады; бұл – жеке ішкі ауқымдағы ақпаратты басқару. Жеке білімді басқару кейбір анықтамалар бойынша кіші сала болып саналады. ЖАБ-тың бір идеалы – адамдарда әрқашан қажетті ақпарат дұрыс жерде, дұрыс форматта, жеткілікті толықтығымен және сапасында болуы керек. Технологиялар мен құралдар адамдардың ЖАБ-тың уақытты көп алатын және қателерге бейім кеңсе жұмыстарын (мысалы, ақпаратты іздеу және ұйымдастыру) азайтуына көмектеседі. Бірақ құралдар мен технологиялар адамдарды тым көп ақпаратпен шатастырып, ақпаратты артық жүктеуге де әкелуі мүмкін. ЖАБ-тың ерекше назары адамдардың жеке ақпарат жинақтарын қалай ұйымдастыруға және сақтауға, сондай-ақ оған көмектесетін әдістерге қатысты. Адамдар ақпаратты әртүрлі жағдайларда, әртүрлі себептермен және әртүрлі ақпарат түрлерімен басқара алады. Мысалы, дәстүрлі кеңсе қызметкері құжаттарды файл шкафында жоба атауы бойынша әліптермен реттелген қалталарға орналастыру арқылы басқара алады. Соңғы уақытта бұл кеңсе қызметкері цифрлық құжаттарды жергілікті компьютерлік файл жүйесінің виртуалды қалталарына немесе файл хостинг қызметін (мысалы, Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive) пайдалана отырып, бұлттағы қоймаға ұйымдастыра алады. Адамдар ақпаратты көптеген жеке және дербес жағдайларда да басқарады. Мысалы, ата-ана балаларының суреттерін жинап, қағаз немесе цифрлық фотоальбомға біріктіруі мүмкін. ЖАБ ақпаратты сақтау және ұйымдастыру әдістерін ғана емес, сонымен қатар адамдар жинақтаған ақпаратты қайта пайдалану үшін қалай іздейтінін де қарастырады. Мысалы, кеңсе қызметкері жобаның атын есінде сақтап, содан кейін әліптермен іздеу арқылы тиісті қалтаны таба алады. Иерархиялық файл жүйесі бар компьютерде адам құжат орналасқан жоғарғы деңгейдегі қалтаны есінде сақтауы және қажетті құжатқа жету үшін қалтаның мазмұнын қарауы керек болуы мүмкін. Электрондық пошта жүйелері көбінесе іздеу үшін қосымша әдістерді қолдайды, мысалы, сұраныс бойынша іздеу (мысалы, жіберуші, тақырып, күні бойынша іздеу). Құжат түрлерінің сипаттамалары, оларды сипаттауға қолданылатын деректер (метадеректер) және оларды сақтау және ұйымдастыру үшін қолданылатын жүйелердің мүмкіндіктері (мысалы, сұраныс бойынша іздеу) – бұл пайдаланушылардың жеке ақпаратты басқаруына әсер ететін барлық компоненттер.

Personal information management (PIM) is the study and implementation of the activities that people perform in order to acquire or create, store, organize, maintain, retrieve, and use informational items such as documents (paper based and digital), web pages, and email messages for everyday use to complete tasks (work related or not) and fulfill a person's various roles (as parent, employee, friend, member of community, etc. ); it is information management with intrapersonal scope. Personal knowledge management is by some definitions a subdomain. One ideal of PIM is that people should always have the right information in the right place, in the right form, and of sufficient completeness and quality to meet their current need. Technologies and tools can help so that people spend less time with time consuming and error prone clerical activities of PIM (such as looking for and organising information). But tools and technologies can also overwhelm people with too much information leading to information overload. A special focus of PIM concerns how people organize and maintain personal information collections, and methods that can help people in doing so. People may manage information in a variety of settings, for a variety of reasons, and with a variety of types of information. For example, a traditional office worker might manage physical documents in a filing cabinet by placing them in hanging folders organized alphabetically by project name. More recently, this office worker might organize digital documents into the virtual folders of a local, computer based file system or into a cloud based store using a file hosting service (e. g., Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive). People manage information in many more private, personal contexts as well. A parent may, for example, collect and organize photographs of their children into a photo album which might be paper based or digital. PIM considers not only the methods used to store and organize information, but also is concerned with how people retrieve information from their collections for re use. For example, the office worker might re locate a physical document by remembering the name of the project and then finding the appropriate folder by an alphabetical search. On a computer system with a hierarchical file system, a person might need to remember the top level folder in which a document is located, and then browse through the folder contents to navigate to the desired document. Email systems often support additional methods for re finding such as fielded search (e. g., search by sender, subject, date). The characteristics of the document types, the data that can be used to describe them (meta data), and features of the systems used to store and organize them (e. g. fielded search) are all components that may influence how users accomplish personal information management.

Шолу

PIM-нің қамту аймағы кең. Адамның әлемде өзгерістерді қабылдау және оларды іске асыру мүмкіндігі, ақпаратты қабылдау, жіберу және басқару дағдыларымен анықталады, шектеледі және кейде зор мүмкіндіктермен кеңейтіледі.

Тарих және негіз

ПИМ – ежелгі тамырлары бар жаңа сала. Адамның есте сақтаудың негізгі құралы – ауызша сөз болған, жазбаша емес. Ақпарат көбінесе қағазға түскен сайын, басқарудың күшейе берген қиындықтарын шешу үшін құралдар жасалды. Мысалы, үй мен жұмыс орны кеңселерiнде жиi кездесетін тік файл шкафы алғаш рет 1893 жылы саудаға түскен. 1950 жылдары компьютерлердің қолжетімділігі артып, компьютер адамның ақпаратты өңдеу және мәселелерді шешу қабілетін түсіну үшін метафоралардың көзі мен сынақ алаңы ретінде қызығушылық тудырды. Ньюэлл мен Саймон компьютерді адам ойын модельдеу құралы ретінде қолданудың алғашқыларын жасады. Олар жалпы алғанда, алғашқы жасанды интеллект (AI) бағдарламасы деп саналатын «Логикалық теоретик» атты еңбекті жариялады. 1950 жылдардағы компьютер адамның мінез-құлқы мен әрекеттерін өңдеуге қатысты ақпараттық тәсілді дамытуға да ықпал етті. 1950 жылдардағы зерттеулер компьютердің символдарды өңдеуші ретінде адамдар сияқты, белгілі бір дәрежеде «ойлай» алатынын көрсеткеннен кейін, 1960 жылдары адамдарға жақсы ойлауға және ақпаратты тиімді өңдеуге көмектесу үшін компьютерді пайдалануға қызығушылық күшейді. Андри ван Дам және басқалармен бірлесе жұмыс істеген, «гипермәтін» терминін енгізген Тед Нельсон 1968 жылы алғашқы гипермәтін жүйелерінің бірі – Гипермәтін өңдеу жүйесін жасады. Сол жылы Дуглас Энгельбарт NLS (oN Line System) деп аталатын гипермәтін жүйесін аяқтады. Энгельбарт компьютерді адамның интеллектуалдық қабілетін арттыруға пайдалануға болатынын жеткізді. Ульрик Нейссердің «Когонитивтік психология» кітабының жарық көргенімен, 1960 жылдары когнитивтік психология ғылымы қалыптасты, ол негізінен адамның ойлау, үйрену және есте сақтау қабілетін жақсырақ түсінуге бағытталды. 1970 жылдардың соңы мен 1980 жылдардағы жеке компьютерлердің қуаты мен тасымалдағыштығының артуы компьютердің жеке адамға көмекші ретінде, суытылған бөлмедегі қашықтан сандық есептеулерді орындайтын құрылғы емес, маңыздылығын арттырды. Бұл тенденциялар жалғасуда: он жыл бұрынғы жұмыс үстелі компьютерімен шамалас есептеу қуаты бүгінде алақанға сыятын құрылғыларда кездеседі. «Жеке ақпаратты басқару» термині алғаш рет 1980 жылдары, жеке компьютердің ақпаратты өңдеу және басқару қабілетін күрт арттыру мүмкіндігіне байланысты қызығушылықтың артуымен қолданылды. 1980 жылдары «PIM құралдары» деп аталатын, кездесулерді жоспарлау, іс-тізімдерін жасау, телефон нөмірлерін және мекенжайларды басқару сияқты функцияларды шектеулі түрде қолдайтын құралдар пайда болды. Адам мен компьютердің өзара әрекеттесуін зерттеу және жақсартуға арналған қауымдастық та 1980 жылдары құрылды. PIM-нің «ақпаратқа» бағытталғандығына сәйкес, 1980 және 1990 жылдардағы PIM-ге қатысты зерттеулер нақты бір құрылғыны немесе қосымшаны зерттеуден асып, ақпаратты басқарудың кеңірек экожүйелеріне, мысалы, кеңсе кеңістігін ұйымдастыру және құжаттарды басқару сияқты мәселелерді қамтыды. Малоун жеке ұйымдастыру стратегияларын «ұқыпты» немесе «бетартипті» деп сипаттап, ақпаратты ұйымдастыруға қатысты «файлдау» және «жинақтау» тәсілдерін қарастырды. Басқа зерттеулер көрсеткендей, адамдар ақпаратты болашақта қалай қолданатынына байланысты әртүрлі әдістермен сақтайды. Зерттеулер адамның есте сақтау қабілеті туралы зерттеулердің, мысалы, жеке файлдарды сақтау жүйелерін және ақпаратты іздеу жүйелерін жобалауда қандай практикалық салдарға әкелуі мүмкін екенін зерттеді. Зерттеулер жеке файлдарға оралу кезінде навигацияға (шолу, «орналасуға негізделген іздеу») басымдық берілетінін көрсетті, бұл басымдық іздеу мүмкіндіктерінің жақсаруына қарамастан, бүгінгі күнге дейін сақталып келеді, сондай-ақ электрондық поштаға оралудың басым әдісі ретінде іздеуді пайдалану кеңінен таралды. PIM, өзінің зерттеушілер қауымдастығы бар заманауи зерттеу саласы ретінде, 2004 жылы Сиэтлде өткен CHI 2004 конференциясында ПИМ бойынша арнайы қызығушылықтар тобының (SIG) сессиясына және 2005 жылы Ұлттық ғылым қорының (NSF) демеушілігімен өткен арнайы семинарға қарызды.

PIM is a new field with ancient roots. When the oral rather than the written word dominated, human memory was the primary means for information preservation. As information was increasingly rendered in paper form, tools were developed over time to meet the growing challenges of management. For example, the vertical filing cabinet, now such a standard feature of home and workplace offices, was first commercially available in 1893. With the increasing availability of computers in the 1950s came an interest in the computer as a source of metaphors and a test bed for efforts to understand the human ability to process information and to solve problems. Newell and Simon pioneered the computer's use as a tool to model human thought. They produced "The Logic Theorist," generally thought to be the first running artificial intelligence (AI) program. The computer of the 1950s was also an inspiration for the development of an information processing approach to human behavior and performance. After the 1950s research showed that the computer, as a symbol processor, could "think" (to varying degrees of fidelity) like people do, the 1960s saw an increasing interest in the use of the computer to help people to think better and to process information more effectively. Working with Andries van Dam and others, Ted Nelson, who coined the word "hypertext", developed one of the first hypertext systems, The Hypertext Editing System, in 1968. That same year, Douglas Engelbart also completed work on a hypertext system called NLS (oN Line System). Engelbart advanced the notion that the computer could be used to augment the human intellect. As heralded by the publication of Ulric Neisser's book Cognitive Psychology, the 1960s also saw the emergence of cognitive psychology as a discipline that focused primarily on a better understanding of the human ability to think, learn, and remember. The computer as aid to the individual, rather than remote number cruncher in a refrigerated room, gained further validity from work in the late 1970s and through the 1980s to produce personal computers of increasing power and portability. These trends continue: computational power roughly equivalent to that of a desktop computer of a decade ago can now be found in devices that fit into the palm of a hand. The phrase "Personal Information Management" was itself apparently first used in the 1980s in the midst of general excitement over the potential of the personal computer to greatly enhance the human ability to process and manage information. The 1980s also saw the advent of so called "PIM tools" that provided limited support for the management of such things as appointments and scheduling, to do lists, phone numbers, and addresses. A community dedicated to the study and improvement of human–computer interaction also emerged in the 1980s. As befits the "information" focus of PIM, PIM relevant research of the 1980s and 1990s extended beyond the study of a particular device or application towards larger ecosystems of information management to include, for example, the organization of the physical office and the management of paperwork. Malone characterized personal organization strategies as 'neat' or 'messy' and described 'filing' and 'piling' approaches to the organization of information. Other studies showed that people vary their methods for keeping information according to anticipated uses of that information in the future. Studies explored the practical implications that human memory research might carry in the design of, for example, personal filing systems, and information retrieval systems. Studies demonstrated a preference for navigation (browsing, "location based finding) in the return to personal files, a preference that endures today notwithstanding significant improvements in search support. and an increasing use of search as the preferred method of return to e mails. PIM, as a contemporary field of inquiry with a self identified community of researchers, traces its origins to a Special Interest Group (SIG) session on PIM at the CHI 2004 conference and to a special National Science Foundation (NSF) sponsored workshop held in Seattle in 2005.

Зерттеу

PIM зерттеулерінің көп бөлігі зерттеудің негізгі назарында тұратын PIM қызметіне қарай топтастырылуы мүмкін. Бұл қызметтер PIM-нің екі негізгі моделінде көрініс табады, яғни, PIM-нің негізгі қызметтері – іздеу/қайта іздеу, сақтау және метадеңгейлік қызметтер. Сонымен қатар, тұлға, көңіл-күй және эмоциялар PIM практикасына әсер ететін және одан әсер алатын арнайы тақырыптар бойынша, жеке денсаулық ақпаратын басқару және ұзақ мерзімді және мұраға қалдыру үшін жеке ақпаратты басқару салаларында да маңызды зерттеулер жүргізілуде.

Сақтау

Күнделікті өмірдегі көптеген оқиғалар ақпарат табудың керісінше болып табылады: адамдар ақпаратқа кездеседі және осы ақпаратты қалай пайдалану керектігін анықтауға тырысады, яғни кездескен ақпаратты қазіргі немесе болашақтағы қажеттіліктерімен сәйкес келтіруі керек. Кездескен ақпаратқа қатысты шешімдер мен әрекеттер жиынтығы сақтау әрекеттері деп аталады. Кездейсоқ кездесетін ақпаратты тиімді өңдеу қабілеті, жаңа материалды ашу және жаңа байланыстар орнату үшін маңызды. Адамдар белсенді түрде іздеген, бірақ қазір өңдеуге уақыты жетпеген ақпаратты да сақтайды. Мысалы, интернетте іздеу көбінесе бір сеанста пайдалануға мүмкін болғаннан гөрі көп ақпаратты қамтиды. Осы ақпаратты кейін пайдалану үшін сақтау шешімі де, оны сақтау үшін жасалған қадамдар да – сақтау әрекеті болып табылады. Адамдар ағымдағы жұмысынан алаңдағанда және кейін жұмысты жылдам жалғастыру үшін ағымдағы жағдайды сақтау жолдарын іздегенде де сақтау әрекеттері орын алады. Адамдар кездесулерін күнтізбеге еске салғыштарды енгізу арқылы сақтайды, ал жақсы идеяларды немесе "дүкеннен алу керек нәрселерді" қағазға жазып сақтайды. Адамдар ақпаратты кейін қолдану үшін ғана емес, сонымен қатар осы ақпаратты іздеу және пайдалану үшін еске салғыштар жасау үшін сақтайды. Ақпаратты кейін пайдалануды ұмыту – болашаққа қатысты есте сақтау қабілетінің бұзылуының бір түрі. Мұндай қателіктерге жол бермеу үшін адамдар, мысалы, веб-бетке сілтемені бетке қаптаманың орнына электрондық поштаға жіберуі мүмкін, себебі сілтемесі бар электрондық хат кіріс жәшігінде пайда болады, онда оны байқау және пайдалану ықтималдығы жоғары. Сақтау шешімін екі түрлі қателікке бейім сигналды анықтау міндеті ретінде қарастыруға болады: 1) кейін қажет болып шыққан және сақталуы тиіс ақпаратты елемегендегі қате бас тарту ("жоғалту") (мысалы, салық декларациясын толтыру үшін қазір қажет қайырымдылық сыйлықтарының куәлігі) және 2) пайдалы деп сақталған, бірақ кейін пайдаланбаған ақпаратты ("сигнал" деп қате бағаланған) сақтау. Сақталған, бірақ ешқашан пайдаланбаған ақпарат адамның өміріндегі цифрлық және физикалық қоқысты ғана арттырады. Сақтау қиын және қателіктерге бейім процесс болуы мүмкін. Құжаттарды, цифрлық құжаттарды және электрондық пошта сияқты ақпараттық элементтерді папкаларға орналастыру, осыған орай жинақтау, әсіресе қиын болуы мүмкін. Ақпаратты сақтауды болдырмау немесе кейінге қалдыру үшін (мысалы, ақпаратты қайда қолдануға болатыны туралы көбірек білгенше), адамдар ақпаратты "қаптарға" салуды таңдай алады. Тегтеу ақпараттық элементтерді папкаларға салуға басқа балама ұсынады. Қатаң папкалық иерархия ақпаратты икемді жіктеуге мүмкіндік бермейді, тіпті адам санасында ақпараттық элемент бірнеше санатқа сәйкес келуі мүмкін. PIM үшін бірнеше тегтік прототиптер жылдар бойы әзірленді. Тегтеу әдісі коммерциялық жүйелерде, әсіресе Gmail-де ("белгілер" ретінде) қолданылды, бірақ тегтердің табысы әлі де аралас. Бергман және басқалар пайдаланушыларға папкаларды немесе тегтерді пайдалану опциялары ұсынылғанда, тегтерге қарағанда папкаларды артық көретінін және тегтерді пайдаланған кезде де, әдетте ақпараттық элементке бір тегтен артық қоспайтынын анықтады. Civan және басқалар, қатысушыларды тегтеу және папкаларды пайдалануды сыни, салыстырмалы бақылауға тарту арқылы бұрын ашық талқыланбаған тегтеудің кейбір шектеулерін анықтады, мысалы, адам бірнеше тег қолдануға шешім қабылдағаннан кейін, оны жалғастыру әдетте маңызды (әйтпесе, бірқалыпты қолданылмаған тегтер ақпаратты іздеу құралы ретінде тиімсіз болады). Технологиялар жеке уақыт пен күш-жігерге жұмсалатын шығындарды және қателіктерді азайтуға көмектеседі. Мысалы, белгі, билборд немесе қағаз құжаттың бетіне цифрлық фотосурет түсіру мүмкіндігі ақпаратты көшіру (немесе фотокөшіру) міндетін болдырмауы мүмкін. Адамның күні бойы смартфонды үнемі пайдалануы оқиғалардың уақыт белгісімен бекітілген жазбасын автоматты түрде сақтау түрінде және әсіресе "мен бастан өткерген" ақпаратты (қараңыз, "Ақпараттың жеке болғаны туралы сезімдер") журналды жазуға немесе бұрын бастан өткен ақпаратқа қайта оралуға арналған адамның күш-жігерінде пайдалы болуы мүмкін ("Менің ойымша, мен электрондық поштаны әуежайға барар жолда таксиде оқығанмын"). Әрекетті қадағалау технологиясы адамның күнделікті өмірінің жазбасын одан әрі байытады, соның ішінде денсаулықты сақтау және тамақтану туралы мәліметтерді ұсыну арқылы адамдарға күнделікті өмірін жақсырақ түсінуге көмектеседі. Жеке ақпаратты автоматты түрде сақтау технологиялары жеке ақпараттандыру және өзіңді сандық түрде бағалау қозғалысына, ең шекті жағдайда – "толыққанды жазба" жасауға көшуге әкеледі. Ақпаратты қадағалау технологиялары жеке құпияға қатысты маңызды мәселелерді көтереді (қараңыз, "Жеке құпияны басқару және ақпарат ағыны"). "Толыққанды жазба" жасаудың пайдалылығы және тіпті іс жүзінде қолжетімділігі туралы қосымша сұрақтар туындайды.

Many events of daily life are roughly the converse of finding events: People encounter information and try to determine what, if anything, they should do with this information, i. e., people must match the information encountered to current or anticipated needs. Decisions and actions relating to encountered information are collectively referred to as keeping activities. The ability to effectively handle information that is encountered by happenstance is essential to a person's ability to discover new material and make new connections. People also keep information that they have actively sought but do not have time to process currently. A search on the web, for example, often produces much more information than can be consumed in the current session. Both the decision to keep this information for later use and the steps to do so are keeping activities. Keeping activities are also triggered when people are interrupted during a current task and look for ways of preserving the current state so that work can be quickly resumed later. People keep appointments by entering reminders into a calendar and keep good ideas or "things to pick up at the grocery store" by writing down a few cryptic lines on a loose piece of paper. People keep not only to ensure they have the information later, but also to build reminders to look for and use this information. Failure to remember to use information later is one kind of prospective memory failure. In order to avoid such a failure, people may, for example, self e mail a web page reference in addition to or instead of making a bookmark because the e mail message with the reference appears in the inbox where it is more likely to be noticed and used. The keeping decision can be characterized as a signal detection task subject to errors of two kinds: 1) an incorrect rejection ("miss") when information is ignored that later is needed and should have been kept (e. g., proof of charitable donations needed now to file a tax return) and 2) a false positive when information kept as useful (incorrectly judged as "signal") turns out not to be used later. Information kept and never used only adds to the clutter – digital and physical – in a person's life. Keeping can be a difficult and error prone effort. Filing i. e., placing information items such as paper documents, digital documents and emails, into folders, can be especially so. To avoid, or delay filing information (e. g., until more is known concerning where the information might be used), people may opt to put information in "piles" instead. Tagging provides another alternative to filing information items into folders. A strict folder hierarchy does not readily allow for the flexible classification of information even though, in a person's mind, an information item might fit in several different categories. A number of tag related prototypes for PIM have been developed over the years. A tagging approach has also been pursued in commercial systems, most notably Gmail (as "labels"), but the success of tags so far is mixed. Bergman et al. found that users, when provided with options to use folders or tags, preferred folders to tags and, even when using tags, they typically refrained from adding more than a single tag per information item. Civan et al., through an engagement of participants in critical, comparative observation of both tagging and the use of folders were able to elicit some limitations of tagging not previously discussed openly such as, for example, that once a person decides to use multiple tags, it is usually important to continue doing so (else the tag not applied consistently becomes ineffective as a means of retrieving a complete set of items). Technologies may help to reduce the costs, in personal time and effort, of keeping and the likelihood of error. For example, the ability to take a digital photo of a sign, billboard announcement or the page of a paper document can obviate the task of otherwise transcribing (or photocopying) the information. A person's ongoing use of a smartphone through the day can create a time stamped record of events as a kind of automated keeping and especially of information "experienced by me" (see section, "The senses in which information is personal") with potential use in a person's efforts to journal or to return to information previously experienced ("I think I read the email while in the taxi on the way to the airport "). Activity tracking technology can further enrich the record of a person's daily activity with tremendous potential use for people to enrich their understanding of their daily lives and the healthiness of their diet and their activities. Technologies to automate the keeping of personal information segue to personal informatics and the quantified self movement, life logging, in the extreme, a 'total capture" of information. Tracking technologies raise serious issues of privacy (see "Managing privacy and the flow of information"). Additional questions arise concerning the utility and even the practical accessibility of "total capture".

Сақтау және ұйымдастыру

Іздеу және, әсіресе, сақтау әрекеттері сақтау және ұйымдастыру әрекеттеріне ауысуы мүмкін, мысалы, файлдық жүйеде құжатты сақтау үшін жаңа папка құру немесе құжатты қайта табуға тырысу екі папканы біріктіру қажеттілігін тудыруы мүмкін. Адамдар арасындағы айырмашылықтар ақпаратты сақтау және ұйымдастыру тәсілдерінде ерекше көзге түседі. Малоун сақтау әрекеттері ұйымдастыру әрекеттерімен байланысты, мысалы, күрделі папкалық құрылымы бар адамдар ақпаратты жиірек және ертерек файлдайды. Ұйымдастыру әрекеттері (мысалы, папкаларды құру және атау) сақтау әрекеттеріне ауысады, мысалы, артық папкаларды біріктіру, белсенді пайдаланылмайтын ақпаратты мұрағаттау және ақпараттың дұрыс сақталуын және басқаша қорғалуын қамтамасыз ету. (Сондай-ақ, "Жеке құпиялылық пен ақпарат ағынын басқару" бөлімін қараңыз). Цифрлық ақпаратты ұйымдастыру бойынша жүргізілген зерттеулер олардың файлдарды кейіннен табу үшін ғана емес, басқа да мақсаттарда қолданылатынын көрсетеді. Папкалар өздері жеке ақпарат болып табылады, мысалы, адамның жоба мен оның құрамдас бөліктерін түсінуінің қалыптасуын көрсетеді. Папкалық иерархия кейде жобаны білдіретін бас папкамен және жобаның негізгі құрамдас бөліктерін білдіретін кіші папкалармен (мысалы, "той" жобасы үшін "той кеші" және "ғимараттағы рәсім") бейресми проблеманы бөлуді көрсете алады. Дегенмен, адамдар көбінесе ақпаратын ұйымдастырып ұстауға қиналады және көбінесе сенімді резервтік көшірме жасау тәртібі болмайды. Адамдар түрлі ақпарат түрлерін (мысалы, цифрлық құжаттар, электрондық пошта және веб-сілтемелер) сақтау және ұйымдастыру кезінде қиындықтарға тап болады және кейде әртүрлі ақпарат түрлерін біртұтас жүйеге біріктіруге тырысады. Сонымен қатар, бұл жиынтықтар иелеріне тиісті оқыту мен құралдарды қолдану арқылы ақпаратын жаңа және пайдалы жолдармен пайдалану мүмкіндігін ұсынады. PIM зерттеулерінің эмпирикалық байқаулары жеке ақпаратты сақтау, ұйымдастыру және одан әрі жетілдіру үшін жақсы қолдау көрсету мақсатында ақпараттық құралдарға қатысты прототиптік жұмыстарға түрткіс береді. Мысалы, GrayArea пайдаланушының субъективті көзқарасының төмендету принципін қолданады, бұл адамдарға кез келген папкадағы сирек қолданылатын файлдарды осы папка тізімінің төменгі жағындағы сұр аймаққа жылжытуға мүмкіндік береді. Бұл файлдарға әлі де қол жеткізуге болады, бірақ олар аз көрінеді және адамның назарын бұрмаламайды. Planz прототипі жобамен байланысты файлдарды, электрондық поштаны, веб-сілтемелерді, бейресми жазбаларды және басқа ақпарат түрлерін қарапайым, құжат сияқты интерфейске жобаны жеке файлдық жүйедегі папкалармен және кіші папкалармен (тапсырмалар, кіші жобалар немесе басқа жоба құрамдас бөліктері үшін) сәйкес келетін кіші папкалармен көрсетуге арналған. Мақсаты – адамдар өз жобаларын жоспарлау мен аяқтауға назар аударғанда, бір ғана пайдалы ұйымдық құрылым естеліксіз пайда болуы керек.

Activities of finding and, especially, keeping can segue into activities to maintain and organize as when, for example, efforts to keep a document in the file system prompt the creation of a new folder or efforts to re find a document highlight the need to consolidate two folders with overlapping content and purpose. Differences between people are especially apparent in their approaches to the maintenance and organization of information. Malone

Activities of keeping correlate with activities of organizing so that, for example, people with more elaborate folder structures tend to file information more often and sooner. Activities of organization (e. g., creating and naming folders) segue into activities of maintenance such as consolidating redundant folders, archiving information no longer in active use, and ensuring that information is properly backed up and otherwise secured. (See also section, "Managing privacy and the flow of information"). Studies of people's folder organizations for digital information indicate that these have uses going far beyond the organization of files for later retrieval. Folders are information in their own right – representing, for example, a person's evolving understanding of a project and its components. A folder hierarchy can sometimes represent an informal problem decomposition with a parent folder representing a project and subfolders representing major components of the project (e. g., "wedding reception" and "church service" for a "wedding" project). However, people generally struggle to keep their information organized and often do not have reliable backup routines. People have trouble maintaining and organizing many distinct forms of information (e. g., digital documents, emails, and web references) and are sometimes observed to make special efforts to consolidate different information forms into a single organization. At the same time, these stores offer their owners the opportunity, with the right training and tool support, for exploitation of their information in new, useful ways. Empirical observations of PIM studies motivate prototyping efforts towards information tools to provide better support for the maintenance, organization and, going further, curation of personal information. For example, GrayArea applies the demotion principle of the user subjective approach to allow people to move less frequently used files in any given folder to a gray area at the bottom end of the listing of this folder. These files can still be accessed but are less visible and so less distracting of a person's attention. The Planz prototype supports an in context creation and integration of project related files, emails, web references, informal notes and other forms of information into a simplified, document like interface meant to represent the project with headings corresponding to folders in the personal file system and subheadings (for tasks, sub projects, or other project components) corresponding to subfolders. The intention is that a single, useful organization should emerge incidentally as people focus on the planning and completion of their projects.

Құпиялылықты және ақпарат ағынын басқару

Адамдар өздерінің жеке ақпараттық кеңістігіне (ЖАҚ) қандай ақпарат "ағып" кіріп, қандай ақпарат шығатынын шешу кезінде үнемі таңдаулардың артықшылықтары мен кемшіліктерін бағалауға тура келеді. Әрбір қарым-қатынас жеке өмірге және қауіпсіздікке белгілі бір деңгейде тәуекел тудырады. Ақпаратты қате адамдарға беру жеке басын ұрлауға әкелуі мүмкін. Ал қате ақпаратты жіберу адамның құрылғысын "вирустық жұқтыруына" және оның деректерін бұзуға немесе құпиялылығын сақтап, "құлыптауға" алып келуі мүмкін. Сарапшылардың пікірінше, АҚШ-тағы компьютерлердің кем дегенде 30 пайызы вирусқа шалтыраған. Дегенмен, ақпарат алмасу – кіріс және шығыс – қазіргі әлемде өмір сүрудің қажетті бөлігі. Интернеттен тауарлар мен қызметтерді тапсырыс беру үшін адамдар кредиттік карталарының мәліметтерін "ашуға" дайын болуы керек. Жаңа, пайдалы ақпараттық құралды сынап көру үшін адамдар веб-браузерде немесе жұмыс үстелінде күтпеген өзгерістер жасауы мүмкін жүктемелерді "қабылдауы" қажет болуы мүмкін. ЖАҚ-қа кіретін және одан шығатын ақпаратты тиісті деңгейде бақылауға алу – үлкен мәселе. Одан да қиын мәселе – пайдаланушы интерфейсін жасау, ол жеке өмірге қатысты әртүрлі таңдаулардың салдарына, әсіресе интернеттегі жеке өмірге қатысты, нақты түсінік беруі керек. Мысалы, Facebook сияқты әлеуметтік желілерде "Тіркелу" батырмасын басу жеке ақпараттың құпиялылығына қандай әсер етеді?

Өлшеу және бағалау

Адамдар өздерінің PIM практикасының әртүрлі аспектілерін қалай жақсартуға болатынын түсінуге тырысады, мысалы: "Мен осы ақпараттың бәрін сақтауым керек пе?", "Бұл құралды (қолданбаны, апплетті, құрылғыны) пайдаланудың қиындықтары (уақыт, көңіл көшіру) оған тұра ма?" және, бәлкім, ең маңыздысы, "Күн қайда кетті? Уақыт қайда ұшып кетті? Мен не істедім?" деген сұрақтар қояды. Осы соңғы сұрақтар көбінесе жұмыстан үйге қайтып келе жатқанда, күннің соңында ойланып отырып айтылады. Бірақ жауаптар тек есте сақтау мен ойлануға ғана негізделмейді деп күтуге барған сайын көбірек себеп бар. Адамның күні бойындағы іс-әрекеттері мен түрлі ақпарат құралдарымен (файлдар, электрондық пошта, хабарламалар, суреттер және т.б.) өзара әрекеттесуі нәтижесінде автоматты түрде жиналатын деректерді PIM практикасын бағалау және оны жақсартудың мүмкін жолдарын анықтау үшін пайдалануға болады.

Ақпаратты түсіну және пайдалану

Ақпаратты түсінуге жасалған тыраштандырулар – жеке ақпаратты және ақпарат пен қажеттілік арасындағы байланысты пайдаланатын, тағы бір мета деңгейлі қызметтер жиынтығын құрайды. Адамдар көбінесе не істеу керектігін шешу үшін үлкен көлемдегі ақпаратты жинап, талдауға мәжбүр болады. "Бізге қай үміткер ең жақсы жұмыс істейді?", "Қай зейнетақы жоспарын таңдаған жөн?", "Саяхатқа не алып жүру керек?" және осы сияқты көптеген шешімдер көбінесе бір ғана ақпарат емес, ақпараттар жиынтығы – құжаттар, электрондық хаттар (мысалы, достар мен әріптестердің кеңестері немесе пікірлері), веб-сілтемелер және т.б. негізінде қабылданады. Ақпаратты түсіну "мета" болып табылады, себебі ол ақпарат жиынтығына кеңінен назар аударады, сонымен қатар негізгі мақсаты басқаша болған жағдайда да, PIM қызметінің көп бөлігіне ықпал етеді. Мысалы, адамдар ақпаратты папкаларға реттей отырып, оны кейін іздеуге қолайлы етуді көздесе, сонымен бірге ақпаратты түсініп, оны тереңірек зерттеуге ұмтылуы мүмкін.

Тұлға, көңіл-күй және эмоциялар

Тұлғалық ерекшеліктері мен көңіл-күйі адамның ПИМ-ді қолдануына әсер ете алады, ал өз кезегінде адамның эмоциялары оның ПИМ-ді қолдануынан әсер алуы мүмкін. Атап айтқанда, тұлғалық қасиеттер (мысалы, "ұқыптылық" немесе "жантамалық") белгілі бір жағдайларда адамның жеке архивке, мысалы жеке файлдық жүйеге ақпаратты сақтау және ұйымдастыру деңгейімен байланысты екені көрсетілді. Дегенмен, басқа бір зерттеу тұлғалық қасиеттердің жеке файлдық жүйелердің ешқандай аспектісімен байланысты еместігін анықтады, бұл ПИМ практикасына тұлғалық ерекшеліктерге қарағанда, қолданылатын операциялық жүйе (мысалы, Mac OS немесе Windows) сияқты сыртқы факторлардың әсері аз екенін көрсетеді, олардың болжамдық қабілеті жоғарырақ болып шықты. ПИМ практикасы мен тұрақты тұлғалық қасиеттер арасындағы байланысты ескермегенде, адамның (көбірек өзгермелі) көңіл-күйі ПИМ қызметіне әсер ететінін көрсететін дәлелдер бар. Мысалы, жағымсыз көңіл-күйді бастан өткеріп жатқан адам жеке ақпаратты ұйымдастырғанда, әдетте, орташа есеппен әрбір қалтада азырақ файл бар, көптеген қалталардан тұратын құрылым құруға бейім. Керісінше, адам сақтайтын немесе үнемі кездесетін ақпарат (мысалы, әлеуметтік желілер арқылы) оның көңіл-күйіне терең әсер етуі мүмкін. Ақпаратты автоматты түрде, кездейсоқ жинау мүмкіндіктерін зерттеулер жалғасып жатқандықтан (қараңыз, "Сақтау" бөлімі), есте сақтаумен қатар ұмытуды ескере отырып жобалау қажеттілігіне назар аудару артып келеді, мысалы, адам романтикалық аяққа жеткеннен кейін немесе жақыны қайтыс болғаннан кейін цифрлық мүліктерінен құтылу қажеттігін түсінген кезде. Сәтсіз қарым-қатынасқа байланысты ақпараттан туындаған жағымсыз сезімдерден басқа, адамдар өздерінің ПИМ практикаларына қатысты жағымсыз сезімдерді де бастан өткереді. Жалпы, адамдар өздерінің жеке ақпарат архивтеріне қатысты алаңдаушылық пен қанағаттанбаушылықты сезінеді, соның ішінде ақпаратты жоғалту мүмкін екендігіне қатысты алаңдаушылықты және ақпаратты басқару мен ұйымдастырудағы өздерінің қабілеттері мен тиімділігіне қатысты алаңдаушылықты білдіреді.

Personality and mood can impact a person's practice of PIM and, in turn, a person's emotions can be impacted by the person's practice of PIM. In particular, personality traits (e. g., "conscientiousness" or "neuroticism") have, in certain circumstances, been shown to correlate with the extent to which a person keeps and organizes information into a personal archive such as a personal filing system. However, another recent study found personality traits were not correlated with any aspects of personal filing systems, suggesting that PIM practices are influenced less by personality than by external factors such as the operating system used (i. e. Mac OS or Windows), which were seen to be much more predictive. Aside from the correlation between practices of PIM and more enduring personality traits, there is evidence to indicate that a person's (more changeable) mood impacts activities of PIM so that, for example, a person experiencing negative moods, when organizing personal information, is more likely to create a structure with more folders where folders, on average, contain fewer files. Conversely, the information a person keeps or routinely encounters (e. g., via social media), can profoundly impact a person's mood. Even as explorations continue into the potential for the automatic, incidental capture of information (see section Keeping) there is growing awareness for the need to design for forgetting as well as for remembrance as, for example, when a person realizes the need to dispose of digital belongings in the aftermath of a romantic breakup or the death of a loved one. Beyond the negative feelings induced by information associated with a failed relationship, people experience negative feelings about their PIM practices, per se. People are shown in general to experience anxiety and dissatisfaction with respect to their personal information archives including both concerns of possible loss of the information and also express concerns about their ability and effectiveness in managing and organizing their information.

Жеке денсаулық туралы ақпаратты басқару

Дәстүрлі жеке денсаулық туралы ақпарат денсаулық сақтау мекемелеріндегі (мысалы, клиникалар, ауруханалар, сақтандыру ұйымдары) әртүрлі ақпараттық жүйелерде, көбінесе медициналық жазбалар түрінде сақталады. Адамдар көбінесе әртүрлі мамандықтар мен мекемелердегі қағаз немесе электрондық медициналық жазбаларды басқаруда немесе тіпті табуда қиындық көреді. Бұл ақпарат жеке медициналық деректер деп те аталады және көбінесе адамдардан (яғни науқастардан) денсаулық туралы ақпаратты іздеу және оған қол жеткізу үшін қосымша PIM іздеу шараларын қабылдауды, содан кейін өздеріне түсінікті қорытынды жасауды талап етеді. Денсаулыққа бағытталған өнімдердің, оның ішінде белсенділік трекерлері мен денсаулыққа қатысты мобильді қосымшалардың пайда болуымен адамдар денсаулық сақтау мекемелерінен тыс жерлерде де жеке денсаулық туралы жаңа деректерге (мысалы, дене белсенділігі, жүрек соғуы) қол жеткізе алады. Осыған байланысты PIM мінез-құлқы да өзгеріп жатыр. Ақпаратты сақтау процесінің көп бөлігі автоматтандырылған. Бірақ адамдар ақпаратты кейін пайдалану үшін түсінуде қиындықтарға тап болуы мүмкін, мысалы, белсенділік трекерінен алынған деректер негізінде болашақ физикалық белсенділіктерді жоспарлау үшін. Сонымен қатар, адамдар жиі басқа деңгейдегі шаралармен айналысады, мысалы, деректерді сақтау және ұйымдастыру (мысалы, денсаулыққа қатысты әртүрлі мобильді қосымшалар арасында деректерді синхрондау).

ПИМ зерттеуінің және құралдарды жобалаудың әдістері мен әдістемелері

PIM зерттеуінің мақсаты сипаттамалық және нормативтік болып табылады. PIM зерттеулері адамдардың қазіргі уақытта не істеп жатқанын және олар кездесетін проблемаларды, яғни ақпаратты басқару және ақпараттық құралдарды пайдалану мәселелерін түсінуге бағытталған. Бұл түсінік өзіндік құнды, бірақ оны ПИМ қолдануын жақсарту үшін техника, оқыту және, әсіресе, құралдарды әзірлеуде қолдануға да болады. ПИМ-нің ерекшелігі оны зерттеуді қиын етеді. Адамның ПИМ практикасындағы техникалар мен әдістері ақпарат түріне (мысалы, файлдар мен электрондық пошта) және уақыт өте келе айтарлықтай өзгеруі мүмкін. Операциялық жүйе және файл менеджері де ПИМ практикасына, әсіресе файлдарды басқаруға әсер етеді. Адамның практикасы жынысына, жасына және өмірлік жағдайларына байланысты да маңызды өзгерістерге ұшырайды. "Цифрлық алшақтық" деп аталатын айырмашылықтар ПИМ практикасына елеулі әсер етеді. "Тұлға және көңіл-күй" бөлімінде айтылғандай, тұлғалық қасиеттері және тіпті адамның ағымдағы көңіл-күйі де ПИМ мінез-құлқына әсер етуі мүмкін. Зерттеу нәтижелері жалпылануы үшін немесе дұрыс бағалануы үшін ПИМ зерттеулері, кем дегенде жиынтықта, әртүрлі көкейтестік пен қажеттіліктері бар адамдарды, әртүрлі жағдайларда, әртүрлі ақпарат түрлерімен және ақпаратты басқарудың әртүрлі құралдарымен жұмыс істейтін кезеңдерде зерттеуді қамтуы керек. Сонымен қатар, PIM зерттеулері, кем дегенде бастапқы зерттеу кезеңдерінде, көбінесе in situ (мысалы, адамның жұмыс орнында немесе кеңсесінде немесе кем дегенде адамдар өздерінің ноутбуктеріне, смартфондарына және басқа да ақпаратты басқару құрылғыларына қол жеткізе алатын жерлерде) жүргізілуі керек, сондықтан адамдар оларға "жеке" ақпаратты басқаратын кезде байқауға болады (қараңыз, "Ақпараттың жеке мағынасы" бөлімі). Зерттеу әдістері бақылаушы мен қатысушының уақытын көп талап етеді және қатысушылар үшін де мазасыздық тудыруы мүмкін. Сәйкесінше, қатысушылардың саны мен сипаты шектеулі болуы мүмкін, яғни қатысушылар көбінесе байқаушыға жақын адамдар болуы мүмкін, мысалы, отбасы, достар, әріптестер немесе байқаушының қауымдастығының басқа мүшелері. Мысалы, экскурсия, онда қатысушыдан сұхбаттасушыға қатысушының әртүрлі ақпараттық жинақтарына (мысалы, файлдар, электрондық пошта, веб-маркерлер, цифрлық фотосуреттер, қағаз құжаттар және т.б.) "экскурсия" жасау сұралады, зерттеудің өте пайдалы, бірақ қымбат әдісі болып табылады, нәтижелері қатысушылардың әдеттегі шағын санымен және тар үлгісімен байланысты ескертулермен байланысты. Экскурсия әдісі - зерттеу жұмыстары үшін өте жақсы, бірақ үлкен, әртүрлі үлгімен жұмыс істеу үшін қымбат және практикалық емес бірнеше әдістердің бірі. Басқа зерттеу әдістеріне мысалы, қатысушының сақтау немесе табу тапсырмасын аяқтаған кезде жиналған дауыстап ойлау хаттамаларын қолдану жатады. Дельфи техникасын консенсусқа жету үшін қолданатын тағы бір әдіс ПИМ зерттеушілерінің тәжірибесі мен білімін пайдалану үшін қолданылды, бұл ПИМ практикасының саны мен әртүрлілігін кеңейтудің жанама жолы. ПИМ құралын жобалау ауқымы адамдар өздерінің ақпаратымен жұмыс істеуге қолданатын кез келген құралға қатысты, соның ішінде қағаз негіздегі ақпарат үшін "жапсырма жазбалар" мен ілулі қалталарға, цифрлық ақпаратты басқару үшін компьютерлік негіздегі көптеген қосымшаларға, адамдар күнделікті қолданатын веб-браузерлер, электрондық пошта және мәтіндік хабарламалар сияқты жеке ақпарат менеджерлеріне дейін. ПИМ құралдарын жобалаудағы баламаларды бағалау әдістері бойынша ПИМ зерттеушілері тағы да "in situ" сынағына тап болады. Адамның ПЗИ-нің жұмыс жағдайында баламаны мүмкіндігінше жақын бағалауға қалай қол жеткізуге болады? "Бұл жерде қалдыру" тәсілі бағалауға жататын құрал мен қатысушының ПЗИ арасындағы интерфейстерді қамтамасыз етеді, осылайша құрал қатысушының басқа құралдарымен және қатысушының жеке ақпаратымен жұмыс істей алады (бөлек ортада "сынақ" деректерімен жұмыс істеуден гөрі). Dropbox және басқа файл хостинг қызметтері осы тәсілге мысал болып табылады: Пайдаланушылар файл менеджері арқылы өздерінің файлдарымен және қалталарымен компьютерлерінде жұмыс істеуді жалғастыра алады, тіпті орнатылған апплет пайдаланушылардың файлдарын және қалталарын веб-дүкенмен үздіксіз қадамдастыру үшін жұмыс істейді, бұл сақтық көшірме жасау және осы ақпаратты басқа құрылғылармен қадамдастыру және осы ақпаратты басқа пайдаланушылармен бөлісу үшін қосымша мүмкіндіктерді ұсынады. Бергман есептейді, бұл құралды жобалау әдістемесі емес, әдіс ретінде жақсы сипатталған пайдаланушының субъективті тәсілі. Пайдаланушының субъективті тәсілі үш жобалау принципін ұсынады. Қысқаша айтқанда, жобалау келесілерге мүмкіндік беруі керек: 1) жобаға қатысты барлық элементтер, олардың түріне (немесе форматына) қарамастан, бірге ұйымдастырылуы керек (субъективті жобаны жіктеу принципі); 2) ақпараттың маңыздылығы (пайдаланушы үшін) оның визуалды айқындығын және қол жетімділігін анықтауы керек (субъективті маңыздылық принципі); және 3) ақпарат пайдаланушы бұрын қолданғандай контекстте алынып, қолданылуы керек (субъективті контекст принципі). Бұл тәсіл қазіргі жүйелерді бағалау және жақсарту үшін ғана емес, жаңа жүйелерді құру үшін де қолданылатын жобалау принциптерін ұсына алады. Мысалы, төмендету принципіне сәйкес, субъективті маңыздылығы төмен ақпараттық элементтер төмендетілуі керек (яғни, оларды көрінеуі аз ету арқылы), пайдаланушыны алаңдатпау үшін, бірақ олар қажет болған жағдайда олардың бастапқы контекстінде сақталуы керек. Бұл принцип бірнеше қызықты прототиптерді жасауда қолданылды. Тағы бір мысал келтірейік, сигналды анықтау міндеті ұзақ уақыттан бері адамның мінез-құлқын түсіндіру және бағалау үшін қолданылып келеді және жақында біз қандай ақпаратты сақтауға және қалай сақтауға қатысты таңдауымызды талдау үшін негіз ретінде қолданылды - ПИМ-нің маңызды қызметі).

The purpose of PIM study is both descriptive and prescriptive. PIM research seeks to understand what people do now and the problems they encounter i. e., in the management of information and the use of information tools. This understanding is useful on its own but should also have application to understand what might be done in techniques, training and, especially, tool design to improve a person's practice of PIM. The nature of PIM makes its study challenging. The techniques and preferred methods of a person's PIM practice can vary considerably with information form (e. g., files vs. emails) and over time. The operating system and the default file manager are also shown to impact PIM practices especially in the management of files. A person's practice is also observed to vary in significant ways with gender, age and current life circumstances. Certainly, differences among people on different sides of the so called "digital divide" will have profound impact on PIM practices. And, as noted in section "Personality and mood", personality traits and even a person's current mood can impact PIM behavior. For research results to generalize, or else to be properly qualified, PIM research, at least in aggregate, should include the study of people, with a diversity of backgrounds and needs, over time as they work in many different situations, with different forms of information and different tools of information management. At the same time, PIM research, at least in initial exploratory phases, must often be done in situ (e. g., in a person's workplace or office or at least where people have access to their laptops, smartphones and other devices of information management) so that people can be observed as they manage information that is "personal" to them (see section "The senses in which information is personal"). Exploratory methods are demanding in the time of both observer and participant and can also be intrusive for the participants. Consequently, the number and nature of participants is likely to be limited i. e., participants may often be people "close at hand" to the observer as family, friends, colleagues or other members of the observer's community. For example, the guided tour, in which the participant is asked to give an interviewer a "tour" of the participant's various information collections (e. g., files, emails, Web bookmarks, digital photographs, paper documents, etc. ), has proven a very useful, but expensive method of study with results bound by caveats reflecting the typically small number and narrow sampling of participants. The guided tour method is one of several methods that are excellent for exploratory work but expensive and impractical to do with a larger, more diverse sampling of people. Other exploratory methods include the use of think aloud protocols collected, for example, as a participant completes a keeping or finding task,

Another method using the Delphi technique for achieving consensus has been used to leverage the expertise and experience of PIM researchers as means of extending, indirectly, the number and diversity of PIM practices represented. The purview of PIM tool design applies to virtually any tool people use to work with their information including "sticky notes" and hanging folders for paper based information to a wide range of computer based applications for the management of digital information, ranging from applications people use every day such as Web browsers, email applications and texting applications to personal information managers. With respect to methods for the evaluation of alternatives in PIM tools design, PIM researchers again face an "in situ" challenge. How to evaluate an alternative, as nearly as possible, in the working context of a person's PSI? One "let it lie" approach would provide for interfaces between the tool under evaluation and a participant's PSI so that the tool can work with a participant's other tools and the participant's personal information (as opposed to working in a separate environment with "test" data). Dropbox and other file hosting services exemplify this approach: Users can continue to work with their files and folders locally on their computers through the file manager even as an installed applet works to seamlessly synchronize the users files and folders with a Web store for the added benefits of a backup and options to synchronize this information with other devices and share this information with other users. As what is better described as a methodology of tool design rather than a method, Bergman reports good success in the application of a user subjective approach. The user subjective approach advances three design principles. In brief, the design should allow the following: 1) all project related items no matter their form (or format) are to be organized together (the subjective project classification principle); 2) the importance of information (to the user) should determine its visual salience and accessibility (the subjective importance principle); and 3) information should be retrieved and used by the user in the same context as it was previously used in (the subjective context principle). The approach may suggest design principles that serve not only in evaluating and improving existing systems but also in creating new implementations. For example, according to the demotion principle, information items of lower subjective importance should be demoted (i. e., by making them less visible) so as not to distract the user but be kept within their original context just in case they are needed. The principle has been applied in the creation of several interesting prototypes. To take another example, the signal detection task has long been used to frame and explain human behavior and has recently been used as a basis for analyzing our choices concerning what information to keep and how – a key activity of PIM.)

Топтық ақпараттарды басқару

Топтық ақпаратты басқару (GIM, әдетте жұмсақ "G" арқылы айтылады) туралы PIM контекстінде басқа жерде жазылған. GIM-ді зерттеу, өз кезегінде, компьютерлік қолдаумен ғылыми еңбектерді (CSCW) зерттеуге тікелей қатысты. GIM, CSCW-ге PIM HCI-ге қатысты болғандай. PIM мәселелері HCI мәселелерімен көп ортақ нәрсеге ие болғанымен, толыққанды қамтылмайды (немесе керісінше), GIM мәселелері CSCW мәселелерімен ортақ, бірақ оларға толыққанды бағынбайды. GIM қызметін қолдау үшін ақпарат компьютерді қатыстырмайтын қағаз күнтізбелер мен хабарландыру тақталары сияқты цифрлық емес формаларда болуы мүмкін. Топтық және әлеуметтік факторлар көбінесе адамның PIM стратегиясына енгізіледі. Мысалы, бір үйдің мүшесі үйдің барлық мүшелері үшін медициналық ақпаратты (мысалы, екпелер туралы жазбаларды) басқаруға келісе алады, ал үйдің тағы бір мүшесі үйдің қаржылық ақпаратын басқарады. Бірақ ақпаратты бірлесіп ұйымдастыру және бөлісу көбінесе қиын, себебі, мысалы, топта жұмыс істейтін адамдар ақпаратты қалай ұйымдастыруға қатысты әртүрлі көзқарастарға ие болуы мүмкін. Ірі ұйымдық ортада ұйымның GIM мақсаттары ұйым ішінде жұмыс істейтін адамдардың PIM мақсаттарымен қақтығысуы мүмкін, онда әртүрлі адамдардың мақсаттары да қақтығысуы мүмкін. Мысалы, жеке тұлғалар ыңғайлы болу үшін жеке ноутбуктерінде құпия құжаттардың көшірмелерін сақтауы мүмкін, тіпті бұл топтық (ұйымдық) қауіпсіздікті бұзуға әкелсе де. Ортақ қолданысқа арналған папкаларды қолдауды ұсынатын веб-қызметтерді пайдаланудың нақты немесе сезілген кемшіліктерін ескере отырып, топта жұмыс істейтін адамдар электрондық пошта тіркемелері арқылы ақпаратты бөлісуді таңдауы мүмкін.

Деректер, ақпарат және білімді басқару

Деректерді басқару мәселелері, әсіресе жеке ақпаратты цифрлық түрде қауіпсіз және ұзақ мерзімді сақтауға қатысты, PIM-ге тікелей байланысты. Ұйымдардағы ақпаратты басқару және білімді басқаруды зерттеу PIM-ді зерттеумен де байланысты, және ұйымдық деңгейде алғашқы рет туындаған мәселелер көбінесе PIM саласына көшеді. Жеке (ұйымдық емес) деңгейде білімді басқару мәселелері жеке білімді басқару (PKM) саласының пайда болуына себеп болды. Дегенмен, білім – тікелей басқарылатын "зат" емес, оның орнына, мысалы, веб-беттер, электрондық хаттар және қағаз құжаттары сияқты ақпарат элементтері арқылы жанама басқарылады. PKM-ді PIM-нің пайдалы бір бөлігі деп қарау дұрыс.

Жеке желілерді басқару

Адам алатын пайдалы ақпараттың көп бөлігі, көбінесе сұралмастан, отбасы, достар және әріптестер желісі арқылы келеді. Адамдар өзара жауапкершілік көрсетеді және олар басқаларға жіберген ақпараттың көп бөлігі қарым-қатынастар құруға және басқалардың мінез-құлқына ықпал етуге бағытталған. Осыған байланысты, жеке желіні басқару (PNM) – PIM-нің маңызды аспектісі болып табылады және оны әлеуметтік және кәсіби пайда алу үшін басқа адамдармен байланыстарды басқару практикасы деп түсінуге болады.

PIM-ді қайта қарау

Джонс, В., Динин, Дж. Д., Капра, Р., Дикема, А. Р. және Перес Киньонес, М. А. (2017 ж.) Жеке ақпаратты басқару. М. Левин Кларк пен Дж. Макдональд (ред.), Кітапхана және ақпарат ғылымдарының энциклопедиясы (4-ші басылым). Тейлор мен Френсис. Уиттакер, С. (2011). Жеке ақпаратты басқару: тұтынудан сақтауға дейін. Б. Кронин (ред.), "Ақпараттық ғылым мен технологияның жылдық шолуы (ARIST), 45". Медфорд, Нью-Джерси: Information Today. Джонс, В. (2007). Жеке ақпаратты басқару. Б. Кронин (ред.), Ақпараттық ғылым мен технологияның жылдық шолуы (ARIST), 41. Медфорд, Нью-Джерси: Information Today. Teevan, J., Jones, W. & Bederson, B. (2006) Арнайы мәселе: Жеке ақпаратты басқару. Commun. ACM, 49(1). Лансдейл, М. В. (1988). Жеке ақпаратты басқару психологиясы. Қолданбалы эргономия, 19(1), 55–66 бб.

ПИМ туралы кітаптар

Бергман, О. & Уиттакер, С. (2016). Цифрлық деректерімізді басқару ғылымы. Кембридж, Массачусетс: MIT Press. Джонс, В. (2015). Ақпарат арқылы жақсы әлем құру: Жеке ақпаратты басқарудың болашағы, 3-бөлім. Сан-Рафаэль, Калифорния: Morgan & Claypool Publishers. Джонс, В. (2012). Жеке ақпаратты басқарудың болашағы, 1-бөлім: Біздің ақпаратымыз, әрқашан және мәңгілік. Сан-Рафаэль, Калифорния: Morgan & Claypool Publishers. Джонс, В. (2013). Ақпаратымызды басқару үшін технологияларды өзгерту: Жеке ақпаратты басқарудың болашағы, 2-бөлім. Сан-Рафаэль, Калифорния: Morgan & Claypool Publishers. Джонс, В. (2008). Табылған нәрселерді табуда сақтау: жеке ақпаратты басқаруды зерттеу және тәжірибе. Амстердам / Бостон: Morgan Kaufmann Publishers. .