Ағылшыншамен салыстырыңыз: абзацты басыңыз — түпнұсқа терезеде ашылады. Абзац астындағы EN түймесі оны мәтін ішінде көрсетеді.
Мазмұны
Кіріспе
Ұйымдастырылған құжаттар жинағы
Organised collection of documents
Құжаттарды басқару жүйесі (DMS) – файлдарды немесе құжаттарды сақтау, бөлісу, қадағалау және басқару үшін қолданылатын компьютерлік жүйе болып табылады. Кейбір жүйелерде әртүрлі пайдаланушылар жасаған және өзгерткен нұсқалардың тарихы тіркеледі. Бұл термин мазмұн басқару жүйелерінің ұғымдарымен байланысты. Ол көбінесе кәсіпорын мазмұнын басқару (ECM) жүйелерінің бір бөлігі ретінде қарастырылады және цифрлық активтерді басқару, құжаттарды сканерлеу, жұмыс процесі жүйелері және архивтік құжаттарды басқару жүйелерімен байланысты.
A document management system (DMS) is usually a computerized system used to store, share, track and manage files or documents. Some systems include history tracking where a log of the various versions created and modified by different users is recorded. The term has some overlap with the concepts of content management systems. It is often viewed as a component of enterprise content management (ECM) systems and related to digital asset management, document imaging, workflow systems and records management systems.
Тарих
Көптеген электрондық құжат басқару жүйелері құжаттарды түпнұсқа файл пішімінде (Microsoft Word немесе Excel, PDF) сақтайды, бірақ кейбір веб-негізгі құжат басқару жүйелері мазмұнды HTML түрінде сақтауды бастады. Бұл HTML-негізгі құжат басқару жүйелері жариялау жүйелері немесе саясат басқару жүйелері ретінде жұмыс істей алады. Мазмұн браузерлік редакторларды пайдалану арқылы немесе HTML емес мазмұнды импорттап түрлендіру арқылы жиналады. Құжаттарды HTML түрінде сақтау толық мәтіндік жұмыс ағынын жеңілдетеді, себебі көптеген іздеу жүйелері HTML-ді түпкілікті түрде қолдайды. HTML форматында сақтау жоқ құжат басқару жүйелері мәтінді меншік форматтан шығаруға мұқтаж, бұл толық мәтіндік іздеу жұмыс ағынын сәл қиындатады. Бульдік сұраныстар, кластерлік талдау және морфологиялық талдау сияқты іздеу мүмкіндіктері құжат басқару жүйелерінің маңызды бөлігіне айналды, өйткені пайдаланушылар интернетте іздеуге үйреніп, мазмұнын ұйымдастыруға көбірек уақыт жұмсамайды.
While many electronic document management systems store documents in their native file format (Microsoft Word or Excel, PDF), some web based document management systems are beginning to store content in the form of HTML. These HTML based document management systems can act as publishing systems or policy management systems. Content is captured either by using browser based editors or the importing and conversion of not HTML content. Storing documents as HTML enables a simpler full text workflow as most search engines deal with HTML natively. DMS without an HTML storage format is required to extract the text from the proprietary format making the full text search workflow slightly more complicated. Search capabilities including boolean queries, cluster analysis, and stemming have become critical components of DMS as users have grown used to internet searching and spend less time organizing their content.
Құралымдары
Құжаттарды басқару жүйелері әдетте сақтау, нұсқаларды басқару, метадеректер, қауіпсіздік, сондай-ақ индекстеу және іздеу мүмкіндіктерін қамтамасыз етеді. Осы компоненттердің сипаттамасы төменде келтірілген:
Document management systems commonly provide storage, versioning, metadata, security, as well as indexing and retrieval capabilities. Here is a description of these components:
Тақырып Сипаттамасы Метадеректер Метадеректер әдетте әрбір құжат үшін сақталады. Метадеректер мысалы, құжат сақталатын күнді және оны сақтайтын пайдаланушының идентификациясын қамтуы мүмкін. ДБЖ сонымен қатар құжаттан метадеректерді автоматты түрде шығара алады немесе пайдаланушыдан метадеректерді қосуды сұрайды. Кейбір жүйелер сканерленген кескіндерде оптикалық таңбаларды тануды (OCR) немесе электрондық құжаттарда мәтін шығаруды қолданады. Нәтижесінде алынған мәтін пайдаланушыларға ықтимал кілт сөздерді анықтау арқылы құжаттарды табуға көмектесу үшін немесе толық мәтіндік іздеу мүмкіндігін қамтамасыз ету үшін пайдаланылуы мүмкін, немесе өздігінен қолданылуы мүмкін. Шығарылған мәтін метадеректердің құрамдас бөлігі ретінде, құжатпен бірге немесе құжаттан бөлек құжат жинақтарын іздеу үшін дереккөз ретінде сақталуы мүмкін. Интеграция Көптеген құжаттарды басқару жүйелері құжаттарды басқару функционалдығын басқа қолданбаларға тікелей ұсынуға тырысады, сонда пайдаланушылар қолданбадан шықпай, құжаттарды басқару жүйесінің репозиторийінен тікелей алуға, өзгерістер енгізуге және өзгертілген құжатты жаңа нұсқа ретінде репозиторийге қайта сақтауға мүмкіндік алады. Мұндай интеграция әдетте жұмыс процесін басқару және мазмұнды басқару жүйелері сияқты әртүрлі бағдарламалық құралдар үшін қол жетімді, әдетте ODMA, LDAP, WebDAV және SOAP немесе RESTful веб-қызметтері сияқты ашық стандарттарды пайдаланатын қолданбалық бағдарламалау интерфейсі (API) арқылы. Қаптау Қаптау негізінен сканерлерден немесе көп функциялы принтерлерден қағаз құжаттарының кескіндерін қабылдау және өңдеуді қамтиды. Цифрлық кескіндерді машинамен оқылатын мәтінге түрлендіру үшін оптикалық таңбаларды тану (OCR) бағдарламалық жасақтамасы жиі қолданылады, ол аппараттық құрамға кіріктірілген немесе жеке бағдарламалық жасақтама ретінде қолданылады. Кейде құндықтарды таңдау өрістерінен немесе көпіршіктерден алу үшін оптикалық таңбаларды тану (OMR) бағдарламалық жасақтамасы қолданылады. Қаптау электрондық құжаттарды және басқа да компьютерлік файлдарды қабылдауды да қамтиды. Деректерді тексеру Деректерді тексеру ережелері құжат қателерін, қолтаңбалардың жоғалуын, дұрыс жазылмаған атауларды және басқа да мәселелерді тексеруге мүмкіндік береді, ДБЖ-ге деректерді импорттаудан бұрын нақты уақыт түзету нұсқаларын ұсынады. Деректерді тексеру кезінде үйлестіру және деректер форматын өзгерту түрінде қосымша өңдеулер де қолданылуы мүмкін. Индекстеу Индекстеу электрондық құжаттарды қадағалайды. Индекстеу бірегей құжат идентификаторын бақылау сияқты қарапайым болуы мүмкін, бірақ көбінесе ол күрделірек нысанда, құжаттардың метадеректері арқылы немесе тіпті құжаттар мазмұнынан алынған сөз индекстері арқылы жіктеледі. Индекстеу негізінен ақпарат сұранысын және іздеуді қолдау үшін қолданылады. Жедел іздеу үшін маңызды салалардың бірі индекс топологиясын немесе схемасын құру болып табылады. Сақтау Электрондық құжаттарды сақтау. Құжаттарды сақтау көбінесе сол құжаттардың басқаруын қамтиды; олар қайда сақталады, қанша уақыт сақталады, құжаттардың бір сақтау құралынан екіншісіне көшірілуі (иерархиялық сақтауды басқару) және құжатты жою. Іздеу Сақтаудан электрондық құжаттарды іздеу. Белгілі бір құжатты іздеу түсінігі қарапайым болса да, электрондық контекстте іздеу өте күрделі және қуатты болуы мүмкін. Жеке құжаттарды қарапайым іздеу пайдаланушыға бірегей құжат идентификаторын белгілеуге мүмкіндік беру арқылы және жүйенің негізгі индексті (немесе оның дерек қоймасындағы индекстелмеген сұранысты) құжатты іздеу үшін пайдалануы арқылы қол жеткізілуі мүмкін. Бұл тәсіл құжаттың тұтастығы маңызды болған жағдайда, құжат алмасатын екі жүйеге де қолданылады. Қауіпсіздік Құжаттардың қауіпсіздігі көптеген құжаттарды басқару бағдарламаларында өте маңызды. Құжаттардың түріне байланысты кейбір құжаттарға қойылатын талаптар өте күрделі болуы мүмкін. Мысалы, АҚШ-та ISO 9001 және ISO 13485 сияқты стандарттар, сондай-ақ АҚШ-тың Тамақ және дәрі-дәрмек басқармасы ережелері құжат бақылау процесін қалай қарастыру керектігін белгілейді. Құжаттарды басқару жүйелерінде құқықтарды басқару модулі болуы мүмкін, ол әкімшіге тек белгілі бір адамдарға немесе адамдар тобына ғана құжаттарға қол жеткізуге мүмкіндік береді. Құжатты басып шығару немесе PDF құру кезінде құжатты белгілеу, өзгертпеу немесе қасақана қолдануды болдырмау үшін маңызды элемент болып табылады. Жұмыс процесі Жұмыс процесі күрделі процесс, және кейбір құжаттарды басқару жүйелерінде кіріктірілген жұмыс процесі модулі немесе жұмыс процесін басқару құралдарымен интеграциялау мүмкіндігі бар. Нұсқаларды басқару Нұсқаларды басқару — бұл құжаттарды құжаттарды басқару жүйесіне кіргізу немесе шығару процесі, пайдаланушыларға бұрынғы нұсқаларды алуға және таңдалған нүктеден жұмысты жалғастыруға мүмкіндік береді. Нұсқаларды басқару уақыт өте келе өзгеріп, жаңартылатын, бірақ бұрынғы нұсқаға қайта оралу немесе сілтеме жасау қажет болатын құжаттар үшін пайдалы. Жарнамалау Құжатты жарнамалауға түзеу оқу, пікір алу, рұхсат беру, басып шығару және бекіту сияқты процедуралар кіреді. Бұл қадамдар сақтықты және логикалық ойлауды қамтамасыз етеді. Кез келген немқұрайлылық құжаттың дұрыс болмауына және оның пайдаланушыларын және оқырмандарын жаңылыстыруына немесе алаңдатуына әкелуі мүмкін. Заңмен реттелген салаларда кейбір процедуралар тиісті қолтаңбалармен және құжатқа қол қойылған күндермен расталуы керек. Қосымша ақпарат алу үшін ICS 01.140.40 және 35.240.30 бөлімдеріне жүгініңіз. Жарнамаланған құжатты өзгертуге арнайы білім немесе құралдарсыз оңай өзгертілмейтін форматта болуы керек, сонымен қатар оны оқуға немесе тасымалдауға болады. Қағаз көшірмесін көбейту Құжаттарды басқару жүйесінде құжаттарды/кескіндерді көбейту жиі қажет болады, сондықтан қолдау көрсетілетін шығу құрылғылары мен көбейту мүмкіндіктері ескерілуі керек.
Topic Description Metadata Metadata is typically stored for each document. Metadata may, for example, include the date the document will be stored and the identity of the user storing it. The DMS may also extract metadata from the document automatically or prompt the user to add metadata. Some systems also use optical character recognition on scanned images, or perform text extraction on electronic documents. The resulting extracted text can be used to assist users in locating documents by identifying probable keywords or providing for full text search capability, or can be used on its own. Extracted text can also be stored as a component of metadata, stored with the document, or separately from the document as a source for searching document collections. Integration Many document management systems attempt to provide document management functionality directly to other applications, so that users may retrieve existing documents directly from the document management system repository, make changes, and save the changed document back to the repository as a new version, all without leaving the application. Such integration is commonly available for a variety of software tools such as workflow management and content management systems, typically through an application programming interface (API) using open standards such as ODMA, LDAP, WebDAV, and SOAP or RESTful web services. Capture Capture primarily involves accepting and processing images of paper documents from scanners or multifunction printers. Optical character recognition (OCR) software is often used, whether integrated into the hardware or as stand alone software, in order to convert digital images into machine readable text. Optical mark recognition (OMR) software is sometimes used to extract values of check boxes or bubbles. Capture may also involve accepting electronic documents and other computer based files. Data validation Data validation rules can check for document failures, missing signatures, misspelled names, and other issues, recommending real time correction options before importing data into the DMS. Additional processing in the form of harmonization and data format changes may also be applied as part of data validation. Indexing Indexing tracks electronic documents. Indexing may be as simple as keeping track of unique document identifiers; but often it takes a more complex form, providing classification through the documents' metadata or even through word indexes extracted from the documents' contents. Indexing exists mainly to support information query and retrieval. One area of critical importance for rapid retrieval is the creation of an index topology or scheme. Storage Store electronic documents. Storage of the documents often includes management of those same documents; where they are stored, for how long, migration of the documents from one storage media to another (hierarchical storage management) and eventual document destruction. Retrieval Retrieve the electronic documents from the storage. Although the notion of retrieving a particular document is simple, retrieval in the electronic context can be quite complex and powerful. Simple retrieval of individual documents can be supported by allowing the user to specify the unique document identifier, and having the system use the basic index (or a non indexed query on its data store) to retrieve the document. This approach applies to both of the systems by which the document is to be inter exchanged, if the integrity of the document is imperative. Security Document security is vital in many document management applications. Compliance requirements for certain documents can be quite complex depending on the type of documents. For instance, in the United States, standards such as ISO 9001 and ISO 13485, as well as U. S. Food and Drug Administration regulations, dictate how the document control process should be addressed. Document management systems may have a rights management module that allows an administrator to give access to documents based on type to only certain people or groups of people. Document marking at the time of printing or PDF creation is an essential element to preclude alteration or unintended use. Workflow Workflow is a complex process, and some document management systems have either a built in workflow module or can integrate with workflow management tools. Versioning Versioning is a process by which documents are checked in or out of the document management system, allowing users to retrieve previous versions and to continue work from a selected point. Versioning is useful for documents that change over time and require updating, but it may be necessary to go back to or reference a previous copy. Publishing Publishing a document involves the procedures of proofreading, peer or public reviewing, authorizing, printing and approving etc. Those steps ensure prudence and logical thinking. Any careless handling may result in the inaccuracy of the document and therefore mislead or upset its users and readers. In law regulated industries, some of the procedures have to be completed as evidenced by their corresponding signatures and the date(s) on which the document was signed. Refer to the ISO divisions of ICS 01.140.40 and 35.240.30 for further information. The published document should be in a format that is not easily altered without a specific knowledge or tools, and yet it is read only or portable. Hard copy reproduction Document/image reproduction is often necessary within a document management system, and its supported output devices and reproduction capabilities should be considered.
Интеграцияланған ДМ
Кеңейтілген құжаттарды басқару – кәсіпорындағы «құжаттарды» жинау, басқару, сақтау, қорғау, жеткізу және жою үшін қолданылатын технологиялар, құралдар мен әдістердің жиынтығы. Осы контексте «құжаттар» – суреттер, кеңсе құжаттары, графикалық материалдар мен суреттер, сондай-ақ веб-беттер, электрондық пошта, жылдам хабарламалар және бейнелер сияқты жаңа электрондық нысандарды қоса, сан алуан ақпараттық активтердің кез келгенін қамтиды.
Integrated document management comprises the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, deliver and dispose of 'documents' across an enterprise. In this context 'documents' are any of a myriad of information assets including images, office documents, graphics, and drawings as well as the new electronic objects such as Web pages, email, instant messages, and video.
Құжаттарды басқару бағдарламалық жасақтамасы
Ақпаратты сақтау үшін қағаз құжаттар көптен бері қолданылып келеді. Дегенмен, қағаз қымбатқа түсіп, шамадан артық қолданса, ысырапқа айналуы мүмкін. Құжаттарды басқару бағдарламалық жасақтамасы – бұл тек құрал ғана емес, ол пайдаланушыға сақталған ақпаратқа қол жеткізуді, бақылауды және өңдеуді басқаруға мүмкіндік береді. Құжаттарды басқару бағдарламалық қамтамасыз етуі – барлық қағаз және электрондық файлдарды ұйымдастыруға арналған электрондық шкаф. Бұл бағдарламалық қамтамасыз ету бизнеске қағаз құжаттарды электрондық форматқа ауыстырып, сканерлеу арқылы бір орталыққа жинауға және цифрлық форматтарды импорттауға көмектеседі. Цифрлық құжаттарды басқарудың ең маңызды артықшылықтарының бірі – барлық құжаттар мен деректерді сақтау үшін сенімді және қауіпсіз ортаны қамтамасыз ету. Әсіресе, ауыр құрылыс саласында құжаттарды басқару бағдарламалық жасақтамасы команда мүшелеріне тағайындалған жобалар бойынша құжаттарды кез келген жерден және кез келген уақытта қауіпсіз түрде қарауға және жүктеуге мүмкіндік береді, бұл күнделікті жұмысты жеңілдетуге көмектеседі.
Paper documents have long been used in storing information. However, paper can be costly and, if used excessively, wasteful. Document management software is not simply a tool but it lets a user manage access, track and edit information stored. Document management software is an electronic cabinet that can be used to organize all paper and digital files. The software helps the businesses to combine paper to digital files and store it into a single hub after it is scanned and digital formats get imported. One of the most important benefits of digital document management is a “fail safe” environment for safeguarding all documents and data. In the heavy construction industry specifically, document management software allows team members to securely view and upload documents for projects they are assigned to from anywhere and at any time to help streamline day to day operations.