Инструменты и системы для управления личными данными.

Управление личной информацией (PIM): инструменты и системы для хранения, организации и эффективного использования данных. Оптимизируйте свою продуктивность!

24 мин чтения

100%

Источник: Personal information management — Wikipedia

Сравнивайте с английским: нажмите на абзац — оригинал откроется в окне. Кнопка EN под абзацем показывает его прямо в тексте.

Содержание

Введение

Инструменты и системы управления собственными данными

Управление персональной информацией (PIM) — это изучение и реализация действий, которые люди выполняют для получения или создания, хранения, организации, поддержания, поиска и использования информационных элементов, таких как документы (бумажные и цифровые), веб-страницы и электронные сообщения для повседневного использования с целью выполнения задач (связанных с работой или нет) и реализации различных ролей человека (родителя, сотрудника, друга, члена сообщества и т. д.); это управление информацией внутриличностного масштаба. Управление личными знаниями по некоторым определениям является подобластью. Один из идеалов PIM заключается в том, чтобы у людей всегда была под рукой нужная информация в нужном месте, в нужном формате и в достаточной полноте и качестве для удовлетворения их текущих потребностей. Технологии и инструменты могут помочь людям тратить меньше времени на трудоемкие и подверженные ошибкам административные задачи PIM (например, поиск и организацию информации). Однако инструменты и технологии также могут перегружать людей избытком информации, приводя к информационной перегрузке. Особое внимание в PIM уделяется тому, как люди организуют и поддерживают коллекции персональной информации, а также методам, которые могут им в этом помочь. Люди могут управлять информацией в различных ситуациях, по разным причинам и с использованием различных типов информации. Например, обычный офисный работник может управлять физическими документами в картотеке, помещая их в папки с подвесками, упорядоченные в алфавитном порядке по названию проекта. В последнее время этот же работник может организовывать цифровые документы в виртуальные папки локальной файловой системы компьютера или в облачное хранилище, используя сервис хранения файлов (например, Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive). Люди управляют информацией и в более личных, частных контекстах. Например, родитель может собирать и организовывать фотографии своих детей в фотоальбом, который может быть как бумажным, так и цифровым. PIM рассматривает не только методы, используемые для хранения и организации информации, но и то, как люди извлекают информацию из своих коллекций для повторного использования. Например, офисный работник может найти физический документ, вспомнив название проекта, а затем найти соответствующую папку, выполнив алфавитный поиск. На компьютерной системе с иерархической файловой системой человеку может потребоваться вспомнить папку верхнего уровня, в которой находится документ, а затем просмотреть содержимое папки, чтобы перейти к нужному документу. Системы электронной почты часто поддерживают дополнительные методы поиска, такие как поиск по полям (например, по отправителю, теме, дате). Характеристики типов документов, данные, которые могут быть использованы для их описания (метаданные), и особенности систем, используемых для их хранения и организации (например, поиск по полям), — все это компоненты, которые могут влиять на то, как пользователи осуществляют управление персональной информацией.

Personal information management (PIM) is the study and implementation of the activities that people perform in order to acquire or create, store, organize, maintain, retrieve, and use informational items such as documents (paper based and digital), web pages, and email messages for everyday use to complete tasks (work related or not) and fulfill a person's various roles (as parent, employee, friend, member of community, etc. ); it is information management with intrapersonal scope. Personal knowledge management is by some definitions a subdomain. One ideal of PIM is that people should always have the right information in the right place, in the right form, and of sufficient completeness and quality to meet their current need. Technologies and tools can help so that people spend less time with time consuming and error prone clerical activities of PIM (such as looking for and organising information). But tools and technologies can also overwhelm people with too much information leading to information overload. A special focus of PIM concerns how people organize and maintain personal information collections, and methods that can help people in doing so. People may manage information in a variety of settings, for a variety of reasons, and with a variety of types of information. For example, a traditional office worker might manage physical documents in a filing cabinet by placing them in hanging folders organized alphabetically by project name. More recently, this office worker might organize digital documents into the virtual folders of a local, computer based file system or into a cloud based store using a file hosting service (e. g., Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive). People manage information in many more private, personal contexts as well. A parent may, for example, collect and organize photographs of their children into a photo album which might be paper based or digital. PIM considers not only the methods used to store and organize information, but also is concerned with how people retrieve information from their collections for re use. For example, the office worker might re locate a physical document by remembering the name of the project and then finding the appropriate folder by an alphabetical search. On a computer system with a hierarchical file system, a person might need to remember the top level folder in which a document is located, and then browse through the folder contents to navigate to the desired document. Email systems often support additional methods for re finding such as fielded search (e. g., search by sender, subject, date). The characteristics of the document types, the data that can be used to describe them (meta data), and features of the systems used to store and organize them (e. g. fielded search) are all components that may influence how users accomplish personal information management.

Обзор

Сфера действия ПУИ широка. Восприятие человеком мира и его способность влиять на него определяются, ограничиваются и иногда значительно расширяются благодаря умению получать, передавать и иным образом обрабатывать информацию.

История и происхождение

ПИМ – это новая область знаний с древними корнями. Когда устное слово преобладало над письменным, человеческая память была основным средством сохранения информации. По мере того как информация все чаще оформлялась на бумаге, со временем разрабатывались инструменты для решения растущих задач управления ею. Например, вертикальный шкаф для хранения, ставший сегодня стандартным элементом домашних и офисных кабинетов, впервые поступил в коммерческую продажу в 1893 году. С увеличением доступности компьютеров в 1950-х годах возник интерес к компьютеру как к источнику метафор и полигону для испытаний в попытках понять способность человека обрабатывать информацию и решать проблемы. Ньюэлл и Саймон первыми применили компьютер как инструмент для моделирования человеческого мышления. Они создали программу "Теоретик логики", которую обычно считают первой рабочей программой искусственного интеллекта (ИИ). Компьютер 1950-х годов также послужил вдохновением для разработки подхода к изучению человеческого поведения и производительности, основанного на обработке информации. После того как исследования 1950-х годов показали, что компьютер, как процессор символов, может "мыслить" (с разной степенью достоверности) подобно человеку, в 1960-х годах возрос интерес к использованию компьютера для помощи людям в более эффективном мышлении и обработке информации. Работая с Андрисом ван Дамом и другими, Тед Нельсон, автор термина "гипертекст", разработал в 1968 году одну из первых гипертекстовых систем – The Hypertext Editing System. В том же году Дуглас Энгельбарт завершил работу над гипертекстовой системой под названием NLS (oN Line System). Энгельбарт выдвинул идею о том, что компьютер можно использовать для расширения человеческого интеллекта. Как было объявлено в книге Ульрика Найссера "Когнитивная психология", в 1960-х годах также сформировалась когнитивная психология как дисциплина, основное внимание которой уделялось лучшему пониманию способности человека мыслить, учиться и запоминать. Компьютер, как помощник человека, а не удаленный вычислитель в охлаждаемой комнате, получил дальнейшее подтверждение благодаря работам конца 1970-х – 1980-х годов, результатом которых стало создание персональных компьютеров с растущей мощностью и портативностью. Эти тенденции сохраняются: вычислительная мощность, примерно эквивалентная мощности настольного компьютера десятилетней давности, теперь помещается в устройства, которые помещаются на ладони. Сам термин "Управление личной информацией" впервые был использован, по-видимому, в 1980-х годах на фоне общего энтузиазма по поводу потенциала персонального компьютера значительно расширить способность человека обрабатывать и управлять информацией. В 1980-х годах также появились так называемые "инструменты PIM", которые обеспечивали ограниченную поддержку управления такими вещами, как встречи и расписания, списки дел, номера телефонов и адреса. В 1980-х годах также сформировалось сообщество, посвященное изучению и улучшению взаимодействия человека и компьютера. В соответствии с "информационной" направленностью PIM, исследования PIM 1980-х и 1990-х годов выходили за рамки изучения конкретного устройства или приложения и охватывали более широкие экосистемы управления информацией, включая, например, организацию физического офиса и управление документами. Малоун характеризовал стратегии личной организации как "аккуратные" или "неряшливые" и описал подходы к организации информации как "систематизацию" и "накопление". Другие исследования показали, что люди меняют свои методы хранения информации в зависимости от предполагаемого будущего использования этой информации. Исследования изучали практические последствия, которые исследования человеческой памяти могут иметь для разработки, например, личных систем хранения данных и систем поиска информации. Исследования показали предпочтение навигации (просмотр, "поиск по местоположению") при возврате к личным файлам, предпочтение, которое сохраняется и сегодня, несмотря на значительные улучшения в поддержке поиска и все более широкое использование поиска в качестве предпочтительного метода возврата к электронной почте. PIM, как современная область исследований с самоопределившимся сообществом исследователей, берет свое начало в сессии специальной группы интересов (SIG) по PIM на конференции CHI 2004 года и в специальном семинаре, спонсируемом Национальным научным фондом (NSF), который состоялся в Сиэтле в 2005 году.

PIM is a new field with ancient roots. When the oral rather than the written word dominated, human memory was the primary means for information preservation. As information was increasingly rendered in paper form, tools were developed over time to meet the growing challenges of management. For example, the vertical filing cabinet, now such a standard feature of home and workplace offices, was first commercially available in 1893. With the increasing availability of computers in the 1950s came an interest in the computer as a source of metaphors and a test bed for efforts to understand the human ability to process information and to solve problems. Newell and Simon pioneered the computer's use as a tool to model human thought. They produced "The Logic Theorist," generally thought to be the first running artificial intelligence (AI) program. The computer of the 1950s was also an inspiration for the development of an information processing approach to human behavior and performance. After the 1950s research showed that the computer, as a symbol processor, could "think" (to varying degrees of fidelity) like people do, the 1960s saw an increasing interest in the use of the computer to help people to think better and to process information more effectively. Working with Andries van Dam and others, Ted Nelson, who coined the word "hypertext", developed one of the first hypertext systems, The Hypertext Editing System, in 1968. That same year, Douglas Engelbart also completed work on a hypertext system called NLS (oN Line System). Engelbart advanced the notion that the computer could be used to augment the human intellect. As heralded by the publication of Ulric Neisser's book Cognitive Psychology, the 1960s also saw the emergence of cognitive psychology as a discipline that focused primarily on a better understanding of the human ability to think, learn, and remember. The computer as aid to the individual, rather than remote number cruncher in a refrigerated room, gained further validity from work in the late 1970s and through the 1980s to produce personal computers of increasing power and portability. These trends continue: computational power roughly equivalent to that of a desktop computer of a decade ago can now be found in devices that fit into the palm of a hand. The phrase "Personal Information Management" was itself apparently first used in the 1980s in the midst of general excitement over the potential of the personal computer to greatly enhance the human ability to process and manage information. The 1980s also saw the advent of so called "PIM tools" that provided limited support for the management of such things as appointments and scheduling, to do lists, phone numbers, and addresses. A community dedicated to the study and improvement of human–computer interaction also emerged in the 1980s. As befits the "information" focus of PIM, PIM relevant research of the 1980s and 1990s extended beyond the study of a particular device or application towards larger ecosystems of information management to include, for example, the organization of the physical office and the management of paperwork. Malone characterized personal organization strategies as 'neat' or 'messy' and described 'filing' and 'piling' approaches to the organization of information. Other studies showed that people vary their methods for keeping information according to anticipated uses of that information in the future. Studies explored the practical implications that human memory research might carry in the design of, for example, personal filing systems, and information retrieval systems. Studies demonstrated a preference for navigation (browsing, "location based finding) in the return to personal files, a preference that endures today notwithstanding significant improvements in search support. and an increasing use of search as the preferred method of return to e mails. PIM, as a contemporary field of inquiry with a self identified community of researchers, traces its origins to a Special Interest Group (SIG) session on PIM at the CHI 2004 conference and to a special National Science Foundation (NSF) sponsored workshop held in Seattle in 2005.

Исследования

Большая часть исследований в области ПИМ может быть сгруппирована в зависимости от основной деятельности ПИМ, на которой они сосредоточены. Эти виды деятельности отражены в двух основных моделях ПИМ, а именно: поиск/повторный поиск, хранение и деятельность на мета-уровне. Важные исследования также проводятся по специальным темам: личность, настроение и эмоции, как оказывающие влияние на практику ПИМ человека, так и испытывающие это влияние, управление информацией о личном здоровье, а также управление личной информацией в долгосрочной перспективе и для сохранения наследия.

Хранение

Многие события повседневной жизни во многом противоположны поиску информации: люди сталкиваются с информацией и пытаются определить, что, если что, с ней делать, то есть сопоставить полученную информацию с текущими или ожидаемыми потребностями. Решения и действия, связанные с полученной информацией, в совокупности называются деятельностью по удержанию (или сохранению) информации. Способность эффективно обрабатывать информацию, полученную случайно, имеет важное значение для способности человека открывать новые материалы и устанавливать новые связи. Люди также сохраняют информацию, которую активно искали, но не имеют времени обработать в данный момент. Например, поиск в интернете часто выдает гораздо больше информации, чем можно усвоить за один сеанс. Решение сохранить эту информацию для последующего использования и шаги, необходимые для этого, также являются деятельностью по удержанию информации. Деятельность по удержанию информации также запускается, когда людей прерывают во время выполнения текущей задачи, и они ищут способы сохранить текущее состояние, чтобы быстро возобновить работу позже. Люди записывают встречи в календарь, а хорошие идеи или "список покупок" – несколькими короткими заметками на клочке бумаги. Люди сохраняют информацию не только для того, чтобы иметь к ней доступ в будущем, но и для создания напоминаний о необходимости поиска и использования этой информации. Забыть использовать информацию в будущем – один из видов проспективной потери памяти. Чтобы избежать этого, люди могут, например, отправить себе ссылку на веб-страницу по электронной почте, вместо или в дополнение к закладке, поскольку письмо с этой ссылкой появится во входящих, где его с большей вероятностью заметят и используют. Решение о сохранении информации можно рассматривать как задачу обнаружения сигнала, подверженную ошибкам двух типов: 1) ложное отрицание ("пропуск"), когда игнорируется информация, которая позже окажется необходимой и которую следовало сохранить (например, подтверждение благотворительных пожертвований, необходимое для подачи налоговой декларации) и 2) ложное положительное, когда сохраненная как полезная информация (неверно оцененная как "сигнал") в итоге не используется. Информация, сохраненная и никогда не использованная, лишь добавляет беспорядка – цифрового и физического – в жизнь человека. Сохранение информации может быть сложным и подверженным ошибкам процессом. Особенно это касается систематизации, то есть размещения информационных элементов, таких как бумажные документы, цифровые документы и электронные письма, в папках. Чтобы избежать или отложить систематизацию информации (например, до тех пор, пока не станет ясно, где она может пригодиться), люди могут складывать ее в "кучи". Тегирование предоставляет альтернативу систематизации информации по папкам. Строгая иерархия папок не позволяет гибко классифицировать информацию, даже если в сознании человека информационный элемент может относиться к нескольким категориям. За годы существования PIM было разработано множество прототипов, связанных с тегами. Подход к тегированию также используется в коммерческих системах, в частности в Gmail (в виде "меток"), но успех тегов пока неоднозначен. Бергман и др. обнаружили, что пользователи, имея возможность использовать папки или теги, предпочитают папки тегам и даже при использовании тегов обычно ограничиваются добавлением одного тега к информационному элементу. Civan и др., проведя наблюдение за участниками, критически сравнивающими тегирование и использование папок, выявили некоторые ограничения тегирования, которые ранее не обсуждались открыто, например, тот факт, что если человек решает использовать несколько тегов, обычно важно продолжать это делать (иначе тег, применяемый непоследовательно, становится неэффективным средством поиска полного набора элементов). Технологии могут помочь снизить затраты времени и усилий на сохранение информации и уменьшить вероятность ошибок. Например, возможность сделать цифровое фото знака, рекламного объявления или страницы бумажного документа позволяет избежать необходимости переписывать (или копировать) информацию. Постоянное использование человеком смартфона в течение дня может создавать временную метку событий, что является своего рода автоматическим сохранением информации, особенно информации "опыта" (см. раздел "В каких смыслах информация является личной") с потенциальным использованием для ведения дневника или возврата к ранее полученной информации ("Кажется, я читал это письмо в такси по дороге в аэропорт"). Технологии отслеживания активности могут еще больше обогатить запись повседневной деятельности человека, предоставляя огромный потенциал для лучшего понимания своей жизни, здоровья и активности. Технологии автоматизации сохранения личной информации переходят в область персональной информатики и движения "quantified self", ведение журнала жизни, в крайнем случае, – "полный захват" информации. Технологии отслеживания поднимают серьезные вопросы конфиденциальности (см. "Управление конфиденциальностью и потоком информации"). Возникают дополнительные вопросы относительно полезности и даже практической доступности "полного захвата".

Many events of daily life are roughly the converse of finding events: People encounter information and try to determine what, if anything, they should do with this information, i. e., people must match the information encountered to current or anticipated needs. Decisions and actions relating to encountered information are collectively referred to as keeping activities. The ability to effectively handle information that is encountered by happenstance is essential to a person's ability to discover new material and make new connections. People also keep information that they have actively sought but do not have time to process currently. A search on the web, for example, often produces much more information than can be consumed in the current session. Both the decision to keep this information for later use and the steps to do so are keeping activities. Keeping activities are also triggered when people are interrupted during a current task and look for ways of preserving the current state so that work can be quickly resumed later. People keep appointments by entering reminders into a calendar and keep good ideas or "things to pick up at the grocery store" by writing down a few cryptic lines on a loose piece of paper. People keep not only to ensure they have the information later, but also to build reminders to look for and use this information. Failure to remember to use information later is one kind of prospective memory failure. In order to avoid such a failure, people may, for example, self e mail a web page reference in addition to or instead of making a bookmark because the e mail message with the reference appears in the inbox where it is more likely to be noticed and used. The keeping decision can be characterized as a signal detection task subject to errors of two kinds: 1) an incorrect rejection ("miss") when information is ignored that later is needed and should have been kept (e. g., proof of charitable donations needed now to file a tax return) and 2) a false positive when information kept as useful (incorrectly judged as "signal") turns out not to be used later. Information kept and never used only adds to the clutter – digital and physical – in a person's life. Keeping can be a difficult and error prone effort. Filing i. e., placing information items such as paper documents, digital documents and emails, into folders, can be especially so. To avoid, or delay filing information (e. g., until more is known concerning where the information might be used), people may opt to put information in "piles" instead. Tagging provides another alternative to filing information items into folders. A strict folder hierarchy does not readily allow for the flexible classification of information even though, in a person's mind, an information item might fit in several different categories. A number of tag related prototypes for PIM have been developed over the years. A tagging approach has also been pursued in commercial systems, most notably Gmail (as "labels"), but the success of tags so far is mixed. Bergman et al. found that users, when provided with options to use folders or tags, preferred folders to tags and, even when using tags, they typically refrained from adding more than a single tag per information item. Civan et al., through an engagement of participants in critical, comparative observation of both tagging and the use of folders were able to elicit some limitations of tagging not previously discussed openly such as, for example, that once a person decides to use multiple tags, it is usually important to continue doing so (else the tag not applied consistently becomes ineffective as a means of retrieving a complete set of items). Technologies may help to reduce the costs, in personal time and effort, of keeping and the likelihood of error. For example, the ability to take a digital photo of a sign, billboard announcement or the page of a paper document can obviate the task of otherwise transcribing (or photocopying) the information. A person's ongoing use of a smartphone through the day can create a time stamped record of events as a kind of automated keeping and especially of information "experienced by me" (see section, "The senses in which information is personal") with potential use in a person's efforts to journal or to return to information previously experienced ("I think I read the email while in the taxi on the way to the airport "). Activity tracking technology can further enrich the record of a person's daily activity with tremendous potential use for people to enrich their understanding of their daily lives and the healthiness of their diet and their activities. Technologies to automate the keeping of personal information segue to personal informatics and the quantified self movement, life logging, in the extreme, a 'total capture" of information. Tracking technologies raise serious issues of privacy (see "Managing privacy and the flow of information"). Additional questions arise concerning the utility and even the practical accessibility of "total capture".

Содержание и организация

Деятельность по поиску и, особенно, хранению информации может переходить в деятельность по поддержанию и организации, например, когда усилия по сохранению документа в файловой системе приводят к созданию новой папки, или когда повторный поиск документа выявляет необходимость объединения двух папок с пересекающимся содержанием и назначением. Различия между людьми особенно заметны в их подходах к поддержанию и организации информации. Малоун.

Деятельность по хранению коррелирует с деятельностью по организации, так что, например, люди с более сложной структурой папок, как правило, чаще и быстрее систематизируют информацию. Деятельность по организации (например, создание и именование папок) переходит в деятельность по поддержанию, такую как консолидация избыточных папок, архивирование неактуальной информации и обеспечение надлежащего резервного копирования и защиты данных. (См. также раздел "Управление конфиденциальностью и потоком информации"). Исследования организации папок цифровой информации показывают, что она служит целям, выходящим за рамки организации файлов для последующего поиска. Папки сами по себе являются информацией – они отражают, например, меняющееся понимание человеком проекта и его составляющих. Иерархия папок иногда может представлять собой неформальное декомпозирование задачи, где родительская папка обозначает проект, а подпапки – его основные компоненты (например, "свадебный прием" и "церемония в церкви" для проекта "свадьба"). Однако люди часто испытывают трудности с организацией информации и не имеют надежных процедур резервного копирования. Людям сложно поддерживать и организовывать различные формы информации (например, цифровые документы, электронную почту и веб-ссылки), и иногда они прилагают особые усилия для объединения различных форм информации в единую систему. В то же время эти хранилища предоставляют их владельцам возможность, при наличии соответствующей подготовки и инструментальной поддержки, использовать информацию новыми и полезными способами. Эмпирические наблюдения в исследованиях ПИМ стимулируют разработку прототипов информационных инструментов, обеспечивающих лучшую поддержку для поддержания, организации и, в дальнейшем, кураторства личной информации. Например, GrayArea применяет принцип понижения приоритета, основанный на субъективном подходе пользователя, позволяя перемещать менее часто используемые файлы в любой папке в "серую зону" в нижней части списка. Доступ к этим файлам сохраняется, но они менее заметны и, следовательно, меньше отвлекают внимание. Прототип Planz поддерживает создание и интеграцию в контексте файлов, связанных с проектом, электронной почты, веб-ссылок, неформальных заметок и других форм информации в упрощенный интерфейс, напоминающий документ, предназначенный для представления проекта с заголовками, соответствующими папкам в личной файловой системе, и подзаголовками (для задач, подпроектов или других компонентов проекта), соответствующими подпапкам. Предполагается, что единая, полезная организация должна возникать спонтанно, когда люди сосредоточены на планировании и выполнении своих проектов.

Activities of keeping correlate with activities of organizing so that, for example, people with more elaborate folder structures tend to file information more often and sooner. Activities of organization (e. g., creating and naming folders) segue into activities of maintenance such as consolidating redundant folders, archiving information no longer in active use, and ensuring that information is properly backed up and otherwise secured. (See also section, "Managing privacy and the flow of information"). Studies of people's folder organizations for digital information indicate that these have uses going far beyond the organization of files for later retrieval. Folders are information in their own right – representing, for example, a person's evolving understanding of a project and its components. A folder hierarchy can sometimes represent an informal problem decomposition with a parent folder representing a project and subfolders representing major components of the project (e. g., "wedding reception" and "church service" for a "wedding" project). However, people generally struggle to keep their information organized and often do not have reliable backup routines. People have trouble maintaining and organizing many distinct forms of information (e. g., digital documents, emails, and web references) and are sometimes observed to make special efforts to consolidate different information forms into a single organization. At the same time, these stores offer their owners the opportunity, with the right training and tool support, for exploitation of their information in new, useful ways. Empirical observations of PIM studies motivate prototyping efforts towards information tools to provide better support for the maintenance, organization and, going further, curation of personal information. For example, GrayArea applies the demotion principle of the user subjective approach to allow people to move less frequently used files in any given folder to a gray area at the bottom end of the listing of this folder. These files can still be accessed but are less visible and so less distracting of a person's attention. The Planz prototype supports an in context creation and integration of project related files, emails, web references, informal notes and other forms of information into a simplified, document like interface meant to represent the project with headings corresponding to folders in the personal file system and subheadings (for tasks, sub projects, or other project components) corresponding to subfolders. The intention is that a single, useful organization should emerge incidentally as people focus on the planning and completion of their projects.

Управление конфиденциальностью и потоком информации

Люди постоянно сталкиваются с необходимостью оценивать компромиссы, решая, какая информация поступает в их персональное информационное пространство (ПИП) и выходит из него. Каждое взаимодействие сопряжено с определенной степенью риска для конфиденциальности и безопасности. Передача информации ненадлежащим получателям может привести к краже личных данных. Получение нежелательной информации может привести к "заражению" устройств человека, повреждению или "блокировке" его данных с требованием выкупа. По некоторым оценкам, 30% или более компьютеров в Соединенных Штатах заражены. Однако обмен информацией, входящей и исходящей, является важной частью современной жизни. Чтобы заказывать товары и услуги онлайн, люди должны быть готовы предоставить данные своей кредитной карты. Чтобы опробовать новый потенциально полезный информационный инструмент, людям может потребоваться разрешить загрузку, которая может внести нежелательные изменения в веб-браузер или на рабочий стол. Обеспечение надлежащего контроля над информацией, поступающей в ПИП и выходящей из него, является серьезной задачей. Еще более сложной является разработка понятного пользовательского интерфейса, который наглядно демонстрирует последствия различных настроек конфиденциальности, особенно в отношении конфиденциальности в интернете. Например, каковы последствия для конфиденциальности личной информации при нажатии кнопки "Зарегистрироваться" для использования социальных сетей, таких как Facebook?

Измерение и оценка

Люди стремятся понять, как они могут улучшить различные аспекты своей практики управления личной информацией (PIM), задаваясь вопросами: "Действительно ли мне нужно хранить всю эту информацию?", "Стоит ли этот инструмент (приложение, апплет, устройство) усилий (времени, разочарования), затрачиваемых на его использование?" и, пожалуй, самый главный: "Куда уходит день? Куда делось время? Что я успел сделать?". Эти последние вопросы часто возникают в процессе размышлений, например, по дороге домой после работы. Однако все больше появляется оснований полагать, что ответы на них будут основываться не только на воспоминаниях и самоанализе. Все чаще данные, собираемые автоматически в течение дня и в процессе взаимодействия человека с различными информационными инструментами для работы с разными типами информации (файлами, электронной почтой, сообщениями, изображениями и т.д.), могут быть использованы для оценки эффективности практики управления личной информацией и выявления возможностей для ее улучшения.

Понимание и использование информации

Усилия по осмыслению информации представляют собой еще один набор действий на мета-уровне, которые оперируют с личной информацией и связью между информацией и потребностями. Люди часто должны собирать и анализировать большой объем информации, чтобы решить, что делать дальше. "Какой соискатель, вероятнее всего, лучше всего подойдет нам?", "Какой пенсионный план выбрать?", "Что взять с собой в поездку?". Эти и многие другие решения, как правило, основываются не на одном элементе информации, а на совокупности элементов – документах, электронных письмах (например, с советами или впечатлениями друзей и коллег), веб-ссылках и т.д. Осмысление информации является "мета" не только благодаря своей более широкой направленности на коллекции информации, но и потому, что оно пронизывает большую часть PIM-деятельности, даже если основная цель может казаться другой. Например, организуя информацию в папки, предположительно для последующего поиска, люди одновременно осмысливают ее и приходят к более глубокому пониманию.

Личность, настроение и эмоции

Личность и настроение могут влиять на практику ПИМ, а практика ПИМ, в свою очередь, может влиять на эмоции человека. В частности, черты личности (например, "добросовестность" или "нейротизм") в определенных обстоятельствах показали корреляцию со степенью, в которой человек хранит и организует информацию в личном архиве, таком как личная система хранения файлов. Однако другое недавнее исследование показало, что черты личности не коррелируют ни с одним аспектом личных систем хранения данных, что позволяет предположить, что на практику ПИМ влияет не столько личность, сколько внешние факторы, такие как используемая операционная система (например, Mac OS или Windows), которые оказались гораздо более предсказуемыми. Помимо корреляции между практикой ПИМ и более устойчивыми чертами личности, есть данные, свидетельствующие о том, что (более изменчивое) настроение человека влияет на деятельность, связанную с ПИМ, так что, например, человек, испытывающий негативные эмоции, при организации личной информации с большей вероятностью создаст структуру с большим количеством папок, в которых, в среднем, будет содержаться меньше файлов. В то же время, информация, которую человек хранит или регулярно встречает (например, в социальных сетях), может существенно влиять на его настроение. По мере продолжения исследований в области потенциала автоматического, случайного сбора информации (см. раздел "Хранение") растет понимание необходимости проектирования, учитывающего не только запоминание, но и забывание, например, когда человек осознает необходимость избавиться от цифровых вещей после расставания или смерти близкого человека. Помимо негативных чувств, вызванных информацией, связанной с неудачными отношениями, люди испытывают негативные чувства, связанные непосредственно с практикой ПИМ. В целом, люди испытывают тревогу и неудовлетворенность в отношении своих личных информационных архивов, включая опасения по поводу возможной потери информации, а также выражают обеспокоенность по поводу своей способности и эффективности в управлении и организации информации.

Personality and mood can impact a person's practice of PIM and, in turn, a person's emotions can be impacted by the person's practice of PIM. In particular, personality traits (e. g., "conscientiousness" or "neuroticism") have, in certain circumstances, been shown to correlate with the extent to which a person keeps and organizes information into a personal archive such as a personal filing system. However, another recent study found personality traits were not correlated with any aspects of personal filing systems, suggesting that PIM practices are influenced less by personality than by external factors such as the operating system used (i. e. Mac OS or Windows), which were seen to be much more predictive. Aside from the correlation between practices of PIM and more enduring personality traits, there is evidence to indicate that a person's (more changeable) mood impacts activities of PIM so that, for example, a person experiencing negative moods, when organizing personal information, is more likely to create a structure with more folders where folders, on average, contain fewer files. Conversely, the information a person keeps or routinely encounters (e. g., via social media), can profoundly impact a person's mood. Even as explorations continue into the potential for the automatic, incidental capture of information (see section Keeping) there is growing awareness for the need to design for forgetting as well as for remembrance as, for example, when a person realizes the need to dispose of digital belongings in the aftermath of a romantic breakup or the death of a loved one. Beyond the negative feelings induced by information associated with a failed relationship, people experience negative feelings about their PIM practices, per se. People are shown in general to experience anxiety and dissatisfaction with respect to their personal information archives including both concerns of possible loss of the information and also express concerns about their ability and effectiveness in managing and organizing their information.

Управление персональной информацией о здоровье

Традиционная персональная информация о здоровье хранится в различных информационных системах медицинских учреждений (например, клиник, больниц, страховых компаний), часто в виде медицинских карт. Людям часто бывает сложно управлять или даже ориентироваться в множестве бумажных или электронных медицинских записей, полученных в различных медицинских учреждениях и по разным специальностям. Этот тип персональной медицинской информации, также известный как персональные медицинские записи, обычно требует от людей (то есть пациентов) дополнительных действий по поиску и получению доступа к информации о здоровье, а затем – по созданию понятного резюме для личного использования. С развитием потребительских продуктов для здоровья, включая трекеры активности и мобильные приложения, связанные со здоровьем, люди получают доступ к новым типам персональных данных о здоровье (например, физической активности, частоты сердечных сокращений) вне медицинских учреждений. Это меняет и поведение, связанное с управлением личной информацией (PIM). Большая часть работы по хранению информации автоматизирована. Однако люди могут испытывать трудности с интерпретацией и использованием этой информации в дальнейшем, например, для планирования будущей физической активности на основе данных трекера. Кроме того, люди часто выполняют другие задачи более высокого уровня, такие как поддержание и организация информации (например, синхронизация данных между различными мобильными приложениями для здоровья).

Методы и методологии исследования ПИМ и разработки инструмента

Цель исследования ПИМ носит как описательный, так и предписывающий характер. Исследования в области ПИМ направлены на понимание того, что люди делают сейчас и с какими проблемами они сталкиваются, в частности, в управлении информацией и использовании информационных инструментов. Это понимание ценно само по себе, но также должно применяться для определения того, что можно сделать в плане техник, обучения и, особенно, разработки инструментов для улучшения практики ПИМ. Специфика ПИМ делает его изучение сложной задачей. Методы и предпочтительные способы организации личной информации могут значительно варьироваться в зависимости от формата информации (например, файлы и электронная почта) и с течением времени. Операционная система и файловый менеджер по умолчанию также оказывают влияние на практику ПИМ, особенно в управлении файлами. Наблюдается, что практика человека существенно меняется в зависимости от пола, возраста и текущих жизненных обстоятельств. Безусловно, различия между людьми по обе стороны так называемого "цифрового разрыва" окажут значительное влияние на практику ПИМ. Как отмечается в разделе "Личность и настроение", черты личности и даже текущее настроение человека могут влиять на поведение в области ПИМ. Для обобщения результатов исследований или их корректной квалификации, исследования ПИМ, по крайней мере в совокупности, должны включать изучение людей с разнообразным опытом и потребностями в течение длительного времени, в различных ситуациях, с использованием различных форматов информации и различных инструментов управления информацией. В то же время, исследования ПИМ, особенно на начальных этапах, часто должны проводиться непосредственно в среде пользователя (например, на рабочем месте или в офисе, или, по крайней мере, там, где у людей есть доступ к своим ноутбукам, смартфонам и другим устройствам для управления информацией), чтобы можно было наблюдать за тем, как люди управляют информацией, которая является для них "личной" (см. раздел "В каких смыслах информация является личной"). Разведочные методы требуют значительных затрат времени как от наблюдателя, так и от участника, и могут быть интрузивными для участников. Следовательно, количество и состав участников, скорее всего, будут ограничены, то есть участниками часто будут люди из ближнего круга наблюдателя: семья, друзья, коллеги или другие члены его сообщества. Например, метод "экскурсии", в котором участнику предлагается провести интервьюера по своим информационным коллекциям (например, файлы, электронная почта, веб-закладки, цифровые фотографии, бумажные документы и т. д.), оказался очень полезным, но дорогостоящим методом исследования, результаты которого ограничены небольшим количеством и узкой выборкой участников. Метод "экскурсии" – один из нескольких методов, отлично подходящих для разведочной работы, но слишком дорогих и непрактичных для использования с более крупной и разнообразной выборкой людей. Другие разведочные методы включают использование протоколов "думай вслух", собираемых, например, во время выполнения участником задачи по сохранению или поиску информации. Для расширения числа и разнообразия представленных практик ПИМ также используется метод Дельфи, позволяющий достичь консенсуса и опирающийся на опыт и знания исследователей ПИМ. Область разработки инструментов ПИМ распространяется практически на любой инструмент, который люди используют для работы со своей информацией, включая "стикеры" и папки с подвесками для бумажной информации, а также широкий спектр компьютерных приложений для управления цифровой информацией – от приложений, которые люди используют ежедневно, таких как веб-браузеры, почтовые клиенты и приложения для обмена сообщениями, до персональных информационных менеджеров. Что касается методов оценки альтернатив при разработке инструментов ПИМ, исследователи ПИМ вновь сталкиваются с проблемой "in situ". Как оценить альтернативу максимально приближенно к реальному рабочему контексту ПЗИ пользователя? Один из подходов, "дать системе работать", предполагает создание интерфейсов между оцениваемым инструментом и ПЗИ участника, чтобы инструмент мог работать с другими инструментами участника и его личной информацией (в отличие от работы в отдельной среде с "тестовыми" данными). Dropbox и другие сервисы хранения файлов иллюстрируют этот подход: пользователи могут продолжать работать со своими файлами и папками локально на своих компьютерах через файловый менеджер, в то время как установленный апплет беспрепятственно синхронизирует файлы и папки пользователя с веб-хранилищем, обеспечивая резервное копирование и возможность синхронизации информации с другими устройствами и обмена ею с другими пользователями. Бергман сообщает об успехе применения субъективного подхода к разработке инструментов, который, скорее, является методологией, чем методом. Субъективный подход продвигает три принципа проектирования. Вкратце, проектирование должно обеспечивать следующее: 1) все элементы, связанные с проектом, независимо от их формы (или формата), должны быть организованы вместе (принцип субъективной классификации проекта); 2) важность информации (для пользователя) должна определять ее визуальную заметность и доступность (принцип субъективной важности); и 3) информация должна извлекаться и использоваться пользователем в том же контексте, в котором она использовалась ранее (принцип субъективного контекста). Этот подход может предложить принципы проектирования, которые служат не только для оценки и улучшения существующих систем, но и для создания новых реализаций. Например, согласно принципу понижения приоритета, элементы информации с более низкой субъективной важностью должны быть понижены в приоритете (т.е. сделаны менее заметными), чтобы не отвлекать пользователя, но при этом оставаться в исходном контексте на случай необходимости. Этот принцип был применен при создании нескольких интересных прототипов. В качестве другого примера, задача обнаружения сигнала давно используется для описания и объяснения человеческого поведения и недавно была использована в качестве основы для анализа нашего выбора относительно того, какую информацию сохранять и как – ключевой деятельности в области ПИМ.

The purpose of PIM study is both descriptive and prescriptive. PIM research seeks to understand what people do now and the problems they encounter i. e., in the management of information and the use of information tools. This understanding is useful on its own but should also have application to understand what might be done in techniques, training and, especially, tool design to improve a person's practice of PIM. The nature of PIM makes its study challenging. The techniques and preferred methods of a person's PIM practice can vary considerably with information form (e. g., files vs. emails) and over time. The operating system and the default file manager are also shown to impact PIM practices especially in the management of files. A person's practice is also observed to vary in significant ways with gender, age and current life circumstances. Certainly, differences among people on different sides of the so called "digital divide" will have profound impact on PIM practices. And, as noted in section "Personality and mood", personality traits and even a person's current mood can impact PIM behavior. For research results to generalize, or else to be properly qualified, PIM research, at least in aggregate, should include the study of people, with a diversity of backgrounds and needs, over time as they work in many different situations, with different forms of information and different tools of information management. At the same time, PIM research, at least in initial exploratory phases, must often be done in situ (e. g., in a person's workplace or office or at least where people have access to their laptops, smartphones and other devices of information management) so that people can be observed as they manage information that is "personal" to them (see section "The senses in which information is personal"). Exploratory methods are demanding in the time of both observer and participant and can also be intrusive for the participants. Consequently, the number and nature of participants is likely to be limited i. e., participants may often be people "close at hand" to the observer as family, friends, colleagues or other members of the observer's community. For example, the guided tour, in which the participant is asked to give an interviewer a "tour" of the participant's various information collections (e. g., files, emails, Web bookmarks, digital photographs, paper documents, etc. ), has proven a very useful, but expensive method of study with results bound by caveats reflecting the typically small number and narrow sampling of participants. The guided tour method is one of several methods that are excellent for exploratory work but expensive and impractical to do with a larger, more diverse sampling of people. Other exploratory methods include the use of think aloud protocols collected, for example, as a participant completes a keeping or finding task,

Another method using the Delphi technique for achieving consensus has been used to leverage the expertise and experience of PIM researchers as means of extending, indirectly, the number and diversity of PIM practices represented. The purview of PIM tool design applies to virtually any tool people use to work with their information including "sticky notes" and hanging folders for paper based information to a wide range of computer based applications for the management of digital information, ranging from applications people use every day such as Web browsers, email applications and texting applications to personal information managers. With respect to methods for the evaluation of alternatives in PIM tools design, PIM researchers again face an "in situ" challenge. How to evaluate an alternative, as nearly as possible, in the working context of a person's PSI? One "let it lie" approach would provide for interfaces between the tool under evaluation and a participant's PSI so that the tool can work with a participant's other tools and the participant's personal information (as opposed to working in a separate environment with "test" data). Dropbox and other file hosting services exemplify this approach: Users can continue to work with their files and folders locally on their computers through the file manager even as an installed applet works to seamlessly synchronize the users files and folders with a Web store for the added benefits of a backup and options to synchronize this information with other devices and share this information with other users. As what is better described as a methodology of tool design rather than a method, Bergman reports good success in the application of a user subjective approach. The user subjective approach advances three design principles. In brief, the design should allow the following: 1) all project related items no matter their form (or format) are to be organized together (the subjective project classification principle); 2) the importance of information (to the user) should determine its visual salience and accessibility (the subjective importance principle); and 3) information should be retrieved and used by the user in the same context as it was previously used in (the subjective context principle). The approach may suggest design principles that serve not only in evaluating and improving existing systems but also in creating new implementations. For example, according to the demotion principle, information items of lower subjective importance should be demoted (i. e., by making them less visible) so as not to distract the user but be kept within their original context just in case they are needed. The principle has been applied in the creation of several interesting prototypes. To take another example, the signal detection task has long been used to frame and explain human behavior and has recently been used as a basis for analyzing our choices concerning what information to keep and how – a key activity of PIM.)

Управление групповой информацией

Управление групповой информацией (GIM, обычно произносится с мягким "G") рассматривалось в других работах в контексте PIM. Изучение GIM, в свою очередь, тесно связано с изучением компьютерной поддержки совместной работы (CSCW). GIM относится к CSCW так же, как PIM относится к HCI. Подобно тому, как вопросы, связанные с PIM, значительно пересекаются с вопросами HCI, но не полностью ими поглощаются (и наоборот), вопросы GIM пересекаются с вопросами CSCW, но не поглощаются ими. Информация, поддерживающая деятельность GIM, может существовать в нецифровых формах, таких как бумажные календари и доски объявлений, не использующие компьютеры. Групповые и социальные аспекты часто влияют на стратегию PIM отдельного человека. Например, один член семьи может взять на себя управление медицинской информацией для всех членов семьи (например, данными о прививках), а другой – финансовой информацией семьи. Однако совместная организация и обмен информацией часто затруднены, поскольку люди, работающие в группе, могут иметь различные представления о наилучшем способе организации информации. В крупных организациях цели GIM организации могут противоречить целям PIM отдельных сотрудников, при этом цели разных сотрудников также могут конфликтовать. Сотрудники могут, например, хранить копии конфиденциальных документов на своих личных ноутбуках для удобства, даже если это нарушает групповую (организационную) безопасность. Из-за реальных или кажущихся недостатков веб-сервисов, обеспечивающих совместное использование папок, люди, работающие в группе, могут предпочесть обмениваться информацией через вложения электронной почты.

Управление данными, информацией и знаниями

Проблемы управления данными особенно актуальны для PIM в контексте безопасного, надежного и долгосрочного хранения персональной информации в цифровом формате. Исследование управления информацией и знаниями в организациях также связано с изучением PIM, и вопросы, возникающие на организационном уровне, часто переносятся в сферу PIM. Забота об управлении знаниями на личном (в отличие от организационного) уровне привела к обоснованию выделения области управления личными знаниями (PKM). Однако знания нельзя рассматривать как "объект" для непосредственного управления, а скорее как нечто, управляемое косвенно, например, через элементы информации, такие как веб-страницы, электронные письма и бумажные документы. PKM следует рассматривать как полезное подмножество PIM.

Управление персональной сетью

Большая часть полезной информации, которую человек получает, часто поступает спонтанно через сеть его семьи, друзей и коллег. Люди стремятся к взаимности, и значительная часть информации, которую человек передает другим, отражает попытку построить отношения и повлиять на их поведение. Таким образом, управление личными связями (PNM) является важнейшим аспектом PIM и может рассматриваться как практика управления отношениями и контактами с другими людьми для достижения социальных и профессиональных преимуществ.

Обзор ПИМ

Джонс, У., Динин, Дж. Д., Капра, Р., Дикема, А. Р., и Перес Кинонес, М. А. (2017). Управление персональной информацией. В М. Левин Кларк и Дж. Макдональд (ред.), Энциклопедия библиотечного и информационного дела (4-е изд.). Taylor & Francis. Уиттакер, С. (2011). Управление персональной информацией: от потребления к кураторству. В Б. Кронине (ред.), "Ежегодный обзор информационных наук и технологий (ARIST), 45". Медфорд, Нью-Джерси: Information Today. Джонс, У. (2007). Управление персональной информацией. В Б. Кронине (ред.), Ежегодный обзор информационных наук и технологий (ARIST), 41. Медфорд, Нью-Джерси: Information Today. Teevan, J., Jones, W. & Bederson, B. (2006) СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК: Управление персональной информацией. В Commun. ACM, 49(1). Лансдейл, М. В. (1988). Психология управления персональной информацией. Прикладная эргономика, 19(1), стр. 55–66.

Книги о ПИМ

Бергман, О. & Whittaker, S. (2016). Наука управления нашими цифровыми данными. Кембридж, Массачусетс: MIT Press. Джонс, У. (2015). Создание лучшего мира с помощью нашей информации: будущее управления личной информацией, часть 3. Сан-Рафаэль, Калифорния: Morgan & Claypool Publishers. Джонс, У. (2012). Будущее управления личной информацией, часть 1: Наша информация, всегда и навсегда. Сан-Рафаэль, Калифорния: Morgan & Claypool Publishers. Джонс, У. (2013). Трансформирующие технологии для управления нашей информацией: будущее управления личной информацией, часть 2. Сан-Рафаэль, Калифорния: Morgan & Claypool Publishers. Джонс, У. (2008). Как не потерять найденное: изучение и практика управления личной информацией. Амстердам / Бостон: Morgan Kaufmann Publishers.