Ұсыныс сұраныс қағазы

Кіріспе

Ұсыныс сұрау (RFP) – тауар, қызмет немесе құнды активтерді сатып алуға ниетті агенттік немесе компанияның, әлеуетті жеткізушілерден бизнес-ұсыныстарды ұсынуын сұрап жіберілген құжат. Көбінесе бұл процеске конкурстық шарттар да кіреді.

Сипаттамалар

Көбінесе ұсыныс сұрау (RFP) баға туралы ғана сұрау емес. Мысалы: талаптарды анықтау, жобаның жоспары, RFP пакетінің форматы және RFI пакетінің форматына келісім алу. Тағы да қажетті ақпаратқа корпоративтік ақпарат пен тарих, қаржылық жағдай (компания банкротқа түсу қаупі болмауы керек), техникалық мүмкіндіктер (егер бұрын жасалмаған немесе әртүрлі техникалық тәсілдермен орындалатын болса), өнім туралы мәліметтер (қоймадағы қор және жобаны аяқтау мерзімі), сондай-ақ компанияның сенімділігін анықтау үшін тексеруге болатын клиенттердің пікірлері (жобаға қатысқан қызметкерлердің білімі мен тәжірибесі, жоғары білімді және ғылыми дәрежесі бар мамандардың артықшылықтары) кіруі мүмкін. Интернеттің қолжетімділігі көптеген мемлекеттік органдарды мемлекеттік немесе жеке компаниялардың ұйымдастырған сайттарына жүгінуге мәжбүр етті, онда RFP, RFI және RFQ тізімдері жарияланады. Көптеген компаниялар қызығушылық танытқан өнімдер мен қызметтер туралы электрондық хабарлама алу үшін тегін тіркеледі. Кейде барлық процесс онлайн режимінде жүзеге асырылады, жауаптар сканерленген құжаттар немесе PDF файлдары түрінде жүктеледі. Ал кейде, немесе заңдық себептерге байланысты, жауапты қағаз түрінде, CD/DVD дискісінде немесе флеш-жетекте пошта арқылы жіберу керек. Көптеген елдердің әскерлерінде операциялық қажеттілікті (ОҚ) қанағаттандыру үшін RFP жиі жарияланады, содан кейін әскери сатып алу органы әлеуетті мердігерлерге тендер жасау үшін егжей-тегжейлі техникалық сипаттаманы ұсынады. Азаматтық қолдануда RFP көбінесе күрделі сату процесінің, яғни корпоративтік сатудың бір бөлігі болып табылады. RFP-ге ұсыныс сұралатын тауардың, жобаның немесе қызметтің сипаттамалары кіреді. Сипаттамалар неғұрлым толық болса, ұсыныстың дұрыс болу ықтималдығы соғұрлым жоғары. Әдетте RFP мақұлданған жеткізушілердің тізіміне жіберіледі. Ұсыныс берушілер белгіленген мерзімге дейін ұсыныстарын қайтарады. Кешіктірілген ұсыныстар бастапқы RFP шарттарына сәйкес қарастырылуы немесе қарастырылмауы мүмкін. Ұсыныстар жеткізуші, сатушы немесе серіктес ретінде жарамдылығын бағалау үшін пайдаланылады. Көбінесе ұйымдар жеткізушілерді іріктеудің егжей-тегжейлі процесін жүргізеді, олар келіссөздердің келесі кезеңіне шақырылуы керек. Бұл іріктеу процесі жеткізушілерді бағалау жүйесі немесе сатып алушы ұйымның ішкі талқылаулары болуы мүмкін. Ұсыныстар бойынша талқылаулар жүргізілуі мүмкін (техникалық мүмкіндіктерді нақтылау, ұсыныстағы қателерді анықтау немесе баға бойынша келіссөздер жүргізу үшін). Көп жағдайда тек таңдалған ұсыныс берушілер ғана келесі тендерлерге қатысуға шақырылуы мүмкін немесе ең жақсы техникалық және қаржылық ұсыныстарын ұсынуы сұралуы мүмкін, бұл әдетте ең жақсы және соңғы ұсыныс (BAFO) деп аталады. Кейінгі өзгерістер "Жақсы және қайта қарастырылған соңғы ұсыныс" (BARFO) деп аталуы мүмкін. Егер сатып алушы және сатушы ұйымдары ұсыныстың техникалық және коммерциялық шарттары туралы келісімге келсе, олар келісімшартқа қол қою, жұмыс жоспарын жасау сияқты келесі қадамдарға көше алады, бұл сатып алу мәмілесін ресімдейді. Бүгінгі таңда көптеген ұйымдар RFP әзірлеуде ынтымақтастыққа ұмтылады, әсіресе университеттер мен ірі мемлекеттік мекемелер үлкен технологиялық сатып алулар жасағанда. RFP шығарушы топтар мүмкіндіктер тізімін берудің орнына нақты пайдалану жағдайларын сұрайды және сатып алуды жасамас бұрын барлық бәсекелес өнімдерді жақсы түсіну үшін демонстрациялар, вебинарлар мен кездесулерді ұйымдастыру мүмкіндігін қамтамасыз етеді.

An RFP typically involves more than a request for a price. Examples of such are: Choosing requirements, the timetable for the project, the RFP Package format, and Obtain clearance for the RFI Package format. Other requested information may include basic corporate information and history, financial information (can the company deliver without risk of bankruptcy), technical capability (used on major procurements of services, where the item has not previously been made or where the requirement could be met by varying technical means), product information such as stock availability and estimated completion period, and customer references that can be checked to determine a company's suitability (including educational and military background of its employees on the project college graduates and those with advanced college degrees may add "value" from the bidder). The ubiquitous availability of the internet has made many government agencies turn either to state run or vendor operated websites which provide listings of RFPs as well as RFIs and RFQs. Many allow vendors to sign up at no charge to receive e mails of requests either generally or for specific categories of product or service for which there is an interest. In some cases, the entire process is done on line with responses as scanned documents or PDF files uploaded to the server; in other cases, or for legal reasons, a response must be sent in hard copy form and/or on CD/DVD disc or flash drive by mail or delivery service. In the militaries of many countries, an RFP is often raised to fulfill an Operational Requirement (OR), after which the military procurement authority will normally issue a detailed technical specification against which tenders (i. e., bids) will be made by potential contractors. In the civilian use, an RFP is usually part of a complex sales process, also known as enterprise sales. RFPs often include specifications of the item, project or service for which a proposal is requested. The more detailed the specifications, the better the chances that the proposal provided will be accurate. Generally RFPs are sent to an approved supplier or vendor list. The bidders return a proposal by a set date and time. Late proposals may or may not be considered, depending on the terms of the initial RFP. The proposals are used to evaluate the suitability as a supplier, vendor, or institutional partner. Typically organizations follow a detailed vendor screening process to short list the vendors who should be invited for further rounds of negotiation. This screening process could either be vendor scoring models or internal discussions within the buyer organization. Discussions may be held on the proposals (often to clarify technical capabilities or to note errors in a proposal or in many cases to negotiate on the price). In most instances, only selected bidders may be invited to participate in subsequent bids, or may be asked to submit their best technical and financial proposal, commonly referred to as a Best and Final Offer (BAFO). Subsequent changes can be referred to as the Best and Revised Final Offer (BARFO). Once both the parties, i. e. a buyer organization and seller organization, agree on the technical and commercial terms and conditions of the proposal, they could move on to next steps like contract signing, statement of work which would formalize the purchase transactions. Today, many organizations are becoming more collaborative in the development of RFPs; this is especially true for universities and other major public entities making major technology purchases. RFP issuing groups ask for specific use cases, rather than providing a list of features, and ensure they have the opportunity to include demonstrations, webinars and meetings as part of the RFP process to ensure they have a strong understanding of all competing products before making a purchase.

Мемлекеттік сатып алудағы рөлі

АҚШ-тың мемлекеттік сатып алуында Федералдық сатып алу ережесінің 15.203 тармағы ұсыныстар туралы сұрау салуларды қамтиды, онда FAR ұсыныстарды бағалауға, өтінім берушілермен одан әрі талқылауға және соңғы таңдау шешімі негізделген жазбаша соңғы ұсыныстың өзгертулерін (FPR) ұсынуға шақыруға рұқсат береді. Федералдық үкіметтен соңғы ұсыныстың өзгертулерін сұрау қажет.

"Ұсыныстар туралы сұрау салу" термині кейде Ұлыбританиядағы мемлекеттік сатып алуларға қатысты қолданылады, мысалы, Ұлыбритания үкіметінің жоспарланған кеңжолақты инвестициялық қорын жинап, басқару үшін ұсыныс сұрау 2016 жылдың маусым айында жарияланды.

Басқа өтініштер

RFX ұжымдық термині ұсыныс сұрау үшін (RFP) немесе төменде тізілген терминдердің кез келгенін қамту үшін жиі қолданылады. Қатысу туралы өтініш (RFA), сондай-ақ серіктестік туралы өтініш немесе одақтастық туралы өтініш ретінде де белгілі, бұл бір тараптың екінші тарапқа бірлесіп әрекет ету (әдетте бизнес аясында) және осы бірлескен іс-қимылдың нәтижесін бөлісу туралы ұсынысы болып табылады. Қызығушылық білдіру туралы өтініш (RFEI) – бұл РОИ (қызығушылық білдіру) процесінің бір бөлігі, RFQ сияқты, кейде RFP жарияланудан бұрын жасалады, сұралған қызметтерді әлеуетті түрде сатып алу туралы ақпарат жинау үшін. Ақпарат сұрау (RFI) – бұл әлеуетті сатушыдан немесе қызмет провайдерінен сатып алушының қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін нарықта қандай өнімдер мен қызметтер бар екенін анықтау және сатушының ұсыныстары мен күш-қуаты тұрғысынан сатушының мүмкіндіктерін білу үшін сұралатын ұсыныс. RFI көбінесе ірі сатып алуларда қолданылады, онда талапты бірнеше балама тәсілдер арқылы қанағаттандыруға болады. Дегенмен, RFI ұсыныс беруге шақыру емес, сатып алушыға да, сатушыға да міндетті емес және RFP немесе RFQ-ға әкелуі мүмкін немесе әкелмейді. Ұсыныс сұрау (RFQ) ұсыныс берушілермен талқылау қажет болмаған кезде (әсіресе өнімнің немесе қызметтің техникалық сипаттамалары бұрыннан белгілі болғанда) және баға жеңімпазды таңдаудағы басты немесе жалғыз фактор болғанда қолданылады. RFQ толыққанды RFP шығарудан бұрын жалпы баға диапазондарын анықтау үшін де қолданылуы мүмкін. Мұндай жағдайда, RFQ нәтижелерінен өнімдер, қызметтер немесе жеткізушілер таңдалып, толыққанды RFP құрастыру үшін қосымша зерттеулер жүргізіледі. Коммерциялық тәжірибеде RFQ – RFx-тің ең көп қолданылатын түрі, көптеген компаниялар RFx түрлерінің айырмашылығын түсінбейді және әдетте RFQ-ны таңдайды. Біліктілік туралы өтініш (RFQ), сондай-ақ алдын ала біліктілік сауалнамасы (PQQ) ретінде де белгілі, RFP процесін бастамас бұрын жиі таратылатын құжат. Ол көптеген компаниялардан сатушы туралы ақпарат жинап, перспективалар жиынтығын құру үшін қолданылады. Бұл RFP-ны қарау процесін жеңілдетеді, өйткені қажетті біліктілікке сай келетін үміткерлерді алдын ала тізімге қоюға мүмкіндік береді. Шешім сұрау (RFS) RFP-ға ұқсас, бірақ ашық және жалпылама. Бұл сатушыға немесе жеткізушіге өз шешімін немесе өнім мен қызмет комбинациясын білдіруде барлық RFx түрлерінің ең икемділігін береді. Тендер сұрау (RFT), сондай-ақ тендерге шақыру (ITT) ретінде де белгілі, көбінесе үкіметтер тарапынан қолданылады.

The collective term RFX is often used to embrace a request for proposal (RFP), or any of the terms listed below. A request for association (RFA), also known as request for partnership or request for alliance, is a proposal from one party to another for acting together (usually in business) and sharing the benefits of this joint action. A request for expression(s) of interest (RFEI), is part of the EOI (expression of interest) discovery process in order to gather information regarding the potential procurement of the services sought, similar to the RFQ, sometimes done prior to publishing an RFP. A request for information (RFI) is a proposal requested from a potential seller or a service provider to determine what products and services are potentially available in the marketplace to meet a buyer's needs and to know the capability of a seller in terms of offerings and strengths of the seller. RFIs are commonly used on major procurements, where a requirement could potentially be met through several alternate means. An RFI, however, is not an invitation to bid, is not binding on either the buyer or sellers, and may or may not lead to an RFP or RFQ. A request for quotation (RFQ) is used when discussions with bidders are not required (mainly when the specifications of a product or service are already known) and when price is the main or only factor in selecting the successful bidder. An RFQ may also be used prior to issuing a full blown RFP to determine general price ranges. In this scenario, products, services or suppliers may be selected from the RFQ results to bring in to further research in order to write a more fully fleshed out RFP. In commercial business practice, the RFQ is the most popularly used form of RFx, with many companies not understanding the distinction between the RFx's, and so defaulting to RFQ. A request for qualifications (RFQ) also known as pre qualification questionnaire (PQQ) is a document often distributed before initiation of the RFP process. It is used to gather vendor information from multiple companies to generate a pool of prospects. This eases the RFP review process by preemptively short listing candidates which meet the desired qualifications. A request for solution (RFS) is similar to a RFP, but more open and general. This allows the vendor or supplier the most flexibility of all RFx in expressing their solution, or their product and service combination. A request for tender (RFT), also known as invitation to tender (ITT), is more commonly used by governments.