Запрос предложений: руководство по подготовке и оценке

Введение

Запрос предложений (RFP) – это документ, запрашивающий предложения от потенциальных поставщиков о предоставлении товаров, услуг или активов, обычно в рамках конкурсного отбора, инициируемый агентством или компанией, заинтересованной в их приобретении.

Технические характеристики

Обычно RFP включает в себя нечто большее, чем просто запрос цены. Примеры включают в себя: определение требований, график реализации проекта, формат пакета RFP и получение одобрения формата пакета RFI. Другая запрашиваемая информация может включать базовую корпоративную информацию и историю, финансовую информацию (способность компании выполнить обязательства без риска банкротства), технические возможности (используемые при крупных закупках услуг, когда изделие ранее не производилось или когда требования могут быть удовлетворены различными техническими решениями), информацию о продукте, такую как наличие на складе и ориентировочный срок завершения, а также контактные данные клиентов для проверки надежности компании (включая образование и опыт работы сотрудников проекта – выпускники вузов и обладатели ученых степеней могут добавить "ценность" от участника торгов). Широкая доступность интернета побудила многие государственные учреждения использовать государственные или веб-сайты, управляемые поставщиками, которые предоставляют списки RFP, RFI и RFQ. Многие из них позволяют поставщикам бесплатно подписаться на получение уведомлений по электронной почте о запросах в целом или по конкретным категориям продуктов или услуг, представляющих интерес. В некоторых случаях весь процесс осуществляется онлайн, ответы загружаются в виде отсканированных документов или PDF-файлов на сервер; в других случаях, или по юридическим причинам, ответ должен быть отправлен в бумажном виде и/или на CD/DVD-диске или USB-накопителе по почте или курьерской службой. Во многих странах RFP часто составляется для выполнения оперативных требований (ОР), после чего военные органы закупок обычно выпускают подробные технические спецификации, на основе которых потенциальные подрядчики представляют тендеры (т.е. предложения). В гражданском применении RFP обычно является частью сложного процесса продаж, также известного как корпоративные продажи. RFP часто содержат спецификации запрашиваемого изделия, проекта или услуги. Чем подробнее спецификации, тем выше вероятность получения точного предложения. Как правило, RFP рассылаются утвержденному списку поставщиков или подрядчиков. Участники торгов представляют предложения к установленной дате и времени. Поздние предложения могут быть рассмотрены или отклонены в зависимости от условий первоначального RFP. Предложения используются для оценки пригодности в качестве поставщика, подрядчика или институционального партнера. Обычно организации проводят тщательный отбор поставщиков для составления шорт-листа участников, приглашенных на дальнейшие раунды переговоров. Этот процесс отбора может включать в себя системы оценки поставщиков или внутренние обсуждения в организации-покупателе. По предложениям могут проводиться обсуждения (часто для уточнения технических возможностей, выявления ошибок в предложении или, во многих случаях, для переговоров о цене). В большинстве случаев только отобранные участники торгов приглашаются к участию в последующих торгах или им предлагается представить свое лучшее техническое и финансовое предложение, обычно называемое "Лучшим и окончательным предложением" (BAFO). Последующие изменения могут называться "Лучшим и пересмотренным окончательным предложением" (BARFO). Как только обе стороны, т.е. организация-покупатель и организация-продавец, согласуют технические и коммерческие условия предложения, они могут перейти к следующим этапам, таким как подписание контракта и составление технического задания, которое формализует сделку. В настоящее время многие организации стремятся к более тесному сотрудничеству при разработке RFP, особенно университеты и другие крупные государственные учреждения, совершающие крупные технологические закупки. Группы, выпускающие RFP, запрашивают конкретные примеры использования, а не просто перечень функций, и обеспечивают возможность проведения демонстраций, вебинаров и встреч в рамках процесса RFP, чтобы убедиться в полном понимании всех конкурирующих продуктов перед принятием решения о покупке.

An RFP typically involves more than a request for a price. Examples of such are: Choosing requirements, the timetable for the project, the RFP Package format, and Obtain clearance for the RFI Package format. Other requested information may include basic corporate information and history, financial information (can the company deliver without risk of bankruptcy), technical capability (used on major procurements of services, where the item has not previously been made or where the requirement could be met by varying technical means), product information such as stock availability and estimated completion period, and customer references that can be checked to determine a company's suitability (including educational and military background of its employees on the project college graduates and those with advanced college degrees may add "value" from the bidder). The ubiquitous availability of the internet has made many government agencies turn either to state run or vendor operated websites which provide listings of RFPs as well as RFIs and RFQs. Many allow vendors to sign up at no charge to receive e mails of requests either generally or for specific categories of product or service for which there is an interest. In some cases, the entire process is done on line with responses as scanned documents or PDF files uploaded to the server; in other cases, or for legal reasons, a response must be sent in hard copy form and/or on CD/DVD disc or flash drive by mail or delivery service. In the militaries of many countries, an RFP is often raised to fulfill an Operational Requirement (OR), after which the military procurement authority will normally issue a detailed technical specification against which tenders (i. e., bids) will be made by potential contractors. In the civilian use, an RFP is usually part of a complex sales process, also known as enterprise sales. RFPs often include specifications of the item, project or service for which a proposal is requested. The more detailed the specifications, the better the chances that the proposal provided will be accurate. Generally RFPs are sent to an approved supplier or vendor list. The bidders return a proposal by a set date and time. Late proposals may or may not be considered, depending on the terms of the initial RFP. The proposals are used to evaluate the suitability as a supplier, vendor, or institutional partner. Typically organizations follow a detailed vendor screening process to short list the vendors who should be invited for further rounds of negotiation. This screening process could either be vendor scoring models or internal discussions within the buyer organization. Discussions may be held on the proposals (often to clarify technical capabilities or to note errors in a proposal or in many cases to negotiate on the price). In most instances, only selected bidders may be invited to participate in subsequent bids, or may be asked to submit their best technical and financial proposal, commonly referred to as a Best and Final Offer (BAFO). Subsequent changes can be referred to as the Best and Revised Final Offer (BARFO). Once both the parties, i. e. a buyer organization and seller organization, agree on the technical and commercial terms and conditions of the proposal, they could move on to next steps like contract signing, statement of work which would formalize the purchase transactions. Today, many organizations are becoming more collaborative in the development of RFPs; this is especially true for universities and other major public entities making major technology purchases. RFP issuing groups ask for specific use cases, rather than providing a list of features, and ensure they have the opportunity to include demonstrations, webinars and meetings as part of the RFP process to ensure they have a strong understanding of all competing products before making a purchase.

Роль в государственных закупках

В государственных закупках Соединенных Штатов Федеральное регулирование по приобретениям 15.203 охватывает запросы предложений, указывая, что FAR допускает оценку предложений, проведение дальнейших обсуждений с участниками и приглашение к представлению письменных окончательных редакций предложений (FPR), на основе которых принимается окончательное решение о выборе. Запросы на представление окончательных редакций предложений от федерального правительства должны

Термин "запрос предложений" иногда используется в контексте государственных закупок в Соединенном Королевстве, например, в июне 2016 года был опубликован запрос предложений по привлечению и управлению предлагаемым правительством Великобритании инвестиционным фондом широкополосного доступа.

Другие запросы

Коллективный термин RFX часто используется для обозначения запроса предложений (RFP) или любого из терминов, перечисленных ниже. Запрос о сотрудничестве (RFA), также известный как запрос о партнерстве или запрос о союзе, представляет собой предложение одной стороны другой о совместных действиях (обычно в бизнесе) и разделении выгод от этих действий. Запрос о выражении заинтересованности (RFEI) является частью процесса выявления заинтересованных сторон (EOI) для сбора информации о потенциальной закупке необходимых услуг, аналогично RFQ, и иногда выполняется до публикации RFP. Запрос информации (RFI) – это запрос, направляемый потенциальному продавцу или поставщику услуг, чтобы определить, какие продукты и услуги потенциально доступны на рынке для удовлетворения потребностей покупателя, а также оценить возможности продавца с точки зрения предлагаемых решений и его сильных сторон. RFI обычно используются при крупных закупках, когда потребность может быть удовлетворена несколькими альтернативными способами. Однако RFI не является приглашением к участию в торгах, не обязывает ни покупателя, ни продавцов и может, но не обязательно, привести к RFP или RFQ. Запрос ценовых предложений (RFQ) используется, когда обсуждение с участниками торгов не требуется (в основном, когда спецификации продукта или услуги уже известны) и когда цена является основным или единственным фактором при выборе победителя. RFQ также может использоваться перед выпуском полноценного RFP для определения общих ценовых диапазонов. В этом случае продукты, услуги или поставщики, отобранные по результатам RFQ, могут быть использованы для дальнейшего изучения с целью разработки более детального RFP. В коммерческой практике RFQ является наиболее распространенной формой RFx, поскольку многие компании не понимают различий между различными типами RFx и по умолчанию используют RFQ. Запрос квалификационной информации (RFQ), также известный как предварительный квалификационный опросник (PQQ), – это документ, который часто распространяется перед началом процесса RFP. Он используется для сбора информации о поставщиках от нескольких компаний с целью формирования пула потенциальных кандидатов. Это упрощает процесс рассмотрения RFP, позволяя предварительно отсеять кандидатов, не соответствующих требуемым квалификациям. Запрос решений (RFS) аналогичен RFP, но более открыт и гибок. Это позволяет поставщику или подрядчику максимально полно представить свое решение или комбинацию продукта и услуги. Запрос предложений о проведении тендера (RFT), также известный как приглашение к участию в тендере (ITT), чаще используется государственными органами.

The collective term RFX is often used to embrace a request for proposal (RFP), or any of the terms listed below. A request for association (RFA), also known as request for partnership or request for alliance, is a proposal from one party to another for acting together (usually in business) and sharing the benefits of this joint action. A request for expression(s) of interest (RFEI), is part of the EOI (expression of interest) discovery process in order to gather information regarding the potential procurement of the services sought, similar to the RFQ, sometimes done prior to publishing an RFP. A request for information (RFI) is a proposal requested from a potential seller or a service provider to determine what products and services are potentially available in the marketplace to meet a buyer's needs and to know the capability of a seller in terms of offerings and strengths of the seller. RFIs are commonly used on major procurements, where a requirement could potentially be met through several alternate means. An RFI, however, is not an invitation to bid, is not binding on either the buyer or sellers, and may or may not lead to an RFP or RFQ. A request for quotation (RFQ) is used when discussions with bidders are not required (mainly when the specifications of a product or service are already known) and when price is the main or only factor in selecting the successful bidder. An RFQ may also be used prior to issuing a full blown RFP to determine general price ranges. In this scenario, products, services or suppliers may be selected from the RFQ results to bring in to further research in order to write a more fully fleshed out RFP. In commercial business practice, the RFQ is the most popularly used form of RFx, with many companies not understanding the distinction between the RFx's, and so defaulting to RFQ. A request for qualifications (RFQ) also known as pre qualification questionnaire (PQQ) is a document often distributed before initiation of the RFP process. It is used to gather vendor information from multiple companies to generate a pool of prospects. This eases the RFP review process by preemptively short listing candidates which meet the desired qualifications. A request for solution (RFS) is similar to a RFP, but more open and general. This allows the vendor or supplier the most flexibility of all RFx in expressing their solution, or their product and service combination. A request for tender (RFT), also known as invitation to tender (ITT), is more commonly used by governments.