Введение
Учет выплаченных или причитающихся сотрудникам денежных средств.
Заработная ведомость – это список сотрудников компании, имеющих право на получение вознаграждения, а также других льгот, и суммы, которые каждому причитаются. Помимо сумм, которые каждому сотруднику должны быть выплачены за отработанное время или выполненные задачи, заработная ведомость может также относиться к учетным записям компании о платежах, ранее произведенных сотрудникам, включая заработную плату, бонусы и удержанные налоги, или к отделу компании, занимающемуся вопросами оплаты труда. Компания может самостоятельно осуществлять все аспекты процесса начисления заработной платы или передавать некоторые из них компании, специализирующейся на обработке заработной платы. В США начисление заработной платы регулируется федеральными, региональными и местными нормами, включая налоговые льготы для сотрудников, ведение учета и налоговые обязательства.
Частота
Компании обычно обрабатывают заработную плату через регулярные промежутки времени. Этот интервал варьируется от компании к компании и может отличаться внутри компании для разных категорий сотрудников. Согласно исследованию, проведенному в феврале 2022 года Министерством труда США и Бюро статистики труда, четыре наиболее распространенных периодичности выплаты заработной платы в Соединенных Штатах были следующими:
Еженедельная — 31,8% — 52 оплачиваемых периода по 40 часов в год, включающих одну 40-часовую рабочую неделю для расчета сверхурочных. Двухнедельная — 45,7% — 26 оплачиваемых периодов по 80 часов в год, состоящих из двух 40-часовых рабочих недель для расчета сверхурочных. Полумесячная — 18,0% — 24 оплачиваемых периода в год с двумя датами выплаты в месяц. Заработная плата обычно выплачивается либо 1-го и 15-го числа месяца, либо 15-го и последнего числа месяца и составляет 86,67 часов за период оплаты. Ежемесячная — 4,4% — 12 оплачиваемых периодов в год с ежемесячной датой выплаты. Каждый ежемесячный платеж включает 173,33 часа. Эта периодичность может меняться в зависимости от размера организации или максимального числа сотрудников в течение предыдущих 12 месяцев. Для сотрудников с почасовой оплатой валовая заработная плата рассчитывается путем умножения почасовой ставки на общее количество отработанных часов. Если сотрудник работал сверхурочно, эти часы умножаются на ставку оплаты за сверхурочные, и эти суммы складываются. В валовую заработную плату также включаются любые другие виды вознаграждения, которые может получить сотрудник, такие как оплата праздничных дней, оплачиваемый отпуск или больничный, премии и любые другие выплаты.
Вычеты
Существует широкий спектр добровольных вычетов, которые могут производиться из валовой заработной платы работника, некоторые из которых осуществляются до налогообложения, а некоторые – после. Вычеты до налогообложения – это вычеты, которые производятся из суммы валовой заработной платы работника до начисления налогов и могут включать медицинское, стоматологическое или страхование жизни, взносы в определенные пенсионные счета или взносы на счета FSA или HSA. Вычеты после налогообложения – это вычеты, которые производятся после уплаты налогов с заработной платы работника.
Возмещение
Компоненты заработной платы могут включать возмещение некоторых расходов, которые сотрудник несет от имени компании. Во многих случаях это позволяет сотруднику экономить на налогах. Как правило, сотруднику необходимо предоставить подтверждающие документы, такие как счета, для проверки фактических сумм. Это обычно требует одобрения со стороны руководителя и финансового отдела. К распространенным видам возмещения в индийской системе начисления заработной платы относятся оплата телефонных счетов, зарплата водителю, возмещение расходов на топливо и т.д.
Налоги
Различные уровни власти требуют от работодателей удерживать различные виды подоходного налога и налога на заработную плату. В Соединенных Штатах налоги на заработную плату используются для финансирования расходов на социальное обеспечение и Medicare, а подоходный налог – для других федеральных и штатных программ. В Канаде налоги на заработную плату используются для финансирования государственных пенсионных планов (CPP или QPP) и программы страхования от безработицы (EI), а подоходный налог – для финансирования государственной системы здравоохранения и других федеральных, провинциальных и территориальных программ.
Задержки заработной платы
Удержание из заработной платы – это способ взыскания задолженности, установленный судом, который обязывает работодателей удерживать денежные средства из заработной платы работника и направлять их непосредственно кредитору. Удержания из заработной платы производятся после уплаты налогов, то есть эти обязательные отчисления не уменьшают налогооблагаемый доход работника. К долгам, которые могут повлечь за собой удержание из заработной платы, относятся задолженность по кредитным картам и медицинские счета, алименты и выплаты по содержанию супруга, федеральные студенческие займы и налоговые взыскания. Для каждого из этих видов удержаний могут быть установлены различные лимиты на сумму, подлежащую вычету.
Чистая заработная плата
Чистая заработная плата — это общая сумма, которую работник получает на руки после всех обязательных и добровольных удержаний.
Аутсорсинг
Предприятия могут решить передать функции расчета заработной платы на аутсорсинг, например, в бюро по расчету заработной платы или полностью управляемую службу по расчету заработной платы. Это обычно позволяет снизить затраты, связанные с обучением штатных сотрудников, а также расходы на системы и программное обеспечение, необходимые для обработки заработной платы. Хотя это может снизить затраты для некоторых компаний, многие готовы платить больше за аутсорсинг, если у них есть специализированная программа для расчета заработной платы или сложные выплаты сотрудникам. Во многих странах расчет заработной платы для бизнеса усложняется необходимостью последовательной и точной уплаты налогов в соответствующие регулирующие органы. Например, расчет заработной платы в ресторанах, который обычно включает расчет чаевых, удержания, взыскания и другие переменные, может быть сложным, особенно для владельцев новых или малых предприятий. Еще одна причина – нехватка времени у руководителей компаний на ведение расчетов по заработной плате. В Великобритании бюро по расчету заработной платы обрабатывает все запросы от HM Revenue & Customs и решает вопросы сотрудников. Они также составляют отчеты для бухгалтерии предприятия и расчетные листки для сотрудников, а при необходимости могут осуществлять выплаты сотрудникам. С 6 апреля 2016 года компании, работающие по схеме "зонтика", больше не могут вычитать расходы на командировки и проживание, и в случае этого они будут обязаны возместить HMRC полученные налоговые льготы. Кроме того, кадровые агентства и клиенты могут нести ответственность за неуплаченные налоги. Многие предприятия прибегают к аутсорсингу из-за постоянно растущей сложности законодательства о заработной плате. Ежегодные изменения в налоговых кодексах, системе PAYE (Pay As You Earn) и категориях национального страхования, а также обязательные выплаты и удержания, проходящие через расчет заработной платы, требуют постоянного отслеживания изменений для соблюдения действующего законодательства. С другой стороны, предприятия могут также использовать программное обеспечение для расчета заработной платы, чтобы дополнить работу бухгалтера или офиса, вместо найма дополнительных специалистов по расчету заработной платы или передачи расчетов на аутсорсинг. Программное обеспечение для расчета заработной платы основывает свои расчеты на введенных ставках, утвержденных данных, полученных из других интегрированных инструментов, таких как электронные табели учета рабочего времени, и других важных цифровых HR-инструментов.