Жалақы төлеу және есептеу жүйесі

Кіріспе

Қызметкерлерге төленген немесе төленуге тиіс ақшаның тізімі

Жалақы тізімі – компанияның еңбекақысы мен басқа да жұмыс бойынша жеңілдіктер алуға құқығы бар қызметкерлерінің тізімі, сондай-ақ олардың әрқайсысы алуға тиіс сомалар. Әрбір қызметкердің жұмыс істеген уақыты немесе атқарған тапсырмалары үшін алуға тиіс сомаларымен қатар, жалақы тізімі компанияның қызметкерлерге бұрын төленген төлемдерінің тізімін де білдіруі мүмкін, оның ішінде жалақы, еңбекақы, сыйлық ақша және ұсталған салықтар. Сондай-ақ, бұл компанияның еңбекақымен айналысатын бөліміне де қатысты болуы мүмкін. Компания жалақы төлеу процесінің барлық кезеңдерін өз күшімен жүзеге асыруы немесе кейбір кезеңдерін жалақы төлеумен айналысатын компанияға тапсыруы мүмкін. АҚШ-та жалақы төлеу федералдық, штаттық және жергілікті ережелерге бағынады, оның ішінде қызметкерлерге жеңілдік беру, есеп жүргізу және салық талаптары қарастырылады.

Жиілігі

Компаниялар әдетте жалақыны белгілі бір интервалмен есептейді. Бұл интервал компаниялар арасында әртүрлі болады және бір компания ішінде әртүрлі қызметкерлер үшін де өзгеріп отыруы мүмкін. 2022 жылдың ақпан айында АҚШ Еңбек департаменті мен Еңбек статистикасы бюросы жүргізген зерттеуге сәйкес, АҚШ-та ең көп кездесетін төрт төлем жиілігі:

Апталық – 31,8% – Жылына 52, 40 сағаттық еңбек ақы төленетін кезең және қосымша жұмыс уақытын есептеу үшін 40 сағаттық жұмыс аптасын қамтиды.
Екі апталық – 45,7% – Жылына 26, 80 сағаттық жалақы төленетін кезең, қосымша жұмыс уақытын есептеу үшін екі 40 сағаттық жұмыс аптасынан тұрады.
Жарты айлық – 18,0% – Жылына 24 жалақы төленетін кезең, айына екі төлем күні. Ақы төлеу әдетте айдың 1-і мен 15-і күндері немесе 15-і мен соңғы күні жүзеге асырылады және бір төлем кезеңінде 86,67 сағаттан тұрады.
Айлық – 4,4% – Жылына он екі жалақы төленетін кезең. Әр айлық жалақы 173,33 сағаттан тұрады. Бұл жиілік кәсіпорнының мөлшеріне немесе соңғы 12 айдағы бизнестегі ең көп жұмыс істейтін қызметкерлер санына байланысты өзгеруі мүмкін. Сағаттық еңбек ақы алатын қызметкерлерге брутто жалақы сағаттық еңбек ақы мөлшерін жұмыс істеген жалпы сағат санына көбейту арқылы есептелінеді. Егер қызметкерде қосымша жұмыс уақыты болса, ол қосымша жұмыс уақыты үшін төленетін мөлшерге көбейтіледі және екі сома қосылады. Брутто жалақыға қызметкердің басқа да табыстары да кіреді. Бұл демалыс ақысы, еңбек демалысы немесе науқас демалысы, бонустар және қызметкерге төленетін кез келген қосымша төлемдерді қамтуы мүмкін.

Төлемдер

Қызметкердің жалпы жалақысынан алуға болатын ерікті шегерімдердің кең спектрі бар, олардың кейбіреулері салықтардан бұрын, ал кейбіреулері салықтардан кейін алынады. Салық салынатынға дейінгі шегерімдер – бұл қызметкердің жалпы жалақысынан салық есептеліп алынар алдында жасалатын шегерімдер. Оларға денсаулық сақтау, тіс немесе өмірді сақтандыру, белгілі бір зейнетақы шоттарына немесе FSA немесе HSA шоттарына жасалатын шегерімдер кіруі мүмкін. Салықтан кейінгі шегерімдер – бұл қызметкердің жалақысынан салықтар алынып қалғаннан кейін жасалатын шегерімдер.

Қайтарулар

Жалақы құрамына компания атынан жұмсалған қызметкердің кейбір шығыстарын өтеу кіруі мүмкін. Көп жағдайда бұл қызметкерге салық төлеуден үнемдеуге көмектеседі. Әдетте, қызметкер нақты сомаларды растау үшін белгілі бір шот-фактураларды ұсынуы керек. Оларды менеджері мен қаржы бөлімі мақұлдауы тиіс. Үнді жалақысындағы кең таралған өтеу компоненттеріне телефон шоттары, жүргізуші жалақысы, жанармай құнының өтелуі және т.б. жатады.

Салықтар

Әр түрлі мемлекеттік органдар жұмыс берушілерден әртүрлі түріндегі табыс салығы мен жалақыдан төленетін салықты ұстап алуды талап етеді. АҚШ-та жалақыдан төленетін салықтар Әлеуметтік қамсыздандыру және Medicare шығындарын қаржыландыруға, ал табыс салығы басқа да федералдық және штаттық бағдарламаларға жұмсалады. Канадада жалақыдан төленетін салықтар үкіметтің Зейнетақы жоспарына (CPP немесе QPP) және Жұмыссыздыққа байланысты сақтандыру бағдарламасына (EI) қолдау көрсету үшін пайдаланылады, ал табыс салығы мемлекеттік денсаулық сақтауды және басқа да федералдық және провинциялық/аумақтық бағдарламаларды қаржыландыруға жұмсалады.

Жалақыны қысқарту

Жалақыны тәркілеу – сот шешімімен қарыздарды өндіріп алудың бір жолы. Осыған сәйкес, жұмыс берушілер қызметкерлердің жалақысынан ақша ұстап алып, тікелей кредиторға жіберуге міндетті. Жалақыдан тәркілеу салық төленгеннен кейін жасалады, яғни бұл міндетті ұстаулар қызметкердің салық салынатын табысын азайтпайды. Жалақыдан тәркілеуге түсуі мүмкін төленбеген қарыздарға: несие карталары, медициналық есеп-шоты, бала асырау ақысы және алимент, мемлекеттік студенттік несиелер, сондай-ақ салық өндірілері жатады. Әрбір тәркілеу түрінен ұсталып алынатын соманың лимиті әртүрлі болуы мүмкін.

Таза жалақы

Таза жалақы – міндетті және ерікті төлемдер ескерілгеннен кейін қызметкер алатын жалпы сома.

Аутсорсинг

Кәсіпорындар жалақы төлеу функцияларын жалақы төлеу қызметі бюросы немесе толық басқарылатын жалақы төлеу қызметі сияқты аутсорсинг қызметіне тапсыруды шеше алады. Мұндай қызметтер, әдетте, жалақы төлеуге оқытылған қызметкерлерді ұстауға және жалақыны өңдеуге қажетті жүйелер мен бағдарламалық қамтамасыз етуге байланысты шығындарды азайтады. Бұл кейбір компаниялар үшін шығындарды төмендетсе, арнайы жалақы бағдарламасы немесе қызметкерлерге жасалған төлемдері бар компаниялар жалақыны аутсорсингке беру үшін көбірек төлеуге дайын болуы мүмкін. Көптеген елдерде кәсіпорындардың жалақы төлеуі күрделі, себебі салықтар тиісті реттеуші органдарға дұрыс және үнемі тапсырылуы керек. Мысалы, қызметкерлерге ұпай есептеу, шегерімдер, өндіріп алу және басқа да өзгермелілерді қамтитын мейрамхана жалақысын басқару, әсіресе жаңа немесе шағын бизнес иелері үшін қиын болуы мүмкін. Тағы бір себеп – компания басшыларының жалақы төлеу жұмысына уақыты жетпейді. Ұлыбританияда жалақы бюросы HM Revenue & Customs органдарының және қызметкерлердің барлық сұрақтарымен айналысады. Бұдан өзге, олар кәсіпорындардың есеп бөліміне есептерді, ал қызметкерлерге жалақы парақтарын дайындап береді және қажет болған жағдайда қызметкерлерге төлемдерді жүзеге асыра алады. 2016 жылдың 6 сәуірінен бастап, парасаттық компаниялар сапар мен күнкөріс шығындарын өтеуге құқығы жоқ, және егер олар мұндай өтеу жасаса, алынған салық жеңілдіктерін HMRC-ге қайтаруға міндетті болады. Сонымен қатар, жұмысқа орналастыру компаниялары мен клиенттер төленбеген салық үшін жауапкершілікке тартылуы мүмкін. Көптеген компаниялардың аутсорсингке жүгінуінің тағы бір себебі – жалақы заңнамасының үнемі күрделенуі. Салық кодексіндегі, «Төле, қашан тапқан» (PAYE) және әлеуметтік сақтандыру топтарындағы жылдық өзгерістер, сондай-ақ жалақы арқылы жүзеге асырылатын мемлекеттік төлемдер мен шегерімдер, қолданыстағы заңнамаға сәйкес болу үшін үнемі жаңалықтарды қадағалауды талап етеді. Екінші жағынан, кәсіпорындар жалақы төлеу жөніндегі бухгалтердің немесе кеңсесінің жұмысын күшейту үшін жалақы төлеу бағдарламалық жасақтамасын пайдалануға шешім қабылдауы мүмкін, оның орнына жалақы төлеу мамандарын жалдап, жалақы төлеу компаниясына аутсорсингке берудің орнына. Жалақы төлеу бағдарламалық жасақтамасы есептеуін енгізілген ставкаларына, электронды сағаттар тіркегіші сияқты басқа да интеграцияланған құралдардан алынған бекітілген деректерге және басқа да маңызды цифрлық HR құралдарына негіздейді.

Businesses may decide to outsource their payroll functions to an outsourcing service like a Payroll service bureau or a fully managed payroll service. These can normally reduce the costs involved in having payroll trained employees in house as well as the costs of systems and software needed to process a payroll. Where this may reduce the cost for some companies many will foot a bigger bill to outsource their payroll if they have a specially designed payroll program or payouts for their employees. In many countries, business payrolls are complicated in that taxes must be filed consistently and accurately to applicable regulatory agencies. For example, restaurant payrolls which typically include tip calculations, deductions, garnishments, and other variables, can be difficult to manage especially for new or small business owners. Another reason is that company leaders do not have the time to payroll work. In the UK, payroll bureaus will deal with all HM Revenue & Customs inquiries and deal with employee's queries. Payroll bureaus also produce reports for the businesses' account department and payslips for the employees and can also make the payments to the employees if required. As of 6 April 2016, umbrella companies are no longer able to offset travel and subsistence expenses and if they do, they will be deemed liable to reimburse HMRC any tax relief obtained. Furthermore, recruitment companies and clients may be potentially liable for the unpaid tax. Another reason many businesses outsource is because of the ever increasing complexity of payroll legislation. Annual changes in tax codes, Pay as you earn (PAYE) and National Insurance bands, as well as statutory payments and deductions having to go through the payroll, often mean there is a lot to keep abreast of to maintain compliance with the current legislation. On the other hand, businesses may also decide to utilize payroll software to supplement the efforts of a payroll accountant or office instead of hiring more payroll specialists and outsourcing a payroll company. Payroll software bases its calculation on entered rate, approved data obtained from other integrated tools like the electronic Bundy clock, and other essential digital HR tools.