Введение

Процедура аудита запасов

Циклический подсчет – это непрерывная процедура аудита запасов, при которой выполняется регулярно повторяющаяся последовательность проверок части запасов. В отличие от традиционной полной инвентаризации, при которой деятельность на предприятии приостанавливается на время пересчета всех позиций, циклический подсчет оказывает меньшее влияние на текущие операции, обеспечивает постоянный контроль точности учета запасов и исполнения процедур, а также может быть настроен для фокусировки на товарах с высокой стоимостью, большим объемом продаж или критически важных для бизнес-процессов. Несмотря на то, что некоторые считают, что циклический подсчет следует проводить только на предприятиях с высокой точностью учета запасов (более 95%), он является способом достижения и поддержания высокой точности. Циклический подсчет позволяет выявлять первопричины проблем в процессах контроля и затем отслеживать эффективность мер по их устранению. В отличие от него, выявление первопричин ошибок в инвентаризации и согласование действий по их устранению для совершенствования процессов контроля практически невозможно при использовании традиционных методов аудита запасов.

Анализ ABC

Большинство приложений циклического подсчета используют ABC-анализ, разделяя товары на группы по частоте подсчета с применением метода Парето (см. ниже).

Метод

Существуют различные способы выбора элементов для подсчета и определения частоты этого подсчета, и каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Метод Парето

Метод Парето, основанный на принципе Парето, предполагает инвентаризационный цикл с подсчетом запасов в зависимости от их стоимости в процентах. Более дорогие позиции инвентаризуются чаще, а позиции с низкой оборачиваемостью – реже. Этот подход обычно основывается на стоимости, что привлекает бухгалтеров, поскольку позволяет минимизировать отклонения в стоимости запасов. Анализ также может проводиться на основе использования с точки зрения операционной деятельности. Это считается более эффективным с точки зрения управления цепочками поставок, поскольку усилия концентрируются на позициях с большим объемом потребления. Основной недостаток заключается в том, что недорогие позиции могут быть проигнорированы, что может привести к остановке всей сборочной линии из-за необходимости повторного заказа незначительной детали.

Гибридный

Существуют также гибридные варианты метода ABC. Наиболее распространенным является использование формулы [cost*usage] с последующей корректировкой на основе определенных критериев, критически важных для деятельности организации.

Подсчет циклов только по использованию

Цикл подсчета по использованию предполагает, что к предметам, к которым обращаются чаще, следует применять более частый подсчет, независимо от их стоимости. Каждый раз, когда предмет добавляется или удаляется, возникает риск возникновения расхождений в инвентаризации. Для разделения предметов в зависимости от частоты их использования можно создать логические зоны инвентаризации. Этот метод может быть менее эффективным при подсчете дорогостоящих запасов или потребовать дополнительного подсчета для соответствия требованиям бухгалтерского учета.

Основанный на возможности

Этот метод осуществляет сверку запасов в ключевых точках процесса управления материальными ресурсами. Инвентаризация проводится при достижении точки перезаказа, по мере использования определенного количества, или при низком уровне запасов.

Контроль статистических процессов

Этот метод использует статистический контроль процессов для аудита позиций с наибольшей вероятностью расхождений в инвентаризации.

Географическая

Также известный как "по местоположению" или "по площади". Циклический подсчет, начинающийся с одного конца предприятия и продвигающийся до другого. Проверка каждой стойки или полки, закрепленной за конкретным счетчиком. Этот метод может потребовать планирования, включая создание карты предприятия и использование форм подсчета для записи информации об остатках, которую затем необходимо будет внести в систему управления запасами.

Шаги процесса Лучшие практики

Основной процесс инвентаризации по циклам – формирование списка, проверка, анализ, повтор. Для успешной реализации любой программы инвентаризации по циклам важно внедрить систему 6S до начала работ.

Организуй

Важно внедрить культуру 6S. Отделите брак, просроченные и несоответствующие материалы от годной продукции. Храните предметы в упорядоченном виде. Инвентарь должен быть правильно идентифицирован и аккуратно сложен в предназначенном для него месте. Все должно быть чистым и без беспорядка. Крупногабаритные товары имеют стандартные размеры упаковки, а незавершенное производство (WIP) контролируется. Доступ к хранящимся материалам ограничен. Ответственность за операции с инвентарем определена и всем понятна. Подготовьте специалистов, умеющих проводить аудит инвентаря и находить решения для устранения ошибок. Ежедневно проводите и документируйте проверки безопасности, чтобы исключить риск травм для аудиторов.

Создать список

Составьте перечень элементов для аудита, используя метод, оптимальный для компании.

Аудит

Проверьте количество с использованием обученного персонала.

Обзор

Определите любые проблемы. Измеряйте, увеличивая частоту подсчета позиций, которые могут быть затронуты выявленной проблемой. Проанализируйте данные, собранные в ходе повторных подсчетов. Улучшите или разработайте процесс для достижения приемлемой точности инвентаризации. Контролируйте или проверяйте эффективность улучшенного процесса.

Автоматизация

Для проведения эффективных и точных инвентаризационных обходов многие организации используют специализированное программное обеспечение для реализации системы контроля запасов, являющейся частью системы управления складом. Эти системы могут включать мобильные компьютеры со встроенными сканерами штрих-кодов, позволяющими оператору автоматически идентифицировать товары и вводить данные о количестве через клавиатуру. Программное обеспечение передает данные в базу данных на центральном сервере, который может генерировать отчеты об остатках. На основе заданных пользователем критериев программное обеспечение выбирает перечень товаров для подсчета в определенных местах за указанный период времени. В идеале эти выборы производятся ежедневно, однако многие компании предпочитают формировать список товаров для инвентаризационных обходов еженедельно. Некоторые компании проводят "мини"-инвентаризации и называют их инвентаризационными обходами. Вместо использования случайных или системно сгенерированных номеров позиций в определенных местах для подсчета, они выборочно выбирают конкретные места и пересчитывают все товары в этих местах. В рамках своих процедур они последовательно обходят все производственные участки с целью пересчета каждого места не реже одного раза в год. Это эффективная альтернатива полноценным инвентаризационным обходам, когда компания не обладает достаточными возможностями для использования специализированного программного обеспечения.

Риски

Подсчет циклов, как и традиционная инвентаризация, может приводить к ошибкам в учете запасов, если процесс организован неэффективно. Наличие нескольких мест хранения для одного и того же артикула, незавершенное производство и задержки в оформлении документов могут способствовать возникновению ошибок. Эту проблему можно смягчить, используя корректные процедуры подсчета циклов, которые указывают не только номер детали, подлежащей учету, но и место ее расположения. Подсчет циклов эффективен только в компаниях с четко определенной процедурой контроля запасов и высокой точностью учета. Подсчет циклов сопряжен с риском потери запасов. При традиционной инвентаризации подсчитываются все запасы в фиксированном месте, а затем результаты сверяются с системой контроля запасов. Подсчет циклов, напротив, начинается с данных системы контроля запасов и сверяется с фактическим расположением запасов. Это важное отличие. Например, если запасы находятся в местах A, B и C, а кто-то физически перемещает запасы из C в D без оформления операции, система контроля запасов продолжит показывать наличие запасов в A, B и C. Во время подсчета циклов система направит счетчика в места A, B и C, где он обнаружит отсутствие запасов в C. Если запасы в D, которые могут находиться где угодно, не будут обнаружены, количество запасов в C будет скорректировано до нуля и списано. Как правило, местоположение D не будет выявлено без проведения полной инвентаризации, поэтому предприятие, полагающееся исключительно на подсчет циклов, скорее всего, столкнется с чистой потерей запасов.

Цель

Цель инвентаризации по циклам — исключить необходимость сплошной инвентаризации.