Введение

Товары, предназначенные для перепродажи

Инвентарь (американский английский) или запас (британский английский) – это товары и материалы, которые предприятие хранит с конечной целью перепродажи, производства или использования. Управление запасами – это дисциплина, основная задача которой заключается в определении формы и размещения хранимых товаров. Оно необходимо в различных местах на объекте или во многих точках сети поставок для обеспечения регулярного и планового хода производства и снабжения материалами. Концепция инвентаря, запаса или незавершенного производства (или работы в процессе) была расширена от производственных систем до сферы услуг и проектной деятельности путем обобщения определения до: "все работы в процессе производства – все работы, которые выполнялись или происходят до завершения производства". В контексте производственной системы инвентарь включает в себя все выполненные работы – сырье, полуфабрикаты, готовую продукцию до продажи и отгрузки из производственной системы. В сфере услуг инвентарь относится ко всем работам, выполненным до продажи, включая частично обработанную информацию.

Специальные термины, используемые при обращении с управлением запасами

SKU – это четкие внутренние идентификационные номера, присваиваемые каждому продукту и его вариантам. SKU может представлять собой любую комбинацию букв и цифр, главное, чтобы система была последовательной и применялась ко всем товарам в запасе. Код SKU также может называться кодом продукта, штрих-кодом, номером детали или MPN (номер детали производителя). "Новый старый товар" (иногда сокращенно NOS) – термин, используемый в бизнесе для обозначения товара, предлагаемого для продажи, который был произведен давно, но никогда не использовался. Такой товар может быть снят с производства, и "новый старый товар" может быть единственным источником данной позиции на рынке в настоящее время. ABC-анализ (также известный как анализ Парето) – это метод классификации товарных позиций в запасе на основе их вклада в общий доход от продаж. Он позволяет приоритизировать усилия по управлению запасами и сосредоточиться на наиболее важных позициях.

Типология

Буферный/безопасный запас: Безопасный запас – это дополнительный запас, который компания поддерживает для снижения риска дефицита товаров или задержек в цепочке поставок. Это избыточный запас, хранящийся сверх обычного уровня запасов. Цель безопасного запаса – обеспечить буфер против колебаний спроса или предложения, которые в противном случае могли бы привести к отсутствию товаров на складе. Уровень перезаказа: Уровень перезаказа – это точка, при которой компания размещает заказ на пополнение запасов. Величина точки перезаказа зависит от политики управления запасами компании. Некоторые компании размещают заказы, когда уровень запасов опускается ниже определенного значения. Другие компании размещают заказы периодически. Циклический запас: Используется в партиях производства, циклический запас – это доступный запас, не включающий буферный запас. Разделительный (буферный) запас: Буферный запас, поддерживаемый между машинами в рамках одного производственного процесса, который служит буфером для следующей машины, обеспечивая плавность потока работ вместо ожидания завершения работы предыдущей или следующей машины в том же процессе. Запасы ожидания спроса: Накопление дополнительного запаса в периоды ожидаемого увеличения спроса, например, мороженое летом. Запасы в пути: Товары, находящиеся в процессе транспортировки или распределения; например, они покинули завод, но еще не поступили к клиенту. Часто рассчитывается как: Среднее ежедневное/еженедельное потребление X Время выполнения заказа в днях + Безопасный запас.

Производство

Инвентарь материалов производителя консервов включает ингредиенты для производства консервированных продуктов, пустые банки и их крышки (или рулоны стали или алюминия для изготовления этих компонентов), этикетки и любые другие материалы (припой, клей и т.п.), которые станут частью готовой консервной банки. Незавершенное производство фирмы включает эти материалы с момента поступления в производство до тех пор, пока они не будут полностью изготовлены и готовы к продаже оптовым или розничным покупателям. Это могут быть емкости с подготовленной пищей, заполненные, но еще не промаркированные банки, или полуфабрикаты компонентов продуктов. Также в незавершенное производство могут входить готовые банки, которые еще не упакованы в коробки или на поддоны. Запасы готовой продукции состоят из всех заполненных и промаркированных банок с продуктами, находящихся на складе, которые фирма произвела и планирует продать дистрибьюторам продуктов питания (оптовикам), продуктовым магазинам (розничным продавцам) и, возможно, даже потребителям через такие каналы, как заводские магазины и дисконтные центры.

Капитальные проекты

Частично завершенная работа (или работа в процессе) – это показатель объема незавершенного производства, накапливаемого в ходе выполнения капитального проекта, например, при строительстве гражданской инфраструктуры или в нефтегазовой отрасли. Незавершенное производство может включать не только материальные ресурсы (такие как материалы, детали, частично собранные узлы), но и незавершенную интеллектуальную работу (например, частично разработанные инженерные проекты компонентов и сборок, подлежащих изготовлению).

Виртуальный инвентарь

"Виртуальный инвентарь" (также известный как "банковский инвентарь") позволяет группе пользователей совместно использовать общие компоненты, особенно в ситуациях, когда их оперативная доступность критически важна, но потребность в них возникает лишь у небольшого числа участников группы в любой момент времени. Виртуальный инвентарь также позволяет дистрибьюторам и логистическим компаниям осуществлять поставки товаров розничным продавцам напрямую со склада, независимо от того, находится ли этот склад в магазине, на складе или в распределительном центре.

Цель

Пропорциональность запасов – это цель управления запасами, ориентированного на спрос. Основной оптимальный результат – наличие одинакового запаса, рассчитанного на одно и то же количество дней (или часов и т.д.) по всем продуктам, чтобы все продукты заканчивались одновременно. В этом случае не возникает "избыточных запасов", то есть запасов, которые остались бы от одного продукта, когда другой закончился. Поддержание избыточных запасов неоптимально, поскольку средства, затраченные на их приобретение и хранение, можно было бы использовать более эффективно, например, для пополнения запасов продукта, который только что закончился. Вторичная цель пропорциональности запасов – минимизация запасов. Интеграция точного прогнозирования спроса с управлением запасами, а не только использование средних значений за прошлые периоды, позволяет достичь гораздо более точного и оптимального результата. Такая интеграция прогнозирования спроса в управление запасами также позволяет прогнозировать предел вместимости запасов для каждого продукта при ограниченном объеме хранения.

Приложения

Метод пропорциональности запасов наиболее подходит для запасов, которые не видны потребителю, в отличие от систем поддержания полных полок, где розничный покупатель предпочитает видеть полные полки товара, чтобы не думать, что он приобретает что-то старое, невостребованное или залежавшееся; и в отличие от систем "точки перезаказа", где товар заказывается повторно при достижении определенного уровня. Пропорциональность запасов эффективно используется в системах производства "точно в срок" и в розничной торговле, где товар скрыт от взгляда покупателя. Одним из первых примеров применения пропорциональности запасов в розничной торговле в США стало управление запасами моторного топлива. Моторное топливо (например, бензин) обычно хранится в подземных резервуарах. Водители не знают и не должны знать, изливается бензин сверху или снизу резервуара. Кроме того, эти резервуары имеют максимальную вместимость и не могут быть переполнены. Наконец, этот товар дорогостоящий. Пропорциональность запасов используется для балансировки запасов различных марок моторного топлива, каждая из которых хранится в отдельном резервуаре, пропорционально объему продаж каждой марки. Избыточные запасы не видны и не ценятся потребителем, поэтому они представляют собой просто вложенные (в буквальном смысле) в землю денежные средства. Пропорциональность запасов минимизирует количество избыточных запасов, хранящихся в подземных резервуарах. Эта система для управления запасами моторного топлива была впервые разработана и внедрена компанией Petrolsoft Corporation в 1990 году для Chevron Products Company. В настоящее время большинство крупных нефтяных компаний используют подобные системы.

Корни

Считается, что применение принципа пропорциональности запасов в США было вдохновлено японской системой управления запасами комплектующих "точно в срок", получившей известность благодаря Toyota Motors в 1980-х годах.

Учет запасов

Каждая страна имеет свои собственные правила учета запасов, соответствующие правилам финансовой отчетности, принятым в этой стране. Например, организации в США определяют запасы в соответствии со своими потребностями в рамках общепринятых принципов бухгалтерского учета США (GAAP), правил, установленных Советом по стандартам финансового учета (FASB) (и другими организациями), и контролируемых Комиссией по ценным бумагам и биржам США (SEC) и другими федеральными и штатными органами. Другие страны часто имеют аналогичные системы, но используют собственные стандарты бухгалтерского учета и национальные регулирующие органы. Финансовый учет намеренно использует стандарты, позволяющие общественности сравнивать результаты деятельности различных компаний, в то время как учет затрат функционирует внутри организации и может обладать значительно большей гибкостью. Далее будет представлено обсуждение запасов с точки зрения традиционного учета затрат и учета затрат, основанного на теории ограничений (пропускной способности), а также рассмотрены запасы с точки зрения финансового учета. Внутренний расчет себестоимости / оценка запасов может быть сложной задачей. Если в прошлом большинство предприятий управляли простыми производствами с одним технологическим процессом, то в XXI веке такие предприятия, вероятно, составляют меньшинство. В случае предприятий с одним технологическим процессом существует рынок для производимой продукции, что определяет независимую рыночную стоимость товара. Сегодня, в компаниях с многоступенчатыми технологическими процессами, значительная часть запасов, которая ранее считалась готовой продукцией, теперь учитывается как "незавершенное производство" (WIP). Это требует оценки в учете, однако оценка является управленческим решением, поскольку для частично готовой продукции отсутствует рыночная цена. Эта некоторая произвольность в оценке WIP, в сочетании с распределением на нее косвенных расходов, привела к некоторым непредвиденным и нежелательным последствиям.

Финансовый учет

Инвентарь организации может оказаться палкой о двух концах, поскольку он учитывается как актив в балансе, но при этом замораживает средства, которые могли бы быть использованы в других целях, и требует дополнительных расходов на его сохранность. Инвентарь также может повлечь за собой значительные налоговые издержки, в зависимости от законодательства отдельных стран в отношении амортизации запасов, как это было в деле Thor Power Tool Company v. Commissioner. Инвентарь отражается в балансе организации как оборотный актив, поскольку организация, в принципе, может превратить его в денежные средства путем продажи. Некоторые организации намеренно хранят запасы больше, чем необходимо для текущей деятельности, чтобы завысить свою видимую стоимость активов и воспринимаемую прибыльность. Помимо средств, затраченных на приобретение инвентаря, возникают и сопутствующие расходы на складские помещения, коммунальные услуги и страхование для обеспечения работы персонала, занимающегося обработкой и защитой запасов от пожаров и других стихийных бедствий, устаревания, потерь (кражи и ошибок) и прочих факторов. Такие затраты на хранение могут достигать трети или даже половины стоимости приобретения в год. Предприятия, располагающие недостаточными запасами, не могут воспользоваться крупными заказами от клиентов, если не могут обеспечить их выполнение. Противоречивые цели контроля затрат и обслуживания клиентов часто ставят финансовых и операционных менеджеров организации в конфликт с отделами продаж и маркетинга. Продавцы, в частности, часто получают комиссионные от продаж, поэтому отсутствие товара на складе может снизить их потенциальный доход. Этот конфликт можно минимизировать, сократив производственный цикл до уровня, близкого или меньшего, чем ожидаемое время доставки клиентами. Данные усилия, известные как "Бережливое производство", позволят значительно сократить оборотный капитал, связанный с запасами, и снизить производственные издержки (см. Производственную систему Toyota).

Роль учета запасов

Помогая организации принимать более взвешенные решения, бухгалтеры могут способствовать позитивным изменениям в государственном секторе, повышая отдачу от инвестиций налогоплательщиков. Это также может стимулировать прогресс и обеспечивать долгосрочную устойчивость и эффективность реформ, гарантируя, что достижения организации должным образом признаются как в формальных, так и в неформальных системах вознаграждения. Утверждать, что их роль ключевая – значит, недооценить ее значимость. Финансовый отдел связан с большинством, если не со всеми, ключевыми бизнес-процессами в организации. Он должен руководить системами управления и подотчетности, обеспечивающими надлежащее и этичное ведение деятельности. Крайне важно, чтобы эти основы были прочно заложены, поскольку они часто служат лакмусовой бумагой, определяющей уровень общественного доверия к институту. Финансовый отдел также должен предоставлять информацию, аналитические данные и консультации, необходимые для эффективной работы руководителей служб. Это выходит за рамки традиционного контроля за бюджетом – сколько потрачено и сколько осталось. Речь идет о помощи организации в более глубоком понимании собственной эффективности, то есть об установлении взаимосвязи между ресурсами, которые привлекаются, и результатами, которые достигаются. Это также подразумевает понимание и активное управление рисками в рамках организации и ее деятельности.

Учет FIFO против LIFO

Когда торговец приобретает товары из запасов, стоимость счета запасов уменьшается на себестоимость проданных товаров (COGS). Это просто, если стоимость товаров в запасе не менялась, но если это произошло, необходимо определить согласованный метод для ее оценки. Для товарных позиций, которые невозможно отслеживать поштучно, бухгалтеры должны выбрать метод, соответствующий характеру продажи. Два распространенных метода – FIFO (первым пришел – первым ушел) и LIFO (последним пришел – первым ушел). Метод FIFO предполагает, что первая поступившая в запас единица товара является первой проданной. Метод LIFO предполагает, что последняя поступившая в запас единица товара является первой проданной. Выбор метода может существенно повлиять на чистую прибыль, балансовую стоимость и, как следствие, на налогообложение. При использовании учета запасов по методу LIFO компания обычно отражает более низкую чистую прибыль и более низкую балансовую стоимость из-за влияния инфляции, что обычно приводит к снижению налоговых выплат. В связи с тем, что метод LIFO может искажать стоимость запасов, его применение фактически запрещено в соответствии с UK GAAP и IAS. В Соединенных Штатах учет по методу LIFO разрешен при соблюдении положений раздела 472 Налогового кодекса.

Стандартный учет затрат

Стандартный учет затрат использует коэффициенты, называемые показателями эффективности, которые сравнивают фактическое использование труда и материалов при производстве продукции с тем, какое количество этих ресурсов потребовалось бы при "стандартных" условиях для производства того же объема продукции. Пока фактические и стандартные условия сопоставимы, серьезных проблем обычно не возникает. К сожалению, методы стандартного учета затрат были разработаны около 100 лет назад, когда трудовые затраты были основной составляющей стоимости производимых товаров. Стандартные методы по-прежнему делают акцент на эффективности использования труда, хотя в большинстве случаев этот ресурс составляет (незначительную) долю в общей стоимости. Стандартный учет затрат может негативно сказаться на менеджерах, работниках и компаниях. Например, решение об увеличении запасов может ухудшить оценку эффективности работы производственного менеджера. Увеличение запасов требует наращивания производства, что означает, что процессы должны работать с более высокой интенсивностью. Когда (а не если) что-то пойдет не так, процесс займет больше времени и потребует больше трудозатрат, чем предусмотрено стандартом. Менеджер будет выглядеть ответственным за перерасход, даже если он не имеет контроля над объемом производства или возникшей проблемой. В периоды экономических трудностей компании используют те же показатели эффективности для сокращения штата, оптимизации численности персонала или иного уменьшения рабочей силы. Работники, уволенные в таких обстоятельствах, имеют еще меньше возможностей влиять на избыточные запасы и эффективность затрат, чем их руководители. Многие финансовые и управленческие бухгалтеры уже давно согласны с необходимостью замены стандартного учета затрат, однако пока не нашли подходящую альтернативу.

Теория ограничений

Элиягу М. Голдратт разработал теорию ограничений, в том числе для решения проблем учета затрат в так называемом им "мире затрат". Он предлагает альтернативу – учет по пропускной способности, который использует пропускную способность (выручка от товаров, проданных клиентам) вместо объема производства (произведенных товаров, которые могут быть проданы или увеличить запасы) и рассматривает труд как постоянную, а не переменную величину. Он определяет запасы как все, чем владеет организация и что она планирует продать, включая здания, оборудование и многое другое, помимо перечисленных категорий. Учет по пропускной способности признает только один вид переменных затрат: истинно переменные затраты, такие как материалы и комплектующие, которые напрямую зависят от объема производства.

Запасы готовой продукции остаются активами баланса, но показатели эффективности труда больше не используются для оценки менеджеров и работников. Вместо стимула к снижению затрат на рабочую силу, учет по пропускной способности фокусирует внимание на взаимосвязи между пропускной способностью (выручкой или доходом), с одной стороны, и контролируемыми операционными расходами и изменениями запасов – с другой.

Национальные счета

Запасы также играют важную роль в системе национальных счетов и анализе делового цикла. Некоторые краткосрочные макроэкономические колебания объясняются циклом запасов.

Инвентарь в бедственном положении

Также известный как проблемный или просроченный товар, проблемный запас – это товар, потенциал продажи которого по обычной цене утрачен или скоро будет утрачен. В некоторых отраслях это может также означать, что товар невозможно продать или вскоре станет невозможно продать. Примеры проблемного запаса включают продукты с истекшим сроком годности, или товары, до истечения срока годности которых оставшийся период времени недостаточен для реализации на запланированном рынке (например, 3 месяца до истечения срока годности), одежду, вышедшую из моды, музыку, утратившую популярность, а также старые газеты и журналы. Сюда же относится устаревшее или снятое с производства компьютерное и бытовое электронное оборудование, поддержка которого больше не осуществляется производителем, а также продукция, использующая такое оборудование, например, устройства и видеокассеты формата VHS. В 2001 году компания Cisco списала товарные запасы на сумму 2,25 миллиарда долларов США из-за дублирования заказов. Это считается одним из крупнейших списаний запасов в истории бизнеса.

Ротация запасов

Ротация запасов — это практика регулярного изменения выкладки товаров. Чаще всего она применяется в сфере гостеприимства и розничной торговли, особенно при продаже продуктов питания. Например, если покупатель регулярно посещает один и тот же супермаркет, он может точно знать, что ему нужно и где это находится. В результате многие покупатели сразу направляются к нужному товару, не обращая внимания на другие предложения. Чтобы избежать этого, магазины меняют расположение товаров, чтобы стимулировать покупателей просматривать весь ассортимент. Это делается в надежде, что покупатель приобретет товары, которые он обычно не замечает.

Кредит на запасы

Кредит на запасы – это использование товарно-материальных ценностей, или запасов, в качестве залога для привлечения финансирования. В тех случаях, когда банкам сложно принимать традиционные виды обеспечения, например, в развивающихся странах, где может отсутствовать оформленное право собственности на землю, кредит на запасы может стать важным способом преодоления финансовых ограничений. Это не новая практика; археологические данные свидетельствуют о том, что она применялась еще в Древнем Риме. Получение финансирования под залог широкого ассортимента продукции, хранящейся на складе ответственного хранения, широко распространено во многих странах мира. Так, например, это используется при финансировании производства пармезана в Италии. Кредит на запасы, обеспеченный хранимой сельскохозяйственной продукцией, широко применяется в странах Латинской Америки и некоторых странах Азии. Условием предоставления такого кредита является уверенность банка в доступности заложенной продукции в случае необходимости обращения взыскания на залог, что подразумевает наличие надежной сети сертифицированных складов. Банки также сталкиваются с трудностями при оценке стоимости запасов. Вероятность резкого снижения цен на сырьевые товары обычно заставляет их кредитовать не более 60% от текущей стоимости запасов на момент выдачи кредита.