Введение

Протокол, также известный как протокол совещания (сокращение MoM), протоколы или, неформально, заметки, – это оперативная письменная запись совещания или слушания. Обычно в протоколе описываются события, произошедшие на совещании, и могут содержаться список присутствующих, перечень вопросов, рассмотренных участниками, а также связанные с ними ответы или принятые решения.

Этимология

Название "минуты", возможно, происходит от латинской фразы *minuta scriptura* (дословно "мелкая запись"), означающей "черновые заметки".

Создание

Протокол может быть составлен во время заседания машинисткой или судебным репортером, которые могут использовать стенографирование, а затем подготовить протокол и разослать его участникам. В качестве альтернативы, заседание может быть аудио- или видеозаписано, либо секретарь, назначенный официально или неофициально, может вести записи, на основе которых протокол будет подготовлен позднее. Многие государственные учреждения используют программное обеспечение для ведения протоколов, позволяющее записывать и оформлять их в режиме реального времени.

Цель

Протокол — это официальная письменная запись собраний организации или группы. Это не стенограмма обсуждения. В соответствии с недавно пересмотренными правилами порядка Роберта (RONR), протокол должен содержать преимущественно запись о том, что было решено и сделано на собрании, а не дословные высказывания участников. Организация может иметь собственные правила относительно содержания протокола. Для большинства организаций и групп важно, чтобы протоколы были краткими и содержали лишь сводку принятых решений. Дословный отчет (стенограмма) обычно не имеет практической ценности. Если правила организации не предписывают иного, подробное изложение обсуждений на собрании не требуется и нецелесообразно. Протоколы заседаний совета директоров ведутся отдельно от протоколов общих собраний членов организации. Также протоколы закрытых заседаний могут вестись отдельно. Комитеты не обязаны вести официальные протоколы, хотя допускается ведение неофициальных заметок. Официальными документами работы комитета считаются отчеты, представляемые вышестоящему органу.

Формат

Формат протокола может варьироваться в зависимости от стандартов, установленных организацией, хотя существуют общие руководящие принципы. В "Правилах порядка" Роберта содержится образец протокола. Как правило, протокол начинается с названия органа, проводящего собрание (например, правления), и может также включать место, дату, список присутствующих и время открытия собрания председателем. Поскольку основная функция протокола – фиксировать принятые решения, все официальные решения должны быть в него включены. Если предложено и поддержано формальное предложение, то факт этого фиксируется (независимо от того, было оно принято или отклонено). Также может быть указано количество голосов за и против. В части протокола, касающейся рутинного предложения, может быть просто отмечено, что конкретное предложение "внесено Энн и принято". Указывать имя поддерживающего предложение лица необязательно. Иногда протоколы представляются ответственным лицом (часто секретарем) на последующем собрании для ознакомления и утверждения. Традиционная заключительная фраза – "С уважением" (хотя сейчас это встречается реже), за которой следует подпись должностного лица, его или ее печатное (или машинописное) имя и должность. Эта фраза произошла от "с почтением представлено", выражая уверенность в том, что порядок изложения событий в протоколе соответствует порядку их фактического следования на собрании. Обычно одним из первых пунктов повестки дня является оглашение и утверждение протокола предыдущего собрания. Если члены группы согласны (обычно единогласно), что протокол точно отражает ход предыдущего собрания, он утверждается, и факт утверждения фиксируется в протоколе текущего собрания. В случае существенных ошибок или упущений протокол может быть переработан и представлен повторно на более позднем заседании. Незначительные изменения могут быть внесены незамедлительно в соответствии с обычными процедурами внесения поправок, и исправленный протокол может быть утвержден "в исправленной редакции". Обычно целесообразно заранее разослать проект протокола всем членам, чтобы не тратить время собрания на его чтение.