Ағылшыншамен салыстырыңыз: абзацты басыңыз — түпнұсқа терезеде ашылады. Абзац астындағы EN түймесі оны мәтін ішінде көрсетеді.
Мазмұны
Кіріспе
Кездесудің жазбаша мәліметтері кездесудің жазбаша тіркемесі болып табылады.
Written details of a meeting
the written record of a meeting
Хаттама, сондай-ақ кездесу хаттамасы (МОМ аббревиатурасы), протоколдар немесе бейресми жазбалар деп те аталады. Олар кездесу немесе тыңдаудың дереу жазылған тіркемесі болып табылады. Әдетте, олар кездесуде болған оқиғаларды сипаттайды және қатысушылар тізімін, қатысушылар талқылаған мәселелерді және осы мәселелерге байланысты жауаптарды немесе қабылданған шешімдерді қамтуы мүмкін.
Minutes, also known as minutes of meeting (abbreviation MoM), protocols or, informally, notes, are the instant written record of a meeting or hearing. They typically describe the events of the meeting and may include a list of attendees, a statement of the activities considered by the participants, and related responses or decisions for the activities.
Этимология
"Минуттар" атауы латын тіліндегі minuta scriptura (сөзбе-сөз "кішкентай жазу") тіркесінен туындаған болуы мүмкін, ол "дүркіреп жазылған жазбалар" немесе "шамалы жазбалар" дегенді білдіреді.
The name "minutes" possibly derives from the Latin phrase minuta scriptura (literally "small writing") meaning "rough notes".
Жасау
Кездесу кезінде хаттаманы машинист немесе сот хабаршысы жасай алады, олар стенография қолданып жазып, кейіннен хаттаманы дайындап, қатысушыларға жібереді. Балама ретінде, кездесуді аудио немесе бейнеге түсіруге болады, немесе топтың тағайындалған немесе ресми емес хатшысы жазбалар жасап, содан кейін хаттама дайындалады. Көптеген мемлекеттік органдар барлық хаттамаларды дереу жазу және дайындау үшін арнайы бағдарламалық құралдарды пайдаланады.
Minutes may be created during the meeting by a typist or court reporter, who may use shorthand notation and then prepare the minutes and issue them to the participants afterwards. Alternatively, the meeting can be audio recorded, video recorded, or a group's appointed or informally assigned secretary may take notes, with minutes prepared later. Many government agencies use minutes recording software to record and prepare all minutes in real time.
Мақсаты
Хаттама – ұйым немесе топ отырыстарының ресми жазбасы. Олар отырыстың толық стенограммасы емес. Робертс ережелерінің жаңадан толықтырылған нұсқасын (RONR) қолдану бойынша, хаттамада мүшелердің айтқандары емес, кездесуде жасалған іс-әрекеттердің тізімі болуы керек. Ұйым хаттама мазмұнына қатысты өз ережелерін бекітуге құқылы. Көптеген ұйымдар үшін хаттаманың ықшам болуы және тек қабылданған шешімдердің қысқаша мазмұнын қамтуы маңызды. Сөзбе-сөз баяндама (стенограмма) көбінесе пайдалы емес. Егер ұйым ережелері басқаша талап етпесе, кездесуде талқыланған мәселелердің қорытындысын дайындау қажет емес және орынды емес. Басқарма отырыстарының хаттамалары ұйым мүшелерінің жалпы жиналыстарының хаттамаларынан бөлек сақталады. Сондай-ақ, құпия отырыстардың хаттамалары да бөлек сақталуы мүмкін. Комитеттер ресми хаттама жүргізуге міндетті емес, бірақ қажет болған жағдайда бейресми жазбалар жасауға болады. Комитеттердің ресми құжаттары – олардың бас органына ұсынған есептері болып табылады.
Minutes are the official written record of the meetings of an organization or group. They are not transcripts of those proceedings. Using Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), the minutes should contain mainly a record of what was done at the meeting, not what was said by the members. The organization may have its own rules regarding the content of the minutes. For most organizations or groups, it is important for the minutes to be terse and only include a summary of the decisions. A verbatim report (transcript) is typically not useful. Unless the organization's rules require it, a summary of the discussions in a meeting is neither necessary nor appropriate. Minutes from board meetings are kept separately from minutes of general membership meetings within the same organization. Also, minutes of executive sessions may be kept separately. Committees are not required to keep formal minutes although less formal notes may be taken. For committees, their formal records are the reports submitted to their parent body.
Формат
Хаттаманың форматы ұйым белгілеген стандарттарға байланысты өзгеруі мүмкін, бірақ жалпы ережелер бар. Роберттің тәртіп ережелері хаттаманың үлгісін ұсынады. Әдетте, хаттама жиналысты өткізетін органның (мысалы, кеңес) атымен басталады және орын, күн, қатысушылар тізімі, төрағаның жиналысты ашу уақыты сияқты мәліметтер де қамтылуы мүмкін. Хаттаманың басты міндеті – қабылданған шешімдерді тіркеу болғандықтан, барлық ресми шешімдер міндетті түрде жазылуы керек. Егер ресми ұсыныс енгізіліп, оған қолдау көрсетілсе (қабылданғанына қарамастан), бұл жазылып алынады. Дауыс беру нәтижелері де қосылуы мүмкін. Хаттамадағы әдеттегі ұсынысқа қатысты бөлімде, мысалы, «Анна ұсынды және қабылданды» деп жазу жеткілікті. Ұсынысты қолдаған адамның атын көрсету міндетті емес. Кейде хаттаманы оған жауапты адам (әдетте хатшы) келесі жиналыста қарау үшін ұсынады. Дәстүрлі аяқтау фразасы – «Құрметпен ұсынамын» (бірақ қазір бұл сирек қолданылады), одан кейін лауазым иесінің қолы, оның аты-жөні (жазылған немесе басылған) және лауазымы көрсетіледі. Бұл аяқтау фразасы «сәйкес ретпен ұсынамын» деген сөзден туындаған, ол хаттамадағы оқиғалардың тізбегі нақты жиналыста болған оқиғалардың ретімен сәйкес екенін көрсетеді. Күн тәртібіндегі алғашқы пункттердің бірі – өткен жиналыстың хаттамасын оқып, бекіту. Егер топ мүшелері (әдетте бірауыздан) жазбаша хаттамада өткен жиналыста болған оқиғалар дұрыс көрсетілгенін келіссе, онда олар бекітіледі және бұл факті ағымдағы жиналыстың хаттамасына тіркеледі. Егер маңызды қателер немесе кемшіліктер болса, хаттама қайта жазылып, кейіннен қайта ұсынылуы мүмкін. Шағын өзгерістерді әдеттегі түзету процедураларын қолдану арқылы дереу жасауға болады, ал түзетілген хаттама «түзетілгендей» бекітілуі мүмкін. Әдетте, жиналысқа дейін хаттаманың жобасын барлық мүшелерге жіберген жөн, осылайша жиналыс жобаны оқумен кешіктірілмейді.
The format of the minutes can vary depending on the standards established by an organization, although there are general guidelines. Robert's Rules of Order contains a sample set of minutes. Generally, minutes begin with the name of the body holding the meeting (e. g., a board) and may also include the place, date, list of people present, and the time that the chair called the meeting to order. Since the primary function of minutes is to record the decisions made, all official decisions must be included. If a formal motion is proposed and seconded, then (regardless whether it passes) this is recorded. The voting tally may also be included. The part of the minutes dealing with a routine motion might note merely that a particular motion was "moved by Ann and passed". It is not strictly necessary to include the name of the person who seconds a motion. Minutes are sometimes submitted by the person who is responsible for them (often the secretary) at a subsequent meeting for review. The traditional closing phrase is "Respectfully submitted" (although this is no longer common), followed by the officer's signature, his or her typed (or printed) name, and his or her title. That closing phrase developed from "respectively submitted", expressing a claim that the order in which the various events are recorded in the minutes matches the order in which they occurred during the actual meeting. Usually, one of the first items in an order of business or an agenda for a meeting is the reading and approval of the minutes from the previous meeting. If the members of the group agree (usually by unanimous consent) that the written minutes reflect what happened at the previous meeting, then they are approved, and the fact of their approval is recorded in the minutes of the current meeting. If there are significant errors or omissions, then the minutes may be redrafted and submitted again at a later date. Minor changes may be made immediately using the normal amendment procedures, and the amended minutes may be approved "as amended". It is normally appropriate to send a draft copy of the minutes to all the members in advance of the meeting so that the meeting is not delayed by a reading of the draft.