Системы управления документами: организация, хранение и поиск

Введение

Организованный сбор документов

Система управления документами (DMS) обычно представляет собой компьютеризированную систему, используемую для хранения, обмена, отслеживания и управления файлами или документами. Некоторые системы включают в себя ведение истории версий, где регистрируется журнал различных версий, созданных и измененных разными пользователями. Этот термин частично пересекается с концепциями систем управления контентом. Она часто рассматривается как компонент систем управления корпоративным контентом (ECM) и связана с управлением цифровыми активами, оцифровкой документов, системами управления рабочими процессами и системами управления архивами.

История

В то время как многие электронные системы управления документами хранят документы в их исходном формате файлов (Microsoft Word или Excel, PDF), некоторые веб-системы управления документами начинают хранить контент в формате HTML. Эти системы управления документами, основанные на HTML, могут использоваться как системы публикации или системы управления политиками. Контент захватывается либо с помощью браузерных редакторов, либо путем импорта и преобразования контента, не являющегося HTML. Хранение документов в формате HTML упрощает работу с полным текстом, поскольку большинство поисковых систем изначально работают с HTML. Системе управления документами, не использующей формат хранения HTML, требуется извлечение текста из проприетарного формата, что несколько усложняет процесс полнотекстового поиска. Возможности поиска, включая булевы запросы, кластерный анализ и стемминг, стали критически важными компонентами систем управления документами, поскольку пользователи привыкли к поиску в интернете и уделяют меньше времени организации своего контента.

Компоненты

Системы управления документами обычно обеспечивают хранение, версионность, метаданные, безопасность, а также возможности индексации и поиска. Ниже приведено описание этих компонентов:

Тема Описание Метаданные Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные могут включать, например, дату хранения документа и идентификатор пользователя, сохраняющего его. Система управления документами (СУД) также может автоматически извлекать метаданные из документа или предлагать пользователю добавить их. Некоторые системы также используют оптическое распознавание символов (OCR) для сканированных изображений или извлекают текст из электронных документов. Полученный извлеченный текст может помочь пользователям находить документы, определяя вероятные ключевые слова или обеспечивая полнотекстовый поиск, либо использоваться самостоятельно. Извлеченный текст также может храниться как часть метаданных, вместе с документом или отдельно от него в качестве источника для поиска по коллекциям документов. Интеграция Многие СУД стремятся предоставить функциональность управления документами непосредственно другим приложениям, чтобы пользователи могли извлекать существующие документы непосредственно из репозитория СУД, вносить изменения и сохранять измененный документ обратно в репозиторий как новую версию, не покидая приложения. Такая интеграция обычно доступна для различных программных инструментов, таких как системы управления рабочими процессами и контентом, как правило, через программный интерфейс прикладного программирования (API), использующий открытые стандарты, такие как ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP или RESTful веб-сервисы. Захват Захват в основном включает прием и обработку изображений бумажных документов со сканеров или многофункциональных устройств. Программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) часто используется, как интегрированное в оборудование, так и в виде отдельного программного обеспечения, для преобразования цифровых изображений в машиночитаемый текст. Программное обеспечение оптического распознавания меток (OMR) иногда используется для извлечения значений из флажков или полей для отметок. Захват также может включать прием электронных документов и других компьютерных файлов. Валидация данных Правила валидации данных могут проверять наличие ошибок в документах, отсутствующих подписей, опечаток и других проблем, предлагая варианты исправления в режиме реального времени перед импортом данных в СУД. Дополнительная обработка в виде гармонизации и изменения формата данных также может применяться в рамках валидации данных. Индексирование Индексирование отслеживает электронные документы. Индексирование может быть простым отслеживанием уникальных идентификаторов документов, но часто принимает более сложную форму, обеспечивая классификацию на основе метаданных документов или даже индексов слов, извлеченных из содержимого документов. Индексирование в основном предназначено для поддержки поиска и извлечения информации. Создание топологии или схемы индекса является критически важной областью для быстрого поиска. Хранение Хранение электронных документов. Хранение документов часто включает управление ими: местом хранения, сроком хранения, миграцию документов с одного носителя на другой (иерархическое управление хранением) и, в конечном итоге, уничтожение документов. Поиск Извлечение электронных документов из хранилища. Хотя сама идея извлечения конкретного документа проста, поиск в электронном контексте может быть довольно сложным и мощным. Простой поиск отдельных документов может поддерживаться путем предоставления пользователю возможности указать уникальный идентификатор документа, и система использует базовый индекс (или неиндексированный запрос к хранилищу данных) для его извлечения. Этот подход применим к обеим системам обмена документами, если целостность документа имеет первостепенное значение. Безопасность Безопасность документов имеет жизненно важное значение во многих приложениях управления документами. Требования соответствия для определенных документов могут быть сложными в зависимости от их типа. Например, в Соединенных Штатах стандарты, такие как ISO 9001 и ISO 13485, а также правила Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (FDA), определяют, как должен быть организован процесс управления документами. СУД могут иметь модуль управления правами доступа, позволяющий администратору предоставлять доступ к документам на основе их типа только определенным лицам или группам лиц. Маркировка документов при печати или создании PDF является важным элементом для предотвращения их изменения или нецелевого использования. Рабочий процесс Рабочий процесс – это сложный процесс, и некоторые СУД имеют встроенный модуль рабочего процесса или могут интегрироваться с инструментами управления рабочими процессами. Версионность Версионность – это процесс, при котором документы регистрируются в СУД или извлекаются из него, позволяя пользователям получать доступ к предыдущим версиям и продолжать работу с выбранной точки. Версионность полезна для документов, которые со временем меняются и требуют обновления, но может потребоваться вернуться к предыдущей копии или сослаться на нее. Публикация Публикация документа включает процедуры вычитки, рецензирования коллегами или общественностью, авторизации, печати и утверждения и т. д. Эти шаги обеспечивают осмотрительность и логическое мышление. Небрежное обращение может привести к неточности документа и, следовательно, ввести в заблуждение или расстроить его пользователей и читателей. В отраслях, регулируемых законом, некоторые процедуры должны быть завершены с подтверждением в виде соответствующих подписей и даты (дат) подписания документа. Дополнительную информацию можно найти в разделах ISO ICS 01.140.40 и 35.240.30. Опубликованный документ должен быть в формате, который нелегко изменить без специальных знаний или инструментов и который является доступным только для чтения или переносимым. Воспроизведение бумажных копий Воспроизведение документов/изображений часто необходимо в СУД, и следует учитывать поддерживаемые выходные устройства и возможности воспроизведения.

Topic Description Metadata Metadata is typically stored for each document. Metadata may, for example, include the date the document will be stored and the identity of the user storing it. The DMS may also extract metadata from the document automatically or prompt the user to add metadata. Some systems also use optical character recognition on scanned images, or perform text extraction on electronic documents. The resulting extracted text can be used to assist users in locating documents by identifying probable keywords or providing for full text search capability, or can be used on its own. Extracted text can also be stored as a component of metadata, stored with the document, or separately from the document as a source for searching document collections. Integration Many document management systems attempt to provide document management functionality directly to other applications, so that users may retrieve existing documents directly from the document management system repository, make changes, and save the changed document back to the repository as a new version, all without leaving the application. Such integration is commonly available for a variety of software tools such as workflow management and content management systems, typically through an application programming interface (API) using open standards such as ODMA, LDAP, WebDAV, and SOAP or RESTful web services. Capture Capture primarily involves accepting and processing images of paper documents from scanners or multifunction printers. Optical character recognition (OCR) software is often used, whether integrated into the hardware or as stand alone software, in order to convert digital images into machine readable text. Optical mark recognition (OMR) software is sometimes used to extract values of check boxes or bubbles. Capture may also involve accepting electronic documents and other computer based files. Data validation Data validation rules can check for document failures, missing signatures, misspelled names, and other issues, recommending real time correction options before importing data into the DMS. Additional processing in the form of harmonization and data format changes may also be applied as part of data validation. Indexing Indexing tracks electronic documents. Indexing may be as simple as keeping track of unique document identifiers; but often it takes a more complex form, providing classification through the documents' metadata or even through word indexes extracted from the documents' contents. Indexing exists mainly to support information query and retrieval. One area of critical importance for rapid retrieval is the creation of an index topology or scheme. Storage Store electronic documents. Storage of the documents often includes management of those same documents; where they are stored, for how long, migration of the documents from one storage media to another (hierarchical storage management) and eventual document destruction. Retrieval Retrieve the electronic documents from the storage. Although the notion of retrieving a particular document is simple, retrieval in the electronic context can be quite complex and powerful. Simple retrieval of individual documents can be supported by allowing the user to specify the unique document identifier, and having the system use the basic index (or a non indexed query on its data store) to retrieve the document. This approach applies to both of the systems by which the document is to be inter exchanged, if the integrity of the document is imperative. Security Document security is vital in many document management applications. Compliance requirements for certain documents can be quite complex depending on the type of documents. For instance, in the United States, standards such as ISO 9001 and ISO 13485, as well as U. S. Food and Drug Administration regulations, dictate how the document control process should be addressed. Document management systems may have a rights management module that allows an administrator to give access to documents based on type to only certain people or groups of people. Document marking at the time of printing or PDF creation is an essential element to preclude alteration or unintended use. Workflow Workflow is a complex process, and some document management systems have either a built in workflow module or can integrate with workflow management tools. Versioning Versioning is a process by which documents are checked in or out of the document management system, allowing users to retrieve previous versions and to continue work from a selected point. Versioning is useful for documents that change over time and require updating, but it may be necessary to go back to or reference a previous copy. Publishing Publishing a document involves the procedures of proofreading, peer or public reviewing, authorizing, printing and approving etc. Those steps ensure prudence and logical thinking. Any careless handling may result in the inaccuracy of the document and therefore mislead or upset its users and readers. In law regulated industries, some of the procedures have to be completed as evidenced by their corresponding signatures and the date(s) on which the document was signed. Refer to the ISO divisions of ICS 01.140.40 and 35.240.30 for further information. The published document should be in a format that is not easily altered without a specific knowledge or tools, and yet it is read only or portable. Hard copy reproduction Document/image reproduction is often necessary within a document management system, and its supported output devices and reproduction capabilities should be considered.

Интегрированный ДМ

Интегрированное управление документами охватывает технологии, инструменты и методы, используемые для захвата, управления, хранения, сохранения, предоставления и уничтожения «документов» в масштабах предприятия. В данном контексте «документами» являются любые из множества информационных ресурсов, включая изображения, офисные документы, графику и чертежи, а также новые электронные объекты, такие как веб-страницы, электронная почта, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами

В течение долгого времени для хранения информации использовались бумажные документы. Однако бумага может быть дорогостоящей и, при чрезмерном использовании, неэкономичной. Программное обеспечение для управления документами – это не просто инструмент, а средство, позволяющее пользователю управлять доступом, отслеживать и редактировать хранящуюся информацию. Программное обеспечение для управления документами – это электронный архив, который можно использовать для организации всех бумажных и цифровых файлов. Это программное обеспечение помогает компаниям объединять бумажные и цифровые файлы и хранить их в едином хранилище после сканирования и импорта цифровых форматов. Одним из важнейших преимуществ цифрового документооборота является надежная защита всех документов и данных. Особенно в сфере тяжелого строительства, программное обеспечение для управления документами позволяет членам команды безопасно просматривать и загружать документы по назначенным проектам из любого места и в любое время, что способствует оптимизации повседневной работы.