Введение

Письменное сообщение, обычно в профессиональной обстановке.

Меморандум (меморандумы; от латинского memorandum, "(то, что) должно быть запомнено"), также известный как служебная записка или брифинг, – это письменное сообщение, которое обычно используется в профессиональной среде. Эти сообщения, часто сокращенно называемые "мемо", как правило, краткие и предназначены для быстрого и легкого понимания. Таким образом, меморандумы позволяют эффективно доносить важную информацию для оперативных и результативных изменений. В юриспруденции меморандум представляет собой запись условий сделки или контракта, например, политическая записка, меморандум о намерениях, меморандум о соглашении или учредительный меморандум. В бизнесе меморандумы обычно используются компаниями для внутренней коммуникации, в то время как письма – для внешней. К другим формам меморандумов относятся служебные записки, отчеты, письма и подборки документов. Они могут рассматриваться как серая литература. Форматирование меморандума может различаться в зависимости от организации или учреждения. Например, если адресат – министр или высшее должностное лицо, формат может быть строго регламентирован и ограничен одним или двумя страницами. Если адресат – коллега, требования к форматированию обычно более гибкие.

Инструкция по политике

Особый тип меморандума – это аналитическая записка по политическим вопросам (также известная в различных юрисдикциях и системах управления как документ, посвященный политическим проблемам, политические меморандумы или доклад для кабинета министров, среди других названий), документ, предназначенный для передачи результатов анализа политики в сферу политического принятия решений. Как правило, аналитическая записка может быть обозначена как "для ознакомления" или "для принятия решения".

Истоки термина

Истоки термина "брифинг" лежат в юридических "брифах" и производных "военных брифингах". Множественное число латинского существительного memorandum, образованного таким образом, правильно – memoranda, но если слово считается вошедшим в английский язык, допустимо использование множественного числа memorandums, сокращенно memos. (См. также Повестка дня, Исправления, Дополнения). Слово "memorandum" происходит от латинского глагола "memorare" – напоминать. В 1540-е годы оно означало саму записку. Это слово было заимствовано в Испании в 1824 году. Этот тип документа обычно используется в деловой среде или в официальных документах. Основные требования к этому документу следующие: он должен быть кратким, информация, которую необходимо передать, должна быть четкой и лаконичной, запрос не требуется. Наконец, при составлении служебной записки необходимо указывать отправителя и получателя, а также тему. Следует добавить место и дату составления.

Цель

Меморандумы служат для решения множества важных задач. Две из них – привлечение внимания к проблемам и содействие их решению посредством четкой и лаконичной коммуникации. Меморандумы поддерживают процесс принятия решений и помогают (а иногда и влияют) на лиц, принимающих решения, чтобы они могли принять более обоснованное решение в конкретной проблемной ситуации, чем если бы они принимали его без анализа. Кроме того, меморандумы могут использоваться для: передачи информации, обоснования решений, подачи запроса, предоставления ответа на вопрос, внесения предложения, представления неформального отчета, предложения решения проблемы или документирования информации для дальнейшего использования. Меморандумы также могут содержать краткие обращения или рекомендации. Эти действия, оформленные в кратком документе, могут значительно ускорить бизнес-процессы и оказать положительное влияние на организацию.

Структура

В качестве механизма коммуникации в процессе анализа политики, информационная записка должна представлять собой связный обзор проблемы, выявлять различные варианты ее решения, отражать противоположные точки зрения и обосновывать рекомендуемый вариант. Типичная структура информационной записки включает описание предлагаемой политики, соответствующую справочную информацию, обсуждение ключевых аспектов (включая вопросы реализации, финансовые соображения, влияние на заинтересованные стороны и возможные непредвиденные последствия), краткое изложение аргументов за и против политики, а также рекомендуемое решение. Документы, начинающиеся с предложения и представляющие аргументацию в его поддержку, точнее называть правительственной белой книгой. Правительственная зеленая книга, которая выдвигает вариант политики и призвана инициировать обсуждение предложения, по тону больше напоминает информационную записку, чем белую книгу. Формат записки относительно стандартизирован для обеспечения доступности информации любому читателю. Она начинается с заголовка, включающего поля "Кому", "От кого", "Дата" и "Тема". Далее следует вводный абзац, в котором, как правило, описывается цель записки. Затем добавляется контекст, после чего идет раздел с конкретными действиями. Примеры могут включать фразы вроде "По вашей просьбе я рассмотрел..." или "Для определения наилучшего способа продвижения новой осенней коллекции я планирую...". За описанием действий следует обсуждение, обычно самая объемная часть записки, и, наконец, заключение.

Критерии качества

Не существует универсального стандарта для информационной записки, но обычно под ней понимают краткое, связное изложение проблемы государственной политики с четко сформулированной логикой рекомендуемого курса действий. «Наряду с политической чуткостью и логическим мышлением, важнейшим навыком хорошего сотрудника казначейства является умение четко и лаконично излагать свои мысли. Краткая, связная и проницательная записка – это вершина всех остальных талантов». Во многих органах управления, основанных на Вестминстерской системе, от аналитиков ожидается анализ проблемы и подготовка информационной записки с нейтральной позиции государственной службы. Однако информационная записка «для принятия решения» должна содержать рекомендацию, признавая, что «высказывание чего-либо значимого в сфере государственной политики требует ценностных суждений, которые необходимо объяснять и обосновывать». Помимо того, чтобы записка была краткой и легко воспринимаемой, есть и другие важные особенности. Стиль и тон записки всегда должны быть профессиональными, независимо от адресата. Соблюдение этого правила гарантирует, что сообщение будет представлено профессионально и уважительно, независимо от того, кто его читает. Часто в информационных записках используются пронумерованные пункты для обеспечения эффективности и четкой организации материала. С переходом в цифровую эпоху подписи в конце записок стали редкостью. Однако, когда записки писались от руки в прежние годы, они обычно содержали подпись. Сегодня подписывать или ставить инициалы на записке по-прежнему допустимо, если автор этого желает.