Ағылшыншамен салыстырыңыз: абзацты басыңыз — түпнұсқа терезеде ашылады. Абзац астындағы EN түймесі оны мәтін ішінде көрсетеді.
Мазмұны
Кіріспе
Жазбаша хабарлама, әдетте кәсіби ортада.
Written message, typically in a professional setting
Меморандум (лат. memorandum, "есте сақтау үшін"), сондай-ақ брифингтік хабарлама деп те аталады, – әдетте кәсіби ортада қолданылатын жазбаша хабарлама. Көбінесе "мемо" деп қысқартылатын бұл хабарламалар әдетте қысқа болып, оңай және жылдам түсінілуі үшін жасалады. Осылайша, меморандумдар маңызды ақпаратты тиімді жеткізуге және динамикалық, тиімді өзгерістер жасауға мүмкіндік береді. Заң саласында меморандум – мәміле немесе келісімшарт шарттарының жазбасы, мысалы, саясаттық ескерту, өзара түсіністік туралы меморандум, келісім туралы меморандум немесе қауымдастық туралы меморандум. Бизнесте меморандумдар әдетте компаниялардың ішкі байланысы үшін, ал хаттар – сыртқы байланысы үшін қолданылады. Меморандумның басқа форматтарына брифингтік жазбалар, есептер, хаттар және жинақтамалар жатады. Олар "сұр әдебиет" санатына жатуы мүмкін. Меморандумның пішімі кеңсеге немесе мекемеге байланысты өзгеруі мүмкін. Мысалы, егер хабарламаның алушысы министр немесе жоғары лауазымды қызметкер болса, пішімі қатаң белгіленіп, көбінесе бір-екі бетке шектеледі. Алушы әріптес болса, пішімдеу талаптары көбінесе икемдірек болады.
A memorandum (: memoranda; from the Latin memorandum, "(that) which is to be remembered"), also known as a briefing note, is a written message that is typically used in a professional setting. Commonly abbreviated memo, these messages are usually brief and are designed to be easily and quickly understood. Memos can thus communicate important information efficiently in order to make dynamic and effective changes. In law, a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract, such as a policy memo, memorandum of understanding, memorandum of agreement, or memorandum of association. In business, a memo is typically used by firms for internal communication, while letters are typically for external communication. Other memorandum formats include briefing notes, reports, letters, and binders. They may be considered grey literature. Memorandum formatting may vary by office or institution. For example, if the intended recipient is a cabinet minister or a senior executive, the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. If the recipient is a colleague, the formatting requirements are usually more flexible.
Саясатқа арналған нұсқаулық
Меморандумның нақты бір түрі – саяси шешім қабылдау саласына саяси талдауды жеткізуге арналған ақпараттық хат (мұндай құжат түрлі заң жүйелерінде және басқару тәжірибелерінде «саяси мәселелер туралы есеп», «саяси меморандум» немесе «үкіметке ұсыныс» деп те аталады). Әдетте, ақпараттық хат «ақпарат ретінде» немесе «шешім қабылдау үшін» деп белгіленеді.
A specific type of memorandum is the policy briefing note (alternatively referred to in various jurisdictions and governing traditions as policy issues paper, policy memoranda, or cabinet submission amongst other terms), a document for transmitting policy analysis into the political decision making sphere. Typically, a briefing note may be denoted as either “for information” or “for decision”.
Терминнің шығу тегі
"Брифинг" термині заңдық "брифтер" мен одан туындаған "әскери брифингтерден" бастау алады. Латынша "memorandum" сөзінің көпше түрі дұрысы – "memoranda", бірақ егер бұл сөз ағылшын тіліне сіңген деп есептелсе, "memorandums" (қысқартылған түрі – "memos") қолдануға болады. (Сондай-ақ, Күн тәртібі, Түзетулер, Қосымшалар тақырыптарын қараңыз). "Меморандум" сөзі латын тілінен, "еске салу" (memorare) етістігінен шыққан. 1540 жылдарда бұл сөздің өзі жазбаны білдірген. Бұл сөз 1824 жылы Испанияға енгізілді. Мұндай құжаттар көбінесе бизнес ортасында немесе ресми құжаттарда қолданылады. Осы құжатты жасау үшін келесі талаптар қажет: құжат қысқа болуы керек, бергіңіз келетін ақпарат анық және тұжырымды болуы керек, сұрау қоюдың қажеті жоқ. Соңында, мемо жазып жатқанда, жіберуші мен алушыны, сондай-ақ тақырыпты көрсету қажет. Құжат жазылған орын мен күнін де қосу керек.
The origins of the term “briefing” lie in legal “briefs” and the derivative “military briefings”. The plural form of the Latin noun memorandum so derived is properly memoranda, but if the word is deemed to have become a word of the English language, the plural memorandums, abbreviated to memos, may be used. (See also Agenda, Corrigenda, Addenda). “The word memorandum come from the Latin, from the verb remind in Latin (memorare). For the decade 1540 meant the note itself. This word was introduced in Spain in the year 1824. This type of document is usually use in the business world, or official documents. The items for do this document are the next: This document must be brief, the information that you want to transmit must be clear and concise, it’s don´t need request. Finally, when writing a memo, it is necessary to identify the sender and the receiver, to identify the subject matter. Add the place where it was written and the date.”
Мақсаты
Меморандумның көптеген маңызды мақсаттары бар. Проблемаларға назар салып, оларды нақты және қысқаша хабарлама арқылы шешуге көмектесу – олардың екеуі. Меморандумдар шешім қабылдауды қолдайды және талдаусыз қабылданатын шешімге қарағанда, нақты проблемалық жағдайда шешім қабылдаушыға жақсы шешім қабылдауға көмектеседі (немесе кейде ықпал етеді). Брифингтік жазбаның басқа да мақсаттары: ақпарат беру, шешімдерді хабарлау, өтініш білдіру, сұраққа жауап беру, ұсыныс жасау, бейресми есеп ұсыну, мәселенің шешімін ұсыну немесе болашақта пайдалану үшін анықтама ретінде сақтау. Меморандумдар қысқаша шақырулар жасауға немесе ұсыныстар беруге де қолданылуы мүмкін. Мұндай шаралар қысқаша құжатта ұйымдағы бизнес процестерін жеделдетіп, оң нәтиже беруге көмектеседі.
There are many important purposes of a memorandum. Bringing notice to problems, and helping to solve a problem through clear and concise communication are two. Memos support decision making and to “help (or sometimes influence) a decision maker to make a better decision in a particular problem situation than he might otherwise have made without the analysis”. Other purposes that the briefing note can serve include: conveying information; informing decisions, making a request, providing a response to a question, making a suggestion, presenting an informal report, proposing a solution to a problem, or documenting a reference for future use. Memorandums can be used to make brief appeals or give suggestions. These actions in a brief paper can help significantly expedite business actions to make a positive impact in an organization.
Құрылымы
Саясатты талдау процесінің коммуникациялық механизмі ретінде, брифингтік жазба саяси мәселенің тұжырымдалған сипаттамасын ұсынуы, мәселені шешуге арналған түрлі саяси нұсқаларды анықтауы, қарама-қарсы пікірлерді жариялауы және ұсынылатын нұсқаны қорғауы тиіс. Брифингтік жазбаның стандартты құрылымы ұсынылып отырған саясаттың сипаттамасын, қажетті аяқталған ақпаратты, маңызды мәселелерді (оның ішінде іске асыруға қатысты мәселелерді, қаржылық мәселелерді, мүдделі тараптарға тигізетін әсерді және күтпеген салдарларды) талқылауды, саясатты қолдайтын және қарсылық білдіретін аргументтердің қорытындысын және ұсынылатын шешімді қамтиды. Саясат құжаттары ұсыныстан басталып, сол ұстанымды қолдайтын дәлелдер жинаса, олар үкіметтік ақ кітаптар деп аталады. Саяси нұсқаны көтеріп, ұсыныс бойынша диалогты ашуға бағытталған үкіметтік жасыл кітап, ақ кітапқа қарағанда брифингтік жазбаға көбірек ұқсас. Мемоның ықшам форматы кез келген оқырман үшін қолжетімді болуы үшін салыстырмалы түрде стандартталған. Олар "Кімге", "Кімнен", "Күні", "Тақырыбы" деген тақырыптармен басталады. Мәтінде тыныс алғаннан кейін, мемоның мақсатын сипаттайтын ашылу абзасы келеді. Содан кейін құжатқа нақты іс-қимылдар бөлімі қосылады. Мысалы: "Сізден осы мәселені қарастыруды сұрадым" немесе "Жаңа күздік коллекцияны ілгерілетудің ең тиімді жолын анықтау үшін мен..." Іс-қимылдардан кейін талқылау жүргізіледі, бұл әдетте мемоның ең ұзақ бөлігі болып табылады, содан кейін хабарлама аяқталады.
As the communication mechanism of the policy analysis process, the briefing note should provide a coherent synopsis of a policy problem, identify different policy options for addressing the problem, articulate opposing perspectives and advocate a recommended option. The typical structure for a briefing note includes a description of the proposed policy; relevant background information; a discussion of key considerations (including implementation concerns, financial considerations, stakeholder impacts, and possible unanticipated consequences), a summary of arguments for and against the policy and a recommended decision. Policy documents that start with a proposal and assemble an argument for that position are more accurately referred to as a government white paper. A government green paper which raises a policy option and is meant to open a dialogue on the proposal is more similar in tone to a briefing note than is a white paper. A memo's concise format is relatively standardized in order to create accessibility to any reader. They open with a heading including a "to," "from," "date," and "subject". A break in the text would then be followed by an opening paragraph, which would more than likely describe the purpose of the memo. Context is then added to the document, followed by a section of specific actions. Examples could include "You asked that I look at " or "To determine the best method of promoting the new fall line, I will ". Actions are followed by discussion, which is typically the longest part of a memo, before concluding the message.
Сапа критерийлері
Брифингтік жазбаның жалпыға қабылданған стандарты жоқ, бірақ ол әдетте мемлекеттік саясат мәселесінің қысқаша, түйінделген сипаттамасы болып табылады, онда ұсынылатын әрекеттердің логикасы нақты айқындалады. "Саяси сезімталдық пен логикалық ойлау қабілетінен кейін, жақсы қазынашының ең маңызды дағдысы – шебер жазу өнері. Ықшам, түйінделген және терең жазба – барлық басқа дарынның соңғы көрінісі". Вестминстер жүйесіне негізделген көптеген басқару жүйелерінде саясатты талдаушылар мәселені талдап, бейтарап мемлекеттік қызметшінің көзқарасынан брифингтік жазбаны жазуға міндетті. Дегенмен, "шешім қабылдау үшін" дайындалған брифингтік жазбада ұсыным болуы керек, өйткені "мемлекеттік саясатта маңызды мәселелерді көтеру үшін құндылықтарға негізделген бағалау қажет, оны түсіндіріп, негіздеу керек" екені мойындалады. Жазбаны қысқа және оңай түсінікті етуден басқа, бірнеше маңызды ерекшеліктер де бар. Меморандумның стилі мен тоны аудиторияға қарамастан, әрқашан кәсіби болуы керек. Мұндай әдептілік хабарламаны оқыған әрбір адамға оны кәсіби және құрметпен ұсынуға мүмкіндік береді. Тиімді және жақсы ұйымдастырылған құжатты жасау үшін брифингтік жазбаларда нөмірленген абзацтарды қолдану да кең таралған. Цифрлік дәуірге енгеннен бері жазбалардың соңында қолтаңбалар жиі кездеспейді. Алайда, бұрын брифингтік жазбалар қолмен жазылған кезде, оларға әдетте қол қойылатын. Бүгінде автор қаласа, жазбаға қол қоюға немесе басында қысқаша белгі қоюға болады.
There is no universal standard for a briefing note, but it is generally understood to be a concise, coherent summary of a public policy problem with a clearly articulated logic for following a recommended course of action. ”Next to a political nose, and a logical brain, the most important skill of the good treasury [person] resides in [their] fine drafting hand. The concise, coherent and penetrating note is the final expression of all other talents.” In many governance settings based on the Westminster system, policy analysts are expected to analyze the issue and write the briefing note from a neutral civil service perspective. However, the briefing note “for decision” must contain a recommendation, acknowledging that “to say anything of importance in public policy requires value judgments, which must be explained and justified”. In addition to keeping a proper memo concise and easily comprehensible, there are a few other important features. The style and tone of a memo should always be kept professional, no matter who the audience may be. This etiquette ensures that no matter who reads the message, it is presented professionally and respectfully. It is common to also see briefing notes with numbered paragraphs, in order to create an efficient and well organized paper. Since entering the digital age, signatures are not commonly seen at the end of a memo. However, when a briefing note was handwritten in earlier years, they typically included a signature. Today it is still acceptable to sign or initial a memo if the writer wishes to.