Деловые письма: виды, структура и примеры. Официальная переписка между компаниями и клиентами. Создание письменных записей и повышение серьезности обращения.
Сравнивайте с английским: нажмите на абзац — оригинал откроется в окне. Кнопка EN под абзацем показывает его прямо в тексте.
Содержание
Введение
Письменная форма общения между предприятиями и между предприятиями и частными лицами.
Written form of communication among businesses and between businesses and individuals
Бизнес-письмо – это письмо от одной компании к другой, или от таких организаций их клиентам, заказчикам или другим внешним сторонам. Общий стиль письма зависит от взаимоотношений между сторонами. Бизнес-письма могут содержать различную информацию, например, запрос прямой информации или действий от другой стороны, заказ товаров у поставщика, указание на ошибку получателя письма, прямой ответ на запрос, извинение за допущенную ошибку или выражение доброй воли. Бизнес-письмо иногда полезно, поскольку создает постоянную письменную запись и может быть воспринято получателем более серьезно, чем другие формы коммуникации. Оно написано официальным языком.
A business letter is a letter from one company to another, or such organizations and their customers, clients, or other external parties. The overall style of letter depends on the relationship between the parties concerned. Business letters can have many types of content, for example to request direct information or action from another party, to order supplies from a supplier, to point out a mistake by the letter's recipient, to reply directly to a request, to apologize for a wrong, or to convey goodwill. A business letter is sometimes useful because it produces a permanent written record, and may be taken more seriously by the recipient than other forms of communication. It is written in formal language.
Маржи
Обычно боковые, верхние и нижние поля составляют один дюйм, а письма и служебные записки на одной странице выравниваются по вертикали по центру.
Typically, side, top and bottom margins are inches, and one page letters and memos are vertically centered.
Форматирование шрифта
Не используются специальные символы или форматирование шрифта, за исключением темы письма, которая обычно подчеркивается.
No special character or font formatting is used, except for the subject line, which is usually underlined.
Знаки препинания
Обращение или приветствие обычно сопровождается запятой в британском стиле, в то время как в Соединенных Штатах в формальных контекстах используется двоеточие, а в остальных случаях – запятая. После прощания или заключительной фразы ставится запятая.
The salutation or greeting is generally followed by a comma in British style, whereas in the United States a colon is used in formal contexts and a comma otherwise. The valediction or closing is followed by a comma.
Форматы вмятин
Бизнес-письма обычно оформляются одним из шести типов абзацного отступа: стандартный, открытый, сплошной, полусплошной, модифицированный сплошной и модифицированный полусплошной. Говоря проще, "полу-" (semi) означает, что первые строки абзацев имеют отступ; "модифицированный" (modified) означает, что адрес отправителя, дата и заключительная фраза значительно сдвинуты вправо.
Business letters conform to generally one of six indentation formats: standard, open, block, semi block, modified block, and modified semi block. Put simply, "semi " means that the first lines of paragraphs are indented; "modified" means that the sender's address, date, and closing are significantly indented.
Открыто
Открытое письмо не использует знаки препинания после обращения и после заключительной фразы.
The open format letter does not use punctuation after the salutation and no punctuation after the complimentary closing.
Блок
В письме в блочном стиле весь текст выравнивается по левому краю, а абзацы не имеют отступов.
In a block format letter, all text is left aligned and paragraphs are not indented.
Полублок
Формат полублока аналогичен формату модифицированного блока, за исключением того, что первая строка каждого абзаца имеет отступ.
Semi block format is similar to the Modified block format, except that the first line of each paragraph is indented.
Модифицированный полублок
В письме, оформленном в модифицированном полублочном стиле, весь текст выравнивается по левому краю (за исключением адреса отправителя, даты и заключительной фразы), абзацы имеют отступ, а адрес отправителя, дата и заключительная фраза обычно располагаются с отступом на одной и той же позиции.
In a modified semi block format letter, all text is left aligned (except the author's address, date, and closing), paragraphs are indented, and the author's address, date, and closing are usually indented in the same position.