Введение

Управление задачами — это процесс сопровождения задачи на протяжении всего её жизненного цикла. Он включает в себя планирование, тестирование, отслеживание и составление отчетов. Управление задачами помогает отдельным людям достигать целей или позволяет группам людей сотрудничать и обмениваться знаниями для достижения общих целей. Задачи также различаются по сложности, от простой до высокой.

Жизненный цикл задачи

[[Файл:TaskLifeCycle.png|thumb|right|Пример схемы конечных состояний задачи на протяжении её жизненного цикла, опубликованный IBM. Также была опубликована более современная диаграмма машины состояний задачи, применительная к современному методу непрерывной поставки.

Деятельность, поддерживаемая задачами

Как дисциплина, управление задачами охватывает несколько ключевых видов деятельности. Существуют различные концептуальные подходы к классификации, но на высоком уровне они всегда включают творческую, функциональную, проектную, исполнительскую и сервисную деятельность. Творческая деятельность связана с созданием задач. В этом контексте она должна способствовать планированию задач, мозговому штурму, созданию, разработке, уточнению, организации, сокращению, определению целей и предварительной расстановке приоритетов. Функциональные виды деятельности относятся к управлению персоналом, продажами, качеством или другими областями, обеспечивая в конечном итоге производство конечных товаров и услуг для клиентов. В этом контексте они должны обеспечивать планирование, отчетность, отслеживание, приоритизацию, настройку, делегирование и управление задачами. Проектная деятельность связана с планированием и отчетностью по времени и затратам. Хотя эти виды деятельности могут включать множество функциональных аспектов, они всегда более значимы и целенаправленны, чем простая сумма составляющих их частей. В контексте проектная деятельность должна поддерживать декомпозицию задач проекта (также известную как структура разбиения работ), распределение задач, учет задач по проектам и одновременный доступ к базам данных задач. Сервисная деятельность связана с предоставлением услуг клиентам и внутри компании, включая управление взаимоотношениями с клиентами и управление знаниями. В этом контексте она должна поддерживать прикрепление файлов и ссылок к задачам, управление документами, управление правами доступа, учет данных о клиентах и сотрудниках, управление заказами и обращениями, а также комментирование задач. Исполнительская деятельность связана с отслеживанием результатов и выполнением поставленных задач. В этом контексте она должна обеспечивать отслеживание по времени, контроль затрат, учет заинтересованных сторон, приоритизацию, построение диаграмм, экспорт отчетов, обновление статусов, корректировку сроков и ведение журнала действий. Отчетная деятельность включает представление информации о других пяти перечисленных видах деятельности, в том числе в графическом виде.

Программное обеспечение для управления задачами

На рынке представлено множество программных инструментов для управления задачами. Некоторые из них бесплатны, а другие предназначены для развертывания в масштабах предприятия. Одни представляют собой простые списки дел, другие же обладают широкими возможностями для создания, визуализации и уведомлений о задачах в масштабах предприятия и другими функциями. Управление задачами используется компаниями любого размера – от небольших стартапов до корпораций, входящих в список Fortune 100. Оно поддерживает как простые индивидуальные проекты, так и корпоративные задачи. Программное обеспечение для управления проектами, календари и системы управления рабочими процессами часто включают в себя расширенные функции управления задачами, поддерживающие различные виды деятельности, связанные с задачами, в рамках комплексной программной среды. Эти функции дополняют многочисленные проектные и операционные задачи, интегрированные в высококачественные продукты для управления задачами корпоративного уровня. Ключевые характеристики программного обеспечения, пересекающиеся в различных линейках продуктов для управления задачами, включают создание задач, визуализацию задач, уведомления, назначение ресурсов, совместимость, конфигурируемость, масштабируемость и отчетность. Создание задач включает в себя возможности совместной работы для преобразования идей в действия (задачи). Это включает в себя действия, связанные с определением задачи, и охватывает сотрудничество, необходимое в процессе планирования. Визуализация задач предполагает представление задач, чаще всего в виде временных шкал и списков. Визуализация приоритетов включает в себя классификацию (например, бюджет, время, заинтересованные стороны) и механизмы (например, цветовое кодирование или текстовые метки). Календарь охватывает планирование (например, доступность, встречи, назначения и другие потенциальные конфликты) и уведомления. Уведомления включают в себя настраиваемые параметры для информирования о прошедших, текущих и предстоящих сроках. Назначение ресурсов включает в себя возможность делегировать задачи и инструменты одному или нескольким исполнителям. Совместимость предполагает возможность подключения среды управления задачами к другим системам, программному обеспечению и окружениям, а также установление структуры и ограничений для обмена данными между средой управления задачами и другим программным обеспечением, системами и окружениями. Конфигурируемость включает в себя возможность добавлять, удалять и управлять функциональностью и удобством использования в средах управления задачами. Масштабируемость предполагает способность корректно выполнять задачу при изменении количества пользователей для удовлетворения конкретных требований. Отчетность включает в себя представление информации в табличном или графическом виде.