Міндетті басқару процесі және өмірлік циклы

Кіріспе

Тапсырманы өмірлік циклы бойынша басқару процесі

Тапсырманы басқару – тапсырманың өмірлік циклы арқылы іске асыруды қадағалау процесі. Ол жоспарлау, тестілеу, бақылау және есеп беруді қамтиды. Тапсырманы басқару жеке тұлғаларға мақсаттарға жетуге көмектеседі немесе адамдар тобының бірлесіп жұмыс істеуіне және ортақ мақсаттарға жету үшін білім алмасуына мүмкіндік береді. Тапсырмалар күрделілігі бойынша қарапайымнан күрделіге дейін ажыратылады.

Тапсырманың өмірлік циклі

[[Файл:TaskLifeCycle.png|thumb|right|IBM компаниясы жариялаған тапсырманың өмірлік циклы бойынша шекті күй диаграммасының мысалы. Қазіргі заманғы үздіксіз жеткізу әдісіне қолданылатын жаңарып жаңартылған тапсырма күй машинасының диаграммасы да жарияланды.]

Тапсырмалармен қамтамасыз етілетін іс-шаралар

Тапсырмаларды басқару пәні бірнеше негізгі қызметтерді қамтиды. Жоғары деңгейде әртүрлі ұғымдық жіктемелер бар, олардың барлығы шығармашылық, функционалдық, жобалық, орындалу және қызмет көрсету қызметтерін қамтиды. Шығармашылық қызметтер тапсырма жасауға қатысты. Осы контексте олар тапсырма жоспарлау, идея жинау, құру, дамыту, нақтылау, ұйымдастыру, азайту, мақсатты бағыт беру және алдын ала басымдық белгілеуді жеңілдетуі керек. Функционалдық қызметтер персонал, сату, сапа немесе басқа да басқару салаларын қамтиды, нәтижесінде тұтынушыларға жеткізілетін дайын өнімдер мен қызметтерді өндіруді қамтамасыз етеді. Осы контексте осы қызметтер жоспарлауға, есеп беруге, қадағалауға, басымдық қоюға, конфигурациялауға, тапсырмаларды жүктеуге және басқаруға мүмкіндік беруі керек. Жобалық қызметтер жоспарлауға және уақыт пен шығындар туралы есеп беруге қатысты. Бұл қызметтер бірнеше функционалдық аспектілерді қамтитын болса да, олар әрқашан өз бөліктерінің жиынтығынан маңыздырақ және мақсатқа бағытталған болады. Осы контексте жобалық қызметтер жобалық тапсырмаларды бөлуді (жұмыс құрылымын бөлу деп те аталады), тапсырмаларды бөлуді, жобалар бойынша тізімдеуді және тапсырмалар дерекқорына бір уақытта қол жеткізуді қолдауы керек. Қызмет көрсету қызметтері клиенттерге және компанияның ішкі қызметтеріне, соның ішінде клиенттермен қарым-қатынасты басқаруға және білімді басқаруға қызмет көрсетуді қамтиды. Осы контексте олар файлдарды тіркеуді және тапсырмаларға сілтемелерді, құжаттарды басқаруды, қол жеткізу құқықтарын басқаруды, клиенттер мен қызметкерлер туралы мәліметтерді тізімдеуді, тапсырыстар мен қоңырауларды басқаруды және тапсырмаларға түсіндірмелер қосуды қолдауы керек. Орындалу қызметтері тағайындалған тапсырмалардың орындалуын және нәтижелерін бақылауға қатысты. Осы контексте олар уақыт бойынша бақылауға, шығындарды бақылауға, мүдделі тараптарға, басымдыққа, кестелерге, экспортталатын есептерге, жағдайды жаңартуға, мерзімдерді түзетуге және іс-қимылдарды тіркеуге мүмкіндік беруі керек. Есеп беру қызметтері тізімделген бесінші қызмет туралы ақпаратты ұсынуды қамтиды, соның ішінде графикалық түрде көрсетуді.

Тапсырмаларды басқару бағдарламалық жасақтамасы

Базарда тапсырмаларды басқаруға арналған бағдарламалық құралдар көптеп таралған. Олардың кейбіреулері тегін, ал қалғандары ірі кәсіпорындарда қолдануға арналған. Бірқатары қарапайым тізімдер болса, енді бірі корпоративтік деңгейде тапсырмаларды жасау, визуализациялау және хабарламалар жіберу мүмкіндіктерін ұсынады. Тапсырмаларды басқару шағын компаниялардан бастап Fortune 100 тізіміне енген ірі компанияларға дейін қолданылады. Ол жеке жобаларды және корпоративтік тапсырмаларды басқаруды қамтиды. Жобаларды басқару бағдарламалық жасақтамасы, күнтізбелер және жұмыс ағыны бағдарламалық жасақтамасы көбінесе тапсырмаларды басқарудың кеңейтілген мүмкіндіктерін ұсынады, осы арқылы әртүрлі тапсырмалармен байланысты қызметтерді қолдайды. Бұл мүмкіндіктер жоғары сапалы корпоративтік деңгейдегі тапсырмаларды басқару өнімдеріне енгізілген көптеген жобалар мен орындалу тапсырмаларын толықтырады. Тапсырмаларды басқару өнімдерінің әртүрлі түрлеріндегі бағдарламалық қамтамасыз етудің маңызды өлшемдері: тапсырма жасау, тапсырманы визуализациялау, хабарламалар, ресурстарды бөлу, үйлесімділік, конфигурациялану, масштабталу және есеп беру. Тапсырма жасау идеяларды іс-қимылға (тапсырмаларға) айналдыру үшін ынтымақтастық мүмкіндіктерін қамтиды. Бұл тапсырманы анықтаумен байланысты қызметтерді және жоспарлау процесіндегі қажетті ынтымақтастықты қамтиды. Тапсырманы визуализациялау тапсырмаларды ұсынуды қамтиды, көбінесе уақыт шкаласы және тізім түрінде. Басымдықтарды визуализациялау жіктелуді (мысалы, бюджет, уақыт, мүдделі тараптар) және механизмді (мысалы, түсті кодтау немесе мәтін) қамтиды. Күнтізбелеу кестелеуді (мысалы, қолжетімділік, кездесулер, тағайындамалар және басқа да қақтығыстар) және хабарламаларды қамтиды. Хабарламалар өткен, ағымдағы және болашақ мерзімдер туралы хабарлау үшін конфигурацияланатын параметрлерді қамтиды. Ресурстарды бөлу тапсырмалар мен құралдарды бір немесе бірнеше адамға жүктеу мүмкіндігін қамтиды. Үйлесімділік тапсырмаларды басқару ортасының басқа жүйелерге, бағдарламалық қамтамасыз етуге және орталарға қосылу қабілетін қамтиды. Бұл басқару ортасынан басқа бағдарламалық жасақтамаларға, жүйелерге және орталарға ақпарат алмасу құрылымын және шектеулерін орнатуды қамтиды. Конфигурациялану тапсырмаларды басқару орталарында функционалдылықты және пайдаланушы интерфейсін қосу, алып тастау және басқару мүмкіндігін қамтиды. Масштабталу белгілі бір тапсырма талаптарын орындау үшін пайдаланушылар саны өзгерген кезде тапсырманы дұрыс орындау қабілетін қамтиды. Есеп беру ақпаратты кестелік немесе графикалық түрде көрсету арқылы ұсынуды қамтиды.

Task management software tools abound in the marketplace. Some are free, while others are intended for enterprise wide deployment purposes. Some are simple to do lists, while others boast enterprise wide task creation, visualization, and notification capabilities, among other features. Task management is used by small to Fortune 100 sized companies. It does support simple individual projects to corporate task management activities. Project management software, calendaring software, and workflow software often include advanced task management features, supporting a variety of task related activities within a comprehensive software environment. These functionalities complement the numerous project and performance tasks integrated into high quality enterprise level task management software products. Key software dimensions that intersect across various lines of task management products include task creation, task visualization, notifications, resource assignment, compatibility, configurability, scalability, and reporting. Task creation encompasses collaborative capabilities for turning ideas into actions (tasks). This includes activities involved in defining the task and encompasses the collaboration needed in the planning process. Task visualization involves presenting tasks, most often in time and list forms. Priority visualization encompasses classification (e. g., budget, time, stakeholder) and mechanism (e. g., color code or text). Calendaring covers scheduling (e. g., availability, meetings, appointments, and other potential conflicts) and notifications. Notifications encompass configurable settings for informing past, present, and pending deadlines. Assigning resources encompasses the ability to delegate tasks and tools to single or multiple people. Compatibility encompasses the ability of a task management environment to connect to other systems, software, and environments. It includes setting a structure and restrictions on communication going from the task management environment to other software, systems, and environments. Configurability encompasses the ability to add, remove, and manage functionality and usability in task management environments. Scalability encompasses the ability to perform a task properly when there is a change in the quantity of users to meet the specific task requirements. Reporting encompasses presenting information by displaying it either in a tabular or graphical display.