Цифровизация документооборота и правовые аспекты в Великобритании.
Document imaging
Оцифровка документов: технологии (сканеры, принтеры, COM) для бизнеса. Переход к цифровым процессам в Великобритании и онлайн-порталы для управления данными.
Сравнивайте с английским: нажмите на абзац — оригинал откроется в окне. Кнопка EN под абзацем показывает его прямо в тексте.
Содержание
Введение
Изображение документов – это категория информационных технологий, охватывающая системы, способные создавать копии документов, широко используемых в делопроизводстве. Системы изображения документов могут быть реализованы в различных формах, включая микрофильмы, принтеры для печати по требованию, факсимильные аппараты, копировальные аппараты, многофункциональные устройства, сканеры документов, компьютерную микрофильмацию (COM) и устройства для записи в архив. Изображение документов подразумевает преобразование бумажных файлов (любого размера и формата) или микрофильмов/микрофиш в цифровые изображения.
Document imaging is an information technology category for systems capable of replicating documents commonly used in business. Document imaging systems can take many forms including microfilm, on demand printers, facsimile machines, copiers, multifunction printers, document scanners, computer output microfilm (COM) and archive writers. Document Imaging means the conversion of paper files (of any size or description) or microfilm / fiche to digital images.
Переход к цифровым технологиям в юридическом секторе
В Великобритании в течение последнего десятилетия медленно осуществлялся переход к цифровым процессам. В 2013 году правительство запустило онлайн-портал для подачи и обработки претензий, чтобы эффективно и оперативно отслеживать и управлять ими. Портал предназначен для работы с претензиями на сумму до 25 000 фунтов стерлингов и применяется к организациям, получающим претензии по ответственности работодателя и публичной ответственности. 31 мая 2021 года была запущена новая отдельная система под названием "Официальные претензии о травмах". Этот сервис занимается дорожно-транспортными происшествиями и рассматривает дела о причинении вреда здоровью на сумму до 5 000 фунтов стерлингов. Виртуальные судебные заседания, проводимые по телефону и видеосвязи, становятся все более распространенной практикой, что особенно полезно в чувствительных судебных делах. За последние годы, отчасти под влиянием GDPR, многие юридические фирмы были вынуждены пересмотреть свои методы управления данными. До пандемии COVID-19 в юридическом секторе все еще широко использовались бумажные дела и ручные процессы. Однако текущий кризис полностью изменил работу юридических фирм, заставив их быстро адаптироваться к новым способам работы. Это предоставило частным юридическим фирмам возможность пересмотреть организационную структуру и выявить неэффективность, существовавшую годами. Необходимость в эффективных методах работы была еще больше подчеркнута во время карантина, когда сотрудники, не имевшие электронного доступа к документам, испытывали трудности с удаленной работой.
The UK have been working slowly over the last decade to transition to digital processes. In 2013, the government launched an online claims portal to help keep track of and manage claims efficiently and quickly. Created to deal with claims of up to £25,000, the portal applies to organisations on the receiving end of employer liability and public liability claims. On May 31 2021 a new separate system was launched called Official Injury Claim. This service deals with motor accidents and handles personal injury claims up to £5,000. Virtual hearings conducted over the telephone and video links are becoming more common practice, which is extremely useful in sensitive court cases. Over the recent years, partly driven by GDPR, many law firms have been forced to rethink the way they manage data. Paper case files and manual processes were still very much prevalent in the legal sector pre Covid. The current crisis, though, has completely shifted the way law firms work; they have had to quickly adopt new ways of working. It has presented a window of opportunity for private law firms to review company structures and identify inefficiencies that have existed for years. The need for an efficient method of working was highlighted further during the lockdown when employees without electronic access to documentation struggled to work from home.
Управление документами
Изображение документов является частью управления корпоративным контентом. На заре технологий управления контентом термин "изображение документов" использовался как синоним "управления изображениями документов", поскольку отрасль стремилась отделиться от микрографических и репрографических технологий. В конце 1980-х годов появилась новая технология управления документами – электронное управление документами. Эта технология была разработана для управления и защиты растущего объема электронных документов (таблицы, текстовые документы, PDF-файлы, электронные письма), создаваемых в организациях.
Document imaging is a part of enterprise content management. In the early days of content management technologies, the term "document imaging" was used interchangeably with "document image management" as the industry tried to separate itself from the micrographic and reprographic technologies. In the late 1980s, a new document management technology emerged: electronic document management. This technology was built around the need to manage and secure the escalating volume of electronic documents (spreadsheets, word processing documents, PDFs, e mails) generated in organizations.
Сканирование удостоверения личности
Сканирование и хранение документов, удостоверяющих личность клиентов, применяется для проверки возраста, выявления лиц, которым запрещен вход, и идентификации людей для предоставления информации правоохранительным органам в случае совершения преступлений. Обычно это используется в ночных клубах, казино, на музыкальных площадках и во многих организациях, подпадающих под действие Программы идентификации клиентов США (CIP). К используемым системам относятся продукты Scan Net и ID Vista компании Id Scan Biometrics. Система Id Scan Biometrics была разработана Тамлин Томпсон в 2005 году.
Customer identity document scanning and storage is used for the purpose of age verification, identifying barred members and identifying individuals to the authorities in the case of criminal incidents. They are typically used at nightclubs, casinos, music venues, and many entities governed under the US Customer Identification Program (CIP). Systems used include Id Scan Biometrics's Scan Net and ID Vista products. Id Scan Biometrics system was developed by Tamlyn Thompson in 2005.
Ночные клубы Великобритании
Власти Великобритании все чаще требуют от ночных клубов сканировать и сохранять данные удостоверений личности посетителей. Клиенты и протестная группа NO2ID выразили обеспокоенность по поводу конфиденциальности и безопасности данных. Например, Clubscan – это система сканирования удостоверений личности, изобретенная в 2003 году. Она сканировала удостоверения личности посетителей ночных клубов, сохраняя их персональные данные для проверки возраста, выявления лиц, которым запрещен вход, и предоставления информации властям в случае криминальных происшествий. Clubscan больше не используется и была заменена SCAN NET (Сетью безопасных ночных клубов), которая обслуживает более 1200 заведений, подключенных к сети, в Великобритании.
UK licensing authorities are increasingly requiring nightclubs to scan and retain clubbers' ID details. Privacy and data security concerns have been raised by customers and the protest group NO2ID. For example, Clubscan was an ID card scanning system invented in 2003. It took scanned images of nightclub patrons' ID documents and stored their personal details, for the purpose of age verification, identifying barred members and identifying individuals to the authorities in the case of criminal incidents. Clubscan is now discontinued and replaced by SCAN NET (the Safer Clubbing At Night Network) and serving over 1200 connected venues in the UK.
Доказательство доставки (POD)
Подтверждение доставки (POD) может быть преобразовано в цифровое изображение, а полный отчет о статусе POD формируется в виде электронной таблицы Excel. Благодаря электронному получению транспортных документов, основные функции приобретают новые измерения, и недавно оптимизированные административные операции внезапно становятся важным стратегическим элементом бизнес-модели.
POD receipt can be generated into a digital image and full POD status report is generated into an excel spreadsheet. With e retrieval of shipping documents, basic functions are dimensionalized, and newly streamlined administrative operations suddenly become a very strategic step in a business model.