Кіріспе

Қаржылық операцияларды немесе оқиғаларды тіркеу – компьютерлік бағдарламалау концепциясы.

Кітап жүргізу – қаржылық операцияларды тіркеу және бизнес пен басқа да ұйымдардағы бухгалтерлік есеп жүргізу процесінің бір бөлігі. Ол барлық мәмілелер, операциялар және басқа да оқиғалар үшін бастапқы құжаттарды дайындауды қамтиды. Мәмілелерге жеке тұлғаның немесе ұйымның/корпорацияның сатып алулары, сатулары, түсімдері мен төлемдері жатады. Кітап жүргізудің бір жазба және екі жазба кітап жүргізу жүйелері сияқты бірнеше стандартты әдістері бар. Бұл әдістерді "нағыз" кітап жүргізу деп қарастыруға болады, бірақ қаржылық операцияларды тіркеудің кез келген процесі кітап жүргізу процесі болып табылады. Ұйымда кітап жүргізу функцияларын орындайтын адам әдетте кітап жүргізуші (немесе бухгалтер) деп аталады. Олар әдетте күнделіктерді (сату, сатып алу, түсімдер және төлемдердің жазбаларын қамтитын) жазады және әрбір қаржылық операцияны, ақшалай немесе несиелік болсын, дұрыс күнделікке – яғни, шағын кассалық кітапқа, жеткізушілердің тізіміне, клиенттердің тізіміне және т.б. – және жалпы тізімге тіркейді. Содан кейін бухгалтер кітап жүргізушінің тіркеген мәліметтерінен қаржылық есептерді жасай алады. Кітап жүргізуші кітаптарды сынақ балансына дейін жеткізеді, содан кейін бухгалтер ұйым үшін табыс туралы есеп және баланс сияқты қаржылық есептерді дайындауға болады.

Тарих

Кітап жүргізудің бастауы белгісіз, бірақ соңғы зерттеулер есеп жүргізу әдістері адамзат тарихының ең ерте замандарынан бері қалаларда болғандығын көрсетеді. 2600 жылға дейін сақталған Бабыл жазулары кішкентай саз тақташаларға қаламмен жазылған. Месопотамиялық есепшілер 7000 жылға дейін сонатын саз тақташаларда жазбалар сақтаған. Қазіргі заманғы қос жазбалы есеп жүйесін 1494 жылы Лука Пачоли сипаттаған. "Уақытша кітап" термині колониялық Америкада күнделікті түсімдер мен шығыстарды тіркеу үшін қолданылған. Жазбалар мерзімдік тәртіппен жасалып, тек уақытша пайдалануға арналған. Күнделікті жазбалар күнделік кітапқа немесе есептер кітабына көшіріліп, есептер теңгеріліп, тұрақты жазба жасалған; содан кейін уақытша кітапты тастауға болатын, осылай атау пайда болған.

Бір кіру жүйесі

Бір жазбалы бухгалтерлік есептегі негізгі жазба – кассалық кітап, ол чектік шоттар тізіліміне (Ұлыбританияда: чек шоты, ағымдағы шот) ұқсас, бірақ барлық жазбалар кіріс және шығыс шоттарының бірнеше санаттарына жіктеледі. Шағын қаражат, төленуге жатқан қарыздар, алуға жатқан қарыздар және тауар-материалдық қорлар, жол шығындары сияқты басқа да маңызды операциялар бойынша жеке шоттар жүргізіледі. Уақытты үнемдеу және қолмен есептеу қателіктерінен сақтану үшін, бір жазбалы бухгалтерлік есепті қазір өздігінен есепке алу бағдарламалық құралдары арқылы жүргізуге болады.

Екі рет кіретін жүйе

Қос жазбалы есептеу жүйесі – әрбір операция немесе оқиға кем дегенде екі әртүрлі номиналды тізімдегі шоттарды өзгертетін қаржылық есептілік жүйесіндегі қаржылық ақпаратты тіркеу ережелерінің жиынтығы.

Күнделік кітапшалар

Күнделік – күнделікті қаржылық операциялардың сипаттамалық және хронологиялық (күнделік сияқты) тіркемесі; оны бастапқы жазба кітабы деп те атайды. Күнделіктің мәліметтері ресми түрде журналдарға көшірілуі тиіс, осылайша оларды бас кітаптарға жүктеуге болады. Күнделіктерге мыналар кіреді:

Сату күнділігі, сату шот-фактураларын тіркеу үшін. Сату бойынша несиелік жазбаларды тіркеу үшін күнділік. Сатып алу күнділігі, сатып алу шот-фактураларын тіркеу үшін. Сатып алу бойынша дебеттік жазбаларды тіркеу үшін күнділік. Касса күнділігі, әдетте касса кітабы деп аталады, барлық түскен және барлық төленген қаражатты тіркеу үшін. Ол екі күнділікке бөлінуі мүмкін: барлық түскен қаражат сомасын көрсететін түсімдер күнділігі және барлық төлемдерді тіркететін төлемдер күнділігі. Журналдық жазбаларды тіркеу үшін жалпы журнал күнділігі.

Кішігірім кассалық кітапша

Кіші кассалық кітапша – кіші немесе бастапқы кассир жүргізетін, соңғы есептерге және бас кітапқа ауысу алдындағы шағын сомадағы сатып алуларды тіркеу құралы. Мұндай кассалық кітапша көбінесе аванстық жүйемен жұмыс істейді: аға кассир кіші кассирге белгілі бір сомада ақша береді. Бұл ақша ұсақ шығындарға (қосымша қызметтер, кеңсе тауарлары, қарапайым почта және т.б.) жұмсалады және оның қалай жұмсалғаны туралы толыққанды түсіндірме берілген жағдайда белгілі бір уақыт аралығында толықтырылады. Кіші кассалық кітапшаның балансы – актив болып есептеледі.

Журналдар

Журналдар жалпы журналдың күнделігіне тіркеледі. Журнал – қаржылық операциялардың жалпы бухгалтерлік кітапта дебет және кредит ретінде есепке алынбағанға дейін ресми және хронологиялық тіркемесі. Компания барлық операциялар үшін бір журналды ұстай алады, немесе ұқсас операцияларға негізделген бірнеше журналдарды (мысалы, сату, қолма-қол ақша түсімі, кіріс және т.б.) ұстай алады, бұл операцияларды қорытындылауды және кейін сілтеме жасауды жеңілдетеді. Әрбір дебеттік журнал жазбасына теңдестірілген есептеу теңдеуін сақтау үшін, теңдестірілген кредиттік журнал жазбасы болуы керек.

Бас кітаптар

Есеп кітабы – шоттардың тізімі. Есеп кітабы – жеке операцияларды күнтізбелік тәртіппен тізімдейтін журналдарға енгізілген барлық сомалардың тұрақты қорытындысы. Бұл шоттар бастапқы/соңғы қалдықтарын көрсете отырып, бөлек жазылады. Журнал қаржылық операцияларды хронологиялық ретпен тізімдейді, олардың қалдықтарын көрсетпей, әр шоттан қанша сома алынатынын көрсетеді. Есеп кітабы әрбір қаржылық операцияны журналдан алып, оны тізімделген әрбір операция үшін тиісті шотқа жазады. Есеп кітабында сондай-ақ балансқа және табыс туралы есепке аударылатын әрбір шоттың жалпы сомасы көрсетіледі. Кітап жүргізумен айналысатын үш түрлі есеп кітабы бар: Сату есеп кітабы, ол негізінен дебиторлық шотпен айналысады. Бұл есеп кітабы клиенттердің бизнеске жасаған қаржылық операцияларының тізімдерінен тұрады. Сатып алу есеп кітабы – компанияның сатып алу операцияларының тізімі; ол кредиторлық шотпен байланысты.

Есеп кестесі

Есептер тізімі – бұл сандық, әріптік немесе әріп-сандық кодтармен белгіленетін шот кодтарының тізімі. Бұл кодтар шотты бас кітапта табуға мүмкіндік береді. Есептер тізімінің өтімділік бөлімі ұйымның заңдық құрылымының нақты заңдық түрге сәйкес келуіне негізделген. Мүмкіндіктерге жеке кәсіпкер, серіктестік, траст және компания жатады.

Компьютерлік бухгалтерлік есеп

Компьютерлік бухгалтерлік есеп бизнестің қаржылық операцияларын тіркеу үшін қолданылатын көптеген қағаз "кітаптарды" жояды; оның орнына қазіргі кезде реляциялық деректер базалары пайдаланылады, бірақ көбінесе олар бухгалтерлік есептің қағидаларын, соның ішінде жай және қос жазба есеп жүйелерін сақтайды. Сертификатталған есепшілер (CPA) компьютерлік бухгалтерлік есеп жүйелерінің ішкі бақылауын қадағалайды, бұл бухгалтерлік есептілік периодында кәсіпкерлік субъектісі бастаған немесе аяқтаған көптеген операцияларды құжаттаудағы қателерді азайтуға көмектеседі.