Введение

Сотрудник, который приветствует гостей и иногда выполняет обязанности секретаря.

Ресепшионист – это сотрудник, занимающий должность в сфере офисной или административной поддержки. Работа обычно выполняется в зоне ожидания, такой как вестибюль или стойка регистрации организации или предприятия. Должность ресепшиониста присваивается сотруднику, нанятому организацией для встречи и приветствия посетителей, пациентов или клиентов, а также для ответа на телефонные звонки. В многих отелях термин "стойка регистрации" используется для обозначения административного отдела, где обязанности ресепшиониста могут также включать бронирование и распределение номеров, регистрацию гостей, работу кассира, проверку кредитоспособности, контроль за ключами, а также услуги по приему и передаче почты и сообщений. Таких ресепшионистов часто называют сотрудниками стойки регистрации. Ресепшионисты выполняют широкий спектр задач для поддержки деятельности организации, включая назначение встреч, ведение делопроизводства, учет и другие офисные обязанности.

Ответственность

Деловые обязанности рецепциониста могут включать в себя ответы на вопросы посетителей о компании и ее продуктах или услугах, направление посетителей к месту назначения, сортировку и раздачу почты, прием входящих звонков по многоканальным телефонам или, ранее в 20-м веке, на коммутаторе, назначение встреч, ведение архива, учет и хранение документации, ввод данных с клавиатуры и выполнение различных других офисных задач, таких как отправка факсов или электронных писем. Некоторые рецепционисты могут также выполнять обязанности бухгалтера или кассира. В некоторых, но не во всех офисах, от рецепциониста могут ожидать, что он предложит кофе или чай гостям и будет поддерживать порядок в зоне ожидания. Рецепционист также может выполнять некоторые функции контроля доступа, проверяя удостоверения сотрудников, выдавая пропуски посетителям, а также наблюдая и сообщая о любых подозрительных лицах или действиях. Рецепционист часто является первым представителем организации, с которым сталкивается посетитель. Организации обычно ожидают, что рецепционист будет сохранять спокойствие, вежливость и профессионализм в любой ситуации, независимо от поведения посетителя. К личным качествам, необходимым для успешного выполнения работы, относятся внимательность, аккуратный внешний вид, инициативность, лояльность, зрелость, уважение к конфиденциальности и осмотрительность, позитивный настрой и надежность. Работа может быть напряженной из-за взаимодействия с разными людьми и необходимостью быстро выполнять несколько задач одновременно.

Возможности для продвижения

В зависимости от отрасли, должность рецепциониста может предоставлять возможности для установления деловых контактов с целью продвижения по карьерной лестнице в конкретной сфере. Некоторые люди используют эту работу, чтобы познакомиться с офисной деятельностью или узнать о других функциях и должностях в компании. Для других работа рецепционистом – это способ заработать деньги, одновременно получая дополнительное образование или занимаясь другими карьерными интересами, например, в сфере исполнительского искусства или писательства. В то время как многие, работающие рецепционистами, остаются на этой должности на протяжении всей карьеры, некоторые переходят на другие административные позиции, такие как специалист по обслуживанию клиентов, диспетчер, интервьюер, секретарь, помощник по производству, личный помощник или помощник руководителя. В небольших компаниях, таких как врачебные или юридические практики, рецепционист может также выполнять обязанности офис-менеджера, ответственного за широкий спектр бизнес-операций среднего звена. Например, в гостиничном бизнесе обязанности ночного рецепциониста почти всегда совмещаются с ежедневной консолидацией счетов и составлением отчетов, что более известно как ночной аудит. Уходя с должности рецепциониста, люди часто выбирают другие сферы деятельности, такие как продажи и маркетинг, связи с общественностью или другие профессии в области медиа. Некоторые известные люди начинали свою карьеру с должности рецепциониста, например, Бетти Уильямс, соавтор Нобелевской премии мира 1976 года. Многие знаменитости работали рецепционистами до того, как прославиться, например, певица и автор песен Наоми Джадд и Линда Маккартни, фотограф, предприниматель и жена Пола Маккартни. Среди других известных людей, которые начинали свою карьеру в качестве рецепционистов или работали в этой сфере, – активистка за гражданские права Роза Паркс и бывший генеральный директор Hewlett Packard Карли Фиорина.

Эволюция и новые технологии

Некоторые владельцы малого и среднего бизнеса нанимают удаленного живого секретаря вместо штатного, работающего в офисе, благодаря развитию коммуникационных технологий. Как следует из названия, удаленный живой секретарь обрабатывает телефонные звонки для компании из другого места, используя серверы телефонной автоматической станции (PBX). Большинство современных служб секретарей могут принимать сообщения, фильтровать и перенаправлять звонки, отвечать на часто задаваемые вопросы и заполнять веб-формы. Многие службы также могут назначать встречи и принимать заказы по кредитным картам. Некоторые службы секретарей существуют уже несколько десятилетий, но они часто работают совершенно иначе, чем современные. Достижения в области сенсорных экранов и двусторонней видеосвязи меняют способы работы некоторых секретарей. Новые типы виртуальных систем видео-секретарей теперь позволяют живым секретарям, работающим в офисе или удаленно, управлять офисными зонами ожидания из удаленных мест. Эти виртуальные секретари не только отвечают на звонки, но и приветствуют посетителей, используя камеры с датчиком движения для "видения" входящих в здание. Удаленный секретарь затем отображается в видеоокне на настенном ЖК-дисплее, киоске или моноблочном компьютере. Видео-секретарь и посетители могут общаться посредством двусторонней видеосвязи, что позволяет секретарю управлять одной или несколькими офисными зонами ожидания из центрального места. Автоматизация офисных процессов привела к сокращению некоторых должностей секретарей. Например, на телефонный звонок может ответить автоматический оператор. Однако секретарь, обладающий сильными офисными и техническими навыками, а также умеющий проявлять вежливость, такт и дипломатию, по-прежнему считается ценным активом для делового имиджа компании и остается востребованным в бизнес-среде.