Введение

Приобретение товаров и услуг

Закупки – это процесс выявления, согласования условий и приобретения товаров, услуг или иных работ у внешних поставщиков, часто с использованием процедур тендера или конкурсных торгов. Этот термин также может относиться к договорному обязательству "обеспечить", то есть гарантировать выполнение определенной работы. Когда государственное учреждение приобретает товары или услуги таким образом, это называется государственными или публичными закупками. Закупки как организационный процесс направлены на то, чтобы покупатель получал товары, услуги или работы по наиболее выгодной цене, учитывая такие факторы, как качество, количество, сроки и местоположение. Корпорации и государственные организации часто разрабатывают процедуры, призванные стимулировать честную и открытую конкуренцию, одновременно минимизируя риски, связанные с мошенничеством и сговором. Практически все решения о закупках учитывают такие факторы, как доставка и обработка, предельная выгода и колебания цен на товары. Организации, придерживающиеся принципов корпоративной социальной ответственности, также, вероятно, будут требовать, чтобы их закупочная деятельность учитывала более широкие социальные и этические аспекты. С другой стороны, внедрение внешних нормативных актов, касающихся бухгалтерского учета, может непредсказуемым образом повлиять на текущие отношения между покупателем и поставщиком.

История

Формальное приобретение товаров и услуг берет свое начало в военной логистике. Римляне разработали систему снабженческих складов, расположенных по всей их империи. На этих складах хранились продукты питания, оружие и другие припасы, которые можно было оперативно доставлять войскам в поход. Эта система помогала обеспечивать римскую армию всем необходимым, даже во время сражений вдали от дома. Первые записи, которые можно считать предшественниками отдела закупок на промышленном предприятии, относятся к железнодорожным компаниям XIX века: «Рассудительность и добросовестность, проявленные при закупке, обслуживании и использовании железнодорожных материалов, напрямую влияют на стоимость строительства и эксплуатации, а также на репутацию руководства и прибыль владельцев». В одном из ранних справочников 1922 года объясняется, что «современный специалист по закупкам гораздо важнее, чем в прежние времена, когда специалисты по закупкам часто были лишь исполнителями или искали выгоду в каждой копейке. Современный специалист по закупкам – это творческий мыслитель и планировщик, который теперь рассматривает свою работу как профессию».

Закупка и приобретение

Закупки – это один из компонентов более широкой концепции поиска поставщиков и приобретения. Как правило, закупки рассматриваются как более тактические (процесс фактической покупки продукта или услуги), в то время как поиск поставщиков и приобретение – как более стратегические и всеобъемлющие. Институт управления поставками (ISM) определяет стратегический поиск поставщиков как процесс выявления источников, способных предоставить необходимые продукты или услуги организации-покупателю. Термин "закупки" используется для обозначения всего процесса или цикла приобретения, а не только его тактических составляющих. Существует также важное различие между терминами "закупки" и "покупки", которое часто теряется из-за неоднозначности в международной английской терминологии. В широком смысле, "закупки" – это всеохватывающая функция, описывающая деятельность и процессы, связанные с приобретением товаров и услуг. Важно отметить, что в отличие от "покупки", она включает в себя действия по определению основных требований, такие как исследование рынка, оценка поставщиков и ведение переговоров по контрактам. Она также может включать в себя действия по заказу и получению товаров. Таким образом, поиск поставщиков и приобретение – это гораздо более широкие понятия, чем закупки. Существуют различные бизнес-модели, основанные на использовании нескольких поставщиков, и модели приобретения.

Процессы приобретения

На следующем рисунке показан линейный процесс приобретения, используемый в промышленности и обороне, в данном случае относящийся к приобретению в области технологий. Процесс определяется рядом этапов, в течение которых технология определяется и развивается в жизнеспособные концепции, которые впоследствии разрабатываются и готовятся к производству, после чего созданные системы поддерживаются в эксплуатации. [[Файл:Процесс приобретения. jpg|center|thumb|560px|Модель процесса приобретения

Многие авторы также рассматривают закупки как циклический процесс, который начинается с определения потребностей бизнеса и разработки спецификаций, выявления поставщиков и применения соответствующих методов для консультаций с ними, получения и оценки предложений, заключения контракта и приемки нового актива или оказания услуги, управления владением активом или оказанием услуги, и достижения конца срока службы, когда актив подлежит замене или контракт на обслуживание истекает. В этот момент цикл начинается заново. Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) рекомендует привлекать специалистов по закупкам и использовать их навыки на ранних этапах цикла, отмечая, что такое "раннее вовлечение в закупки" может оказать положительное влияние на характер и сроки выхода на рынок, спецификацию, стратегию закупок и подход к выбору поставщиков. Чарльз Доминик отмечает, что участие в закупках на "самых ранних стадиях" любой значимой сделки с поставщиком также может помочь обеспечить применение строгих этических принципов в процессе переговоров, использовать опыт в таких областях, как комплексная оценка пригодности поставщика, и защититься от будущих рисков, таких как ценовые шоки.

Бизнес-модель закупок

Решения о закупках варьируются от простых сделок до более сложных форм сотрудничества между покупателем и поставщиком. Существует ряд моделей вдоль континуума закупок: базовый поставщик, одобренный поставщик, предпочтительный поставщик, модель, основанная на результатах/управляемые услуги, модель взаимных обязательств, модель общих сервисов и партнерство с участием в капитале. Модель базового поставщика основана на транзакциях, обычно предполагает фиксированную цену на отдельные продукты и услуги, для которых существует широкий выбор стандартных рыночных предложений. Как правило, эти продукты или услуги легко доступны, и предлагаемые варианты мало чем отличаются друг от друга. Модель одобренного поставщика также использует транзакционный подход, при котором товары и услуги закупаются у предварительно квалифицированных поставщиков, соответствующих определенным критериям производительности или другим критериям отбора. Модель предпочтительного поставщика также использует транзакционную экономическую модель, но ключевое отличие между предпочтительным поставщиком и другими транзакционными моделями заключается в том, что покупатель выбирает перейти к отношениям с поставщиком, у которого есть возможность добавить дополнительную ценность для бизнеса покупателя с целью достижения стратегических целей. Модель, основанная на результатах (или модель управляемых услуг), как правило, представляет собой формальное, долгосрочное соглашение с поставщиком, сочетающее реляционную модель контракта с экономической моделью, основанной на результатах. Она направлена на повышение ответственности поставщика за достижение соглашений об уровне обслуживания (SLA) и/или целевых показателей по снижению затрат. Модель взаимных обязательств – это гибридные отношения, сочетающие экономическую модель, основанную на результатах, с реляционной моделью контракта. Компании заключают высокоэффективные соглашения о сотрудничестве, направленные на создание и совместное использование ценности для покупателей и поставщиков. Модель общих сервисов обычно представляет собой внутреннюю организацию, основанную на аутсорсинге на условиях "вытянутой руки". При использовании этого подхода процессы часто централизуются в единый сервисный центр (SSO), который взимает плату с бизнес-подразделений или пользователей за используемые ими услуги. Партнерство с участием в капитале создает юридически обязывающее лицо, которое может принимать различные правовые формы: от покупки поставщика (приобретения) до создания дочерней компании, совместного предприятия с участием в капитале или заключения кооперативных соглашений.

Программное обеспечение

Программное обеспечение для закупок (часто называемое системой электронных закупок) автоматизирует процессы закупок в электронном виде или посредством облачных вычислений.

Финансовые функции

Закупки и финансы, как функции в корпоративной структуре, находились в конфликте. Спорный характер их взаимоотношений, возможно, объясняется историей развития закупок. Исторически, отдел закупок считался подчиненным финансовому отделу. Одна из причин такого восприятия кроется в семантике. На заре развития закупок их называли «коммерческими» операциями. Поэтому отдел закупок именовали коммерческим отделом, а не отделом закупок: слово «коммерческий» ассоциировалось с деньгами. И, следовательно, было очевидно, что закупки должны напрямую подчиняться финансам. Другой фактор, столь же основанный на семантике, заключался в том, что отделы закупок (или, скорее, коммерческие отделы) всегда рассматривались как «тратящие деньги». Этого впечатления было достаточно, чтобы отнести закупки к функции финансов. Закупки и финансы – это функции с принципиально несовместимыми интересами. В то время как закупки по своей сути связаны с расходованием или выплатой денежных средств, финансы, по своей природе, выполняют функцию сокращения затрат. Именно поэтому стремления отдела закупок постоянно сдерживались финансовыми императивами по снижению расходов. Эта ситуация меняется, поскольку все больше руководителей отделов закупок выступают за большую автономию и меньшее вмешательство со стороны финансовых отделов. Федеральный меморандум, выпущенный в США в 2005 году, создал ожидание, что функции закупок, финансов и ИТ в федеральных государственных учреждениях будут совместно работать над достижением экономии за счет процесса стратегического поиска поставщиков.

Электронная

Электронные закупки – это приобретение товаров организациями через интернет или другое сетевое компьютерное соединение. Электронный обмен данными (EDI) был предшественником электронных закупок и представлял собой стандартизированную передачу данных, таких как запасы и необходимые товары, в электронном виде. Шёнхерр утверждает, что EDI развился из стандартизированных накладных на поставки в Берлин во время Берлинского воздушного моста, которые компания DuPont начала использовать в 1960-х годах, и считает, что планирование потребности в материалах и планирование ресурсов предприятия также были предшественниками электронных закупок.

Правительство

Государственные закупки, также известные как общественные закупки, — это приобретение государственным органом товаров, работ и услуг у организаций для собственных нужд или на средства налогоплательщиков. В 2019 году государственные закупки составляли примерно 12% ВВП в странах ОЭСР, а в 2021 году Группа Всемирного банка оценила их долю в мировом ВВП примерно в 15%.

Преимущества

Государственные закупки основываются на идее, что правительства должны определять направление развития общества, предоставляя при этом частному сектору свободу выбора оптимальных методов производства необходимых товаров и услуг. Одним из преимуществ государственных закупок является их способность стимулировать инновации и экономический рост. Государственный сектор выбирает наиболее компетентные некоммерческие или коммерческие организации для предоставления требуемых товаров или услуг налогоплательщикам. Это создает конкуренцию в частном секторе за получение этих контрактов, что, в свою очередь, поощряет организации, способные поставлять более экономичные и качественные товары и услуги. В некоторых контрактах также предусматриваются специальные условия, направленные на поддержку сотрудничества с предприятиями, принадлежащими представителям меньшинств, женщинам и/или государственным предприятиям. Конкуренция является ключевым элементом государственных закупок и оказывает влияние на результаты всего процесса. Высокий уровень конкуренции в сфере государственных закупок обусловлен значительными финансовыми потоками, проходящими через эти системы; по оценкам, ежегодно в мире на государственные закупки расходуется около одного триллиона долларов США.

Экологизм

При проведении государственных закупок, органы и организации, заключающие контракты, учитывают вопросы охраны окружающей среды при проведении тендеров на поставку товаров или оказание услуг. Цель состоит в снижении воздействия закупок на здоровье человека и окружающую среду. В Европейском союзе Комиссия приняла Коммуникат о государственных закупках для улучшения состояния окружающей среды, в котором предлагается политическая цель достижения 50% "зеленых" государственных закупок государствами-членами к 2010 году. Европейская комиссия рекомендовала критерии GPP для 21 группы товаров и услуг, которые могут использоваться любым государственным органом в Европе. ЕС также запустил программу GPP 2020, направленную на реализацию 100 тендеров с низким уровнем выбросов углерода. Социальные и экологические аспекты могут применяться к контрактам как выше, так и ниже пороговых значений, установленных Директивами ЕС о закупках. Директивы о закупках 2014 года позволяют государственным органам учитывать экологические аспекты. Это применимо на этапе предварительного обследования потребностей, в рамках самого процесса закупки и при исполнении контракта. Правила, касающиеся исключения и отбора участников, направлены на обеспечение минимального уровня соблюдения экологического законодательства подрядчиками и субподрядчиками. Для помощи закупающим организациям в выявлении наиболее экологически предпочтительных предложений используются такие методы, как расчет жизненного цикла, определение устойчивых производственных процессов и применение экологических критериев оценки предложений.

Доступность

В соответствии с разделом 508 Закона США и европейским стандартом EN 301 549, государственные закупки должны поддерживать доступность. Это означает приобретение продуктов и технологий с интегрированными функциями доступности, чтобы обеспечить доступ для примерно одного миллиарда людей с инвалидностью во всем мире.

Недостатки

Одной из проблем государственных закупок является неспособность правительств оценивать экономическую продуктивность, поскольку по мере существенного роста масштабов систем государственных закупок возрастает и их сложность, и их влияние. Государственные закупки глубоко интегрированы во все виды государственных товаров и услуг, от здравоохранения до обслуживания дорог. Академические исследования показывают, что свобода усмотрения при принятии решений о закупках полезна в странах с высоким уровнем человеческого капитала, но вредна в юрисдикциях с низким уровнем человеческого капитала.

Мошенничество

ОЭСР опубликовала руководящие принципы по выявлению и пресечению сговора при подаче заявок. Мошенничество в сфере закупок можно определить как нечестное получение преимущества, уклонение от обязательств или причинение убытков государственному имуществу различными способами в процессе закупок государственными служащими, подрядчиками или любым другим лицом, участвующим в закупках. Примером является откат, когда недобросовестный агент поставщика выплачивает недобросовестному агенту покупателя за выбор предложения поставщика, часто по завышенной цене. Другие виды мошенничества в сфере закупок включают:
Сговор между участниками торгов с целью снижения конкуренции. Предоставление участникам торгов предварительной "инсайдерской" информации. Представление ложных или завышенных счетов-фактур за товары, работы или услуги, которые не были поставлены или выполнены. Использование "теневых поставщиков" – фиктивных компаний, создаваемых и используемых для выставления счетов – в подобных схемах. Умышленная замена материалов ненадлежащего качества без согласия заказчика. Использование контрактов с единственным источником без надлежащего обоснования. Использование стандартов предварительной квалификации в спецификациях для необоснованного исключения квалифицированных подрядчиков. Разделение требований для соответствия процедурам мелких закупок с целью избежать тщательного рассмотрения контрактов на крупные закупки. Пакты честности – один из инструментов предотвращения мошенничества и других неправомерных действий в проектах закупок. G20 рекомендовала их использование в своем Сборнике передового опыта по продвижению честности и прозрачности в развитии инфраструктуры за 2019 год. Крупный пилотный проект Европейской комиссии под названием "Пакты честности – механизм гражданского контроля за защитой средств ЕС" направлен на оценку эффективности Пактов честности в сокращении коррупции в 17 проектах, финансируемых ЕС в 11 государствах-членах, общей стоимостью более 920 миллионов евро.

Женщины

Роли в сфере закупок и снабжения, как правило, открыты как для мужчин, так и для женщин, но лидеры этой области признают, что женщины сталкиваются с теми же проблемами, что и мужчины, включая потребность в признании и необходимость оказывать влияние на организации, в которых они работают, но с дополнительными трудностями, такими как необходимость доказывать свою компетентность вдвойне, чтобы заслужить признание коллег и руководства. Некоторые авторы отмечают, что возможности для женщин в сфере закупок ограничены из-за стереотипов, считающих определенные должности неподходящими для женщин. Мероприятие "Женщины в закупках", проходившее в 2016 году в Хобаре (Саудовская Аравия), выявило важность налаживания профессиональных связей между женщинами, работающими в этой сфере, как ценного инструмента поддержки женщин-специалистов.

Обязанность

Договорное обязательство по обеспечению исполнения относится к абсолютному обязательству гарантировать выполнение действия или соблюдение условия. Например, в договоре с основным поставщиком может быть пункт, требующий от компании "обеспечить", чтобы ее дочерние компании, холдинговые компании и другие связанные предприятия взяли на себя те же обязательства, что и те, которые договорно налагаются на основного поставщика. Использование слова "procure" в соглашении о совместном предприятии между Nearfield Ltd., Lincoln Nominees Ltd. и другими партнерами в отношении использования банковского кредита привело к спору между сторонами относительно значения этого слова, который был разрешен в 2006 году судьей Питером Смитом, подтвердившим, что "обычное значение слова" ясно и общеизвестно: я не вижу, чтобы "procure" означало что-либо иное, чем выражает это Nearfield [истец] – "позаботиться о том, чтобы это было сделано". В данном случае обязательство "обеспечить выплату" кредита фактически являлось гарантией этого кредита.