Введение
Внедрение управления информационными технологиями
Управление контентом предприятия (ECM) расширяет концепцию управления контентом, добавляя временную шкалу для каждого элемента контента и, возможно, регламентируя процессы его создания, утверждения и распространения. Системы, использующие ECM, как правило, предоставляют защищенное хранилище для управляемых элементов, как в аналоговом, так и в цифровом виде. Они также включают один или несколько способов импорта контента для добавления новых элементов и различные методы представления для обеспечения доступа к ним. Хотя контент ECM может быть защищен управлением цифровыми правами (DRM), это не является обязательным. ECM отличается от общего управления контентом тем, что учитывает бизнес-процессы и процедуры организации, для которой он предназначен.
Область применения
Управление корпоративным контентом, являясь формой управления контентом, объединяет сбор, поиск и совместную работу с документами с цифровым архивированием, управлением документами и автоматизацией рабочих процессов. Оно охватывает задачи, связанные с использованием и сохранением внутренней (часто неструктурированной) информации компании во всех ее формах. Большинство решений ECM ориентированы на системы "бизнес для сотрудника" (B2E). Появились новые компоненты ECM. При каждом получении и возврате контента генерируются новые метаданные (в определенной степени автоматически). Информация о том, как и когда пользователи работают с контентом, позволяет системе формировать новые фильтры, маршруты поиска, корпоративные таксономии и семантические сети, а также правила хранения. Решения могут предоставлять интранет-сервисы для сотрудников (B2E) и включать корпоративные порталы для взаимодействия бизнеса с бизнесом (B2B), бизнеса с государством (B2G), государства с бизнесом (G2B) или других бизнес-партнеров. В эту категорию входят многие прежние системы групповой работы для управления документами и решения для автоматизации рабочих процессов, которые к 2016 году не полностью перешли на архитектуру ECM, но имели веб-интерфейс. Управление цифровыми активами – это разновидность ECM, работающая с контентом, хранящимся в цифровом виде. Специализированные системы управления контентом в здравоохранении соответствуют особым нормативным требованиям к медицинским устройствам и совместимости.
История
Технологии, которые лежали в основе ECM в 2016 году, берут свое начало из электронных систем управления документами (DMS) конца 1980-х и начала 1990-х годов. Первоначальные продукты DMS были автономными и обеспечивали функциональность в одной из четырех областей: оцифровка, организация рабочих процессов, управление документами и управление взаимоотношениями с предприятиями (ERM). Типичный ранний пользователь DMS внедрял небольшую систему оцифровки и организации рабочих процессов (возможно, в одном отделе), чтобы оптимизировать трудоемкие бумажные процессы и перейти к безбумажному документообороту. Первые автономные технологии DMS были разработаны для экономии времени (или улучшения доступа к информации) за счет сокращения обработки и хранения бумажных документов, уменьшения потерь документов и ускорения доступа к информации. DMS обеспечивала онлайн-доступ к информации, которая ранее была доступна только на бумаге, микрофильмах или микрофишах. Улучшая контроль над документами и связанными с ними процессами, DMS оптимизировала бизнес-практики. Журнал аудита повышал безопасность документов и позволял измерять производительность и эффективность. Категории продуктов DMS рассматривались как взаимодополняющие, и организации стремились использовать несколько продуктов DMS. Например, отдел обслуживания клиентов мог объединить оцифровку, управление документами и организацию рабочих процессов, а бухгалтерия – получать доступ к счетам поставщиков из системы ERM, заказам на покупку из системы оцифровки и контрактам из системы управления документами. По мере того, как организации создавали присутствие в Интернете, они хотели управлять веб-контентом. Организации, автоматизировавшие отдельные отделы, начали рассматривать возможность более широкого внедрения. Переход к интегрированным системам DMS отражал общую тенденцию в индустрии программного обеспечения: интеграцию небольших систем в более комплексные. Программы для обработки текстов, электронные таблицы и программы для презентаций были самостоятельными продуктами до начала 1990-х годов, когда рынок переориентировался на интеграцию. Первые разработчики предлагали несколько автономных технологий DMS в виде единого пакета ("suite") с минимальной (или отсутствующей) функциональной интеграцией. Около 2001 года в отрасли начали использовать термин "управление корпоративным контентом" (ECM) для обозначения интегрированных систем. В 2006 году Microsoft (с линейкой продуктов SharePoint) и Oracle Corporation (с Oracle Content Management) вышли на рынок ECM с недорогими решениями. Также доступны продукты ECM с открытым исходным кодом. Государственные стандарты, включая Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), BS 7799 и ISO/IEC 27001, оказывают влияние на разработку и использование ECM. В 2016 году организации могли развернуть единую систему ECM для управления информацией во всех подразделениях.
Применение
Предприятия внедряют ECM для повышения эффективности, улучшения контроля над информацией и снижения общих затрат на управление информацией. ECM оптимизирует доступ к документам благодаря поиску по ключевым словам и полнотекстовому поиску, позволяя сотрудникам оперативно получать необходимую информацию непосредственно с рабочих мест. Системы управления помогают организациям соблюдать государственные и отраслевые нормативные требования, такие как HIPAA, Закон Сарбейнса-Оксли, Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS) и Федеральные правила гражданского судопроизводства. Защита на уровне пользователя, функционала и документа обеспечивает сохранность конфиденциальных данных. Определенные фрагменты информации в документе могут быть скрыты (заредактированы), при этом оставшаяся часть может быть передана без раскрытия персональных данных или ключевой информации. Все действия в системе отслеживаются и могут быть использованы для подтверждения соответствия широкому спектру нормативных требований.
Захват
Захват включает в себя преобразование информации из бумажных документов в электронный формат с помощью сканирования, а также сбор электронных файлов и информации в единую структуру для управления. Технологии захвата также охватывают создание метаданных, описывающих характеристики документа для облегчения его поиска с использованием поисковых технологий. Например, в медицинской карте могут быть указаны идентификатор пациента, имя, дата посещения и проведенная процедура, чтобы медицинский персонал мог легко ее найти. Более ранние системы автоматизации документов фотографировали документы для хранения на микрофильмах или микрофишах. Сканеры изображений создают цифровые копии бумажных документов. Документы, уже существующие в цифровом формате, могут быть скопированы или на них могут быть созданы ссылки, если они доступны в сети. Автоматический или полуавтоматический захват может использовать электронный обмен данными (EDI), XML-документы, бизнес-приложения, ERP-системы или специализированные прикладные системы в качестве источников.
Очистка изображения
Функции улучшения изображений включают поворот, выравнивание, цветокоррекцию, транспонирование, масштабирование, выравнивание по сетке, разделение страниц, добавление аннотаций и подавление шума.
Обработка форм
Обработка форм включает две группы технологий, хотя информационное содержание и тип документов могут быть одинаковыми. Это захват печатных форм посредством сканирования; технологии распознавания часто используются, так как хорошо спроектированные формы обеспечивают автоматическую обработку. Автоматическая обработка может также обрабатывать электронные формы (например, отправленные через веб-страницы), если системе обработки известен их макет, структура, логика и содержание.
Управление отчетами предприятия
Управление корпоративной отчетностью (ERM) сохраняет отчеты и другие документы на оптические диски или другие цифровые носители для систем ECM. Изначально технология применялась с лазерными дисками.
Агрегация данных
Агрегация данных объединяет документы из различных приложений и источников, направляя их в системы хранения и обработки в единой структуре и формате.
Индексирование предметов
Индексирование по темам улучшает поиск, предоставляя альтернативные способы организации информации. Ручное индексирование предполагает присвоение атрибутов индекса базы данных контенту вручную и обычно используется базой данных для управления и обеспечения доступа. Автоматическое и ручное индексирование атрибутов может быть упрощено благодаря предустановленным профилям ввода, которые могут описывать классы документов, ограничивая количество возможных значений индекса или автоматически присваивая определенные критерии. Программы автоматической классификации способны автономно извлекать индексные данные, категории и метаданные. На основе информации, содержащейся в электронных информационных объектах, они могут оценивать информацию по заранее определенным критериям или в процессе самообучения.
Сотрудничество
Компоненты совместной работы в системе ECM помогают пользователям совместно разрабатывать и обрабатывать контент. Многие из этих компонентов были созданы на основе программных пакетов для совместной работы; системы ECM с функциями совместной работы включают элементы управления знаниями. Они используют информационные базы данных и методы обработки, предназначенные для одновременного использования несколькими пользователями с одним и тем же элементом контента. Совместная работа опирается на знания, ресурсы и фоновые данные, основанные на квалификации, для совместной обработки информации. Могут быть включены административные компоненты (например, виртуальные доски для мозгового штурма, планировщики встреч и системы управления проектами), а также средства связи, такие как видеоконференции. ECM с функциями совместной работы также может интегрировать информацию из других приложений.
Управление веб-контентом
ECM интегрирует системы управления контентом (CMS), отображая существующую информацию, хранящуюся в репозитории ECM.
Библиотечные услуги
Библиотечные службы – это административные компоненты ECM, обеспечивающие доступ к информации, прием и хранение данных из компонентов захвата и управления. Они также управляют местами хранения в динамическом хранилище, хранилище и долгосрочном архиве. Выбор места хранения определяется характеристиками и классификацией информации. Библиотечная служба взаимодействует с базой данных компонентов управления для организации поиска и извлечения данных. Она управляет онлайн-хранилищем (прямой доступ к данным и документам), nearline-хранилищем (данные и документы на носителе, к которому возможен быстрый доступ, например, данные на оптическом диске в стойках системы хранения, но не подключенном к устройству чтения) и оффлайн-хранилищем (данные и документы на носителе, требующем длительного доступа). Если система управления документами не обеспечивает управление версиями, библиотечная служба должна предоставлять его для контроля статуса информации и реализации функций получения/возврата документов для контролируемого доступа. Она формирует журнал аудита, содержащий записи об использовании и редактировании информации.
Стратегии долгосрочного сохранения
Для обеспечения долгосрочной доступности информации используются различные стратегии электронного архивирования. Приложения, индексные данные, метаданные и объекты могут непрерывно переноситься из устаревших систем в новые. Эмуляция старого программного обеспечения позволяет пользователям получать доступ к исходным данным и объектам, а программное обеспечение способно определять формат сохраненных объектов и отображать их в новой среде.
Доставь .
Управление выходными данными предприятия предоставляет информацию из компонентов управления, хранения и сохранения. Модель Ассоциации по управлению информацией и изображениями для ECM основана на функциональности; компоненты доставки могут вводить информацию в другие системы (например, передавать информацию на переносные носители или генерировать выходные файлы) или подготавливать информацию к хранению и сохранению. Компоненты доставки можно разделить на три группы: технологии преобразования, технологии безопасности и распространение. Преобразование и безопасность являются сервисами промежуточного слоя и должны быть одинаково доступны всем компонентам ECM. Для вывода основными функциями являются компоновка и дизайн (с инструментами для компоновки и форматирования выходных данных) и электронное издательство (представление информации для распространения).
Технологии безопасности
Технологии безопасности доступны для всех компонентов ECM. Электронные подписи используются при отправке документов и при сканировании для фиксации полного захвата данных. Инфраструктура открытых ключей – это базовая технология электронной подписи, обеспечивающая управление ключами и сертификатами, а также проверку подлинности подписи. Другие электронные подписи подтверждают личность отправителя и целостность переданных данных. Управление цифровыми правами и водяные знаки используются при распространении контента и управлении медиаактивами для управления и защиты прав интеллектуальной собственности и авторских прав. Электронные водяные знаки, внедряемые в файл, защищают права использования интернет-контента.
В помещениях
ECM был разработан как программное приложение, которое компании внедряли в корпоративные сети; каждая компания управляет и обслуживает ECM и сетевые устройства, хранящие данные. Системы ECM, развернутые локально, могут быть настроены в соответствии с потребностями организации. Поскольку для оцифровки бумажных документов требуются такие устройства, как сканеры или многофункциональные устройства, это обычно выполняется локально; однако, этот процесс может быть передан на аутсорсинг сервисным бюро для сканирования больших объемов, индексации и возврата данных через веб-передачу или на CD, DVD или другие внешние носители информации.
Программное обеспечение как услуга (SaaS)
Программное обеспечение как услуга ECM, также известное как облачные вычисления, доступно пользователям онлайн по требованию.
Развитие рынка
До 2003 года рынок ECM доминировали независимые поставщики среднего размера, которые можно было разделить на две категории: компании, изначально занимавшиеся управлением документами и расширившие свою деятельность на управление другим бизнес-контентом, и поставщики систем управления веб-контентом, стремившиеся выйти на рынок управления бизнес-документами и мультимедийным контентом. В 2002 году Documentum расширила свои возможности в области совместной работы, приобретя eRoom; в ответ Interwoven и Vignette приобрели iManage и Intraspect соответственно. Documentum приобрела Bulldog для усиления своих возможностей в области управления цифровыми активами (DAM); Interwoven и OpenText ответили приобретением MediaBin и Artesia. OpenText также приобрела европейские компании-разработчики программного обеспечения IXOS и Red Dot. В октябре 2003 года корпорация EMC приобрела Documentum. В 2006 году IBM приобрела FileNet, а Oracle – Stellent; OpenText также приобрела Hummingbird Ltd. в том же году. В 2008 году Hewlett Packard (HP) приобрела австралийскую компанию Tower Software. В марте 2009 года Autonomy приобрела Interwoven; OpenText приобрела Vignette в июле того же года, а MetaStorm – в феврале 2011 года. OpenText приобрела Global 360 в июле 2011 года, а HP договорилась о покупке Autonomy в августе 2011 года. В апреле 2007 года Алан Пелз Шарп, ведущий аналитик CMS Watch, заявил: «Некоторые из крупнейших игроков на этом рынке переживают значительные преобразования, которые приведут к изменению стратегий развития и продуктовых линеек в ближайшие несколько лет». Nuxeo и Alfresco предложили программное обеспечение ECM с открытым исходным кодом в том же году. В 2010 году Gartner оценила рынок ECM в 2009 году примерно в 3,5 миллиарда долларов; ожидалось, что он будет расти со среднегодовым темпом роста в 10,1% до 2014 года. В 2010 году на рынке произошло несколько слияний и поглощений. В 2014 году Real Story Group (ранее CMS Watch) включила поставщиков облачных решений в свои оценки ECM за 2014 год.