Кіріспе
Ақпараттық технологияларды басқаруды іске асыру
Кәсіпорын мазмұнын басқару (ECM) мазмұнды басқару тұжырымдамасын әрбір мазмұн нысаны үшін уақыт шкаласын қосу арқылы кеңейтеді және, мүмкін, оның құрылуы, мақұлдануы және таратылуы үшін процестерді енгізеді. ECM қолданатын жүйелер әдетте басқарылатын нысандар үшін қауіпсіз репозиторийді қамтамасыз етеді, ол аналогты немесе цифрлық бола береді. Олар сондай-ақ жаңа нысандарды басқару үшін мазмұнды импорттаудың бір (немесе бірнеше) тәсілдерін, ал нысандарды қолдануға қолжетімді ету үшін бірнеше көрсету тәсілдерін қамтиды. ECM мазмұны цифрлық құқықтарды басқару (DRM) арқылы қорғалуы мүмкін, бірақ бұл міндетті емес. ECM жалпы мазмұн басқарудан оның жасалған кәсіпорынның процестері мен процедураларын ескеретін қабілетімен ерекшеленеді.
Қолданылу аясы
Кәсіпорын мазмұнын басқару, мазмұнды басқарудың бір түрі, құжаттарды жинау, іздеу және желіге қосуды цифрлық архивтеумен, құжат басқарумен және жұмыс ағынымен біріктіреді. Ол компанияның ішкі (көбінесе құрылымдалмаған) ақпаратын барлық түрінде пайдалану және сақтаумен байланысты қиындықтарды қамтиды. Көптеген ЭҚМ (ECM) шешімдері бизнес-қызметкер (B2E) жүйелеріне бағытталған. ЭҚМ-нің жаңа компоненттері пайда болды. Мазмұн тексеріліп, алынған кезде әр пайдалану белгілі бір деңгейде автоматты түрде жаңа метадеректерді тудырады. Адамдар мазмұнды қалай (және қашан) пайдаланатыны туралы ақпарат жүйеге жаңа сүзгілеу, бағыттау және іздеу жолдарын, корпоративтік таксономиялар мен семантикалық желілерді, сондай-ақ сақтау ережелерін қабылдауға мүмкіндік береді. Шешімдер қызметкерлерге (B2E) интранет қызметтерін ұсына алады және бизнес-бизнес (B2B), бизнес-үкімет (B2G), үкімет-бизнес (G2B) немесе басқа да бизнес қатынастар үшін корпоративтік порталдарды қамти алады. Бұл санатқа 2016 жылға дейін архитектурасын ЭҚМ-ге толық көшірмеген, бірақ веб-интерфейс ұсынған бұрынғы құжат басқару топтомалық бағдарламалары мен жұмыс ағыны шешімдерінің көпшілігі кіреді. Цифрлық активтерді басқару – цифрлық сақталған мазмұнды қамтитын ЭҚМ түрі. Медициналық құралдар мен өзара іс-қимыл үшін арнайы нормативтік талаптарға сай келетін мамандандырылған денсаулық сақтау мазмұнын басқару жүйелері бар.
Тарих
2016 жылы ЭҚЖ-ны (электрондық құжаттарды басқаруды) қамтитын технологиялар 1980 жылдардың соңы мен 1990 жылдардың басындағы электрондық құжат басқару жүйелерінен (ДҚБЖ) туындады. Алғашқы ДҚБЖ өнімдері жеке-дара болды және төрт саланың бірінде функционалдық мүмкіндіктерді ұсынды: бейнелеу, жұмыс ағыны, құжат басқару және кәсіпорынмен қарым-қатынасты басқару (КҚБ). Типикалық алғашқы ДҚБЖ пайдаланушысы қағазға көп қажетті процесті жақсарту және қағазсыз кеңсеге көшу үшін шағын масштабтағы бейнелеу және жұмыс ағыны жүйесіне (мысалы, бір бөлімшеге) ие болды. Бірінші жеке ДҚБЖ технологиялары уақытты үнемдеу (немесе ақпаратқа қол жеткізуді жақсарту) мақсатымен, қағазды өңдеу және сақтауды азайту, құжаттардың жоғалуын болдырмау және ақпаратқа қол жеткізуді жылдамдату арқылы жұмыс істеді. ДҚБЖ бұрын қағаз, микрофильм немесе микрофише түрінде ғана қол жетімді болған ақпаратқа онлайн қол жеткізуді қамтамасыз ете алды. Құжаттар мен олардың процестерін бақылауды жақсарту арқылы ДҚБЖ бизнес-процестерді оңайлатты. Оның аудиторлық іздемесі құжаттардың қауіпсіздігін арттырып, өнімділік пен тиімділікті өлшеді. ДҚБЖ өнімдерінің санаттары толықтыратын болып саналды және ұйымдар бірнеше ДҚБЖ өнімдерін пайдалануды қалады. Мысалы, клиенттерге қызмет көрсету бөлімі бейнелеу, құжат басқару және жұмыс ағынын біріктіре алады; ал қаржы бөлімі КҚБ жүйесінен жеткізушілердің шот-фактураларын, бейнелеу жүйесінен сатып алу тапсырыстарын және құжат басқару жүйесінен келісім-шарттарды алуға мүмкіндік алады. Ұйымдар интернетке қол жеткізген кезде веб-мазмұнды басқаруды қалады. Жеке бөлімдерді автоматтандырған ұйымдар оны кеңінен енгізуді көздеді. Интеграцияланған ДҚБЖ жүйелеріне қарай бет бұру бағдарламалық жасақтама индустриясындағы жалпы үрдісті көрсетті: кішкентай жүйелерді кең ауқымды жүйелерге біріктіру. Сөзді өңдеу, электрондық кестелер және презентация бағдарламалық жасақтамасы 1990 жылдардың басына дейін жеке өнімдер болды, содан кейін нарық интеграцияға қарай өтті. Алғашқы әзірлеушілер бірнеше жеке ДҚБЖ технологияларын бір жинақталған "жинақ" ретінде, функционалдық интеграцияның аз (немесе мүлдем жоқ) деңгейімен ұсынды. 2001 жылы индустрия интеграцияланған жүйелер үшін «кәсіпорын мазмұнын басқару» терминін қолдана бастады. 2006 жылы Microsoft (SharePoint өнімдерінің отбасымен) және Oracle Corporation (Oracle Content Management) төмен құнды ЭҚЖ нарығына енді. Ашық кодты ЭҚЖ өнімдері де қол жетімді. Үкіметтік стандарттар, соның ішінде Медициналық сақтандырудың портативтілігі және есеп беру туралы заң (HIPAA), BS 7799 және ISO/IEC 27001 ЭҚЖ-ның дамуы мен қолданылуына әсер етеді. 2016 жылы ұйымдар барлық бөлімдердегі ақпаратты басқару үшін бірыңғай ЭҚЖ жүйесін енгізе алды.
Қолданылуы
Кәсіпорындар тиімділікті арттыру, ақпаратты бақылауды жақсарту және ақпаратты басқарудың жалпы құнын төмендету үшін ECM жүйесін енгізеді. ECM кілт сөздер мен толық мәтінді іздеу арқылы деректерге қол жеткізуді оңайлатып, қызметкерлерге қажетті ақпаратты өз жұмыс орындарынан жылдам алуға мүмкіндік береді. Басқару жүйелері бизнеске HIPAA, Sarbanes-Oxley Act, Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) және Federal Rules of Civil Procedure сияқты мемлекеттік және салалық регламенттерге сәйкес болуға көмектеседі. Пайдаланушы, функция және құжат деңгейіндегі қауіпсіздік құпиялы деректерді қорғайды. Құжаттағы кейбір ақпаратты жоюға болады, соның арқасында қалған бөлігін жеке басын немесе маңызды деректерді ашпай бөлісуге болады. Жүйедегі барлық әрекеттер тіркеледі және түрлі регламенттерге сәйкестілікті растау үшін есеп беруге болады.
Ұстау
Ақпаратты түсіру – қағаз құжаттарды сканерлеу арқылы электрондық форматқа түрлендіруді және электрондық файлдар мен ақпаратты басқару үшін біркелкі құрылымға жинақтауды қамтиды. Түсіру технологиялары құжатты іздеу технологиясы арқылы оңай табу үшін оның сипаттамаларын көрсететін метадеректерді жасауды да қамтиды. Мысалы, медициналық картада пациенттің идентификациялық нөмірі, аты-жөні, келу күні және медициналық персонал картаны табуы үшін қажетті процедуралар болуы мүмкін. Алдыңғы құжатты автоматтандыру жүйелері құжаттарды микрофильмге немесе микрофишкаға сақтау үшін фотоға түсірген. Бейне сканерлер қағаз құжаттардың цифрлық көшірмелерін жасайды. Егер құжат онлайн форматта қолжетімді болса, оны көшіруге немесе сілтеме жасауға болады. Автоматты немесе жартылай автоматты түсіру үшін электрондық деректер алмасу (EDI) немесе XML құжаттары, бизнес және ERP қолданбалары немесе арнайы қолданба жүйелері дерек көзі ретінде пайдаланылуы мүмкін.
Кескінді тазалау
Суреттерді тазалау мүмкіндіктеріне бұру, түзу, түс реттеу, көшіру, масштабтау, туралау, беттерді бөлу, түсіндірмелер қосу және шуды басу кіреді.
Нысандарды өңдеу
Нысандарды өңдеуде екі технология тобы бар, әйтсе де құжаттардың ақпараттық мазмұны мен ерекшелігі бірдей болуы мүмкін. Бұл – сканерлеу арқылы қағазға басылған нысандарды түсіру; жақсы жобаланған нысандар автоматты өңдеуге мүмкіндік жасайды, сондықтан тану технологиялары көбінесе қолданылады. Автоматты өңдеу электрондық нысандарды да (мысалы, веб-беттер арқылы жіберілгендерді) түсіре алады, егер түсіру жүйесіне олардың макеті, құрылымы, логикасы және мазмұны белгілі болса.
Кәсіпорынның есептерін басқару
Кәсіпорын есептерін басқару (ERM) жүйесі есептерді және басқа да құжаттарды ECM жүйелері үшін оптикалық дискілерге немесе басқа да цифрлық жадта сақтайды. Бұл технология бастапқыда лазерлік дискілермен қолданылған.
Деректерді агрегациялау
Деректерді жинақтау әртүрлі қолданбалар мен көздерден келетін құжаттарды бірыңғай құрылым мен форматта сақтау және өңдеу жүйелеріне жіберіп, біріктіреді.
Тақырыпты индекстеу
Тақырыптық индекстеу іздеуді жақсартады, ақпаратты ұйымдастырудың балама жолдарын ұсынады. Қолмен индекстеу мазмұнға индекстік деректер қорының атрибуттарын қолмен тағайындайды және әдетте басқару және қол жеткізу үшін қолданылады. Автоматты және қолмен атрибуттарды индекстеуді алдын ала орнатылған кіріс профильдерімен жеңілдетуге болады, олар құжаттар кластарын сипаттай алады, бұл мүмкін индекстік мәндердің санын шектейді немесе белгілі бір критерийлерді автоматты түрде тағайындайды. Автоматты жіктеу бағдарламалары индекстік деректерді, санаттарды дербес түрде шығарып алады және ауыстырады. Электрондық ақпараттық объектілердегі ақпарат негізінде, ол алдын ала белгіленген критерийлер бойынша немесе өздігінен оқыту процесі арқылы ақпаратты бағалай алады.
Ынтымақтастық
ECM жүйесіндегі ынтымақтастық компоненттері пайдаланушыларға мазмұнды әзірлеу және өңдеу үшін бірлесіп жұмыс істеуге көмектеседі. Осы компоненттердің көптегені ынтымақтастық бағдарламалық қамтамасынан дамытылған; ECM ынтымақтастық жүйелері білімді басқару элементтерін қамтиды. Олар бір мазмұн бойынша бірнеше пайдаланушының бір уақытта пайдалана алатын ақпараттық дерекқорларды және өңдеу әдістерін қолданады. Ынтымақтастық бірлескен ақпаратты өңдеу үшін біліктілікке негізделген білімді, ресурстарды және анықтамалық деректерді пайдаланады. Әкімшілік компоненттері (мысалы, идея алмасу үшін виртуалды тақталар, кездесулерді жоспарлау және жобаларды басқару жүйелері) және бейнеконференция сияқты байланыс қолданбалары да кіріктірілуі мүмкін. Ынтымақтастық ECM басқа қолданбалардан алынған ақпаратты да интеграциялай алады.
Веб-контентті басқару
ECM мазмұнды басқару жүйелерін (CMS) интеграциялайды, ECM репозиторийінде сақталған ақпаратты көрсетеді.
Кітапхана қызметі
Кітапхана қызметтері – ақпаратқа қолжеткізуді қамтамасыз ететін, ақпаратты қабылдап сақтайтын және басқару компоненттерінен ақпаратты басқаратын ECM әкімшілік компоненттері. Олар сондай-ақ динамикалық жадтағы сақтау орындарын, қойманы және ұзақ мерзімді сақтау архивін басқарады. Сақтау орны ақпараттың ерекшеліктері мен жіктемесіне сәйкес анықталады. Кітапхана қызметі іздеу және алу мүмкіндігін қамтамасыз ету үшін басқару компоненттерінің дерекқорымен жұмыс істейді. Ол онлайн сақтауды (деректер мен құжаттарға тікелей қолжеткізу), жақын желілік сақтауды (деректер мен құжаттарды жылдам қолжеткізуге болатын ортада, мысалы, сақтау жүйесінің тіректеріндегі оптикалық дискіде, бірақ оны оқи алатын құрылғыға орнатылмаған деректер) және офлайн сақтауды (деректер мен құжаттарды жылдам қолжеткізуге болмайтын ортада) басқарады. Егер құжаттарды басқару жүйесі мұны қамтамасыз етпесе, кітапхана қызметі ақпараттың күйін бақылау және бақыланған түрде ақпаратты ұсыну үшін нұсқаларды басқаруға және ақпаратты тексеру/есептен шығару мүмкіндігіне ие болуы керек. Ол аудит жолын, ақпаратты пайдалану және өңдеу туралы тіркемелерді жасайды.
Ұзақ мерзімді сақтау стратегиясы
Ақпараттың ұзақ мерзімді қолжетімділігін қамтамасыз ету үшін электрондық архивте бірнеше стратегия қолданылады. Қолданбалар, индекс деректері, метадеректер және объектілер ескі жүйелерден жаңа жүйелерге үздіксіз миграциялануы мүмкін. Ескі бағдарламалық қамтамасыз етуді эмуляциялау пайдаланушыларға бастапқы деректер мен объектілерге қол жеткізуге мүмкіндік береді; бағдарламалық қамтамасыз ету сақталған объектілердің форматын анықтап, оларды жаңа ортада көрсетуге болады.
Жеткізу
Кәсіпорынның шығыс ақпаратын басқару, басқару, сақтау және сақталған компоненттерден ақпарат ұсынады. ECM үшін Ақпарат және Кескін басқару қауымдастығының моделі функциялық негізде құрылған; шығару компоненттері ақпаратты басқа жүйелерге жіберуі мүмкін (мысалы, ақпаратты портативті құралдарға көшіру немесе шығыс файлдарын жасау) немесе ақпаратты сақтау және сақтауға дайындауы мүмкін. Шығару компоненттерін үш топқа бөлуге болады: трансформациялық технологиялар, қауіпсіздік технологиялары және тарату. Трансформация және қауіпсіздік – бұл аралық бағдарламалық қамтамасыз ету қызметтері және олардың барлық ECM компоненттеріне тең қолжетімді болуы керек. Шығыс үшін негізгі функциялар – макеттеу және дизайн (шығысты орналастыру және форматтау құралдарымен) және электрондық жариялану (тарату үшін ақпаратты ұсыну).
Қауіпсіздік технологиялары
Барлық ECM компоненттері үшін қауіпсіздік технологиялары қолжетімді. Құжаттар жіберілгенде және сканерлеу кезінде толыққанды түсіруді растау үшін электрондық қолтаңбалар пайдаланылады. Ашық кілт инфрақұрылымы – кілттер мен сертификаттарды басқару және қолтаңбаның нақтылығын тексеруге арналған негізгі электрондық қолтаңба технологиясы. Басқа электрондық қолтаңбалар жіберушінің сәйкестігін және жіберілген деректердің толықтығын куәландырады. Контент тарату және медиа активтерін басқару кезінде интеллектуалдық меншік құқықтары мен авторлық құқықтарды басқару және қорғау үшін цифрлық құқықтарды басқару және су таңбалары қолданылады. Файлға енгізілген электрондық су таңбалары интернеттегі мазмұнның қолданылу құқығын қорғайды.
Үй-жайда
ECM компаниялар корпоративтік желілерде қолданатын бағдарламалық қосымша ретінде әзірленді; әрбір компания ECM және деректерді сақтайтын желілік құрылғыларды басқарады және күтіп ұстайды. Ішкі жүйедегі ЭҚМ жүйелерін ұйымдық қажеттіліктерге қарай бейімдеуге болады. Қағаз құжаттарын түсіру үшін сурет сканерлері немесе көп функциялы құрылғылар сияқты құрылғылар қажет болғандықтан, бұл әдетте ішкі жүйеде жасалады; алайда, үлкен көлемде сканерлеу, индекстеу және веб-арқылы жіберу немесе CD, DVD және басқа сыртқы сақтау құрылғылары арқылы қайтару үшін бұл қызметтерді сервистік бюроларға тапсыруға болады.
Қызмет ретінде бағдарламалық қамтамасыз ету (SaaS)
Бағдарламалық қамтамасыз етуді қызмет ретінде (ECM), бұлттық есептеу деп те аталады, қолданушыларға қажет болғанда онлайн режимінде қолжетімді.
Нарықтың дамуы
2003 жылға дейін ECM нарығы орташа көлемді тәуелсіз сатушылардың үстемдігінде болды, олар екі категорияға бөлінді: құжаттарды басқару компаниялары ретінде құрылып, кейіннен басқа бизнес-мазмұнды басқаруды қосып бастағандар, және веб-мазмұнды басқару провайдерлері ретінде бастап, бизнес-құжаттар мен мультимедиалық мазмұнды басқаруға кеңеймек болғандар. 2002 жылы Documentum eRoom компаниясын сатып алып, ынтымақтастық мүмкіндіктерін кеңейтті; Interwoven және Vignette iManage және Intraspect компанияларын сатып алып, оған қарсылық көрсетті. Documentum өзінің цифрлық активтерді басқару (DAM) мүмкіндіктері үшін Bulldog компаниясын сатып алды; Interwoven және OpenText MediaBin және Artesia компанияларын сатып алды. OpenText сондай-ақ IXOS және Red Dot еуропалық бағдарламалық қамтамасыз ету компанияларын сатып алды. 2003 жылдың қазан айында EMC Corporation Documentum компаниясын сатып алды. IBM 2006 жылы FileNet, ал Oracle Stellent компанияларын сатып алды; OpenText сол жылы Hummingbird Ltd компаниясын да сатып алды. 2008 жылы Hewlett Packard (HP) Tower Software австралиялық компаниясын сатып алды. 2009 жылдың наурызында Autonomy Interwoven компаниясын сатып алды; OpenText сол жылдың шілдесінде Vignette, ал 2011 жылдың ақпанында MetaStorm компанияларын сатып алды. OpenText 2011 жылдың шілдесінде Global 360 компаниясын сатып алды, ал HP 2011 жылдың тамызында Autonomy компаниясын сатып алуға келісім берді. 2007 жылдың сәуірінде CMS Watch басшысы Алан Пелз Шарп: «Бұл бизнестегі ең ірі компаниялардың кейбіреуі маңызды трансформацияға ұшырап жатыр, бұл алдағы бірнеше жылда жол карталары мен өнімдер жиынтығының өзгеруіне әкеледі» деді. Nuxeo және Alfresco сол жылы ашық кодты ECM бағдарламалық қамтамасыз етуді ұсынды. Gartner 2010 жылы ECM нарығының құны 2009 жылы шамамен 3,5 миллиард долларды құрағанын бағалады; бұл көрсеткіш 2014 жылға дейін жылдық орташа өсіммен 10,1 пайызға жетеді деп күтілді. 2010 жылы нарықта бірнеше бірігулер мен сатып алулар орын алды. 2014 жылы Real Story Group (бұрынғы CMS Watch) бұлттық қызмет көрсететін провайдерлерді 2014 жылғы ECM бағалауларына қосты.