Введение
Хотеллинг (также hotelling или office hoteling) – это метод управления офисом, при котором сотрудники динамически планируют использование рабочих мест, таких как столы, кабинеты и перегородки. Это альтернатива более традиционному методу закрепления рабочих мест за сотрудниками на постоянной основе. Хотеллинг предполагает резервирование незакрепленных рабочих мест: сотрудники бронируют рабочее место перед приходом в офис. Другой способ организации незакрепленных рабочих мест – это hot desking (гибкое рабочее место), который не предполагает предварительное бронирование; при использовании hot desking сотрудник выбирает доступное рабочее место по прибытии в офис. В последние годы использование термина "хотеллинг" сокращается. При использовании системы "хотеллинг" сотрудникам не выделяются собственные столы; вместо этого они бронируют стол для временного использования только на те дни, когда планируют работать в офисе. Преимущества "хотеллинга" по сравнению с традиционной системой, при которой на каждого сотрудника приходится один стол, включают экономию на коммерческой недвижимости.
Hoteling (also hotelling or office hoteling) is a method of office management in which workers dynamically schedule their use of workspaces such as desks, cubicles, and offices. It is an alternative approach to the more traditional method of permanently assigned seating. Hoteling is reservation based unassigned seating; employees reserve a workspace before they come to work in an office. An alternate method of handling unassigned seating is hot desking, which does not involve reservations; with hot desking, a worker chooses a workspace upon arrival, rather than reserving it in advance. The use of the term has declined in recent years. With hoteling, workers are not assigned their own desks; instead, they reserve a desk for their temporary use for just the days they expect to work in the office. The benefits of hoteling over a more traditional, one desk per employee scenario include saving costs on commercial real estate,
Практика "хотеллинга" возникла в связи с повышением мобильности сотрудников, что стало возможным благодаря развитию мобильных технологий. В статье газеты Washington Post отмечается, что рост популярности "хотеллинга" отражает переход от концепции офиса как "домашней базы" к концепции офиса как "центра обслуживания". Компании начали внедрять "хотеллинг" в 1990-х годах, и консалтинговые и бухгалтерские фирмы были одними из первых, кто это сделал.
Как это работает
Гостиничный принцип организации рабочих мест больше подходит для одних должностей, чем для других. В 1994 году две чикагские компании, переходящие на гостиничный принцип, рассматривали категории сотрудников, для которых эта модель была бы наиболее эффективной. Системы организации рабочих мест по принципу гостиницы могут различаться по сложности – от простого процесса бронирования офисного пространства до сложных систем, интегрированных с информационными технологиями (ИТ) компании. Техническая интеграция может быть важным фактором успеха такой системы, обеспечивая сотрудникам доступ к необходимой информации об офисе и удобное бронирование. Программное обеспечение для управления системой может быть интегрировано с другими функциями рабочего места, например, с идентификационными картами сотрудников, через ИТ-систему компании. Когда сотрудники приходят на работу (или подключаются удаленно), они получают доступ к программному обеспечению для бронирования и авторизуются в системе. Затем они могут забронировать рабочее место по имени/номеру или, в некоторых системах, просмотреть план офиса и выбрать место визуально. После завершения бронирования система может выполнять ряд функций, включая переадресацию телефонной связи на выбранное рабочее место и уведомление офис-менеджера о подготовке рабочего места и т.д. Во многих системах сотрудники должны "зарегистрироваться" через терминал, подключенный к базе данных бронирований, по прибытии в офис.
Применение и ценность
Хотелинг рассматривается как одно из проявлений меняющегося отношения общества к самой концепции работы. Внедрение этой модели обусловлено необходимостью снижения затрат и возможностями, предоставляемыми новыми технологиями. Хотелинг впервые был реализован в консалтинговых компаниях и компаниях, занимающихся клиентским обслуживанием, и именно эти типы компаний остаются основными пользователями подобных систем. Он наиболее эффективен для крупных компаний, чьи сотрудники часто находятся в командировках.
По состоянию на 2013 год, американское агентство FEMA планировало перейти на систему хотелинга к 2016 году. А план 2015 года, объявленный Министерством внутренней безопасности США и Администрацией государственных услуг, назвал хотелинг одним из способов сокращения бюджета плана консолидации примерно на 1 миллиард долларов.