Сатып алу тапсырысы: маңызы, түрлері және болашағы
Purchase order
Сатып алу бұйрығы – тауарлар мен қызметтерді сатып алуға арналған құжат. Баға, саны, шарттарын көрсетеді. Кәсіпорында ресурстарды жоспарлау жүйесінің бөлігі.
Ағылшыншамен салыстырыңыз: абзацты басыңыз — түпнұсқа терезеде ашылады. Абзац астындағы EN түймесі оны мәтін ішінде көрсетеді.
Мазмұны
Кіріспе
Коммерциялық құжат
Commercial document
Сатып алу тапсырысы, көбінесе PO деп қысқартылатын, сатып алушының сатушыға жолданған, қажетті өнімдер мен қызметтердің түрлерін, санын және келісілген бағаларын көрсететін коммерциялық құжат болып табылады. Ол сыртқы жеткізушілерден өнімдер мен қызметтерді сатып алуды бақылау үшін пайдаланылады. Сатып алу тапсырыстары кәсіпорынның ресурстарды жоспарлау жүйесінің тапсырыстарының маңызды бөлігі болуы мүмкін. Индент – бұл агент (индент агенті) арқылы белгіленген сату шарттары бойынша берілетін сатып алу тапсырысы. Сатып алу тапсырысын берудің өзі келісімшарт құрмайды. Егер бұрыннан келісімшарт болмаса, сатып алушы мен сатушы арасындағы келісімшарт сатушының тапсырысты қабылдауымен жасалады.
A purchase order, often abbreviated to PO, is a commercial document issued by a buyer to a seller, indicating types, quantities, and agreed prices for products or services required. It is used to control the purchasing of products and services from external suppliers. Purchase orders can be an essential part of enterprise resource planning system orders. An indent is a purchase order often placed through an agent (indent agent) under specified conditions of sale. The issue of a purchase order does not itself form a contract. If no prior contract exists, then it is the acceptance of the order by the seller that forms a contract between the buyer and seller.
Шолу
Сатып алу тапсырыстары сатып алушыларға сатушылармен ашық және түсінікті қарым-қатынас жасауға мүмкіндік береді, соның арқасында ашықтық сақталады. Олар сондай-ақ сатып алу агентіне келіп түскен және күтіліп жатқан тапсырыстарды басқаруға көмектеседі. Сатушылар да сатып алушы тауарлар мен қызметтер үшін төлеуден бас тартқан жағдайда, сатып алу тапсырыстарын пайдалану арқылы қорғалады. Сатып алу тапсырыстары сатып алу процесін стандартты тәртіппен жеңілдету арқылы пайдалы. Коммерциялық несие берушілер немесе қаржы институттары сатып алу тапсырыстары негізінде қаржылық көмек көрсете алады. Болашақтағы бизнес сценарийлері сатып алу тапсырыстарының рөлі төмендеуіне немесе тіпті толық жойылуына мүмкіндік береді, нәтижесінде ұйымдарда бұрынғыдан гөрі кішірек және стратегиялық сатып алу функциясы қалыптасады. Accenture консультанттары Кай Новосель мен Крис Тиммерманс сандық жүйелер тауарлардың түйіндемесін беруге және қаражатты мақұлдауға қабілетті болса, сатып алу тапсырыстары мен шот-фактуралардың қажеттілігіне күмәнді қарап, сандық мүмкіндіктер мен жеткізу талдауы "алдағы жылдары" сатып алу тапсырыстары мен процестерінің жағдайын өзгертетінін айтады.
Purchase orders allow buyers to clearly and openly communicate with the sellers to maintain transparency. They may also help a purchasing agent to manage incoming orders and pending orders. Sellers are also protected by the use of purchase orders, in case of a buyer's refusal to pay for goods or services. Purchase orders provide benefits in that they streamline the purchasing process in a standard procedure. Commercial lenders or financial institutions may provide financial assistance on the basis of purchase orders. Future business scenarios anticipate a reduced role for purchase orders or even their full elimination, leaving organizations with a smaller and more strategic procurement function than in the past. Kai Nowosel and Kris Timmermans of consultants Accenture ask why purchase orders and invoices are needed when digital systems can deliver goods confirmations and authorize funds, and suggest that digital functionality and supply analytics will change the landscape for purchase orders and processes "in the coming years".
Заңдық
Әдеттегі сатып алу тапсырысы келісімшарт түрінде жасалмауы мүмкін (көбінесе сатып алушы сатып алғысы келетін тауарлар немесе қызметтердің тізімін, бағасын, төлем шарттарын және жеткізу туралы нұсқауларды қамтиды), бірақ сатып алу тапсырысы – Бірыңғай коммерциялық кодекс немесе оған ұқсас басқа заңдармен реттелетін, сатып алу тапсырысын өзінің мәні бойынша келісімшарт ретінде белгілейтін ерекше құрал болып табылады. Сатып алу тапсырысы келісімшарт ретінде қарастырылғанына қарамастан, оны қабылдау жиі сату шарттары сияқты заңдық құжатпен бірге жүреді, ол келісімшарттың нақты немесе қосымша заңдық талаптарын белгілейді. АҚШ Федералдық сатып алу регламентіне сәйкес, сатып алу тапсырыстары көбінесе белгілі бір баға негізінде берілуі керек, бірақ "сатып алу тапсырысын беру алдында бағаны анықтау мүмкін болмаған" жағдайларда бағасы белгіленбеген сатып алу тапсырыстарын беруға рұқсат етіледі. Ұлыбританияда 2010 жылы Үкіметтік сауда басқармасы "келісімшарт жасаушы органдар әрқашан сатып алу тапсырыстарын жасамағанын" және олар қолданылған жағдайларда, төлем жасамас бұрын шот-фактуралардың сатып алу тапсырыстарымен дұрыс салыстырылмағанын алаңдаушылықпен атап өтті.
Although a typical purchase order may not be worded as a contract (in fact most contain little more than a list of the goods or services the buyer desires to purchase, along with price, payment terms, and shipping instructions), the purchase order is a specially regarded instrument regulated by the Uniform Commercial Code or other similar law which establishes a purchase order as a contract by its nature. Yet despite the nature of the purchase order as a contract, it is common to accompany the acceptance of a purchase order with a legal document such as the terms and conditions of sale, which establish specific or additional legal conditions of the contract. The US Federal Acquisition Regulation states that purchase orders should generally be issued on a fixed price basis, but provision is also made for unpriced purchase orders to be issued where "it is impractical to obtain pricing in advance of issuance of the purchase order". In the UK, the Office of Government Commerce noted with concern in 2010 that "contracting authorities [were] not always raising purchase orders", and that where they were used, invoices were not always being reconciled to purchase orders before payment.
Электрондық
Көптеген сатып алу тапсырыстары енді қағаз түрінде емес, оның орнына Интернет арқылы электрондық түрде жіберіледі. Кез келген тауар мен қызметті онлайн сатып алу үшін электрондық сатып алу тапсырыстарын қолдану кең таралған. Электрондық сатып алу тапсырыстарының көптеген атаулары бар. Олар кейде былай аталады: Электрондық сатып алу, Электрондық тауар сатып алу, Электрондық сатып алу өтінімі. Бұл терминдердің бәрі әдетте электрондық сатып алу тапсырыстарын білдіреді.
Many purchase orders are no longer paper based, but rather transmitted electronically over the Internet. It is common for electronic purchase orders to be used to buy goods or services of any type online. There are many names for Electronic Purchase Orders. It is sometimes known as: E Procurement, E Purchasing, E Purchase Requisition. These terms are normally all referring to Electronic Purchase Orders.
Электрондық емес
Сатып алу тапсырысы туралы жазбалар көптеген компанияларда әлі де қағаз түрінде болады, сондықтан дұрыс пішімдемеге қажеттілік туындайды. Көптеген қолданушылар сатып алу тапсырыстарын кәсіби түрде пішімдеуді бірнеше себепке байланысты қалайды. Компания сатып алу операцияларын жақсырақ түсінуге немесе сатып алу тапсырысының негізгі талаптарын білуге ниетті болуы мүмкін. Бұл сондай-ақ бизнес құжаттамасының бір бөлігі ретінде пайдаланылуы мүмкін, бұл барлық мәмілелерді тіркеуді жеңілдетеді және клиенттерге жақсы әсер қалдыруға көмектеседі.
The record of purchase order in most business firms are still on paper and thus there is a need for proper purchase order format. Many users wish to have professional formatting for purchase orders for several reasons. A company may wish to have a strong understanding of purchase transactions or to know the basic requirements of purchase order. It may also make it part of business documentation, which makes the process easier while keeping record of all transactions and to have good impression on the client or customer.
Жоспарланған сатып алу тапсырысы
"Жоспарланған сатып алу тапсырысы" (PPO) термині сатып алушының бір жеткізушіден ұзақ мерзімді негізде тауарлар немесе қызметтерді сатып алуға берген міндеттемесін білдіреді, ал жеке сатып алу тапсырыстары қажетті көлемдерді белгілі бір уақытта көрсетеді.
The term "planned purchase order" (PPO) is used to refer to a buyer's commitment to purchase goods or services from a single supplier on a long term basis, with individual purchase orders specifying the quantities required from time to time.
Сатып алу тапсырысы туралы сұрау
Сатып алу туралы өтініш немесе сатып алу сұранысы – компания ішінде тауарлар мен қызметтерді, оның ішінде қойма қорларын алу мақсатымен жіберілетін ішкі сұрау. Бұл өтініш сатып алу бөліміне немесе менеджеріне қандай тауарлар мен қызметтер қажет екенін, олардың мөлшерін, көзін және оған байланысты шығындарды нақты көрсететін құжат болып табылады. Тауарларды сатып алу алдында сатып алу туралы өтініш нысаны (PRF) толтырылады, ол материалдық рұқсат берудің бір түрі. Сатып алу туралы өтініш нысандары көбінесе компьютерлік жүйесі жоқ шағын бизнестерде қолданылады. Дегенмен, нарықта сатып алу туралы өтініш ақпаратын жинауға мүмкіндік беретін көптеген компьютерлік жүйелер (оның ішінде веб-базалық шешімдер) бар. Сатып алу туралы өтініштер басқару ақпараттық жүйесі арқылы да сатып алу бөліміне жіберуге болады. PRF құжатында сатып алу жасау алдында азаматты жылдық және қалған бюджет туралы хабардар ету үшін бюджеттік және сатып алу шамалары көрсетілуі мүмкін. Мұндай жүйе тауарлар мен қызметтерді желілік менеджердің келісімімен сатып алуды және жеткілікті бюджеттің бар екенін қамтамасыз етуге арналған.
A purchase order request or purchase requisition is a request sent internally within a company to obtain purchased goods and services, including stock. The request is a document which tells the purchasing department or manager exactly what items and services are requested, the quantity, source and associated costs. A Purchase Requisition Form (PRF) is filled out prior to purchasing goods as a form of tangible authorisation. Purchase request forms are often used in smaller business who do not have a computer based system. However, many computer (included web based solution) systems are available on the market that can facilitate the capture of purchase request information. Purchase order requests can also be passed to the purchasing department via a management information system. A PRF may contain budget and purchase values to make the individual aware of the annual and remaining budget before a purchase is made. Such a system is there to guarantee that goods and services are purchased with the consent of the line manager and that a sufficient budget is available.