Үдеріс негізді басқару: Ұйымдық тиімділікті арттыру жолы
Process-based management
Үдеріс негізді басқару: бизнес процестерін жетілдіру арқылы көрешелікке жету, стратегиялық жоспарлау, ресурстарды тиімді пайдалану және бәсекеге қабілеттілікті арттыру.
Ағылшыншамен салыстырыңыз: абзацты басыңыз — түпнұсқа терезеде ашылады. Абзац астындағы EN түймесі оны мәтін ішінде көрсетеді.
Мазмұны
Кіріспе
Ұйымдастыру стилі
Organizational style
Процесске негізделген басқару – бұл бизнесті қажетті нәтижеге жету үшін басқарылатын процестер жиынтығы ретінде қарастыратын басқару тәсілі. Ұйым процестерді өзінің көзқарасы, миссиясы және негізгі құндылықтарына қол жеткізу мақсатында басқарады және жақсартады. Процестер мен көзқарас арасындағы айқын байланыс компанияға стратегия жоспарлауда, бизнесті құрылымдауда және ұзақ мерзімді табысқа жету үшін жеткілікті ресурстарды пайдалануда көмектеседі. Нәтижесінде ұйым басқа компаниялар арасында артықшылықтар мен бәсекеге қабілеттілікке ие болады. Біріншіден, көзқарас – ұйымның ұзақ мерзімді мақсатына жетуді көздейтін ұмтылыс. Мысалы, миссия көзқарастан өзгеше, себебі миссия – бұл қол жеткізілетін нәрсе, ал көзқарас – қол жеткізуге ұмтылатын нәрсе. Негізгі құндылықтар – компанияларға өз әрекеттері мен шешімдерінің дұрыс немесе бұрыс екенін анықтауға көмектесетін қағидалар. Құндылықтар шешім қабылдау және компанияның ұзақ мерзімді табысын қамтамасыз ету үшін маңызды.
Process based management is a management approach that views a business as a collection of processes, managed to achieve a desired result. Processes are managed and improved by the organisation for the purpose of achieving its vision, mission and core values. A clear correlation between processes and vision supports the company in planning strategies, structuring business and using sufficient resources to achieve long term success. As a result, the organisation obtains strengths and competitiveness among other companies. First, the vision is an aspirational purpose what the organisation would like to achieve in the long run. For instance, mission is different from a vision in that mission is a something to be achieved whereas a vision is something to be aimed for achievement. Core values are principles that help companies to determine whether their actions and decisions are right or wrong. Values are essential to making decisions and sustaining the company's long term success.
Артықшылықтар
Процестерді құжаттау ұйымның процестерін және өнімділігін уақыт өте келе қалай жақсартатынын нақты көрсетеді. Процеске негізделген басқару – бір бизнес аясындағы барлық іс-әрекеттерді бағалау жүйесі. Мысалы, ол клиенттердің қанағаттанғандығы, өнімнің сапасы және қауіпсіздік сияқты ішкі процестерге, сондай-ақ кірістер, пайда, шығындар және бюджетті қамтитын қаржылық нәтижелерге назар аударады. Бизнес процестері арасындағы байланысты түсіну қате шешімдер қабылдаудың алдын алады. Бұл қажетсіз шығындарды, уақытты және ресурстарды ысырап етуді азайтады. Процестерді талдау арқылы ұйым қауіптің көздерін болжап, дұрыс шешімдер қабылдай алады. Бұл жүйе ұйымның интеллектуалдық капиталын қорғайды. Процестердің дамуын бақылау ұйымға тәуекелдерді және оның әлсіз жақтарын талдауға мүмкіндік береді. Ұйым үздіксіз жақсартуға және клиенттердің талаптарына баса назар аудару арқылы клиенттерге құндылық ұсынатын қызмет көрсетуді жақсартады. Процесті бағалау компанияның күткен нәтижелеріне қол жеткізуін қамтамасыз етеді. Процеске негізделген басқару – бизнес процесіндегі кіріс пен шығыстың интеграциясы. Ол кадрлық, техникалық және қаржылық ресурстарды кешенді түрде бақылайды. Ұйым қажетсіз күрделілікті азайтатын және өнімділікті өлшеу сапасын жақсартатын АТ жүйесін жетілдіре алады. Процестерді талдау және қажет болған жағдайда жаңа элементтерді енгізу арқылы ұйым сұраныстың жылдам өзгеруіне бейімделеді.
Documenting a process provides a clear guideline of how organisation improves their processes and performances over time. Process based management measures the full set of activities in one business. For instance, it focuses on internal processes such as customer satisfaction, quality of product and security as well as financial results including revenues, profits, costs, and budget. Understanding of the correlations between business processes avoids taking wrong decisions. It reduces costs, time and resources wasting on unnecessary things. Analysing the processes, an organisation will be able to predict sources of hazard and choose right decisions. The system protects intellectual capital of the organisation. Monitoring the development of processes, the organisation can analyse risks and its weakness. Focusing on continuous improvement and customer’s requirements, the organisation improves customer services which deliver value to its customers. Evaluating the process assures the results a company expecting to obtain. Process based management is an integration of both input and output in business process. It controls personnel, technical and financial resources in a holistic viewpoint. The organisation can improve IT system that reduces unnecessary complexity and improves the quality of performance measurement. Analysing processes and implementing new objects if required, the organisation deal with fast changes in demand.
Процессті құжаттау
Өз ісін процеске негізделген көзқараспен басқару үшін ұйым процесті не анықтайтынын және оның қандай әрекеттерден тұратындығын түсінуі керек. Кәсіпорын белгілі бір жұмыс немесе функцияларға жауапты әртүрлі бөлімдерден құралады. Сондықтан процестер осы басқару секторларын қолдайды және сәтті нәтижелерге айналдырады. Содан кейін процесс тобы ұйымның клиенттерге пайдалы нәтижелер жеткізіп беретінін талдау үшін бірқатар ретті тапсырмаларды орындайды. Негізінен, процестер компанияның ағымдағы жағдайын көрсететін ақпарат және клиенттердің қанағаттану деңгейі сияқты зерттеу деректері негізінде құрылады. Бұл ақпаратқа клиенттермен жасалған келісімдер, басқару құжаттары, сатып алу ережелері және процестік схемалар кіреді. Мысалы, процестік схема процестердің ағынын бақылау және бірнеше қадамдар мен әрекеттерді толыққанды тізімдеу үшін пайдалы ақпарат болып табылады.
To manage its business from a process based perspective, an organisation requires to understand what defines the process and which activities they consist of. A business consists of different departments in charge of specific jobs or functions. Therefore, the processes support these managerial sectors and transform successful outputs. Then a process team performs a set of sequential tasks to analyse whether the organisation delivers useful outputs to the customers. Basically, processes are built by information that indicates the current state of company and research data such as customer satisfaction. The information includes customer based agreement, management documentation, purchasing manuals and flow charts. For instance, the flow chart is a useful information in order to control the flow of processes and list several steps and activities in detail.
Процесс өнімділігін талдау
Талданған және нақтыланған процестерді іскерлік қызметке енгізуге болады. Содан кейін ұйым өзінің қызметін бақылап, процестің жалпы деңгейін жақсартады. Процестің тізбегін бағалау үшін өлшеу – бұл процесс тиімділігінің нәтижелерін сандық және салыстырмалы деректермен көрсететін маңызды элемент. Яғни, ұйымдар өлшемдерді пайдаланып тиісті талдау жасайды, оларды пішіндік диаграммалар, бағандық диаграммалар, себеп-салдар талдауы және кемшіліктерді талдау сияқты графикалық түрде көрсетуге болады. Көптеген ұйымдар ақпараттық жүйелер арқылы өңделген деректерге және визуалды талдауға көп көңіл бөледі. Сондықтан ұйым нақты деректерге негізделген дұрыс талдау алуға тиіс және бизнестің барлық процесіне әсер ететін қате нәтижелерге сақ болуы керек. Нәтижесінде, өлшемдер компанияға қазіргі көрсеткіштерді талдауға және компанияның тұрақты дамуына бағыт беруге көмектеседі.
Analysed and clarified processes are allowed to implement on the actual business. Then, an organisation monitors its business and improves the overall stage of process. To evaluate the sequence of process, measurement is an essential element that shows results of process performance with numerical and comparative data. In other words, organisations obtain a relevant analysis using the measurements that can be shown as graphical representations such as pie charts, bar charts, cause and effect analysis, and gap analysis. Many organisations highly depend on data and visual analysis processed by information system. For this reason, organisation must obtain accurate analysis based on exact data and must be cautious for mistaken output that impacts whole process of their business. As a result, the measurements help the company to analyse current state of performance and give guidance for the firm’s sustainable improvements.
Жағдайларды жақсарту
Басқару жүйесінің процестерін жобалап, пайдалы өлшемдерді қолдана отырып, оның нәтижелерін талдағаннан кейін, соңғы қадам – жүйені жақсарту және тиімділігін сақтау болып табылады. Сондықтан, жақсартуларды іске асыру – процестерді қарастырып, басқару жүйесінің ағынын жақсартуға бағытталған маңызды қызмет. Ұйым процестердің қай бөлігін жақсарту және өзгерту қажет екенін анықтайды. Ол әрбір процестің қандай әрекеттер жиынтығына әсер ететінін талдайды және жүйенің белгілі бір бөліктеріне жақсартуларды қолданады. Іске асырудың мақсаты – бизнесті стратегиялық тұрғыдан басқару және жеткілікті ресурстарды қамтамасыз ету. Нәтижесінде, процеске негізделген басқару клиенттерді қанағаттандыратын және бизнесті дамытатын нәтижелерге әкеледі.
Having designed the processes of management system and analysed the performances using useful measurements, the final step is how to improve the system and maintain its effectiveness. Therefore, implementing the improvements is a key activity to examine the processes and improve the flow of the management system. An organisation determines which part of processes must be improved and modified. It analyses how each process influences a set of activities and applies the improvements to some parts of system. The purpose of implementation is to operate its business strategically and to deliver sufficient resources. In effect, the process based management results in outputs that satisfy their customers and develop the business itself.