PRINCE2: Басқарылатын Ортадағы Жобалар Әдісі

Кіріспе

Жобаларды басқару әдісі

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) – жобаларды басқарудың құрылымдық әдісі және осы әдіс бойынша сертификатталған мамандықтың бағдарламасы. PRINCE2 жобаларды басқарылатын және бақыланатын кезеңдерге бөлуге баса назар береді. Бұл әдіс бүкіл әлемнің көптеген елдерінде, соның ішінде Ұлыбританияда, Батыс Еуропа елдерінде және Австралияда қолданылады. PRINCE2 оқыту курстары көптеген тілдерде қолжетімді. PRINCE2 бастапқыда ақпараттық жүйелер жобалары үшін Ұлыбритания үкіметінің стандарты ретінде әзірленген. 2013 жылдың шілдесінде PRINCE2 құқықтарының меншігі HM Кабинет кеңсесінен AXELOS Ltd компаниясына – Кабинет кеңсесі мен Capita бірлескен кәсіпорнына (тиісінше 49% және 51% үлесімен) берілді.

Тарих

PRINCE бұрынғы PROMPT II (жоба ресурстарын ұйымдастыруды басқаруды жоспарлау әдістері) әдісінен туындаған. 1989 жылы Орталық компьютерлік және телекоммуникациялық агенттік (CCTA) PROMPT II нұсқасын ақпараттық жүйелер (IT) жобаларын басқару үшін Ұлыбритания үкіметінің стандарты ретінде қабылдады. Олар оған "PRINCE" деген атау берді, ол бастапқыда "PROMPT II IN the CCTA Environment" дегенді білдірді. PRINCE мемлекеттік қызметкерлер арасында өткізілген сайыста "PRojects IN Controlled Environments" деген сөздердің бас әріптерінен құралған қысқартылған атауға өзгертілді. PRINCE2 – 1989 жылы Ұлыбританияның мемлекеттік қолдау агенттігі Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) жариялаған және әзірлеген PRINCE әдісінің екінші нұсқасы. PRINCE2 әдісі 1996 жылы жалпы жоба басқару әдісі ретінде жарияланды. 1999 жылы EXIN емтихан орталығы PRINCE2 сертификациясын әзірледі және ұсынуды бастады. PRINCE2 кеңінен танымал болды және қазір Ұлыбританияның көптеген мемлекеттік мекемелерінде және Біріккен Ұлттар Ұйымы жүйесінде жоба басқарудың де-факто стандарты болып табылады. PRINCE2 1996 жылы қолданысқа енгізілгеннен бері екі маңызды жаңартутан өтті: 2009 жылы "PRINCE2:2009 жаңартуы" және 2017 жылы "PRINCE2 2017 жаңартуы". 2017 жылғы жаңартудың себебі – іскерлік тәжірибедегі эволюция және нақты жобалық ортада PRINCE2 тәжірибесінен алынған кері байланыс.

Жеті принцип (неліктен немесе басшылыққа алу керек)

PRINCE2 жеті қағидаға негізделген және оларды жекешелендіру мүмкін емес. PRINCE2 принциптерін жобаны PRINCE2 әдістемесіне сәйкес ұстайтын ой-қалып деп сипаттауға болады. Егер жоба осы принциптерді сақтамаса, онда оны PRINCE2 әдісімен басқару мүмкін емес. Бизнес негіздеменің үнемі жаңаруы: Бизнес негіздеме – ең маңызды құжат, ол жобаның әр кезеңінде жаңартылып отырады, бұл жобаның әлі де мақсатқа сай болуын қамтамасыз етеді. Егер бұл жағдай тоқтаса, жоба мерзімінен бұрын тоқтатылуы мүмкін. Тәжірибеден сабақ алу: Әр жоба сабақтар журналын жүргізеді және жобалар өздерінің, сондай-ақ бұрынғы және қазіргі жобалардың сабақтар журналына үнемі жүгінуі керек, бұл тәжірибелерді қайтадан ойлап табудан сақтайды. Сабақтар өзгерістерге ұшыратпаса, олар тек анықталған сабақтар болып табылады (білімге айналмаған). Рөлдер мен жауапкершіліктердің анықтығы: Рөлдер жеке тұлғалардан бөлек, олар бірнеше рөлді атқаруы немесе рөлді бөлісе алады. PRINCE2 бойынша рөлдер төрт деңгейге бөлінеді (корпоративтік немесе бағдарламалық басқару, жобалық кеңес, жобалық менеджер деңгейі және команда деңгейі). Жобалық басқару тобы соңғы үш деңгейді қамтиды, онда барлық негізгі мүдделі тараптар (бизнес, пайдаланушы, жеткізуші) ұсынылуы тиіс. Кезеңдер бойынша басқару: Жоба кезеңдер бойынша жоспарланып және бақыланады. Кезеңдер арасында өту кезінде бизнес негіздеме, тәуекелдер, жалпы жоспар және жаңа мәліметтер негізінде келесі кезеңнің егжей-тегжейлі жоспары жаңартылады. Ерекшеліктер бойынша басқару: PRINCE2 жобасында әр жоба мақсаты үшін шекті мәндерді белгілеу үшін 6 аспектіде толеранттылық анықталады. Егер басқару деңгейі осы толеранттылықтың асып кетуін болжаса (мысалы, басқару кезеңінің уақыты ағымдағы басқару кезеңіндегі жоспарланған уақыттан ұзақ болады), шешім қабылдау үшін мәселе келесі басқару деңгейіне жіберіледі. Өнімдерге баса назар: PRINCE2 жобасы өнімдерді анықтауға және жеткізуге, әсіресе олардың сапа талаптарына баса назар аударады. Жоба ортасына бейімдеу: PRINCE2 жоба ортасына, көлеміне, күрделілігіне, маңыздылығына, уақыт мүмкіндіктеріне және тәуекелдеріне сәйкес бейімделеді. Бейімдеу жобаны бастау процесіндегі алғашқы қадам және әр кезеңде қайта қарастырылады. PRINCE2 аспектілерінің барлығы әр жобаға қолданылмайды, сондықтан әр процесте масштабталу туралы ескертулер бар. Бұл жоба жетекшісіне (және жобаға қатысатын басқа адамдарға) процесс мөлшерін қалай қолдану керектігі туралы нұсқау береді. Бұның артықшылығы – PRINCE2 жобасын нақты жобаның қажеттіліктеріне сәйкес келтіруге болады. Кемшілігі – PRINCE2-дің маңызды элементтерінің көптеген бөліктері алынып тасталуы мүмкін, бұл кейде тек PRINCE2 есімімен ғана таныс жобаға (PINO – PRINCE in Name Only) әкелуі мүмкін.

PRINCE2 is based on seven principles and these cannot be tailored. The PRINCE2 principles can be described as a mindset that keeps the project aligned with the PRINCE2 methodology. If a project does not adhere to these principles, it is not being managed using PRINCE2. Continued Business Justification: The business case is the most important document, and is updated at every stage of the project to ensure that the project is still viable. Early termination can occur if this ceases to be the case. Learn From Experience: Each project maintains a lessons log and projects should continually refer to their own and to previous and concurrent projects' lesson logs to avoid reinventing wheels. Unless lessons provoke change, they are only lessons identified (not learned). Defined Roles and Responsibilities: Roles are separated from individuals, who may take on multiple roles or share a role. Roles in PRINCE2 are structured in four levels (corporate or programme management, project board, project manager level and team level). Project Management Team contains the last three, where all primary stakeholders (business, user, supplier) need to be presented. Manage by Stages: The project is planned and controlled on a stage by stage basis. Moving between stages includes updating the business case, risks, overall plan, and detailed next stage plan in the light of new evidence. Manage by Exception: A PRINCE2 project has defined tolerances (6 aspects above) for each project objective, to establish limits of delegated authority. If a management level forecasts that these tolerances are exceeded (e. g. time of a management stage will be longer than the estimated time in the current management stage). It is escalated to the next management level for a decision how to proceed. Focus on Products: A PRINCE2 project focuses on the definition and delivery of the products, in particular their quality requirements. Tailor to Suit Project Environment: PRINCE2 is tailored to suit the project environment, size, complexity, importance, time capability and risk. Tailoring is the first activity in the process Initiating A Project and reviewed for each stage. Not every aspect of PRINCE2 will be applicable to every project, thus every process has a note on scalability. This provides guidance to the project manager (and others involved in the project) as to how much of the process to apply. The positive aspect of this is that PRINCE2 can be tailored to the needs of a particular project. The negative aspect is that many of the essential elements of PRINCE2 can be omitted sometimes resulting in a PINO project – PRINCE in Name Only

Жеті процесс (қалай басталады немесе жол картасы аяқталады)

Жобаны іске қосу, оның ішінде атқарушы және жобалық менеджер тағайындалатын жобалық топ құрылады, сондай-ақ жоба туралы қысқаша мәліметтер дайындалады. Жобаны бастау, бизнес-жоспар нақтыланады және жобаны бастауға қажетті құжаттар жинақталады. Жобаны бағыттап отыру, Жобалық кеңес жобаны қалай бақылауға тиіс екенін анықтайды. Сатыны бақылау, әрбір сатының қалай бақылануы керектігін, соның ішінде жұмыс пакеттерін бекіту және тарату жолдарын анықтайды. Өнімді жеткізуді басқару, жобалық менеджер мен топ менеджер(лері) арасындағы байланысты басқару мақсатында, жобалық жұмысты қабылдау, орындау және тапсыру бойынша ресми талаптар қойылады. Сатылар арасындағы шекараларды басқару, бір сатыдан келесі сатыға қалай өту керектігін анықтайды. Жобаны аяқтау, жобаны ресми түрде тоқтату, одан кейінгі шаралар мен нәтижелерді бағалауды қамтиды.

Басқа әдістермен біріктіру

PRINCE2 стандартында сипатталған 26 басқару өнімі тек жобаны "жоғары деңгейде" басқару үшін ғана қолданылады. Тапсырмаларды орындайтын менеджерлер өздерінің жобаны басқару аясын дербес анықтауы керек. PRINCE2 нұсқаулығында ұсынылған әдістердің кейбіреулері: өнімге негізделген жоспарлау, өзгерістерді бақылау, сапаны бағалау техникасы, Гант диаграммасы, ПЕРТ диаграммасы және сынды жол талдауы. PRINCE2 жедел бағдарламалық жасақтаманы әзірлеу әдістемелерін қолданатын жобаларды басқару үшін де пайдаланылуы мүмкін.

Сапаны тексеру әдісі

Сапаны бағалау әдісі жобаның өнімдерінің қажетті деңгейде екенін қамтамасыз етеді (яғни, белгіленген сапа критерийлеріне сай келеді). Бұл сапаны бағалау отырысында жүзеге асырылады, онда өнімдердегі қателер анықталады. Сапаны бағалау отырысы анықталған мәселелерді шешуге ұмтылмайды. Отырысқа жобаның нәтижелеріне (немесе өнімдеріне) қызығушылық танытқан адамдар және жоба тобының анықталған мәселелерді жоюға қабілетті мүшелері қатысады.

PMP- ден айырмашылықтары

Жобалық менеджмент институтының жобалық менеджмент мамандығы (PMP) PRINCE2-нің бәсекелесі саналады. Жалпы алғанда, Ұлыбритания мен Австралия PRINCE2-ні, ал АҚШ және Америка елдері PMP-ні артық көреді. Азия, Африка және Таяу Шығыс аймақтарында PMP немесе PRINCE2-ге ерекше басымдық берілмейді. Маңыздысы, PMP (PMBOK) PRINCE2-мен бірге қолданылуы мүмкін. PRINCE2 және PMP өздерінің жарнамалық материалдарында бір-бірінің бар екенін мойындайды және PRINCE2-ні "әдістеме" ал PMP-ні "стандарт" ретінде, бір-бірін толықтыратын өнімдер ретінде көрсетуге тырысады. Іс жүзінде компаниялар мен мамандар жобаның жағдайына, географиялық орналасуына және шығындарына қарай бір немесе екі жүйені таңдайды.