Систематизация бизнес-процессов и задач

Введение

Систематический сбор задач в рамках бизнеса.

Бизнес-процесс, бизнес-метод или бизнес-функция — это совокупность взаимосвязанных, структурированных действий или задач, выполняемых людьми или оборудованием, в результате определенной последовательности которых создается услуга или продукт (достигающий конкретной бизнес-цели) для определенного клиента или клиентов. Бизнес-процессы происходят на всех уровнях организации и могут быть видны или не видны клиентам. Бизнес-процесс часто можно визуализировать (смоделировать) в виде блок-схемы последовательности действий с точками принятия решений или в виде матрицы процессов, представляющей последовательность действий с правилами релевантности, основанными на данных в процессе. Преимущества использования бизнес-процессов включают повышение удовлетворенности клиентов и улучшение адаптивности к быстрым изменениям рынка.

Обзор

Бизнес-процесс начинается с целевого задания (внешнего события) и завершается достижением бизнес-цели – предоставлением результата, создающего ценность для клиента. Кроме того, процесс может быть разбит на подпроцессы (декомпозиция процесса), представляющие собой конкретные внутренние функции процесса. Бизнес-процессы могут иметь владельца процесса – ответственного за обеспечение бесперебойной работы процесса от начала до конца. Стратегические процессы являются управленческими, директивными или определяющими процессы. В каждом из них менеджмент играет важную роль. Этот тип процессов связан со стратегическим планированием, партнерствами и т.д. Операционные процессы, являющиеся бизнес-процессами, носят производственный или "миссионный" характер. Эти процессы генерируют продукт или услугу для поставки клиентам. Они считаются уникальными или специфичными для каждой организации. Поддерживающие процессы носят вспомогательный характер и поддерживают операционные и стратегические процессы. Они отвечают за предоставление ресурсов и присутствуют в большинстве организаций. Бизнес, состоящий из множества процессов, может быть разложен на различные подпроцессы, каждый из которых имеет свои особенности, но также способствует достижению целей бизнеса. Анализ бизнеса включает в себя изучение процессов, которое обычно включает в себя картирование или моделирование процессов и подпроцессов до уровня группы действий на различных уровнях. Процессы можно моделировать с использованием множества методов и техник. Например, нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) – это техника моделирования бизнес-процессов, которую можно использовать для визуализации рабочих процессов. Один человек вытягивает проволоку, другой выпрямляет ее, третий режет, четвертый заостряет, пятый шлифует верхний конец для крепления головки; изготовление головки требует двух-трех отдельных операций; надевание головки – отдельное дело; отбеливание булавок – еще одно. Таким образом, важное дело изготовления булавки разделено примерно на восемнадцать отдельных операций, которые на некоторых мануфактурах выполняются разными рабочими, а на других – один и тот же рабочий выполняет две-три из них. Смит также первым осознал, как можно увеличить выпуск продукции за счет разделения труда. Ранее, в обществе, где преобладало ручное производство, один человек выполнял все действия, необходимые в процессе производства, в то время как Смит описал, как работа разделялась на ряд простых задач, выполняемых специализированными рабочими.

A business process begins with a mission objective (an external event) and ends with achievement of the business objective of providing a result that provides customer value. Additionally, a process may be divided into subprocesses (process decomposition), the particular inner functions of the process. Business processes may also have a process owner, a responsible party for ensuring the process runs smoothly from start to finish. Strategic processes, which are managerial, directive or steering processes. Management has an important role in each of these. This type of process is related to strategic planning, partnerships, etc. Operational processes, which are business processes, are of a productive or "missional" nature. These processes generate a product or service to be delivered to customers. These are considered to be unique or specific to each organisation. Support processes, which are auxiliary in nature, support for operational and strategic processes. These are responsible for providing resources and are presented in most organizations. A business made up of many process may be decomposed into various subprocesses, each of which have their own peculiar aspects but also contribute to achieving the objectives of the business. The business review analyzes processes, that usually include the mapping or modeling of processes and sub processes down to a group of activities at different levels. Processes can be modeled using a large number of methods and techniques. For instance, the Business Process Modeling Notation is a business process modeling technique that can be used for drawing business processes in a visualized workflow. One man draws out the wire; another straights it; a third cuts it; a fourth points it; a fifth grinds it at the top for receiving the head; to make the head requires two or three distinct operations; to put it on is a peculiar business; to whiten the pins is another and the important business of making a pin is, in this manner, divided into about eighteen distinct operations, which, in some manufactories, are all performed by distinct hands, though in others the same man will sometimes perform two or three of them. Smith also first recognized how output could be increased through the use of labor division. Previously, in a society where production was dominated by handcrafted goods, one man would perform all the activities required during the production process, while Smith described how the work was divided into a set of simple tasks which would be performed by specialized workers.

Фредерик Уинслоу Тейлор

Американский инженер Фредерик Уинслоу Тейлор оказал значительное влияние и улучшил качество промышленных процессов в начале двадцатого века. Его «Принципы научного управления» были сосредоточены на стандартизации процессов, систематическом обучении и четком разграничении ролей управления и работников.

Рабочий процесс

Рабочий процесс — это последовательное перемещение информации, материалов и задач от одного участника к другому. Рабочий процесс включает в себя процедуры, людей и инструменты, задействованные на каждом этапе бизнес-процесса. Отдельный рабочий процесс может быть последовательным, когда каждый шаг зависит от завершения предыдущего, или параллельным, когда несколько шагов выполняются одновременно. Для достижения итогового комплексного процесса могут быть объединены различные комбинации отдельных рабочих процессов. Часто в рамках BPR используется информационная технология для достижения существенного повышения эффективности. К сожалению, этот термин в середине 1990-х годов стал ассоциироваться с корпоративным "сокращением численности персонала".

Управление бизнес-процессами (BPM)

Хотя этот термин использовался в различных контекстах с неоднозначными результатами, "управление бизнес-процессами" (BPM) обычно определяется как дисциплина, объединяющая широкий спектр потоков бизнес-деятельности (например, автоматизацию, моделирование и оптимизацию бизнес-процессов), направленная на поддержку целей предприятия как внутри, так и за его пределами, вовлекая множество участников – от сотрудников до клиентов и внешних партнеров. Важной частью поддержки бизнеса в рамках BPM является непрерывная оценка существующих процессов и выявление возможностей для их улучшения, что приводит к циклу общего повышения эффективности организации.

Информационные технологии как инструмент управления бизнес-процессами

На протяжении многих лет достижения в области информационных технологий изменили бизнес-процессы внутри и между предприятиями. В 1960-х годах операционные системы обладали ограниченной функциональностью, а любые используемые системы управления рабочими процессами создавались индивидуально для конкретной организации. В 1970-х и 1980-х годах наблюдалось развитие подходов, основанных на данных, по мере улучшения технологий хранения и извлечения данных. Моделирование данных, а не процессов, стало отправной точкой для создания информационной системы. Бизнес-процессы должны были адаптироваться к информационным технологиям, поскольку моделирование процессов оставалось без должного внимания. Переход к управлению, ориентированному на процессы, произошел в 1990-х годах. Появилось программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия с компонентами управления рабочими процессами, такое как SAP, Baan, PeopleSoft, Oracle и JD Edwards, а позднее – системы управления бизнес-процессами (BPMS). Мир электронного бизнеса создал потребность в автоматизации бизнес-процессов между организациями, что, в свою очередь, потребовало стандартизированных протоколов и языков для компоновки веб-сервисов, понятных во всей отрасли. Стандарт моделирования бизнес-процессов (BPMN) и модель мотивации бизнеса (BMM) широко используются для бизнес-моделирования. Современные тенденции в BPM обусловлены развитием облачных технологий, распространением социальных сетей и мобильных технологий, а также совершенствованием аналитических методов. Облачные технологии позволяют компаниям быстро приобретать необходимые ресурсы по требованию, независимо от местоположения. Социальные сети, веб-сайты и смартфоны – это новейшие каналы, через которые организации взаимодействуют и поддерживают своих клиентов. Большое количество данных о клиентах, собираемых через эти каналы, а также посредством взаимодействия с колл-центрами, электронной почты, телефонных звонков и опросов, привело к значительному росту аналитики данных, которая, в свою очередь, используется для управления эффективностью и улучшения качества обслуживания клиентов.

Важность цепочки процессов

Бизнес-процессы состоят из набора последовательных подпроцессов или задач с альтернативными ветвями, зависящими от определенных условий, выполняемых для достижения конкретной цели или получения заданных результатов. Каждый процесс требует один или несколько входных данных. Входные и выходные данные могут поступать от других бизнес-процессов, других организационных подразделений или внутренних и внешних заинтересованных сторон, либо передаваться им. Например, если рекомендация о замене существующей политики на более эффективную, подкрепленная обоснованием, принята в принципе владельцами бизнес-процессов, то последующие изменения в соответствующих процессах и процедурах произойдут естественным образом для обеспечения внедрения новой политики.

Отчетность как основополагающая основа для исполнения

Бизнес-процессы должны включать в себя актуальные и точные отчеты для обеспечения эффективных действий. Примером этого является наличие отчетов о статусе заказов на поставку для отслеживания поставок от поставщиков, как описано в разделе об эффективности выше. Подобные примеры можно найти в любом бизнес-процессе. Другой пример из производства – процесс анализа брака, возникающего непосредственно на производственной линии. Этот процесс должен включать систематический периодический анализ причин брака и представлять результаты в соответствующем информационном отчете, который выявляет основные причины и тенденции для принятия руководством корректирующих мер по контролю брака и поддержанию его на приемлемом уровне. Такой процесс анализа и обобщения данных о браке явно превосходит подход, при котором каждый случай брака рассматривается отдельно по мере его возникновения. Владельцы и исполнители бизнес-процессов должны осознавать, что улучшение процессов часто достигается за счет внедрения соответствующих отчетов о транзакциях, оперативной деятельности, ключевых показателях, исключениях или M.I.S., при условии их осознанного использования для ежедневного или периодического принятия решений. Надеемся, что это понимание приведет к готовности инвестировать время и другие ресурсы в улучшение бизнес-процессов путем внедрения полезных и релевантных систем отчетности.

Срок контроля

Сфера контроля – это количество подчиненных, которыми управляет руководитель в структурной организации. Внедрение концепции бизнес-процесса оказывает существенное влияние на структурные элементы организации и, следовательно, на сферу контроля. Крупные организации, не организованные по принципу рыночных отношений, должны быть структурированы в более мелкие подразделения или департаменты, которые могут быть определены по различным принципам.

Понятия управления информацией

Управление информацией и инфраструктурные стратегии организации, связанные с ней, являются теоретической основой концепции бизнес-процессов, требующей "структуры для оценки уровня ИТ-поддержки бизнес-процессов".