Оптимизация затрат и управленческий учет: Практические процедуры

Введение

Процедуры оптимизации практик экономически эффективными способами

Учет затрат определяется Институтом управленческого учета как "систематический набор процедур для регистрации и отчетности об измерениях стоимости производства товаров и оказания услуг в целом и в деталях. Он включает методы признания, распределения, суммирования и отчетности по таким затратам, а также их сравнения со стандартными затратами". Часто рассматриваемый как подраздел управленческого учета, он направлен на предоставление руководству рекомендаций по оптимизации бизнес-практик и процессов на основе экономической эффективности и возможностей. Учет затрат предоставляет руководству подробную информацию о затратах, необходимую для контроля текущей деятельности и планирования будущего. Информация об учете затрат также широко используется в финансовом учете, но ее основная функция заключается в использовании менеджерами для принятия решений.

Истоки учета затрат

Все типы предприятий, будь то производственные, торговые или оказывающие услуги, нуждаются в учете затрат для отслеживания своей деятельности. В раннюю индустриальную эпоху большинство издержек, понесенных предприятием, были тем, что современные бухгалтеры называют «переменными затратами», поскольку они напрямую зависели от объема производства. Деньги тратились на рабочую силу, сырье, энергию для работы фабрики и т. д. в прямой пропорции к объему выпускаемой продукции. Руководители могли просто суммировать переменные затраты на единицу продукции и использовать эту сумму в качестве приблизительного ориентира для принятия решений. Некоторые затраты, в отличие от переменных, которые растут и падают в зависимости от объема работы, имеют тенденцию оставаться неизменными даже в периоды высокой загрузки. Со временем эти «постоянные затраты» стали более важными для руководителей. Примеры постоянных затрат включают амортизацию оборудования, а также расходы на такие отделы, как техническое обслуживание, оснастка, контроль производства, закупки, контроль качества, хранение и обработка, надзор за производством и инженерные работы. В начале девятнадцатого века эти затраты имели небольшое значение для большинства предприятий. Однако с развитием железных дорог, сталелитейной промышленности и крупномасштабного производства к концу девятнадцатого века эти затраты часто были более значимыми, чем переменные затраты на единицу продукции, и их распределение на широкий ассортимент продукции приводило к принятию неверных решений. Руководителям необходимо понимать постоянные затраты, чтобы принимать решения о продукции и ценообразовании. Например: компания производила железнодорожные вагоны и имела только один продукт. Для изготовления каждого вагона компании требовалось приобрести сырье и компоненты на 60 долларов и оплатить труд 6 рабочих по 40 долларов каждый. Таким образом, общие переменные затраты на каждый вагон составляли 300 долларов. Зная, что для изготовления одного вагона требуется 300 долларов, руководители понимали, что не могут продавать его ниже этой цены, не теряя деньги на каждом вагоне. Любая цена выше 300 долларов будет покрывать часть постоянных затрат компании. Если постоянные затраты составляли, скажем, 1000 долларов в месяц на аренду, страхование и зарплату владельца, компания могла бы продать 5 вагонов в месяц на общую сумму 3000 долларов (по цене 600 долларов за каждый) или 10 вагонов на общую сумму 4500 долларов (по цене 450 долларов за каждый) и получить прибыль в размере 500 долларов в каждом случае.

All types of businesses, whether manufacturing, trading or producing services, require cost accounting to track their activities. In the early industrial age most of the costs incurred by a business were what modern accountants call "variable costs" because they varied directly with the amount of production. Money was spent on labour, raw materials, the power to run a factory, etc., in direct proportion to production. Managers could simply total the variable costs for a product and use this as a rough guide for decision making processes. Some costs tend to remain the same even during busy periods, unlike variable costs, which rise and fall with volume of work. Over time, these "fixed costs" have become more important to managers. Examples of fixed costs include the depreciation of plant and equipment, and the cost of departments such as maintenance, tooling, production control, purchasing, quality control, storage and handling, plant supervision and engineering. In the early nineteenth century, these costs were of little importance to most businesses. However, with the growth of railroads, steel and large scale manufacturing, by the late nineteenth century these costs were often more important than the variable cost of a product, and allocating them to a broad range of products led to bad decision making. Managers must understand fixed costs in order to make decisions about products and pricing. For example: A company produced railway coaches and had only one product. To make each coach, the company needed to purchase $60 of raw materials and components and pay 6 labourers $40 each. Therefore, the total variable cost for each coach was $300. Knowing that making a coach required spending $300, managers knew they could not sell below that price without losing money on each coach. Any price above $300 would make a contribution to the fixed costs of the company. If the fixed costs were, say, $1000 per month for rent, insurance and owner's salary, the company could therefore sell 5 coaches per month for a total of $3000 (priced at $600 each), or 10 coaches for a total of $4500 (priced at $450 each), and make a profit of $500 in each case.

Расходный учет против финансового учета

+Различия между управленческим и финансовым учетом Управленческий учет Финансовый учет Вычисляет затраты строгим образом, что облегчает контроль и снижение издержек. Анализирует изменения в течение отчетного периода и отражает их в финансовой отчетности (отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, баланс и т.д.). Предоставляет отчетность только внутреннему руководству организации для поддержки принятия решений. Предоставляет отчетность о результатах деятельности и финансовом положении компании правительству, кредиторам, инвесторам и другим внешним пользователям. Классифицирует затраты на основе функций, видов деятельности, продукции, процессов и информационных потребностей организации в планировании и контроле. Классифицирует затраты на основе типов хозяйственных операций. Сочетает объективную и субъективную оценку затрат для получения стандартного результата. Стремится представить достоверное и полное представление о хозяйственных операциях. Информация представляется по усмотрению бухгалтеров. Должен соответствовать стандартам бухгалтерского учета, таким как МСФО и GAAP.

Материал (инвентарь)

Материалы, непосредственно входящие в состав продукта, и материалы, которые легко идентифицировать в готовом изделии, называются прямыми материалами. Например, бумага в книгах, дерево в мебели, пластик в резервуаре для воды и кожа в обуви – это прямые материалы. Другие, как правило, менее дорогие компоненты или вспомогательные материалы, используемые при производстве готовой продукции, называются косвенными материалами. Например, нить, используемая при пошиве одежды. Кроме того, эти материалы классифицируются на три различных вида запасов, которые необходимо учитывать разными способами: сырье и материалы, незавершенное производство и готовая продукция.

Трудовые

Любая заработная плата, выплачиваемая работникам или группе работников, которая напрямую связана с конкретной деятельностью по производству, обслуживанию, транспортировке материалов или продукции и непосредственно участвует в преобразовании сырья в готовую продукцию, называется прямым трудом. Заработная плата, выплачиваемая стажерам или ученикам, не относится к категории прямого труда, поскольку они не создают существенной ценности.

Стандартный учет затрат

Стандарт-костинг – это методика калькуляции затрат, предназначенная для сравнения фактических затрат со стандартными (заранее установленными) с помощью анализа отклонений. Она используется для понимания изменений в себестоимости продукции в процессе производства. Стандарт-костинг предполагает отнесение фиксированных затрат, понесенных в течение учетного периода, на произведенные в этот период товары. Это позволяло отразить полную себестоимость непроданной продукции как "запасы" в балансе и перенести ее на следующий учетный период, используя различные сложные методы учета, соответствующие принципам GAAP (Общепринятым принципам бухгалтерского учета). Это также фактически позволяло менеджерам не учитывать фиксированные затраты и оценивать результаты каждого периода относительно "стандартной себестоимости" конкретного продукта. Например, если вагоностроительная компания обычно производит 40 вагонов в месяц, а фиксированные затраты составляют 1000 долларов в месяц, то на каждый вагон приходится операционные расходы/накладные расходы в размере 25 долларов (1000 долларов / 40). Добавив к этому переменные затраты в размере 300 долларов на вагон, получаем полную себестоимость в 325 долларов за вагон. Этот метод мог незначительно искажать себестоимость единицы продукции, но в массовых производствах, выпускающих одну линейку продукции, и при относительно низких фиксированных затратах искажение было минимальным. Например, если вагоностроительная компания произвела 100 вагонов в месяц, то себестоимость единицы составит 310 долларов (300 долларов + (1000 долларов / 100)). Если в следующем месяце компания произвела 50 вагонов, то себестоимость единицы составит 320 долларов (300 долларов + (1000 долларов / 50)), что является относительно небольшой разницей. Важной частью стандарт-костинга является анализ отклонений, который разбивает разницу между фактической и стандартной себестоимостью на отдельные компоненты (отклонение по объему, отклонение по стоимости материалов, отклонение по стоимости труда и т.д.), чтобы менеджеры могли понять причины расхождений с планом и принять соответствующие меры для исправления ситуации.

Развитие учета пропускной способности

По мере усложнения бизнеса и расширения ассортимента выпускаемой продукции, использование калькуляции затрат для принятия решений, направленных на максимизацию прибыльности, стало подвергаться сомнению. В 1980-х годах в управленческих кругах все большее внимание стало уделяться теории ограничений, и стало понятно, что "в любом производственном процессе есть ограничивающий фактор" где-то в производственной цепочке. По мере того, как менеджеры научились выявлять эти ограничения, они все чаще стали применять учет по потоку (throughput accounting) для их управления и "максимизации денежного потока" (или другой валюты) от каждой единицы ограниченного ресурса. Учет по потоку направлен на наиболее эффективное использование дефицитных ресурсов (узких мест) в условиях производства "точно в срок" (JIT). "Денежный поток" в данном контексте – это сумма, полученная от продаж, за вычетом стоимости использованных материалов.

Расчет затрат на основе деятельности

Расчет затрат на основе деятельности (ABC) – это система отнесения затрат к продуктам, основанная на видах деятельности, необходимых для их производства. В данном случае, виды деятельности – это регулярные действия, выполняемые внутри компании. "Обсуждение с клиентом вопросов, связанных со счетом" – пример вида деятельности, характерного для большинства компаний. Компании могут перейти на использование ABC из-за необходимости повышения точности калькуляции себестоимости, то есть для лучшего понимания реальной стоимости и прибыльности отдельных продуктов, услуг или проектов. ABC позволяет более точно определить реальную стоимость, поскольку преобразует многие затраты, которые традиционная система учета рассматривает как косвенные, в прямые. В отличие от этого, традиционная система учета затрат обычно определяет так называемые косвенные и накладные расходы просто как процент от определенных прямых затрат, что может не отражать фактическое потребление ресурсов для отдельных статей. При использовании ABC бухгалтеры распределяют 100% рабочего времени каждого сотрудника по различным видам деятельности, выполняемым внутри компании (часто для этого используются опросы, в которых сами работники указывают, сколько времени они тратят на каждый вид деятельности). Затем бухгалтер может определить общую стоимость каждого вида деятельности, суммируя процент заработной платы каждого работника, затраченный на этот вид деятельности. Компания может использовать полученные данные о стоимости видов деятельности для определения приоритетных направлений операционных улучшений. Например, предприятие, работающее по индивидуальным заказам, может обнаружить, что значительная часть рабочего времени сотрудников уходит на расшифровку небрежно оформленных заказов клиентов. Благодаря ABC бухгалтеры теперь располагают денежным эквивалентом, привязанным к виду деятельности "Изучение спецификаций заказов клиентов". Руководство компании теперь может решить, сколько ресурсов направить на устранение этого недостатка в процессе. Управление на основе деятельности включает (но не ограничивается) использование расчета затрат на основе деятельности для управления бизнесом. Хотя ABC может точно определить стоимость каждого вида деятельности и ресурсов, включенных в конечный продукт, этот процесс может быть трудоемким, дорогостоящим и подверженным ошибкам. Поскольку это инструмент для более точного распределения постоянных затрат на продукт, эти постоянные затраты не меняются в зависимости от объема производства в каждом месяце. Например, исключение одного продукта из ассортимента не приведет к сокращению накладных расходов или даже прямых затрат на оплату труда, связанных с ним. Расчет затрат на основе деятельности (ABC) лучше определяет себестоимость продукции в долгосрочной перспективе, но может быть не слишком полезен при принятии оперативных решений.

Activity based costing (ABC) is a system for assigning costs to products based on the activities they require. In this case, activities are those regular actions performed inside a company. "Talking with the customer regarding invoice questions" is an example of activity inside most companies. Companies may be moved to adopt ABC by a need to improve costing accuracy, that is, understand better the true costs and profitability of individual products, services, or initiatives. ABC gets closer to true costs in these areas by turning many costs that standard cost accounting views as indirect costs essentially into direct costs. By contrast, standard cost accounting typically determines so called indirect and overhead costs simply as a percentage of certain direct costs, which may or may not reflect actual resource usage for individual items. Under ABC, accountants assign 100% of each employee's time to the different activities performed inside a company (many will use surveys to have the workers themselves assign their time to the different activities). The accountant then can determine the total cost spent on each activity by summing up the percentage of each worker's salary spent on that activity. A company can use the resulting activity cost data to determine where to focus its operational improvements. For example, a job based manufacturer may find that a high percentage of its workers are spending their time trying to figure out a hastily written customer order. Via (ABC) Activity based costing, the accountants now have a currency amount pegged to the activity of "Researching Customer Work Order Specifications". Senior management can now decide how much focus or money to budget for resolving this process deficiency. Activity based management includes (but is not restricted to) the use of activity based costing to manage a business. While (ABC) Activity based costing may be able to pinpoint the cost of each activity and resources into the ultimate product, the process could be tedious, costly and subject to errors. As it is a tool for a more accurate way of allocating fixed costs into a product, these fixed costs do not vary according to each month's production volume. For example, the elimination of one product would not eliminate the overhead or even direct labour cost assigned to it. Activity based costing (ABC) better identifies product costing in the long run, but may not be too helpful in day to day decision making.

Интеграция EVA и процессового расчета затрат

Недавно Mocciaro Li Destri, Picone и Minà (2012) предложили систему измерения эффективности и затрат, интегрирующую критерии экономической добавленной стоимости (EVA) с калькулированием затрат на основе процессов (PBC). Методология EVA PBC позволяет применять принципы управления на основе EVA не только на уровне предприятия, но и на более низких уровнях организации. Методология EVA PBC играет важную роль в возвращении стратегической составляющей в показатели финансовой эффективности.

Государственные закупки

Федеральные правила государственных закупок США (Федеральный регламент по закупкам, FAR) обязывают государственных должностных лиц, заключающих контракты и ведущих переговоры о цене контракта, проверять, соответствуют ли представленные поставщиками данные о затратах принципам и процедурам, установленным правительством, а в определенных случаях – требованиям и процедурам федеральных стандартов бухгалтерского учета затрат. Для проведения "анализа обоснованности затрат", также известного как "анализ обоснованности цены", от поставщика могут потребоваться соответствующие данные о затратах или ценах. FAR определяет анализ обоснованности затрат как… Аналогично, если государственное учреждение запрашивает предложение фиксированной цены, может быть предусмотрено проведение анализа обоснованности затрат или цены в процессе оценки.