Кітапхана басқару және ұйымдастыру

Кіріспе

Кітапханаларды қадағалау және басқару

Кітапхана басқаруы – мекемелік басқарудың кітапханалар мен кітапхана басқару мамандарының алдында тұрған ерекше мәселелерге бағытталған саласы. Кітапхана басқаруы қалыпты басқару міндеттерін, сондай-ақ ой-пікір еркіндігін және қаржы жинау жауапкершілігін қамтиды. Кітапхана басқаруындағы мәселелер жиі коммерциялық емес ұйымдарды басқарудағы мәселелермен үйлеседі. Кітапхана басқаруының негізгі функцияларына кітапхананың барлық операцияларын қадағалау, кітапхана бюджетін басқару, материалдарды сатып алуды жоспарлау және келіссөздер жүргізу, кітапханалар аралық қарыз алу өтінімдерін қарау, кітап қоймаларын күтіп ұстау, төлемдерді қадағалау, іс-шараларды жоспарлау, қаржы жинау және адам ресурстарын басқару кіреді.

Жалпы кітапхана құрылымы

Кітаптар, мерзімді басылымдар, фильмдер және басқа да физикалық материалдарды сақтайтын кітапханалардың көпшілігі бірегей идентификаторларға негізделген материалдарды таңбалау, сақтау және іздеу әдісі ретінде Дьюи ондық жүйесінің бір түріне сәйкес келеді. Мұндай жүйелерді пайдалану кітапханашыларға кітапхана қызметкерлері мен оқырмандар үшін де құрал ретінде қызмет ететін жалпы құрылымдарды жасауға және қолдануға мүмкіндік берді. Осы құрылымдарға бас каталогтар, домендік каталогтар, көрсеткіштер, бірегей идентификаторлар, бірегей идентификатор токендері және артефакттар жатады. Бас каталог барлық домендік немесе тақырыптық каталогтардың тізімі ретінде әрекет етеді және көбінесе оқырманды нақты домендік каталогты табуға болатын кітапхананың белгілі бір бөліміне бағыттайды. Мысалы, үлкен кітапханаға кіргенде, оқырманды белгілі бір тақырыпқа, мысалы, құқық, тарих, көркем әдебиет сияқты бөлімге бағыттайтын бас каталогты табуға болады. Домендік каталогтар әдетте өте ірі кітапханалар жүйесінен тұрады, онда бас каталог жүйедегі барлық ақпаратты сақтай алмайды. Сондықтан бас каталог оқырманды осы каталогқа жататын нақты артефакттарға сілтемелерді қамтитын домендік каталогтарға жібереді. Мысалы, ірі кітапханада заң, тарих, көркем әдебиет және т.б. үшін көптеген домендік каталогтар болуы мүмкін. Кішкентай кітапханаларда домендік каталогтардың қажеті болмаған жағдайда, бас каталогта барлық ақпарат болады. Көрсеткіштер – бұл белгілі бір критерий бойынша артефакттардың топтастырылуын білдіреді. Ең көп қолданылатын көрсеткіш топтары: «атауы бойынша», «тақырыбы бойынша», «баспагер бойынша» және «авторы бойынша». Бірегей идентификаторлар, сондай-ақ ID деп те аталады, артефактқа оның өзіне ғана тән, оқуға қолайлы әріптер тізбегін беру және таңбалау құралы болып табылады. Мұндай идентификаторлар әдетте кітапханадағы артефакттың орналасқан жерін және ортақ белгілері бар артефакттарды ажыратуға көмектесетін бірегей әріптер жиынтығын қамтиды. Мұндай бірегей идентификаторлар да токендерге бөлінеді және әдетте сақталатын артефакттың бетіне, мысалы, кітаптың мұқабасына жазылады, бұл оны оңай табуға мүмкіндік береді. Бірегей идентификациялық тізбектер алдын ала белгіленген және тұрақты позициядағы сегменттерге немесе кіші тізбектерге бөлінеді. Әрбір сегмент токен деп аталады және ол мағыналы бір нәрсеге сілтеме жасайды, сондықтан оларды бірегей идентификатор токендері дейді. Мысалы, бір токен оқырманды кітапхананың белгілі бір қанатына, екіншісі – сол қанаттағы белгілі бір қатарға, үшіншісі – сол қатардағы белгілі бір кітап сөресіне және т.б. жетелеуі мүмкін, соңында артефактқа жеткізеді. Мұндай токендер көбінесе токендеуші деп аталатын белгімен бөлінеді (мысалы, "." немесе ":"). Артефакттар – кітапханаларда сақталып, ізделіп алынатын түпнұсқа заттар немесе олардың рұқсат етілген көшірмелері. Артефакттарға кітаптар, мерзімді басылымдар, ғылыми еңбектер, фильмдер және компьютерлік дискілер жатады.

Most of the libraries that store physical media like books, periodicals, film, and other objects adhere to some derivative of the Dewey Decimal System as their method for tagging, storing, and retrieving materials based on unique identifiers. The use of such systems have caused librarians to develop and leverage common constructs that act as tools for both library professionals and library users alike. These constructs include master catalogs, domain catalogs, indexes, unique identifiers, unique identifier tokens, and artifacts. A master catalog acts as a catalog of all domain or topic specific catalogs and often directs the user to a more specific area of a library, where the user can find a more specific domain catalog. For example, upon entering a very large library, one may find a master catalog that will direct a patron to a specific wing of the library that focuses on a specific subject, such as law, history, fiction, etc. Domain catalogs are usually made up of a system of very large libraries, where a master catalog cannot hold all of the system's information. As a result, the master catalog leads the user to domain catalogs that contain homogeneous references to specific artifacts that fall within the category or domain assigned to that catalog. For example, a very large library may have many domain catalogs—one for law, one for history, one for fiction, etc. In the case of smaller libraries where the use of domain catalogs is unnecessary, the master catalog can contain all of the information. Indexes represent a grouping of artifacts by some relevant grouping constraint. The most common index groupings are "by title," "by subject,", publisher" and "by author." Unique identifiers, also known as IDs, represent a means of assigning and tagging an artifact with a readable string of characters that is unique to that single artifact. Such identifiers usually include the address or location of the artifact within the library, and a unique character set that helps to distinguish artifacts that have common traits like common titles. Such unique identifiers are also broken into tokens and are usually placed somewhere on the surface of the artifact being stored, such as on the binding of a book, to facilitate in easily locating that item. Unique identification strings are broken into predefined and fixed position segments or sub strings. Each segment is called a token and represents a mapping to something meaningful, hence the name unique identifier tokens. For example, one token may lead a user to a specific wing of a library, another might lead the user to a specific aisle within that wing, another to a specific bookcase within that aisle, etc., all ultimately leading to the artifact itself. Such tokens are often separated by a character that is often referred to as a tokenizer (e. g. "." or ":"). Artifacts represent those original things or authorized copies of things that are being categorized, stored within, and retrieved from libraries. Examples of artifacts include books, periodicals, research documentation, film, and computer disks.

Кітапхана құрылымын жоспарлау және ұстау

Кітапхана басқарудың маңызды аспектісі – кітапхана ғимараттарын жоспарлау және күтіп ұстау. Сәтті жоспарлау – бұл "ұйымның қажетті уақытта, қажетті жұмысқа дұрыс адамдарды дұрыс орында болуын қамтамасыз ететін белсенді жоспарлау" деп анықталады. Пайдаланушылардың қажеттіліктері жиі өзгеретін болғандықтан, жаңа кітапханалар салу немесе бар кітапханаларды қайта жаңарту жоспарлау өте маңызды. Менеджерлер өздерінің операциялық бюджетін толықтыру үшін көбінесе донорлардың сыйлықтары мен қайырымдылық шаралары арқылы қаржыландыруды қамтамасыз етеді. Көптеген кітапханалар қосымша кіріс табуға көмектесетін кафелер, «Кітапхана достары» орталықтары және тіпті көрмелер ашты. Бұл аумақтарды ғимаратты кеңейтуді жоспарлау кезінде ескеру қажет. Жаңа құрылыс үшін жер таңдалып, содан кейін ғимарат жобаланып, салынып, ақырында бағалануы тиіс. Құрылыс пайдалануға берілгеннен кейін, ғимаратқа үнемі күтім жасау маңызды. Бұл күтім жұмыстарын техникалық қызметкерлерге жүктеу арқылы немесе конкурстық процедуралар арқылы сыртқы компанияны тарту арқылы жүзеге асырылуы мүмкін. Кітапхана жағдайында апаттық жағдайларды жоспарлау да маңызды: апаттың кітапханаға тигізетін әсері ғана емес, сонымен қатар апаттан кейін кітапхананың қолдау көрсету қызметі ретіндегі әлеуеті де ескерілуі керек.

Қауымдастықтар мен басылымдар

Кітапхана басшылығы және басқару қауымдастығы (LLAMA) – Американдық кітапхана қауымдастығының бөлімшесі болып табылады және жетекшілерге вебинарлар, конференциялар, сондай-ақ түрлі салалық басылымдар ұсынады, оған қоса сыйлықтар мен гранттар арқылы қаржыландыруды қамтамасыз етеді. LLAMA мүшелігіне «Library Leadership & Management» онлайн-кварталдық журналына тегін жазылу, сонымен қатар басқа басылымдар мен осыған қатысты конференцияларға жеңілдіктер кіреді. 2020 жылы LLAMA Американдық кітапхана қауымдастығының тағы екі бөлімшесімен бірігіп, «Core: Leadership, Infrastructure, Futures» құрамын жасады. «Journal of Library Administration» журналы 1980 жылы жарық көріп, қазіргі уақытта Routledge баспасы жыл сайын сегіз рет шығарады. Бұл кітапхана басқару мәселелерін талқылайтын, рецензиядан өткен академиялық журнал.

Ұсынылған оқу

Айнсли, Карен. 2016 жыл. Мемлекеттік кітапханалардың ішкі бақылауы. Индиана штатының кітапханасы. Грегори, Рут В. және Лестер Л. Стоффель. Кооперативтік жүйелердегі қоғамдық кітапханалар: қызмет көрсетудің әкімшілік үлгілері. Чикаго: Америка кітапханалар қауымдастығы, 1971. Лок, Реджинальд Нортвуд. Кітапхана әкімшілігі. Лондон: C. Lockwood & Son, 1961. vi, 132, [1] б. Лайл, Гай Р. Колледж кітапханасының басқаруы, Пол Х. Бикслер, Марджори Худ және Арнольд Х. Тротьедің ынтымақтастығымен. Үшінші басылым. Нью-Йорк: H. W. Wilson Co., 1961. xiii, 419 б. Вишвакарма М. Л. және Парашар V (ред.). Халкар Гирирадж, Натражан М., Сингх, Хирдиеш Кумар және басқалар. Нью-Дели, Үндістан: Америка кітапханалар қауымдастығы, Халықаралық зерттеулер баспа үйі, Нью-Дели, 2014. Воффорд, Азиле. Мектеп кітапханасының жұмысы: Мектеп кітапханасындағы материалдарды іздеу, ұйымдастыру, пайдалану және сақтау. Нью-Йорк: H. W. Wilson Co., 1959. Сонгфан Чоемпрайонг, Фабио Крестани және Салли Джо Каннингэм (ред.). Цифрлық кітапханалар: Цифрлық өмір үшін деректер, ақпарат және білім. Cham, Швейцария: Springer, 2017. https://doi.org/10.1007/978 3 319 70232 2