Жақын салалық командалар – әртүрлі білімі бар мамандардың бірлесіп жұмыс істеуі. Ұйым ішінде не сыртындағы қызметкерлерді біріктіріп, мақсатқа жетуге көмектеседі.
Ағылшыншамен салыстырыңыз: абзацты басыңыз — түпнұсқа терезеде ашылады. Абзац астындағы EN түймесі оны мәтін ішінде көрсетеді.
Мазмұны
Кіріспе
Бір командадағы әртүрлі біліктіліктері бар адамдар тобы.
Group of people with different expertise on the same team
Крос-функционалдық команда (КФТ), сондай-ақ көпсалалық немесе салааралық команда деп те аталады, – ортақ мақсатқа жету үшін жұмыс істейтін, әртүрлі функционалдық біліктіліктері бар адамдар тобы. Оған қаржы, маркетинг, операциялар және адам ресурстарын басқару бөлімдерінен мамандар кіруі мүмкін. Әдетте, мұндай командаға ұйымның барлық деңгейлеріндегі қызметкерлер кіреді. Команда мүшелері ұйымнан тыс адамдардан – жеткізушілерден, маңызды клиенттерден немесе консультанттардан да болуы мүмкін. Крос-функционалдық командалар көбінесе көп салалық мамандардың қатысуын қажет ететін нақты міндеттерді өздігінен орындайтын топтар ретінде жұмыс істейді. Әртүрлі біліктіліктері бар мамандардан құралған командаға міндет тапсыру шығармашылықты арттырады және ортақ пікір қалыптастыруға көмектеседі. Әр мүше мәселеге қатысты өзгеше көзқарас пен оны шешудің мүмкін жолдарын ұсынады. Бүгінгі бизнес ортасында инновация – бәсекелестік артықшылықтың маңызды факторы, ал крос-функционалдық командалар шығармашылық ынтымақтастық арқылы инновацияны дамытуға ықпал етеді. Крос-функционалдық команда мүшелері бірнеше міндетті бірден орындау тәжірибесіне ие болуы міндетті емес, бірақ нақты өнімді құрудың әртүрлі кезеңдерінде көмектесуге дайын болуы керек, өйткені олар команданың міндеттеріне, сондай-ақ күнделікті жұмыстарына бірлесіп жауапты. Кейбір зерттеушілер крос-функционалдық өзара әрекеттесуді кооперативтік немесе бәсекелестік сипатта қарастырса, ал басқалары ұйымның функционалдық бөлімдерінің бір уақытта бәсекелесіп, ынтымақтасатынын (“coopetition”) дәлелдейді. Осы күрделі қарым-қатынастардың өзара әрекеттесуін және компанияның нәтижелеріне тигізетін әсерін түсіну өте маңызды. Командадағы шешімдерді қабылдау консенсус негізінде жүзеге асуы мүмкін, бірақ көбінесе оны менеджер, жаттықтырушы немесе команда жетекшісі басқарады. Крос-функционалдық командалармен жұмыс істеуде басшылық – маңызды міндет. Лидерлердің міндеті – әртүрлі салалардағы команда мүшелеріне басшылық ету, әртүрлі ұсыныстарды біртұтас нәтижеге айналдыру. Крос-функционалдық командаларды компания директорлар кеңесімен салыстыруға болады. Ұйымды жақсарту немесе мәселені шешу үшін әртүрлі білімі мен тәжірибесі бар адамдар тобы тиімді ынтымақтаса жұмыстеу үшін жиналады. Кейбір ұйымдар бірнеше менеджерлерге бағынышты есеп беру жүйесі арқылы функциялар аралық жұмыс ағынына негізделген. Мұндай басқару жүйесі матрицалық басқару деп аталады, ал осыған ұқсас ұйымдар матрицалық ұйымдар деп аталады.
A cross functional team (XFN), also known as a multidisciplinary team or interdisciplinary team, is a group of people with different functional expertise working toward a common goal. It may include people from finance, marketing, operations, and human resources departments. Typically, it includes employees from all levels of an organization. Members may also come from outside an organization (in particular, from suppliers, key customers, or consultants). Cross functional teams often function as self directed teams assigned to a specific task which calls for the input and expertise of numerous departments. Assigning a task to a team composed of multi disciplinary individuals increases the level of creativity and establishes common opinion. Each member offers an alternative perspective to the problem and potential solution to the task. In business today, innovation is a leading competitive advantage and cross functional teams promote innovation through a creative collaboration process. Members of a cross functional team need not be well versed in multi tasking per se, but must be prepared to help out in different aspects of building an actual product as they are collectively responsible for their cross functional team duties as well as their normal day to day work tasks. Some researchers have viewed cross functional interactions as cooperative or competitive in nature, while others have argued that organization's functional areas are often forced to compete and cooperate simultaneously with one another (“coopetition”) and it is critical to understand how these complex relationships interplay and affect firm performance. Decision making within a team may depend on consensus, but often is led by a manager/coach/team leader. Leadership can be a significant challenge with cross functional teams. Leaders are charged with the task of directing team members of various disciplines. They must transform different variations of input into one cohesive final output. Cross functional teams can be likened to the board of directors of a company. A group of individuals of various backgrounds and disciplines are assembled to collaborate in an efficient manner in order to better the organization or solve a problem. Some organizations are built around cross functional workflows by having reporting lines to multiple managers. This type of management is called matrix management, and such organizations are often called matrix organizations.
Әсерлер
Өзін-өзі басқаратын, салалық топтардың өсуі шешім қабылдау процестеріне және ұйымдық құрылымдарға әсер етті. Менеджмент теориясы кез келген ұйымдық құрылым стратегиялық, тактикалық және операциялық шешімдер қабылдауы тиіс екенін жиі айтады, алайда командалармен тиімді жұмыс істейтін жаңа тәсілдер пайда болуда.
The growth of self directed cross functional teams has influenced decision making processes and organizational structures. Although management theory likes to propound that every type of organizational structure needs to make strategic, tactical, and operational decisions, new procedures have started to emerge that work best with teams.
Бір бағыттағы емес
Жақында ғана шешім қабылдау бір бағытта ағып өтті. Жалпы корпоративтік деңгейдегі мақсаттар стратегиялық бизнес-бірліктердің (СББ) мақсаттарын анықтады, ал олар өз кезегінде функционалдық деңгейдегі мақсаттарға бағыт берді. Бүгінде ұйымдардың құрылымы жазықталып, компаниялар аз диверсификацияланады, ал функционалдық бөлімдердің шекаралары нашарлай бастады. Өзін-өзі басқаратын командалардың пайда болуы осы тенденцияларды көрсетеді. Команда ішіндегі динамика көбінесе иерархиялық емес, көп бағытты болады. Өзара әрекеттесу процестері командалар арасында келісімге қол жеткізуді ынталандырады. Сондай-ақ, командаға берілетін тапсырмалар көбінесе жалпы сипатта болып, нақты талаптар аз болады.
Up until recently, decision making flowed in one direction. Overall corporate level objectives drove strategic business unit (SBU) objectives, and these in turn, drove functional level objectives. Today, organizations have flatter structures, companies diversify less, and functional departments have started to become less well defined. The rise of self directed teams reflects these trends. Intra team dynamics tend to become multi directional rather than hierarchical. Interactive processes encourage consensus within teams. Also the directives given to the team tend to become more general and less prescribed.
Ақпараттың кең ауқымы
Кросфункционалдық командалар шешімдерге жету үшін кең ауқымды ақпаратты қажет етеді. Олар ұйымның ақпараттық базасының барлық бөлімдерінен ақпарат алуға тиіс. Бұл барлық функционалдық департаменттерден алынған ақпаратты қамтиды. Жүйелік интеграция маңызды болады, себебі ол барлық ақпаратты бірыңғай интерфейс арқылы қолжетімді етеді. Кросфункционалдық команданың негізгі артықшылығы – әрбір мүше топқа әкелетін білімнің кеңдігі. Команданың әрбір мүшесі департаменттің өкілі болып табылады, сондықтан ол осы департамент туралы ақпаратты іздеу және ұсынудағы өзінің білімін команданың пайдасына жарата алады. Бұл ақпарат жинауға жұмсалатын уақытты қысқарту арқылы команданың тиімділігін арттырады.
Cross functional teams require a wide range of information to reach their decisions. They need to draw on information from all parts of an organization's information base. This includes information from all functional departments. System integration becomes important because it makes all information accessible through a single interface. An inherent benefit of a cross functional team is the breadth of knowledge brought to the group by each member. Each team member is a representative of a department and therefore can leverage their familiarity with accessing and providing knowledge of that department for the team. This increases the efficiency of a cross functional team by reducing time spent gathering information.
Ақпараттың тереңдігі
Кросфункционалдық командалар басқарудың барлық деңгейлерінен ақпарат алуды қажет етеді. Бұл командалар стратегиялық, тактикалық немесе операциялық шешімдер қабылдау қажеттілігінен туындауы мүмкін, бірақ оларға осы үш түрдің барлығындағы ақпарат қажет болады. Көптеген дербес басқарылатын командаларға стратегиялық, тактикалық және операциялық шешімдерді қабылдауда дәстүрлі түрде қолданылатын ақпарат керек болады. Мысалы, жаңа өнімді әзірлеу әдетте тактикалық процедура болып саналады. Ол жоғары басқарудан стратегиялық бағыт алады және өз міндетін орындау үшін инженерлік және маркетинг сияқты операциялық бөлімдерді пайдаланады. Бірақ жаңа өнімді әзірлеу тобына операциялық бөлімдердің қызметкерлері және көбінесе жоғары басқарудан өкіл кіреді. Көптеген жағдайларда команда қандай нарықтарда бәсекелесуді, қандай жаңа өндіріс технологияларына инвестиция жасауды және қандай инвестициялық қайтарымды күтуді анықтайтын құрылымдалмаған стратегиялық шешімдер қабылдайды; прототип жасау, тұжырымдаманы тестілеу, нарықты сынау және қанша өнім шығару сияқты тактикалық шешімдер; сондай-ақ өндірісті жоспарлау, материалдық қор сатып алу және медиа жоспарлау сияқты құрылымдалған операциялық шешімдерді де қабылдайды. Ал кейбір жағдайларда команда тактикалық және операциялық шешімдермен ғана шектеледі. Қай жағдайда болса да, оларға барлық үш деңгейге қатысты ақпарат қажет болады.
Cross functional teams require information from all levels of management. The teams may have their origins in the perceived need to make primarily strategic decisions, tactical decisions, or operational decisions, but they will require all three types of information. Almost all self directed teams will need information traditionally used in strategic, tactical, and operational decisions. For example, new product development traditionally ranks as a tactical procedure. It gets strategic direction from top management, and uses operational departments like engineering and marketing to perform its task. But a new product development team would consist of people from the operational departments and often someone from top management. In many cases, the team would make unstructured strategic decisions—such as what markets to compete in, what new production technologies to invest in, and what return on investment to require; tactical decisions like whether to build a prototype, whether to concept test, whether to test market, and how much to produce; and structured operational decisions like production scheduling, inventory purchases, and media flightings. In other cases, the team would confine itself to tactical and operational decisions. In either case it would need information associated with all three levels.
Пайдаланушылардың кең ауқымы
Крос-функционалдық командалар ұйымның әртүрлі бөлімдерінен құралған адамдардан тұрады. Ақпараттың барлық пайдаланушыларға түсінікті болуы қажет. Техникалық деректерді тек инженерлер ғана емес, қаржылық деректерді тек бухгалтерлер ғана емес, ал HR деректерін тек кадр қызметкерлері ғана емес пайдаланады. Қазіргі заманғы ұйымдарда деректерді біріктіріп, сұрыптап, басымдық беруге орта буын менеджерлері жетіспейді. Техникалық, қаржылық, маркетингтік және басқа да барлық ақпарат түрлері кросс-функционалдық команданың барлық мүшелері түсіне алатын форматта болуы керек. Бұл арнайы терминдерді азайтуды, маңыздылығы бойынша ақпаратты сұрыптауды, күрделі статистикалық процедураларды пайдаланушылардан жасыруды, нәтижелерді түсіндіруді және қиын мәселелерді анық баяндауды қамтиды. Деректерді визуализациялау жүйелері күрделі нәтижелерді түсінікті етіп көрсете алады.
Cross functional teams consist of people from different parts of an organization. Information must be made understandable to all users. Not only engineers use technical data, and not only accountants use financial data, and not only human resources personnel use HR data. Modern organizations lack middle managers to combine, sort, and prioritize the data. Technical, financial, marketing, and all other types of information must come in a form that all members of a cross functional team can understand. This involves reducing the amount of specialized jargon, sorting information based on importance, hiding complex statistical procedures from the users, giving interpretations of results, and providing clear explanations of difficult. Data visualization systems can present complex results in an intuitive manner.
Жеңіс саны төмен
Питер Друкердің 1954 жылы жарияланған «Менеджмент практикасы» кітабында мақсаттарға бағытталған басқару жөніндегі ойларынан бері, бизнес шешімдер қабылдау көбірек мақсатқа ұмтылатын болды. Менеджерлер шешім қабылдауды, әсіресе стратегиялық ойлауды, қазіргі жағдайды бағалаудан басталатын, мақсаттарды анықтаудан кейін, осы мақсаттарға қалай жетуге болатынын анықтайтын көп сатылы процесс ретінде қарастырады. Мақсаттарға бағытталған басқару осы негізгі схеманы қабылдап, оны барлық маңызды шешімдерге қолданды. Бүгінде көптеген компаниялар құрылымдық шектеулері аз, өзара әрекеттесетін тәсілдерді таңдап алуда. Мұны іске асырудың бір жолы – өздігінен басқарылатын, салалық командаларды пайдалану. Бұл командалар индустрияларды қайта құрып, жаңа «үздік тәжірибелерді» құалады деп үміттенеді. Олар үзіліс-үзіліс жақсартулар жеткіліксіз деп санайды. Құрылымдық емес әдістерді қолданып, революциялық бәсекелестік артықшылықтарын іздейтін салалық командалар, жоғары өзара әрекеттесетін, икемді және тұманды логикамен жұмыс істеуге қабілетті ақпараттық жүйелерді қажет етеді. Жасанды интеллект бір күні осы мәселеде пайдалы болуы мүмкін.
Since Peter Drucker in 1954 book The Practice of Management published his views on management by objectives, business decision making has become more goal oriented. Managers have come to view decision making generally, and strategic thinking in particular, as a multi stage process that starts with an assessment of the current situation, defining objectives, then determining how to reach these objectives. Management by objectives took this basic scheme and applied it to virtually all significant decisions. Today many firms have started to opt for a less structured, more interactive approach. One way of implementing this involves using self directed cross functional teams. Proponents hope that these teams will develop strategies that will re define industries and create new “best practice”. They think that incremental improvements do not suffice. Cross functional teams, using unstructured techniques and searching for revolutionary competitive advantages, allegedly require information systems featuring increased interactivity, more flexibility, and the capability of dealing with fuzzy logic. Artificial intelligence may one day be useful in this aspect.
Функционалдық топтардағы ынтымақтастық
Ірі ұйымдардағы көптеген командалар өзара байланыстылықтар мен басқа бөлімдердің әріптестерімен жұмыс істегенде ынтымақтастық атмосферасын құруда қиындықтарға кезеседі. Жалпы алғанда, ұйымдардың құрылымы командалар арасындағы бөлімдер аралық ынтымақтастықты қолдамайды. Тегіс байланыс – бөлімдер аралық командалардың негізі. Команда барлық кездесулерді жоспарлап, әрқайсысының күн тәртібін дайындауы тиіс. Команда талқыланатын мәселелерді білуі керек. Ұйымдар үшін өз қызметкерлерінің арасында, әрбір мүдделі тарапқа қосымша күш салуға және компанияның мақсаттарына жету үшін басқа командалармен бірлесіп жұмыс істеуге ынталандыратын құқық сезімін қалыптастыру маңызды. Бұл дағдарыс кезінде ғана емес, алдын ала ынтымақтастық үшін өте маңызды.
Many teams in large organizations face challenges around creating a collaborative atmosphere when dealing with cross functional dependencies and peers from other functions. The structure of the organizations in general do not support cross functional collaboration among the teams. Smooth communication is the base of the cross functional teams. Team must schedule all meetings, and prepare the agenda for each. Team must know of what is to be discussed. It becomes important for the organizations to build a culture among its employees, a sense of entitlement with each of the stakeholders to push them to give an extra effort and collaborate with other teams to achieve company goals. This is critical to proactive collaboration, beyond just at a time of crisis.