Ұйымдағы коммуникацияны басқару: стратегия мен тиімділік

Кіріспе

Байланыс менеджменті – ұйым ішінде және ұйымдар арасындағы барлық коммуникация арналарын жүйелі жоспарлау, іске асыру, бақылау және түзету процесі. Оған ұйымға, желіге немесе коммуникация технологияларына қатысты жаңа коммуникациялық директиваларды ұйымдастыру және тарату да кіреді. Коммуникация менеджментінің негізгі аспектілеріне корпоративтік коммуникация стратегияларын әзірлеу, ішкі және сыртқы коммуникациялық директиваларды жобалау, ақпарат ағынын басқару, соның ішінде онлайн коммуникацияны басқару жатады. Бұл процесс ұйымға коммуникация шеңберінде жүйелі болуға көмектеседі. Коммуникация мен менеджмент тығыз байланысты. Коммуникация – екі немесе одан көп адам арасындағы ақпарат алмасу процесі, ал менеджмент – өз қызметкерлеріне ақпарат беруге жауапты менеджерлерді қамтиды. Сондықтан, коммуникация мен менеджмент бірімен-бірі байланысты. Бұл бақылауды кеңейтудің және жоба менеджментінің маңызды құралы. Тиімді коммуникация менеджменті жүйесі болмаса, жобаны бастап аяқтауға қатысты циклдар уақытты көп алады. Бұл сондай-ақ команда мүшелері арасында ақпараттық қолдау көрсетуге қажетті жобаның тұтастығын қамтамасыз етеді. Ақпарат ұйым ішінде төменнен, жоғарыдан және көлденең бағытта ағынуы керек. Бұл, жобаны басқарудың маңызды құралы және оның іске асырылуын қамтамасыз ететін интегратор. Жоба менеджменті – қолөнер де, ғылым да болғандықтан, жоба менеджері жобалау және құрастыру тобының көп салалы командаларына жетекшілік етеді.

Ұйымдардағы басқару және байланыс

Басқару мен қарым-қатынас тығыз байланысты. Анықтама бойынша, қарым-қатынас – екі немесе одан көп адам (немесе машиналар, мысалы, компьютерлер) арасында ақпарат алмасу процесі. Басқару әдебиеттері (Lumenways.com) жоспарлау, ұйымдастыру, жетекшілік ету және бақылау сияқты басқарудың барлық қызметтері тиімді қарым-қатынасқа тәуелді екенін көрсетеді. Сондықтан, менеджерлер нақты және маңызды ақпаратты алуға және бөлісуге қабілетті болуы керек. Ақпарат дұрыс жіберілгенде, қабылданғанда және таратылғанда, қызметкерлер хабардар болады, бұл оларға жақсы жұмыс істеу үшін мүмкіндік береді. Бірақ ақпарат бұрмаланса немесе дұрыс түсіндірілмесе, қате ақпарат таралып, қарым-қатынас қателігіне әкелуі мүмкін. Ұйымда маңызды проблемалар туындауы ықтимал. Сондықтан менеджер үшін қарым-қатынас процесінің негіздерін түсініп, басқару және жетекшілік етуде тиімді қолдану өте маңызды. Lunenburg (2010) хабарды бұрмалайтын «шу» факторларын атап көрсетеді. Ол «хабарды әртүрлі қабылдау, тілдік кедергілер, үзілістер, эмоциялар және көзқарас – бұл ұйым мүшелеріне нақты хабардың келуіне кедергі келтіретін шудың мысалдары» дейді. Стереотиптер, әдепсіздік (жеке пікірлер), сезімдер (эмоциялар) және тіл де қарым-қатынас процесінде «шу» рөлінде болуы мүмкін. Менеджерлер өз ұйымдарында тиімді қарым-қатынасқа кедергі келтіретін жалпы кедергілерді анықтауы да маңызды. Көпмәдениетті әлемде ұйым мүшелерінің әртүрлі және беймәлім нормалары мен әдептері болуы мүмкін. Сондықтан менеджерлер қызметкерлерді жалпыға ортақ тәжірибеге сүйене отырып кемсітуден аулақ болуға, басқалардың сезімдерін түсінуге (эмпатия), және барлық адамға хабарды анық жеткізу үшін қарапайым тілде сөйлеуге тиіс. Тиімді менеджерлер өз басқару және жетекшілік тәжірибесімен қатар тиімді қарым-қатынас дағдыларын және АКТ-ны меңгеруі керек, тіпті ортаның күрт өзгеруіне қарамастан. Бұл ұйымның өнімділігін арттыруға көмектеседі. Осының арқасында менеджер әлемдік аренада көзге түсе алады.

Management and communication are closely tied together. As defined, communication is the process by which information is shared between two or more people (which includes machines, e. g. computers). Management literature (Lumenways. com) discusses that each management roles – planning, organizing, leading, and controlling – depends on effective communication. Hence, managers must be able to obtain and share accurate and relevant information to be acted upon. When accurate information is sent, received, and shared, employees can be informed, making them more empowered to perform well. However, when information is mangled and misinterpreted, probably, mistaken information will be spread that will cause communication error. Significant problem in the organization would likely occur. Hence, it is imperative for a manager to effectively understand and apply the basics of the communication process in his/her management and leadership. Further, Lunenburg (2010) recognizes ‘noise’ that distorts a message. He states, ‘different perceptions of the message, language barriers, interruptions, emotions, and attitude are examples of noise’ that hinders one to obtain a clear message to and from the members of the organization. Stereotypes, prejudice (personal bias), feelings (emotions), and language also can serve as ‘noise’ in the communication process. It is also essential that managers must recognize common impediments to effective communication in their respective organizations. In a world filled with multicultural individuals, members of an organization may have different and unfamiliar norms and mores. Managers therefore should be mindful not to discriminate his/her employees based on what is commonly practiced, acknowledge other's feelings (empathy), and communicate simply so everyone gets the message clearly. Effective managers must be adept with the practice of effective communication skills and ICT along with his/her management and leadership practice despite radical changes in the environment. This would lead to a more productive performance of the organization. With these, a manager would eventually stand out in the global world.

Байланыс процесі

Кейбіреулер бір адам хабар жіберіп, оны біреудің қабылдауы арқылы қарым-қатынас жасау оңай деп ойлайды. Қарым-қатынас процесі хабардың қалай жеткізіліп, қабылдануын сипаттайды. Қарым-қатынасты процесс ретінде қарастырған кезде оның элементтеріне де назар аудару керек. Берлоның қарым-қатынас моделі (1961) – бұл процесті талқылаудың жақсы үлгісі, өйткені модельде көз, қабылдаушы, хабар, арна және кері байланыс сияқты жиі қолданылатын элементтер түсіндіріледі. Ongkiko & Flor (2006) атап өткендей, қарым-қатынас процесін негізгі деңгейде түсіну оның қолданылуында ең жоғары әлеуметтік игілікке қол жеткізу үшін маңызды. Берлоның (1961) (Ongkiko & Flor, 2006-да келтірілген) пікірінше, көз – қарым-қатынас жасаудың мақсаты мен себебімен байланысты тұлға немесе адамдар тобы. Осы жерде көз қарым-қатынас процесінің бастамашысы болып табылады. Ал, екінші жағынан, қабылдаушы – қарым-қатынас процесінің екінші шетіндегі адам немесе адамдар тобы. Берлоның (1961) пікірінше, қабылдаушы – қарым-қатынастың нысанасы, ол көзбен (сөзбен немесе сөзсіз) қарым-қатынас жасағанда тыңдайды. Хабар – бұл бастапқы көзден кодқа немесе жүйелі символдар жиынтығына аударылған идея, мақсат немесе ниет. Берло (1961) хабардың үш факторын анықтады: хабар коды (мысалы, тіл), хабар мазмұны (мысалы, ұсынылған ақпарат, қорытындылар және т.б.), хабар беру тәсілі (мысалы, оқиғаның бұрышы, жаңалықтарды беру стилі және т.б.). Арна – бұл хабарды жеткізу құралы. Бұл дыбыс толқындары (хабарды жеткізу құралдары), менеджердің сөйлеу механизмі, кодтау және декодтау хабарламалары үшін қызмет ететін құрал, тіпті көлік құралы ретінде қызмет ететін ауа болуы мүмкін (Берло, 1961). Кері байланыс қабылдаушы жіберілген хабарды түсіндіргеннен кейін (хабарды түрлендіреді), содан кейін жаңа хабарды кодтайды және оны көзге қайтарады. Бұл қарым-қатынастың өзара әрекеттесетін процесін (lumenlearning.com) көрсетеді, онда қабылдаушы хабар жеткізілгенін және оның қалай түсіндірілгенін көрсету үшін жіберушіге кері байланыс жібере алады. Өзара әрекеттесетін қарым-қатынас дегеніміз – хабардың алға-артқа алмасуы және бұл хабардың дұрыс қабылданғанын және түсіндірілгенін көзге жеткізе алады. Жобаларды басқару кезінде менеджерлер әрқашан қарым-қатынас процесінде үнемі өзгеріп отыратын, динамикалық және өзара әрекеттесетін элементтер бар екенін ескеруі және түсінуі керек (Ongkiko & Flor, 2006). Бұдан басқа, элементтер арасындағы оқиғалар мен қарым-қатынастар: үздіксіз, циклдік, әрдайым өзгеріп отыратын, бастауы мен соңы жоқ, өзара байланысты және өзара тәуелді болып көрінеді. Ұйымда тиімді менеджер өзінің қол астындағыларымен жақсы және құзырлы қарым-қатынаста болуы керек. Менеджерлер мен басшылардың өз пікірлерін айтуға қабілетті болуы және өз мүшелеріне нақты не күтілетінін түсіну үшін нұсқауларды нақты беруі өте маңызды (Lumenlearning.com). Ұйымда тиімді қарым-қатынас дұрыс шешім қабылдау мен жоспарлаудың негізі болуы мүмкін, ұйымда жеңіл және тиімді жұмыс істеуді және үйлестіруді жеңілдетеді, басқарушылық қабілетін арттырады, қоғамдық қатынастар (бейне құру) үшін пайдалы құрал болуы мүмкін, өнімділікті арттырады және т.б. Бұл қарапайым көрінуі мүмкін, бірақ қарым-қатынас процесі – бұл тек бір адамның хабарлама жіберіп, басқалар оны қабылдап алуы ғана емес. Қарым-қатынас процесінде хабар дұрыс және дәл жіберілуі және қабылдануы тиіс. Хабарды кодтаған жіберуші оны арна арқылы жібереді. Алушы енді хабарламаны түсіндіреді, содан кейін ол хабарламаны жіберген адамға кері байланыс береді. Кері байланыс хабарламаның қабылдаушы тарапынан қалай түсіндірілгенін көрсетеді. Бұл жіберушінің кодтауымен бірдей болуы мүмкін немесе болмауы мүмкін.

Some would say that the communication process may seem simple where an individual sends a message and someone would receive it. The communication process describes how a message is delivered and received. When looking at communication as a process, then, one must also look into its elements. Berlo's model of communication (1961) is one good example to discuss the process since the model elucidates the commonly used elements such as the source, receiver, message, channel, and feedback. As Ongkiko & Flor (2006) pointed out, a basic understanding of the communication process is important to achieve the highest social good in its application. According to Berlo (1961) (cited in Ongkiko & Flor, 20016), source refers to a person or a group of persons “with a purpose, a reason for engaging in communication”. Here, the source serves as the initiator in the communication process. On the other hand, the receiver is the person or group of persons at the other end of the communication process. The receiver according to Berlo (1961) is the target of communication, where he/she listens when the source communicates (verbally or nonverbally). The message is the transmitted idea, purpose, or intention that has been translated into a code or a systematic set of symbols from the source. Berlo (1961) identified three factors of a message which include: message code (e. g. language), message content (e. g. information presented, conclusions, etc. ), and message treatment (e. g. angle of the story, news framing, etc.). The channel is the medium through which the message is transmitted. These could be in the form of sound waves (message vehicles), a manager's speaking mechanism that serves as a mode of encoding and decoding messages, or even the air that serves as vehicle carrier (Berlo, 1961). The feedback occurs when a receiver decoded the transmitted messaged (converts the message), then encoded a message and sends it back to the source. This also shows an interactive communication process (lumenlearning. com) where the receiver can send feedback to the sender to indicate that the message has been delivered and how it has been interpreted. Interactive communication means that there is a back and forth exchange of message and that can assure the source that the message has been received and interpreted correctly. In project management, managers should always consider and understand that in a communication process, there are always elements that are continually changing, dynamic, and interacting (Ongkiko and Flor, 2006). Further, the events and relationships among the elements are seen as being: on going, cyclic, ever changing, no beginning and no end, interdependent, and interrelated. In an organization, an effective manager should communicate well and competently with his or her subordinates. It is essential for managers and leaders to ably express their opinions and issue instructions clearly with their members to understand what exactly is expected from them (Lumenlearning. com). Effective communication in an organization can be a basis for sound decision making and planning, facilitates smooth and efficient work and coordination in the organization, increases managerial capacity, can be a useful tool for public relations (image building), increases productivity, and others. It may seem simple, but the communication process is more than just a process wherein a person sends a message and others receive it. In the communication process, the message must be sent and received correctly and accurately. From the sender who encodes the message, he/she will send the message through a channel. The Receiver now decodes the message and after which, he/she will give a feedback back to the sender of the message. The feedback indicates how the message has been interpreted by the receiver. It may or it may not be the same with how the sender encodes the message.

Байланыстың басқарудағы рөлі

Байланыс пен басқару біргеміс. Мерриам-Вебстер сөздігінде берілген анықтама бойынша, қарым-қатынас – бұл символдар, мінез-құлық белгілерінің ортақ жүйесі арқылы адамдар арасында ақпарат алмасу процесі. Ал басқару – адамдарды қолдағы бар ресурстарды тиімді және нәтижелі пайдалана отырып, қажетті мақсаттар мен міндеттерді орындауға біріктірудің ісі. Бұл басқарудың жоспарлау, ұйымдастыру, басшылық ету және бақылау атты төрт функциясы арқылы жүзеге асырылады. Осы төрт функцияның тиімділігі байланысқа тікелей байланысты. Қарым-қатынас – ұйым мүшелерінің бір-бірімен идеялар, фактілер мен сезімдер алмасу арқылы, сөздер, хаттар, меморандумдар, символдар және хабарламалар қолдану арқылы байланыс жасайтын құралы болып табылады (Ннамсе, 2009). Ұйымның белгілі бір мақсаттарға жетуінің бір жолы – қарым-қатынас процесі арқылы оның мүшелері арасында ақпаратты, идеяларды, көзқарастарды және сезімдерді тиімді тарату (Этук, 1991). Басқару ұйымның мақсаттары мен міндеттерін орындауға бағытталған. Олар ұйымдарының болашағын жоспарлауға тиіс, және бұл жоспарлар ұйым мүшелеріне дұрыс жеткізілуі керек, осылайша олардың сәттілігіне қол жеткізіледі. Тиісті байланыс болмаса, басқару жоспарларын іске асыру қиынға соғады. Тиімді қарым-қатынас басқарудың келесі салаларында көмектеседі:

Communication and management come hand in hand. Communication as defined by Merriam Webster Dictionary, is a process by which information is exchanged between individuals through a common system of symbols, signs of behavior. On the other hand, management is the act of getting people together to accomplish desired goals and objectives using available resources efficiently and effectively by means of its four functions: planning, organizing, directing, and controlling. These four functions depend on effective communication. Communication is considered to be the means through which members of organization relate with one another by interchanging ideals, facts and feeling, through the use of words, letters, memoranda, symbols and bulletins (Nnamseh, 2009). And one way for the organization to attain certain organizational objectives, is through efficient transmission of information, ideals, attitudes, and feelings within its members, through the process of communication (Etuk, 1991). Management aims to accomplish the goals and objectives of an organization. They must plan for the future of their organization and these plans must be communicated well to the members of the organization in order for these to succeed. Without proper communication, the plans of the management would be hard to achieve. An effective communication can help in the following areas of management, to wit:

Provides clarity – Without effective communication, information would not be disseminated properly. It gives clear instructions and information to everyone to avoid confusion, conflicts and misunderstanding. Builds relationship – If the management can communicate well with their people, it can result to a reduced tension between them. Good communication can help builds relationship and gain trust. Creates commitment – Communication is a two way process, we send and we receive message. If there is an effective communication strategy, the management can also listen well to their people, thus encouraging people's opinion and points of view. People who feel belong and engaged are most likely to give a good feedback which is very essential in communication. Defines expectations – When there are standards that are set, people will be aware of what they need to do to get a positive feedback and the benefits that come with it. The management can reach their goals and objectives through the help of an effective communication. The role of communication is not only crucial between management and employees within the organization but also in the interaction and relationship between the management and the organization's external stakeholders. External stakeholders are those who do not directly work with a company but are affected somehow by the actions and outcomes of the business. Suppliers, creditors, and public groups are all considered external stakeholders. It is through communication in the form of meetings, newsletter, summary report and conference calls with external stakeholders that specialists acting in behalf of management, are able to procure resources, support and feedback on organizational products and services which are important to measure overall organization performance. The role of communication with external stakeholders is also important in management strategic planning. In the early stages of strategic planning process, external stakeholder opinions and insights are especially valuable as they add to understanding the operating environment, as well as to the vision of the organization's future. It is through using all communication means available such as newsletters, electronic messaging, emails, meeting, posters, etc. that management is able to let external stakeholders engage and understand the organization's core purpose, why the organization exists and what value it provides for its customers, vendors, and the market.

* Нақтылықты қамтамасыз етеді – тиімді қарым-қатынас болмаса, ақпарат дұрыс таралмайды. Бұл шатасу, қақтығыстар мен түсініспеушіліктерді болдырмау үшін әркімге нақты нұсқаулар мен ақпарат береді.
* Қарым-қатынасты нығайтады – егер басқару өз қызметкерлерімен жақсы қарым-қатынас жасай алса, бұл олардың арасындағы шиеленісті азайтуға көмектеседі. Жақсы қарым-қатынас қарым-қатынасты нығайтуға және сенімділікті арттыруға мүмкіндік береді.
* Жалпы мақсатқа бағыттайды – қарым-қатынас екі жақты процесс, біз хабар жібереміз және қабылдаймыз. Тиімді қарым-қатынас стратегиясы болған жағдайда, басқару өз қызметкерлерінің пікірлерін мұқият тыңдай алады, осылайша олардың ұсыныстарын және көзқарастарын ынталандырады. Өздерін қадірленген сезінген адамдар жақсы кері байланыс береді, бұл қарым-қатынас үшін өте маңызды.
* Күтілімдерді анықтайды – егер белгілі бір стандарттар қойылса, адамдар оң пікір алу үшін не істеу керектігін және осыған байланысты қандай пайда алатынын біледі. Басқару тиімді қарым-қатынас арқылы өз мақсаттарына жете алады.

Қарым-қатынас рөлі ұйым ішіндегі басшылық пен қызметкерлер арасында ғана емес, сонымен қатар басшылық пен ұйымның сыртқы мүдделі тараптары арасындағы өзара әрекеттесуде де маңызды. Сыртқы мүдделі тараптар – бұл компаниямен тікелей жұмыс істемейтін, бірақ бизнестің іс-әрекеттері мен нәтижелеріне әсер ететін тұлғалар. Жеткізушілер, кредиторлар және қоғамдық ұйымдар сыртқы мүдделі тараптар болып саналады. Сыртқы мүдделі тараптармен кездесулер, жаңалықтар, қорытынды есептер және конференц-байланыстар арқылы басшылық атынан әрекет ететін мамандар ұйымдық өнімдер мен қызметтерге қатысты ресурстарды, қолдауды және кері байланысты алуға мүмкіндік алады, бұл ұйымның жалпы өнімділігін бағалау үшін маңызды. Сыртқы мүдделі тараптармен қарым-қатынас жасаудың рөлі басқарудың стратегиялық жоспарлауында да маңызды. Стратегиялық жоспарлау процесінің бастапқы кезеңдерінде сыртқы мүдделі тараптардың пікірлері мен түсініктері өте құнды, өйткені олар жұмыс ортасын түсінуге, сондай-ақ ұйымның болашағын көре білуге көмектеседі. Бюллетеньдер, электрондық хабарламалар, электрондық пошта, кездесулер, плакаттар және т.б. сияқты барлық қол жетімді қарым-қатынас құралдарын пайдалану арқылы басшылық сыртқы мүдделі тараптарға ұйымның негізгі мақсатын, оның не үшін бар екенін және клиенттерге, жеткізушілерге және нарыққа қандай құндылық ұсынатынын түсінуге мүмкіндік береді.

Байланыс әдісі

Коммуникация процесінің өзі ғана коммуникация менеджментінің табысының жалғыз негізі бола алмайды. Менеджерлер коммуникация әдістерін ескеруі керек. Стандартты әдіс әдетте ауызша және жазбаша болып табылады. Бұдан өзге, сөзсіз коммуникация да бар. Менеджмент ішкі және сыртқы аудиториямен қарым-қатынас жасаудың әртүрлі тиімді әдістерін қолданады. Ең көп қолданылатын дәстүрлі әдістер мен стильдер: ауызша, жазбаша, бетпе-бет, сөзсіз, физикалық сөзсіз, паралингвистикалық және визуалды. Осы әдістер мен стильдерді жақсы түсіну менеджментке қызметкерлерді жақсы білуге және олармен тиімді қарым-қатынас орнатуға, кез келген қате түсініктерді жоюға және ұйымның табысына үлес қосуға көмектеседі. Ауызша коммуникацияға телефон арқылы, бетпе-бет, лекциялар, бейнеконференциялар, дауыстық чат, отырыстар мен конференциялар арқылы, сондай-ақ жүзім сабағы мен қауесет арқылы бейресми түрде жүзеге асырылатын сөздік айтылымдар кіреді. Бұған жылдамдық, дауыс көлемі, биіктік, дауыс модуляциясы, сөйлеудің анықтығы, сондай-ақ визуалды белгілер мен дене тілі сияқты сөзсіз коммуникация да жатады. Жазбаша коммуникация – қағаз және қаламмен жасалған құжаттар мен хаттар, мәтіндік чаттар, электрондық хаттар, электрондық құжаттар, есептер, SMS және күнделікті іскерлік өмірде қолданылатын жазбаша символдар арқылы берілетін кез келген ақпаратты қамтиды. Мұндай коммуникация әдісі кез келген ресми іскерлік қарым-қатынас үшін және заңдық нұсқаулар беру үшін маңызды. Бетпе-бет коммуникация әсіресе отырыстар мен талқылаулар кезінде артықшылықты әдіс болып табылады. Сөзсіз коммуникация, яғни сөзсіз хабарламаларды жіберу және қабылдау шынайы сезімдер мен ойларды жеткізсе де, жұмыс орнында ауызша немесе жазбаша коммуникациямен толықтырылмаса тиімді болмайды. Дене тілі, яғни физикалық сөзсіз коммуникация дене күйі, бет-әлпеті, көзбен байланыс, саусақпен нұсқау көрсету, қолды көтеру және басқа да ым-ишаралар, дауыс тоны, дененің жалпы қозғалыстарынан тұрады. Дене тілі арқылы, мысалы, бет-әлпеті мен бет бұлшық еттері арқылы үнсіз хабарлар мен шынайы адамдық эмоциялар бір сөз айтпастан жіберілуі және берілуі мүмкін. Осылайша, эмоциялық күйдің өзгеруі бет-әлпетінің өзгеруімен байқалады. Паралингвистикалық коммуникация стилі – айтылған нәрсе емес, қалай айтылғанына қатысты. Бұл сөйлеу стилінде, тонда, эмоцияда, көңіл-күйде, интонацияда және дауыс сапасында көрінеді. Визуалды коммуникация визуалды құралдардың, түс, иллюстрация, графикалық дизайн, сурет салу, типография, белгілер, диаграммалар, графиктер және басқа да электрондық ресурстардың көмегімен жүзеге асырылады. Технологияның дамуы, COVID-19 пандемиясынан туындаған жаһандық карантин және әлеуметтік қашықтық протоколы бейнеконференциялар және әлеуметтік желілердегі чат-кездесулер сияқты жаңа және танымал әдістердің пайда болуына әкелді. Бұл Zoom Video Communications платформасын кеңінен қолдануға алып келді, адамдар жеке жұмыс және әлеуметтік іс-шараларды бейнеконференциямен ауыстырды.

Communication process alone would not be the only basis for communications management's success. Managers should take note about the methods of Communication. The standard method that is usually used is oral and written ones. Aside from this, there is also the non – verbal communication. Management uses various effective methods of communication with internal and external audiences. The most common traditional methods and styles are oral, written, face to face, nonverbal, physical nonverbal, paralanguage and visual. A better understanding of these methods and styles will help management in knowing as well as dealing with staff in a better way, clear any misconceptions or misunderstandings that may exist and thus contribute to the organization's success. Oral communication includes the spoken word which are done formally over the phone, face to face, lectures, video conferencing, voice chat, meetings and conferences, and informally over grapevine and rumor mill. It also includes the speed, volume, pitch, voice modulation, clarity of speech and also the non verbal communications like visual cues and body language. Written communication on the other hand refers to the writing and typing paper and pen documents and letters, text chats, emails, typed electronic documents, reports, SMS and anything else that might be conveyed by the use of written symbols in any documents that are part of the day to day business life. Such method of communication is indispensable for any formal business communication and for the issue of legal instructions. Face to face style of communication is the preferred method of communication especially in meetings and participation in discussion. While the nonverbal communication or the sending and receiving of wordless messages convey authentic feelings and thoughts, it is not effective in a workplace communication without the supplement of verbal or written communication. The body language style or physical nonverbal communication consists of body posture, facial expressions, eye contact, gestures like a pointed finger, wave and the like touch tone of voice, overall movements of the body and others. From body language such as facial expressions and facial muscles, silent messages and authentic human emotions can be sent and conveyed without uttering a word. Thus, a change in the emotional state becomes visible when there is a change in facial expression. The paralanguage style of communication refers to the way something is said, instead of what is actually said. This is manifested in the style of speaking, tone, emotion, stress, pitch, intonation and voice quality. The visual communication type takes place through the help of visual aids, color, illustration, graphic design, drawing, typography, signs charts, graphs and other electronic resources. Technology, worldwide lockdowns and the social distancing protocol caused by the COVID 19 pandemic have caused new and popular methods such as video conferencing and social media chat meetings to emerge popular. They brought the Zoom Video Communications platform, as people replaced in person work and social events with videoconferencing, widely utilized.

Апталық есептілік әдісі

Бір қарапайым және танымал байланыс әдісі – апталық есеп беру әдісі деп аталады: әрбір қызметкер аптасына бір рет электрондық пошта арқылы есеп береді, онда өткен аптадағы іс-әрекеттері, келесі аптаға жоспарланғандары және жалпы топқа қатысты, ұзындығын ескере отырып, маңызды деп саналған кез келген басқа ақпарат қамтылады. Есептер менеджерлерге жіберіледі, олар оларды қорытындылап, өздерінің жоғары тұрған басшыларына жолдайды, соңында бас директор басшылығымен жалпы қорытынды жасалады, ол директорлар кеңесіне жіберіледі. Бас директор кеңестің қорытындысын төменгі деңгейге қайтарады, онда әрбір менеджер оны өз қызметкерлеріне жібермес бұрын қосымша қорытынды немесе түсіндірме жазуға мүмкіндік алады. Нәтижесінде, әрбір қызметкер басқарудың барлық деңгейлерінен келген, жоғарыда аталған қорытындылардың көпшілігін немесе барлығын қамтитын ұзақ электрондық хат алады. Толық қорытындыны оқу міндетті емес, бірақ қызығушылығы жоғары немесе амбициялы қызметкерлер оны оқуға бейім; ал міндеттерге бағытталған қызметкерлер көбінесе оқымайды.

Байланыс құралдары жүйесіндегі басқару

Әлеуметтік медиа жүйесі білім мен ақпаратты жеткізудің заманауи құралы ретінде цифрлық медианың орасан зор дамуына іргелес, жылдам өркендейтін платформа ретінде қарастырылады. Адамның хабар жасау қабілеті мен оны цифрлық құралдармен жеткізу мүмкіндігінің бірігуі, әлеуметтік медианы басым және қолжетімді құрал ретінде қарастыруға зор ықпал етеді. Әлеуметтік медианың мазмұнды түсінікті форматқа кодтау немесе аудару арқылы жеткізудегі басты функциясы, қазіргі заманғы коммуникацияның ерекше бір қырын қалыптастырды. Дегенмен, мазмұнды жеткізудің осы прогрессивті тәсілі, әлеуметтік медиа жүйесінде тиімді басқару қолданылса, жаңалықтар мен ақпарат таратудың мәніне күш қосып, сенімдірек бола алады. Қазіргі талқылауға лайық мәселе – қазіргі заманғы қарым-қатынас пен идеялар алмасудың құрылымы мен контекстіне қандай басқару стилі сәйкес келеді? Менеджменттің «ұйымдық динамикасы» қазіргі коммуникациялық жүйеге өте қатысты, себебі әлеуметтік медианың үнемі өсіп келе жатқан мүмкіндіктері мен ерекшеліктері цифрлық күрделілік пен белгісіздік тудырады. Ұйымдық динамика – ресурстарды үнемі дамыту және ұйымдық оқыту, жаттығулар мен тиімді басшылық арқылы жүйедегі адамдардың қабілетін арттыру процесін қамтиды («Ұйымдық динамика дегеніміз не?», датасыз). Бұл коммуникациялық басқару, ұйым немесе мекемеде тұрақты өзгерістерге әкелетін коммуникациялық мақсаттарды жүзеге асырудағы бастапқы құнды реттейді. Әлеуметтік медиа жүйесінің нақты құрылымы мен трендтері жоқ, бірақ оның әлеуеті зор. Уақыт өте келе, әлеуметтік медиа коммуникациясы кеңейе береді, бірақ оның басқаруы мақсаттарына жету үшін функционалдық нығайту құрылымы ретінде қарастырылады. Ең маңыздысы, осы басқару түрі мазмұн өндірісінде шығармашылықтың жоғары деңгейін қажет етеді. Кюнг (2007) шығармашылықтың жоғары деңгейі жұмыс ортасының бес негізгі атрибутына байланысты терең мотивацияның жоғары деңгейін қамтиды: а) жаңа идеяларды қолдау; б) мақсаттарға жетуде тәуелсіздік; в) тапсырмаларды орындаудағы мотивация мен шеберлік; д) шығармашылық және шабыттандыратын ойлау дағдыларын дамыту; және е) әртүрлі көзқарастар мен тәжірибелерге ие команда құрылымы. Джо Сильвестердің «Цифрлық дәуірде басшылық» (2019) атты мақаласы цифрлық қоғамдағы басшының немесе менеджердің қандай болу керектігін талқылайды, әсіресе интернет пен әлеуметтік медиа құралдарының өсуіне байланысты тапсырмалар мен жауапкершілікті тиімді бөлу үшін. Мақала қазіргі заманғы басшыларды немесе менеджерлерді саяси және цифрлық/техникалық білімі бар болуға шақырады. Автордың пікірінше, басшылар мен менеджерлердің рөлдерін орындау тәсілінде үлкен өзгерістер болып жатыр. Жұмыс жағдайын қарастырудың, ұйымдық мақсатты қоюдың және іс-қимыл бағдарламасын жүзеге асырудың дәстүрлі тәсілінен ауытқып, басшылар мен менеджерлер инвесторлармен еркін қол жетімді электрондық немесе цифрлық конференциялар мен талқылауларға қатысып, этикалық, әлеуметтік және жағдайлық үлгілердің жылдам өзгеруімен танысады. Сонымен қатар, мақалада әлеуметтік медианың басшының немесе менеджердің бейнесін қалыптастырудағы рөлі, оның жеке тұлғалар мен ұйымдық жүйедегі басқа да маңызды элементтерге қатысты әсеріне баса назар аударылады. Автор басшының немесе менеджердің рөлін, ауқымын және міндеттерін анықтайтын бес маңызды контекстті бөліп көрсетеді, олардың барлығы сапалы басшылықты жеткізуде әлеуметтік медианың мақсатымен, маңыздылығымен және қызметімен байланысты. Біріншіден, әлеуметтік медианың кең ауқымды әсері, басшының немесе менеджердің бақылауы қызметкерлер, клиенттер және жеткізушілер шегінен асып түсуі мүмкін. Екіншіден, бұрынғы жоспарлар мен іс-қимылдардың жазбаларын пайдаланатын айқындық. Үшіншіден, әлеуметтік медиада көбірек ізбасарлары бар басшының ықпалы мен күші артатын демократиялық қағидалардың күшеюі. Төртіншіден, хэштегтерді қолдану сияқты цифрлық құралдарды пайдалана отырып, нақты уақытта көптеген адамдарға жете алатын жылдам коммуникация процесі. Соңғысы, хабар алмасу және ақпарат тарату мүмкіндігінің артуы.

Social media system is considered as the fast moving platform adjacent to the immense development of digital media as the modern day tool in communicating knowledge and information. The merging of one's capacity to create a message and the digital means to translate it has an enormous influence in considering social media as a prevailing and an easily reached facility. The dominant function of social media to code or translate a content into comprehensible expression with the support of technical medium has yielded a unique facet in the contemporary mode of communication. However, this cutting edge approach of conveying contents can be more credible if efficient type of communication management in social media system is employed as construct to essentially add force to the essence of news and information distribution. Now, a point at issue that may possibly raise here, what type or style of management will suit the structure and context of the present day interaction and exchange of ideas in social media system? The ‘organizational dynamics’ of management is considerably relevant to this present day communication system that has been occupied by digital sophistications and uncertainties due to the ever growing properties and features of social media. Organizational dynamics refers to the course of action in developing the resources continuously, and in augmenting the maximum capacity of the individuals within the system through organizational learning, exercises and decisive leadership (“What is Organizational Dynamics?,” n. d.). This communication management regulates the initial worth in realizing the communication goals that may lead to the potential results that would produce a lasting impact change within the organization or institution. Social media system has its luminous quality, with no exact structure and trend. As time changes, social media communication will still be around for expansion, but its management will be regarded as a functional reinforcing structure for its goal, task, and purpose. Most significantly, this type of management necessitates high degree or quantity of creativity as the primary requirement in the production of contents. According to Küng (2007), high volumes of creativity involve countless elevations of deep rooted motivation which are strongly swayed by five precise attributes of work environment as follows: a) reinforcement in creating innovative ideas; b) self sufficiency in attaining the targets; c) properties in setting task motivation and mastery; d) challenge in modeling imaginative and inspired thinking skills; and e) team structure with variety of viewpoints and familiarities. The article of Jo Silvester, Leading in the Digital Era (2019), deliberates and proposes the type of leader or manager a digital society must have, more explicitly with the growth of the internet and social media devices for the efficient distribution of tasks and accountabilities. The article urges contemporary leaders or managers to be both politically aware and digitally/technically skilled. The author deems that there are enormous modifications in the way leaders or managers perform their roles and duties, from the customary way of seeing the working situation, setting up an organizational goal, and executing the program of action, leaders or managers now participate in freely accessible electronic or digital conferences and discourses with investors and turn out to be familiarized with the rapid change of ethical, social, and situational patterns. Moreover, the article gives emphasis on the practicality of social media as a system in framing the qualities of a leader or a manager in terms of the way he generates impressions from individuals and other major elements of the organizational system. The author recognizes the five most important contexts in shaping the role, extent, and tasks of a leader or a manager, which are all associated with the purpose, relevance, and service of social media in delivering quality leadership. First, the context of a wide ranging impact in which social media can touch diverse people where the control of a leader or a manager can even move beyond his workers, clients and providers. The second idea is immense clarity or directness that utilizes an established recording of previous plans and actions that can transform leader or manager into more observable or evident one. Third is the notion of a better democratization which is considered function of a greater transparency in which a leader or a manager who obtains more followers on social media can be more influential and powerful. Fourth, high speed communication process where the utilization of digital method like using hashtags can get hold of more people in real time. Finally, the opportunity of gaining control of media since the merging of one's capacity to create a message and the digital means to translate it has an enormous influence in considering social media as a prevailing and an easily reached facility.