Введение

Письменное подтверждение того, что человек получил деньги или имущество в качестве оплаты, – это квитанция (также известная как упаковочный лист, сопроводительная ведомость, накладная, (доставка) доке, список отгрузки, список доставки, счет за посылку, манифест или квитанция клиента). Квитанция – это документ, подтверждающий получение денег или имущества в качестве оплаты после продажи, передачи товаров или оказания услуги. На всех квитанциях должна быть указана дата покупки. Если получатель платежа юридически обязан взимать с клиента налог с продаж или НДС, эта сумма добавляется к квитанции, и сбор считается произведенным от имени соответствующего налогового органа. Во многих странах розничный торговец обязан включать налог с продаж или НДС в указанную цену товара, из которой сумма налога рассчитывается в момент продажи и своевременно перечисляется в налоговые органы. Аналогичным образом, суммы могут быть вычтены из подлежащих оплате сумм, например, в случае удержания налогов из заработной платы. С другой стороны, чаевые или другие вознаграждения, которые клиент оставляет, например, в ресторане, не включаются в сумму платежа и не отражаются в квитанции. В некоторых странах бизнес обязан предоставить клиенту квитанцию, подтверждающую детали сделки. В большинстве случаев квитанцию предоставляет получатель денег, но в некоторых случаях квитанцию генерирует плательщик, например, при возврате товара для возмещения стоимости. Квитанция отличается от счета-фактуры. Обычно не существует установленной формы для квитанции, например, требования о ее машинной генерации. Многие POS-терминалы или кассовые аппараты могут автоматически печатать квитанции. Квитанции могут также генерироваться бухгалтерскими системами, составляться вручную или создаваться в электронном виде, например, при отсутствии личной встречи. Чтобы снизить затраты на почтовые расходы и обработку, многие компании не отправляют квитанции клиентам по почте, если это специально не запрошено или не требуется по закону, а некоторые передают их в электронном виде. Другие, чтобы сэкономить время и бумагу, могут ставить отметку "оплачено" на счете, выписке или заявлении.

Поставки из магазинов

В большинстве магазинов на кассе принято, чтобы продавец сканировал или записывал цену предлагаемых к покупке товаров, включая налоги, скидки, кредиты и другие начисления. В традиционных ситуациях и до сих пор в некоторых семейных предприятиях продавец затем показывал клиенту итоговую сумму, счет, для подтверждения; однако многие магазины сегодня пропускают этот этап. Представление счета наиболее распространено в ресторанах, где "чек" выдается после приема пищи. Продавец сообщает клиенту (через счет или иным способом) общую сумму к оплате, а клиент указывает желаемый способ оплаты. Оплата наличными считается полной оплатой указанной суммы, но оплата по счету магазина – нет. После обработки платежа продавец формирует в одном документе счет и чек. Если оплата произведена платежной картой, обычно также создается запись об оплате. Счет и чек являются печатным подтверждением сделки и имеют юридическую силу. Документ может также содержать сообщения от продавца, информацию о гарантии или возврате, специальные предложения, рекламу или купоны, но они носят лишь рекламный характер и не являются частью официального чека.

Прочие поступления

Также могут быть предоставлены чеки для операций, не связанных с розничной торговлей, таких как банковские транзакции.

Штрих-коды

Магазины, использующие сканеры штрих-кодов, могут формировать чеки с штрих-кодом, содержащим идентификационный номер чека. Это позволяет продавцу сканировать штрих-код и быстро получить детали исходной транзакции, например, в случае возврата или обмена товара, либо при возникновении других вопросов.

История клиентов

Если учетная запись клиента привязана к магазину, некоторые POS-системы розничных продавцов позволяют сотруднику видеть полную историю покупок этого клиента. Чек (или его копия) является подтверждением покупки, обычно требуемым для возврата и часто играет ключевую роль в политике возврата и обмена товаров компании.

Получатели

Счет-фактура отправляется лицу, ответственному за оплату, а сопроводительная накладная (или упаковочный лист) – получателю. Сопроводительная накладная вкладывается в отправленную посылку. В некоторых случаях один и тот же человек оплачивает счет и получает отправление. Однако человек может купить и оплатить товар и отправить его другому человеку (например, в качестве подарка).

Подробности перечня перевозок

Списки отгрузок варьируются в зависимости от компании и ее продукции. Каждая отправка клиенту должна содержать список отгрузки с датой заказа, перечнем включенных товаров и количеством каждого товара. Некоторые компании могут указывать вес каждого товара. Многие получатели используют их как контрольные списки при распаковке полученных отправлений. Если им не хватает чего-либо из заказанного или товар был отправлен ошибочно, они сообщают об этом продавцу.

Ручная квитанция

Рукописные или заполненные от руки чеки чаще используются для единичных или нерегулярных операций, или для операций, совершаемых при отсутствии терминала, кассового аппарата или кассы самообслуживания: например, чек, предоставляемый арендодателем арендатору для подтверждения получения арендной платы. Они также могут потребоваться, когда сотрудники компании приобретают товары, поскольку правила налогового вычета могут требовать чеков с собственноручной подписью.

Связанные отрасли

В Соединенных Штатах организация чеков и других подобных финансовых документов – это многомиллиардная индустрия. Потребители могут использовать как десктопное, так и онлайн-программное обеспечение для организации электронных чеков; иногда чеки отправляются в цифровом виде с устройств кассового обслуживания непосредственно потребителям. Растущая тенденция использования цифровых чеков привела к появлению новых компаний, специализирующихся на управлении цифровыми чеками.