Делопроизводство и поддержка управления: история и современность.

Введение

Секретарь, административный помощник, исполнительный помощник, личный секретарь или другие аналогичные должности – это специалист, чья работа заключается в поддержке руководства, включая высшее руководство, с использованием различных навыков управления проектами, оценки программ, коммуникации и/или организационных навыков в сфере административной деятельности. В области административной поддержки можно получить разнообразный опыт работы, охватывающий стажировки, позиции начального, базового, младшего, среднего, старшего и высшего уровней, с вакансиями практически во всех отраслях, особенно в сфере офисной работы. Функции личного помощника могут выполняться исключительно для поддержки одного сотрудника или для блага нескольких. В других случаях секретарь является должностным лицом общества или организации, отвечающим за переписку, прием новых членов и организацию официальных встреч и мероприятий. Однако эту роль не следует путать с должностью исполнительного секретаря, секретаря кабинета министров (например, членов правительства, имеющих титул "секретарь"), или корпоративного секретаря, которые отличаются от административного помощника.

Происхождение

Роль секретаря возникла из европейской церковной и государственной бюрократии по мере того, как аспекты роли канцлера становились различными, и включала в себя управление работой ряда клерков, собравшихся в канцелярии. От эпохи Возрождения до конца XIX века мужчины, занимавшиеся ежедневной корреспонденцией и деятельностью влиятельных лиц, носили титул секретаря. Со временем, как и многие другие титулы, этот термин стал применяться к более разнообразным функциям, что привело к появлению составных наименований для более точного определения различных секретарских обязанностей, таких как генеральный секретарь или финансовый секретарь. Само слово "секретарь" оставалось в употреблении либо как сокращение, когда это было понятно из контекста, либо для обозначения относительно скромных должностей, таких как административный помощник ответственного должностного лица, как индивидуально, так и в качестве члена секретариата. Поскольку такие менее влиятельные должности становились все более женскими и распространенными с ростом бюрократии в государственном и частном секторах, для их описания появились новые слова, например, личный помощник. В 1840-х и 1850-х годах стали появляться коммерческие школы, обучающие студентов мужского и женского пола навыкам, необходимым для работы на канцелярской должности. В 1870 году сэр Исаак Питман основал школу, где студенты могли получить квалификацию стенографистов для "профессионалов и коммерсантов". Первоначально эта школа предназначалась только для юношей. К 1871 году в Соединенных Штатах действовало более 150 таких школ, число которых к 1890-м годам выросло до 500. В 1880-х годах, с изобретением пишущей машинки, в эту сферу стало вступать больше женщин, и в последующие годы, особенно после Первой мировой войны, роль секретаря стала в основном ассоциироваться с женщинами. К 1930-м годам число мужчин, выбирающих профессию секретаря, сократилось. В 1942 году была создана Национальная ассоциация секретарей с целью повышения профессионализма среди секретарей Соединенных Штатов. Сегодня эта организация известна как Международная ассоциация административных профессионалов (IAAP). Организация разработала первый стандартизированный тест для офисных работников – Certified Professional Secretaries Examination (CPS). Он был впервые проведен в 1951 году. К середине XX века потребность в секретарях была велика, и в офисах и организациях существовали крупные секретарские группы. В некоторых случаях спрос был настолько велик, что стимулировал набор секретарей из-за рубежа; в частности, часто был постоянный спрос на молодых британских женщин, приезжающих в США для заполнения временных или постоянных секретарских должностей. Было создано несколько организаций для оказания помощи секретарям из-за рубежа, в том числе Общество международных секретарей и Ассоциация британских секретарей в Америке. В 1952 году Мэри Барретт, президент Национальной ассоциации секретарей, К. Кинг Вудбридж, президент Dictaphone Corporation, и американский бизнесмен Гарри Ф. Клемфусс учредили специальный праздник – День секретаря, чтобы отметить усердный труд сотрудников в офисе. Праздник прижился, и в четвертую неделю апреля его теперь отмечают в офисах по всему миру. Его переименовали в "Неделю административных профессионалов", чтобы подчеркнуть возросшую ответственность современных секретарей и других административных работников, а также избежать неловкости для тех, кто считает, что "секретарь" относится только к женщинам или неквалифицированным работникам. В XX веке, с распространением пишущей машинки, стенография столкнулась с конкуренцией со стороны скорописного набора. Таким образом, машинопись стала прерогативой женщин, вдов или относительно образованных молодых девушек, изначально из среднего класса или мелкой буржуазии, а затем из рабочего класса с ростом популярности профессии между двумя мировыми войнами, когда женщины воспользовались этими нововведениями. До недавнего времени профессия секретаря в ее первоначальном смысле часто подвергалась стереотипам и уничижительным коннотациям в общественном сознании. Секретарская работа легко ассоциировалась с низкооплачиваемыми, неблагодарными и малоценными задачами, такими как подача кофе начальству, изготовление фотокопий или ведение рутинной документации. Кроме того, профессия долгое время была почти исключительно женской и считалась "розововоротниковой" работой в прошлые десятилетия, но в XXI веке многие работодатели начали переквалифицировать многие начальные должности, включая офисные должности, исторически занимаемые мужчинами в прошлом, в должности секретаря, административного помощника или помощника программы.

The role of secretary emerged from European church and state bureaucracies as aspects of the role of chancellor became distinct, and encompassed managing the work of a number of clerks gathered in the chancery. From the Renaissance until the late 19th century, men involved in the daily correspondence and the activities of the powerful had assumed the title of secretary. With time, like many titles, the term was applied to more and varied functions, leading to compound titles to specify various secretarial work better, like general secretary or financial secretary. Just "secretary" remained in use either as an abbreviation when clear in the context or for relatively modest positions such as administrative assistant of the officer(s) in charge, either individually or as member of a secretariat. As such less influential posts became more feminine and common with the multiplication of bureaucracies in the public and private sectors, new words were also coined to describe them, such as personal assistant. In the 1840s and 1850s commercial schools were emerging to train male and female students the skills needed to work in a clerical position. In 1870, Sir Isaac Pitman founded a school where students could qualify as shorthand writers to "professional and commercial men". Originally, this school was only for male students. In 1871, there were more than 150 such schools operating in the United States, a number that grew to as many as 500 by the 1890s. In the 1880s, with the invention of the typewriter, more women began to enter the field and during the upcoming years, especially since World War I, the role of secretary has been primarily associated with women. By the 1930s, fewer men were entering the field of secretaries. In an effort to promote professionalism among United States secretaries, the National Secretaries Association was created in 1942. Today, this organization is known as the International Association of Administrative Professionals (IAAP). The organization developed the first standardized test for office workers called the Certified Professional Secretaries Examination (CPS). It was first administered in 1951. By the mid 20th century the need for secretaries was great and offices and organizations featured large secretarial pools. In some cases the demand was great enough to spur secretaries being recruited from overseas; in particular, there was often a steady demand for young British women to come to the U. S. and fill temporary or permanent secretarial positions. Several organizations were created to assist secretaries from foreign lands, including the Society of International Secretaries and the Association of British Secretaries in America. In 1952 Mary Barrett, president of the National Secretaries Association, C. King Woodbridge, president of Dictaphone Corporation, and American businessman Harry F. Klemfuss created a special Secretary's Day holiday, to recognize the hard work of the staff in the office. The holiday caught on, and during the fourth week of April is now celebrated in offices all over the world. It has been renamed "Administrative Professional's Week" to highlight the increased responsibility of today's secretary and other administrative workers, and to avoid embarrassment to those who believe that "secretary" refers only to women or to unskilled workers. In the 20th century, with the spread of the typewriter, shorthand saw competition from steno typing. Typing thus became the prerogative of women, widows or relatively well educated young girls, originally from the middle class or the petty bourgeoisie, then from working class backgrounds with the rise of the profession between the two world wars, which saw the women seize these innovations. Until recent years, the profession of secretary in the original sense was often subject, in the collective imagination, to stereotypes and pejorative connotations. Indeed, secretarial work was easily associated with low value, thankless, and badly paid tasks, such as serving coffee to superiors, making photocopies or filing menial documents. In addition, the profession was once exercised almost exclusively by women and considered a pink collar job in previous decades, but in the 21st century many employers began re classifying many entry level positions, including white collar jobs historically held by men in decades past, as secretary, administrative assistant, or program assistant roles.